Анна Зуева, директор компании «Делайт 2000»
Использование видеоматериалов в повседневной жизни для многих уже стало нормой. Мы делимся друг с другом роликами, снятыми на смартфоны, камеры, регистраторы. Отмечаем удачные, комментируем и пересылаем друзьям. Смотрим онлайн-фильмы, передачи и футбольные матчи. Главное преимущество видео – легкость восприятия материала – можно с успехом применять и в корпоративном обучении.
Создание видеоконтента стало более простым и менее затратным. Источником видео теперь может быть не только студийная видеокамера, но и система видеоконференцсвязи, веб-камеры, смартфоны или планшеты сотрудников. Объём видеоинформации растёт лавинообразно, но пока мало кто задумывается о создании структурированного корпоративного видеохранилища.
Представьте себе, что сотрудники разных подразделений выкладывают записанные видеоматериалы в различные папки. Определить по названиям, одинаковые ли два различных ролика невозможно, поиск по ключевым словам тоже ничего не дает. Если не предусмотреть создание медиаархива сегодня, через некоторое время видео хранилище превратится в свалку малопонятных материалов. Чтобы избежать столь неприятного развития событий, надо задуматься о создании своего «корпоративного» YouTube, в котором будет обеспечена защита информации от несанкционированного доступа.
Опыт крупных организаций показывает, что прописывание и регулярная актуализация уровней доступа к материалам для разных подразделений и разных групп пользователей (например, в зависимости от должностей и продолжительности работы в организации) – дело достаточно хлопотное. Поэтому очень важно, чтобы видеоархив был инкорпорирован в соответствии с системой разграничения доступа к информационным материалам, принятой в организации.
Для каких задач в обучении могут использоваться видеоматериалы? Наиболее распространенными являются:
- Адаптация новых сотрудников в коллективе, обучение корпоративным нормам поведения сотрудников.
- Подготовка и размещение на корпоративных ресурсах учебных материалов с фрагментами выступлений руководителей организации, видеозаписей реальных ситуаций (переговоры, поведение клиентов при выборе товара и т.п.).
- Обучение эффективным техникам выступлений (презентациям, докладам и т.п.).
- Разбор клиентских кейсов.
- Создание обучающих роликов по использованию технологического оборудования, техники безопасности, офисной техники и программного обеспечения.
- Создание базы лучших практик (best practices) по различным направлениям деятельности организации и продуктам.
- Обучение новых сотрудников продуктовой линейке, технологиям продаж и коммуникаций с клиентами.
- Быстрое знакомство и начало массовых продаж новых продуктов и услуг, что особенно важно для организаций, имеющих разветвлённую филиальную сеть.
Видеоматериал легче усваивается и запоминается, чем печатные тексты, он несет эмоциональную составляющую личности выступающего, которая также способствует повышению уровня усвоения материала.
У видео есть один недостаток: его нельзя быстро «пробежать» глазами, его надо просмотреть от начала и до конца. Как понятно, любой недостаток можно сделать преимуществом. Если видеоархив превратить в медиаархив, то есть наряду с видео разместить текстовую расшифровку лекции и добавить презентацию, то восприятие материала будет более полным.
Если у организаторов обучения существует возможность получения отчетов о результате просмотра сотрудниками видеороликов, тогда можно принять решение, какие следующие шаги для повышения качества обучения необходимо предпринять (провести опросы с целью выявления уровня знаний, устроить зачетные работы и экзамены).
Очень важно, чтобы в медиаархиве можно было организовать удобный поиск нужного видеоматериала, быстрый просмотр части видеоматериала с помощью специально расставленных меток («с этого места мы говорим о проблеме А, а с этого - о проблеме В»).
Ну, и конечно, отдельная задача – организовать трансляции обучающего видео по расписанию. Например, если в крупной организации со множеством филиалов, расположенных в разных часовых поясах, запланировано провести обучение в 10 утра, то трансляцию на Дальний Восток следует начать на 7 часов раньше, чем в Москве.
Создавая видеокурсы, надо помнить, что видео является «тяжёлым» типом контента и увеличение объема его использования в корпоративных сетях может привести к перегрузкам каналов связи. Поэтому необходимо думать об оптимизации видеотрафика в сети и грамотном распределении видеоконтента пользователям.
Организуя обучение для сотрудников, не стоит забывать и о мобильных сотрудниках: надо уметь передавать видеоинформацию не только на персональный компьютер или ноутбук, но и на планшет, и на смартфон сотрудника.
Создавая систему обучения, важно помнить о такой важной составляющей как формирование единого корпоративного духа во всей организации, где бы ни располагались ее филиалы. Этому способствует, например, создание корпоративного телевидения, информирующего о всех новостях компании.
Лучшему пониманию целей и задач, стоящих перед компанией, слаженной совместной работе способствует возможность заочного участия сотрудников на корпоративных собраниях, заседаниях, совещаниях. Подключение удаленных участников к трансляции таких мероприятий позволяет регионам быстро получать неискаженную информацию прямо на местах. Скорость получения информации напрямую связана со скоростью принятия решений, что очень важно в период кризиса, который многие организации сейчас реально почувствовали.
Если ко всему комплексу задач по обучению добавить возможность первого лица обратиться к каждому сотруднику напрямую (поздравить с новым годом или профессиональным праздником, обозначить пути развития или поставить перед организацией совершенно новые задачи), то это не только поможет «вырастить» высокопрофессиональных сотрудников, но и сплотит коллектив компании.
Инструментом для совместного создания корпоративной «базы знаний», использование которой повысит продуктивность и мотивацию персонала, является корпоративная система управления видеоресурсами (Enterprise video Resource Planning). Она позволяет комплексно решать задачи создания, хранения, управления, отображения и потоковой передачи видео в любую точку корпоративной сети или сети Интернет, в том числе на мобильные устройства пользователей, обеспечивая:
- Высокое качество контента: возможность при его подготовке использовать профессиональное оборудование, например, документкамеры разных типов, интерактивные панели и др.
- Ответственность за контент: визирование готовых видеоматериалов в процессе их публикации на портале.
- Структурированное хранение информации: каталогизацию, рубрикацию и организацию удобного поиска видеоматериалов.
- Конфиденциальность: разграничение доступа к конкретным видеоматериалам в соответствии с ролями сотрудников.
- Инструментарий для планирования демонстрации: календарное планирование видеотрансляций, централизованное планирование записи и отображения информации на дисплеях в филиалах и отделениях организации.
- Специальные инструменты, позволяющие эффективно работать с видеоинформацией: поиск, собственные списки просмотра, «любимые» материалы, обсуждение и уточнения.
- Поддержку широкого спектра пользовательских устройств, включая мобильные.
- Интеграцию с корпоративной инфраструктурой совместной работы с информацией (Microsoft Sharepoint, Microsoft Lync, традиционные системы видеоконференцсвязи).
Применение видео в корпоративных коммуникациях значительно повышает их качество, снижает расходы компании на обучение своих сотрудников, минимизирует потери рабочего времени, затраченные на обучение, позволяет оперативно изменять содержание учебных курсов и одновременно обучать большое количество специалистов по различным направлениям.
Благодаря высокой скорости передачи информации и ее наглядности сокращается время на внедрение новых продуктов и технологий. Система управления видеоинформацией (EvRP – система) позволяет проводить обучение персонала без отрыва от основной деятельности, прямо на рабочем месте, а также организовать оперативный доступ к структурированным учебным видеозаписям по всем направлениям деятельности организации.
Таким образом, те организации, которые уже сейчас задумываются об активном использовании видео в системе корпоративных коммуникаций, в будущем смогут добиться максимального эффекта от инвестиций, направленных на создание единой корпоративной системы управления видеоресурсами, обеспечивающей создание, хранение, распределение и демонстрацию корпоративного видеоконтента неограниченному кругу сотрудников предприятия или организации. Очень важно, чтобы такая EvRP-система строилась на единой технологической платформе, объединяющей все ключевые компоненты для работы с видео и реализующей эффективные инструменты оптимизации сетевого трафика.
Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.
