Автоматизация бюджетирования: Excel или консультант?

Проблема выбора средств автоматизации бюджетирования на предприятии – тема актуальная для многих. Что внедрять? Как? Что делать своими силами, а что силами привлеченных консультантов? Что от них требовать? В данной статье нет ответов на все эти вопросы. Основная ее цель – дать импульс задуматься о том, что на самом деле вам нужно от бюджетирования. Как оценивать предлагаемые варианты внедрения? Действительно ли то, что дороже, всегда лучше дешевого?

Если очистить всю шелуху, которой щедро посыпают проблематику автоматизации процесса бюджетирования, то несложно обнаружить, что функционально нет большой разницы между внешней специализированной программой и самостоятельно разработанной на Excel системой. Есть нюансы и особенности применения в конкретном случае. Все. Нет такой задачи или функции, которую невозможно было бы реализовать средствами Excel.

Если разобраться, то основное различие в том, что когда мы делаем в Excel, то делаем сами, а специализированную программу делают профессионалы или будущие профессионалы, это как повезет. Но даже если повезло, то профессионалами они могут быть в эксплуатации своей программы, но не обязательно в вопросах постановки бюджетирования. Да и вообще, кто сказал, что самим нельзя сделать работу профессионально? Ведь базовые технологии внедрения не меняются в зависимости от продукта. И когда кто-то говорит об уникальной технологии внедрения, которой ни у кого больше нет, – это развод. Просто очень интеллигентно сделанный, чтобы не обидеть.

Вся уникальность технологии в ее формализации и отточенности действий. Когда внедрение поставлено на конвейер, по-другому и не сделаешь. Все должно быть прописано, каждое действие задокументировано. Вы же не думаете, что на внедрение у вас чего-то очень продвинутого, будут брошены лучшие умы человечества? В лучшем случае отвечать за проект со стороны исполнителя будет специалист уровня не ниже среднего, а всю рутинную работу на предприятии, как правило, исполняют консультанты с небольшим опытом и не всегда понимающие вообще, что такое живой бизнес. Вот для них и нужны так называемые «уникальные» технологии внедрения. Ну а по ходу, почему бы не презентовать это клиенту как дополнительную выгоду.

Для бюджетного управления, а особенно для моделирования, очень важно находиться внутри предприятия. Понимать все его процессы и тонкости, особенности осуществления операций в конкретной компании, распределение функций внутри компаний. И вот в этом заключается основной конфликт и противоречие. Для того чтобы даже высококлассному консультанту глубоко разобраться в вашем предприятии, да еще найти оптимальное решение и оптимальный путь к нему, нужно много времени. А время стоит дорого. И чем выше уровень консультанта, тем дороже. А это не очень укладывается в голове у нормального человека.

«Это что, я должен оплатить несколько месяцев работы консультанта и только за то, что он попробует разобраться с моим бизнесом и предложит свое видение всей конфигурации, которое, не факт, что меня устроит? А потом еще платить за внедрение?»

Справедливости ради надо сказать, что в развитых экономиках такой подход практикуется, когда платишь не за результат, а за процесс. Не за программный продукт, а за «поговорить» на эту тему и около нее. Но они и к психотерапевту ходят и платят по $200 в час за то, что изливают ему душу, а он только поддакивает и вставляет иногда незначительные вопросы. Но, если серьезно, то управленческая культура в развитых экономиках уже сформировалась, она распространена на все субъекты бизнеса, а не островками, как у нас, и базовая управленческая грамотность выше.

Даже если наши «новобранцы», попадающие работать в бизнес, на старте в среднем интеллектуально выше, чем там (а я подозреваю, что так оно и есть), то учиться и приобщаться к управленческой культуре им почти негде. И вместо фундамента в голове каша, сумбур, а сама голова вся в шишках. Вот в этой ситуации и предлагается «спасение» в виде программы, которая в состоянии делать все. Ну хотя бы то же бюджетирование. А если заказчик заикнется, что у него самого процесса бюджетирования еще толком то нет, то он будет приятно удивлен. «Ну конечно, мы и это умеем, у нас своя уникальная технология, вам просто первый раз в жизни повезло по-настоящему. Вы получаете два в одном и доплатить нужно совсем немного, потому что технология настолько уникальная, что наши недорогие специалисты (вчерашние студенты) без труда с ее помощью все вам сделают. Даже и не сомневайтесь».

И вот эти вчерашние студенты (пусть даже позавчерашние) начинают вас учить, как надо организовывать управление бизнесом (бюджетирование ведь ни что иное как элемент управления), а вы за это еще платите деньги. И чувствуете, что что-то не так, но времени глубоко разобраться нет, у вас же живой бизнес и множество текущих вопросов. Да и выглядеть чайником как-то не хочется. Ладно, пусть уже сделают, там прояснится. А в конечном счете неудачи всегда списываются на человеческий фактор. Заказчика, естественно.

«Да, тяжело тут вам с таким персоналом, слабоват народец. Понятное дело, уровень нашей программы высокий, нужно и людей соответствующих подбирать. Да где их найдешь? Специалисты, разбирающиеся в нашей программе, дорого стоят. А давайте, мы организуем вам комплексную программу развития соответствующих компетенций у персонала. У нас очень хорошие специалисты, и есть сертифицированная система развития требуемых компетенций и сертифицированные тренера».

И еще полгода выкачивания денег. А там всегда можно еще что-то придумать. Пока не пошлют на …

Стоп! Минуточку, куда это пошлют? Программа уже куплена, внедрена и работает (что-то ведь уже работает), деньги потрачены, людей настроили, так что все теперь по-взрослому. Прибыли от результатов внедрения уже спланировали и даже наполовину потратили. Не-е-е-т, никто никого никуда уже не пошлет.

Признаюсь, вариант развития я описал крайний. Не все так плохо в этой жизни, но это не плод моей фантазии, такие сценарии развития событий встречаются и, как бы сказать помягче, нередко.

К чему это все я?

Да все к тому же. Пока процесс бюджетного управления не обкатан в Excel-e, нельзя даже близко подходить к внедрению специализированных программ или модулей. Пусть это будет в примитивном, но понятном вам виде. Это на первом этапе неважно, если помогает вам принимать решения. А вот когда все у вас заработает четко и согласованно, то вы зададите себе вполне разумный вопрос: «А нужно ли мне что-то другое, если то, что у меня есть, работает и меня устраивает?»

Ведь это серьезные капвложения или, другими словами, инвестиция. А если это инвестиция, то рассчитайте в цифрах, как она будет к вам возвращаться. И вот при таком порядке действий вы подойдете к внедрению специализированной программы именно тогда, когда у вас появится в этом потребность и понимание того, как именно вы получите реальную, а не абстрактную выгоду. Не только деньги в расходной части, но и деньги в доходной части.

Когда компания производитель, ну хотя бы батончиков, запускает рекламную акцию, объем продаж у нее обязательно увеличивается. Даже если население при этом не растет и его доход тоже. Нет никаких объективных факторов для увеличения потребления, кроме манипулирования сознанием потребителя с целью убедить его, что это ему крайне необходимо и с помощью этого батончика он получит нечто ценное.

Вы же не думаете, что такие технологии применяют только производители батончиков?

Фото: freeimages.com

Расскажите коллегам:
Эта публикация была размещена на предыдущей версии сайта и перенесена на нынешнюю версию. После переноса некоторые элементы публикации могут отражаться некорректно. Если вы заметили погрешности верстки, сообщите, пожалуйста, по адресу correct@e-xecutive.ru
Комментарии
Юрий Максименко Юрий Максименко CIO, Украина
Михаил Байнов пишет: Вы лучше расскажите мне, как Вы с помощью внешнего ПО будете читать оригинальные вордовские и эксцелевские документы.
Никак не буду. Если такая задача встаёт -- допущена стратегическая ошибка в построении системы автоматизации. А я стараюсь ошибок не допускать.
Аналитик, Москва
Алексей Ли пишет: Я хотел лишь сказать, что надо начинать с того, что определить понятие ''бюджетирование''.
Алексей. Может Вам чем-нибудь поможет моя презентация http://www.cfo-summit.ru/presentations09/cfo2009_103_lumpov_tdc7.pdf Если это неправильно, вставлять ссылки на свои материалы, приношу извинения участникам дискуссии.
Менеджер, Москва
[b]Николай Лумпов Спасибо за презентацию. Не вправе критиковать, но раз уж начал :) Некоторые мысли: 1. Как я понимаю она предназначена для человека, который сводит только бюджет хозяйственных расходов. Кроме того, компания (организация) в которой он работает достаточно невелика. Если принять такие условия, то вполне возможно, человек сможет как запланировать, так и отследить факт исполнения бюджета хозяйственных расходов. Если же у человека достаточно крупная структура, то заполнять за всех их часть (в том числе и опросить их) ему врятли удастся. Тогда он будет вынужден разработать некий процесс сбора заявок (конкртеных заявок потребителей), либо собирать суммы по статьям. Сразу же после этого встанет вопрос сведения заявок и статей в единый план. Значит нужно будет разработать единый план статей для подразделений. И обязать начальника подразделения собирать заявки и составлять бюджет расходов подразделения. При отсутствии самодеятельности в действиях этого самого начальника нашему бедному человеку удасться свести первоначальный план затрат (назовем его пока так). А теперь вопрос? а есть необходимость в том или ином расходе? а действительно ли компьютер нужный в подразделение стоит 45000 руб, а не много ли хочет подразделение потратить. В итоге наш человек имеет как минимум две проблемы: согласовать план затрат с подразделением-инициатором и подразделением-исполнителем. Давайте наложем на всё это желание историзировать согласование, желание сделать несколько вариантов плана и учесть права доступа. Ведь мы не хотим отдать весь план ДИТу для согласования стоимости железа. В итоге бессонных ночей наш человек конечно же составит план расходов на будущий период. А теперь защита. Как обычно акционеры и руководство реагируют. Как мне кажется как-то так: ''Так, что-то затраты на АХР большие, давайте-ка % на 20 снизим, и вот тут на 15%''. И после защиты сидит наш человек и думает...а как же и за счет кого же сделать меньше... И снова согласования, защита.... и так до упора. И вот УРА мы имеем согласованный и защищенный план затрат. И вот тут начинается самое интересное. Факт исполнения. Как отследить, чтобы подразделение не потратило сверх? И может ли оно потратить больше запланированного? А что делать с теми, кто прибегает и говорить, что ''мне срочно нужно проплатить или всё остановится''. И это самые простые вопросы. Вот так я вижу минимальный перечень проблем процесса планирования и контроля хозрасходов, или сметного бюджетирования, или бюджетирования в части бюджетахозрасходов. А если у нас компания, где развито бонусное управление (особенно любят банки) и важна эффективность подразделений? То тут в полный рост станет перераспределение косвенных расходов, и так далее, и так далее. Это я к тому, что данные, которые ведет у себя наш человек точно будут нужны кому-то, и в разных разрезах... 2. Как мне кажется бюджет расходов врятли поможет не впадать в панику из-за спада продаж. Здесь больше поможет бюджет доходов. Про него пока никто из участников почти ничего не сказал. Или нам не важны доходы? Или планирование и контроль исполнения доходов - это не часть бюджетирования? Если часть, то тут мы попадаем на ещё более сложный процесс планирования доходов, и что ещё более важно, факт его исполнения. То есть полноценный управленческий учет, БДДС, БДР и прочие прелести в полный рост. 3. А ведь есть ещё операционные, инвестиционные и прочие бюджеты... Поэтому, я заканчивая свой невразумительный пост, опять пытаюсь сказать - уважаемые люди, давайте для начала зададим рамки: что именно мы понимаем под бюджетированием. Ведь каждый понимает своё. А с учётом того какие порой формы порой принимает это понимание, то вообще может стать страшно :) Спасибо за понимание.
Аналитик, Москва

Алексею Ли!

Ого!
Алексей. У Вас все в порядке с бюджетированием и пониманием его.

1. За БДДС, БДР и пробный баланс отвечает финансовый директор - пусть париться, это его хлеб!

2. За распределение ресурсов отвечает Первое лицо - милует и награждает.

3. Когда начнется жизнь и исполнение бюджета - начнутся ''тёрки'' между финансовым директором и распорядителями бюджетных линий с привлечением административного ресурса в лице Первого лица (лиц).

4. Чтобы ''закопать'' негодного руководителя (распорядителя) - составляет анализ исполнения бюджета и если есть перерасход - мочим его! Если есть недофинансирование - молчим в тряпочку или проводим секвестр бюджета.
Параллельно вылавливаем ''ворье'' (но особая тема).

[FONT=Impact=Impact]
Итак, бюджетирование - политический процесс. [/FONT]

Ибо с его помощью осуществляется влияние. Осталось только ответить на вопрос - чье? И тогда все встанет на места.

Положение усугубляется именно борьбой за власть. И в этой борьбе бюджетирование может выступать как средством завоевания, так и оборонительными сооружения, которые нужно разрушить.
Поэтому бюджетирование и интересно.

В моей презентации был выложен только аспект бюджетировния расходов, потому что это и есть кирпич бюджетирования. Если руководители не бюджетируются сами - то бюджетирование переходит в планирование... То есть управленческий цикл не замкнут последним действие - внесением корректирующих ''воздействий'' (уволить/оставить/повысить; развить/ликвидировать).

IT-менеджер, Украина

Цель должна определять средства.
Прежде чем автоматизировать процесс нужно, чтобы он был на предприятии. Иначе получиться как в известной фразе ''Результатом автоматизации бардака является автоматизированный бардак''.

Бюджетирование это инструмент, позволяющий оценить насколько предположения руководства компании совпали с действительностью,помогающий выявить пробелы в управлении и принимать решения.

Организовать сам процесс - определить показатели, организовать процесс сбора и проверки информации, определить регламент бюджетного процесса, принятие решений на основании полученных данных - это задача исключительно Заказчика...и в первую очередь организационная.

Опять таки, внедрять ( а тем более автоматизировать) бюджетирование без наличия адекватных инструментов контроля просто не имеет смысла.

Как правило именно Заказчик хочет ''волшебную кнопку'', которая помогла бы решить все его проблемы, а консультант ( если он действительно профессионал) в первую очередь должен обращать внимание на проблемы процесса.

Так что согласна с мнением участников: Сначала нужно определить что подразумевается под бюджетированием для данного предприятия, для чего оно (бюджетирование) вообще нужно на данном конкретном предприятии....а уже потом автоматизировать исходя из задач.

1 3 5
Оставлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи
Статью прочитали
Обсуждение статей
Все комментарии
Дискуссии
Mini squared portrait   png
Антон Соболев
Согласен, такое возможно. Но в ситуации, в принципе, много вопросов: 1) почему ОСНО; 2) почему р...
Все дискуссии
HR-новости
Треть компаний увеличат затраты на обучение сотрудников в 2025 году

Самые большие суммы компании готовы инвестировать в обучение топ-менеджеров.

В России создали робота, который может заменить грузчиков и охранников

Робот способен поднимать 300 кг и тянуть за собой еще 500 кг.

Большинство российских компаний подняли зарплаты в 2024 году

Чаще всего поднимали оклады в среднем и крупном бизнесе.

Исследование: чего ждут российские IT-специалисты от работодателей

Половина сотрудников в IT мечтают о гибриде, но большинство опрошенных вынуждены работать в офисе.