Как мы внедряли мессенджер в бизнес и чуть не сошли с ума

Бизнес находится в постоянном поиске возможностей, позволяющих модернизировать процессы и сократить время на ту или иную операцию. Сейчас цифровые инструменты создаются и меняются практически еженедельно, а ведь не так давно сотни тысяч бизнесменов из года в год отправляли документы с помощью факса. Забываются многие классические помощники бизнеса: корпоративная почта, коллективные собрания с обязательным присутствием и так далее. Для проведения деловых встреч уже не обязательно выезжать в офис или ресторан – более того, их можно провести, не выходя из дома.

Неоспоримый тренд, активно развивающийся по всему миру последние несколько лет, – это мессенджеры. Они прочно вошли в жизнь и наряду с социальной приобрели и бизнес-функцию. В них реализуются многие задачи и уже сложно представить рабочий процесс без проектных чатов и видеоконференций. Никто не станет спорить, что мессенджер – это удобный, быстрый и современный инструмент, который при правильном использовании способен вывести вашу корпоративную культуру на новый уровень.

Три боли при внедрении работы в мессенджере

Любые изменения в привычном режиме работы проходят, как правило, болезненно для сотрудников. Недовольства будут высказываться до тех пор, пока они не привыкнут и не оценят новый сервис, правило или услугу. Наше агентство не стало исключением: при введении корпоративного мессенджера и переводе части рабочих процессов в него, мы столкнулись с рядом трудностей.

Первой бедой стала потеря информации и ее «синхронизация». На этом этапе что-то оставалось на почте, а что-то уже появилось в мессенджере. Переключаться и судорожно искать информацию то в одном, то в другом месте, было неудобно и времязатратно. Поэтому мы завели правило: на стадии подготовки проекта определять, какие документы мы отправляем по почте, а какие – в мессенджере. Например, весь документооборот проходит в Outlook, а разработка и утверждение концепции – в чате.

Следующая проблема, которая заявила о себе после начала работы с корпоративным мессенджером, это большой поток информации. Говоря просто и современно, в деловых чатах начался флуд – обсуждения не по теме. Итог очевиден: много важной информации терялось в потоке диалогов «за жизнь».

Через некоторое время мы нашли оптимальное решение: ограничили рабочие группы по каждому проекту до четырех-пяти человек и ввели правила ведения рабочих чатов. В них, в частности, перечислены темы, которые категорически запрещены для обсуждения в рабочих ветках – семья, частная жизнь. Для большего успеха можно выделить отдельного сотрудника, который станет «цензором» чатов и будет отслеживать качество коммуникации – в нашем случае это лидер проекта.

Параллельно мы вели борьбу с другим затруднением, а именно – поиск отправленных файлов занимал много времени и нервов. Тогда в правилах ведения рабочих чатов появился еще один пункт: общие названия для файлов.

При оформлении каждого нового проекта ему присваивается цифро-буквенный код, который ставится в название любого связанного с ним документа с добавлением наименования и номера версии или даты последней корректировки документа.

Например, ORI15_BUDGET_V1

Гайд по переходу бизнеса на мессенджер

В первое время при переходе на корпоративный мессенджер было пропущено несколько срочных запросов (сотрудник не установил уведомление на телефон) и несколько комментариев к предложению от клиента (затерялись в потоке сообщений). Множество других мелких недочетов и неудобств вскрывались со временем, и требовали моего личного внимания. Поэтому ниже я перечислю общие правила, которыми необходимо руководствоваться при внедрении мессенджера в вашу офисную жизнь.

Шаг 1: Сделайте правильный выбор. Мессенджеры и планировщики сейчас представлены в огромном количестве, но не все из них действительно подходят для решения рабочих вопросов.

На какие функции важно обратить внимание?

• создание диалоговых веток – под каждый проект заводится отдельная ветка, а после окончания она уходит в архив;
• возможность ограничить доступ к веткам – чтобы не отвлекать незадействованных коллег уведомлениями по другим проектам;
• функция адресации сообщения конкретному сотруднику в общем чате – так ваш вопрос или просьбу сотрудник точно не пропустит;
• расширенный поиск – для быстрого поиска информации;
• возможность синхронизировать мессенджер с приложением на компьютере – для расширения возможностей и комфортной работы.

Шаг 2: Приготовьтесь «отказаться» от корпоративной почты. И подготовьте к этому своих сотрудников! Если в команде есть возрастные коллеги, возможно, придется провести презентацию мессенджера с подробной инструкцией о том, как им пользоваться.

Шаг 3: Внедряйте постепенно. Например, только для обсуждения одного проекта. Позже экспериментальная группа коллег подскажет вам, с какими сложностями придется столкнуться, если они вообще появятся (скорее всего, все-таки появятся). Однако по опыту ведущих компаний, через несколько месяцев почти вся переписка – корректировка, отправка файлов, обсуждения – будет с комфортом вестись в мессенджере.

Рынок бизнес-технологий развивается с большой скоростью, и иногда бывает страшно остаться позади. Начать внедрять мессенджер в корпоративную жизнь – не так-то просто, как может показаться на первый взгляд. Зато эта технология в разы удобнее и оперативнее, чем старые дряхлые почты.

Фото: Pixabay