Максим Дорофеев
В самом начале моей карьеры менеджмента один мудрый человек спросил меня: «Объясни тремя словами, что такое управлять проектом?». Этот вопрос и побудил меня к написанию этой статьи.
Действительно, даже самая сложная идея может быть выражена простыми словами. Порой у меня возникает подозрение, что сложная терминология появляется именно тогда, когда требуется скрыть свое незнание. Как говорят физики: «Формулы начинаются там, где заканчивается понимание».
В статье сформулированы три аксиомы и к ним даны минимальные комментарии. На самом деле, на тему каждой аксиомы и каждого предложения в комментариях можно написать отдельную статью. Я этого не делаю лишь потому, что существует еще ряд аксиом, которые утверждают, что такое изложение было бы не эффективным. Если статья окажется полезной хоть кому-то, я готов написать и о других аксиомах менеджмента.
У Реальности свои взгляды на сроки
В спорах руководителя проекта с подчиненным о длительности задания всегда права Реальность. Многие менеджеры игнорируют это правило и пытаются доказать ответственному за выполнение той или иной задачи, что на самом деле неделя это слишком долго, ведь с этой задачей можно справиться и за два дня. Очень часто в ход идет аргумент: «у нас нет столько времени, ты должен уложиться в этот срок и ни часом больше». Исполнитель может сдаться, но реальность – никогда. Поставить длительность задачи равной двум дням в программе планирования вовсе не означает выполнение задачи именно за это время.
Помните, ни один менеджер не способен управлять временем и сроками. Единственное, что он может сделать, это СПРОГНОЗИРОВАТЬ сроки при текущем положении вещей. Он может менять положение вещей и заново прогнозировать сроки, но управлять ими – никогда. Многие скажут или подумают: «Только новички не умеют делать ничего кроме прогнозов, а истинному мастеру подвластно даже время. Эффективность – это ключ!» Да! Эффективность – это ключ! Но ее невозможно добиться простым уменьшением цифры напротив названия задачи. Увы, но она достигается куда более сложными методами.
Выполнение непонятной задачи занимает бесконечное количество времени
Поручая задачу кому-либо из своих подчиненных, убедитесь, что задача ему полностью понятна. Выполнение непонятной задачи занимает бесконечное количество времени! Исполнитель может постесняться уточнить, что же от него требуется и начать выполнять ЭТО. Что ЭТО такое он не знает, соответственно не сможет дать ответа на вопрос когда ЭТО будет закончено, сколько процентов ЭТОГО уже сделано, мало того, даже если ЭТО по счастливой случайности (например, при помощи сказочной феи) окажется вдруг сделанным, исполнитель этого не осознает. При этом он будет постоянно занят и на вопрос коллеги: «Что ты делаешь?» он с гордостью ответит: «Я делаю ЭТО».
Не ленитесь формулировать задачи в письменной форме. Ах, это долго? Быстрее объяснить все на словах? Ну, тогда готовьтесь через месяц вспоминать детали вашей просьбы. А подобных просьб может оказаться не один десяток.
Формулируйте требования к завершенному заданию в виде четких объективных высказываний. В противном случае на просьбу принести вам бутылочку прохладного пива вы рискуете получить теплую бутылку жигулевского. И доказывайте потом, что 20 градусов Цельсия – это не прохладное, а жигулевское – вообще не пиво.
Не стесняйтесь в требованиях к завершенному заданию прописывать даже те мелочи, которые, по вашему мнению «и так всем понятны». Да, это занимает время, порой много времени. Что бы понять, на сколько подробно и абстрактно стоит описывать задание, вспомните книги по математике Николы Бурбаки – такой уровень уже излишен. Если вы никогда не читали книг Николы Бурбаки, то опускайтесь на такой уровень абстракций, который вам по силам – хуже не будет.
Аксиома двух зайцев
Распределяя задачи между исполнителями, не допускайте ситуации, когда одному и тому же человеку приходится делать сразу два дела. Даже современные компьютеры не способны выполнять две задачи одновременно! Принцип многозадачных операционных систем основан на том, что процессор по чуть-чуть выполняет каждую из задач и быстро между ними переключается. Человек на такое не способен! Все задачи выполняются человеком последовательно. А практика такова, что первой будет выполняться та задача, которая более понятна или интересна исполнителю. Все мы знаем, что оторваться от интересной задачи практически не возможно. Таким образом, на одну задачу будет потрачено практически все время, отведенное на выполнение двух задач. В итоге вы приходите к ситуации, в которой исполнитель за небольшое оставшееся время должен справиться с тем, что ему либо не нравится, либо непонятно. Сколько занимает выполнение непонятной задачи написано в предыдущем разделе. Задача, которая не нравится, редко выполняется быстрее.
Из любых двух задач всегда найдется более интересная. Не стоит надеяться на то, что обе окажутся интересными в равной степени, и будут выполняться в параллель подобно тому, как процессор эмулирует многозадачность. Здесь, конечно, мы можем вспомнить про Юлия Цезаря. Он ведь, мог делать несколько дел одновременно. Но поверьте, если бы ваш подчиненный обладал таким свойством, то не вы были бы его начальником, а он вашим.
И не надо обманывать программы планирования, указывая им, что в каждой из двух выполняемых одновременно задач один и тот же человек занят всего на 50%. Это избавит вас от назойливого предупреждения программы планирования, но не избавит от скорого столкновения с реальностью. А реальность, как мы знаем, права всегда.
Немного о политике
Увы, но руководитель не способен избежать столкновения с политикой. Я пока не являюсь специалистом в этой области и не буду сильно углубляться в эту тему. Напишу лишь одну важную мысль – удовлетворенность заказчика и реальный прогресс проекта не всегда взаимосвязаны. Этим нужно учиться пользоваться, но использовать эти навыки следует только в крайних случаях. Например, в одном из проектов мне требовалось потянуть время, что бы мои ребята смогли вникнуть в суть дела. Сказать заказчику: «нам нужно время, что бы кое в чем разобраться» иногда равносильно признанию своей некомпетентности и потери контракта. Порой это стоит скрывать. Это и есть политика. Что бы не путаться в терминологии, политикой я называю один из вежливых способов не говорить правды.
Так вот, мы писали красиво оформленные отчеты, с эмблемой компании в колонтитуле каждой страницы, использовали замысловатую терминологию и даже иногда громоздкие математические формулы. Хоть это и не приближало нас к цели проекта, но заказчик был в восторге. Если заказчику что-то не понятно, значит мы умнее его, если мы умнее его, то он имеет дело с профессионалами, а иметь дело с профессионалами – это всегда приятно.
Предупреждаю сразу этот прием можно использовать только, если нужно получить в свое распоряжение чуточку времени. Достичь целей проекта таким образом невозможно! И еще одна полезная мысль. Обращайте внимание на то, как с вами общается ваш подчиненный или субподрядчик. Если он использует замысловатую терминологию или даже математические формулы – это сигнал о том, что что-то выходит из под вашего контроля. Помните, любую даже самую сложную мысль всегда можно передать при помощи простых слов. Например, как это сделано в этой статье.
Иногда хочется загнать всех, кто претендует на гордое звание менеджера на должность взводного в подразделении, состоящего из э... жителей глухих национальных окраин. Эдак на годик.
После этого несложный тезис: ''Если твой подчинённый что-то сделал, а оказалось, что он неправильно понял задачу, то это вина твоя, а не его'' покажется самоочевидным :)
''Помните, любую даже самую сложную мысль всегда можно передать при помощи простых слов''.
Золотые слова.
Я тоже всегда стараюсь помнить цитату на эту тему: ''Если учёный не может объяснить пятилетнему ребёнку, чем он занимается, то он либо невежа, либо шарлатан''.
Скорее, это может хоть что-то сказать о сообразительности пятилетнего ребенка, нежели о том, шарлатан или невежда ''объясняльщик''.
Красивая статья, спасибо Максиму!
Я лично согласен с такой точкой зрения, но меня смущает, что есть логика и красота и в
практически противоположном подходе.
Цитирую:
''Есть еще один командирский секрет. Умный командир гнет линию по одному параметру — указывает подчиненным, ЧТО надо делать. Но не указывает, КАК.
Если командир начинает указывать, как надо делать, то указаниями своими сковывает инициативу подчиненных и берет на себя ненужную ответственность за последствия. Про то, КАК надо делать, пусть думают сами подчиненные. Путь у них головы болят. Если командир не указал способов выполнения задачи, то в случае неудачи он окажется прав: да, я приказывал это делать, только надо было действовать иначе, с умом.''
А сколько аксиом изложено? Три или четыре?
Трудно было выделить их в тексте?
Да. Подупал уровень физфака МГУ. Если его выпускник не считает нужным тратиться на структурирование своей речи.
Что касается трёх слов, я их скажу так:
- подумай;
- организуй;
- сделай.