В современных условиях рано или поздно любому предприятию придется пройти через проект автоматизации, связанный с внедрением нового программного продукта. Если есть свои IT-специалисты, им поручается данная задача. В ином случае, тем или иным способом выбираются сторонние исполнители. И в обоих случаях, что, к сожалению, часто бывает, все опять сосредотачиваются на своей повседневной деятельности и просто ждут «перехода в новую жизнь» в назначенный день.
Достижение успеха во многом будет определяться личностными и профессиональными качествами исполнителей. Это как и во всех сферах деятельности. Но для проектов автоматизации существует ряд аспектов, знание и применение которых значительно способствуют успеху, позволяют оптимально освоить требуемые ресурсы (время, силы, деньги) и адекватно использовать возможности, которые предоставляют современные информационные технологии:
- участие и поддержка первых лиц предприятия
Как минимум – необходимо, чтобы руководство предприятия было заказчиком новой системы, транслировало свои требования к ее функциональности и предоставило административные ресурсы для эффективной реализации проекта. Но зачастую на практике исполнителям через «третьих лиц» передается заказ отчетов для руководства, к которым они привыкли. И все. Но в современных условиях любая информационная система это не просто «регистратор и хранилище информации». Она разрабатывается, чтобы быть эффективным инструментом управления. И при создании такого инструмента для предприятия автоматизаторам необходимо знать, на чем сфокусировать внимание, какую информацию требуется получать от системы, по каким разрезам аналитики. Это необходимо, чтобы сформировать правильную архитектуру системы и «все разложить по полочкам». И тогда получится обеспечить качественное предоставление информации, на основе которой пользователи смогут принимать эффективные управленческие решения, причем, на всех уровнях управления. Без сомнения – возможности нового программного продукта будут явно на порядок выше предшествующего поколения. И эти возможности надо полноценно использовать – тоже, на всех уровнях: от регистрации операций до анализа показателей деятельности предприятия.
И еще один аспект – без организационного обеспечения и административных рычагов управления любой проект начинает «буксовать» и вхолостую расходовать имеющиеся ресурсы (время, силы, деньги). Даже если правильно организовано взаимодействие по проекту и его руководителю предоставлены административные рычаги управления, могут возникнуть непредвиденные сложные ситуации, которые существенно затормозят проект или начнут выруливать его на рискованный путь. Причем первое лицо одним «росчерком пера» может «загасить пожар» и при этом ситуацию можно разрешить даже к лучшему. Проблема – обычно поздно к этому прибегают. Вот и нужна автоматизаторам «красная кнопка», чтобы, соблюдая регламенты проекта в таких случаях, не усугублять положения до критического состояния. Замечательно, если не придется ею воспользоваться. Но «красная кнопка» должна быть.
- участие ключевых сотрудников различных функциональных служб
Как минимум – их активное участие необходимо на этапах формирования функциональных требований к новой системе и тестирования функционала нового программного продукта. Чтобы в дальнейшем предприятие получило эффективный инструмент для своей деятельности желательно, чтобы ключевые специалисты были среди его «создателей». Именно они знают (как никто другой) потребности предприятия, предметную область автоматизации. Именно им внедрять новый инструмент и впоследствии им же и применять его на практике. А к своему «детищу» отношение иное, чем к «спущенному сверху».
К тому же существуют риски, что без участия представителя какой-либо службы можно упустить из виду нужные для его работы функции системы. Последующая реализация «вдогонку» пропущенной функции может потребовать значительно больше усилий, чем в случае, когда на подготовительном этапе автоматизации все потребности предприятия были проработаны и отражены в функциональных требованиях к новой системе.
- проработка полного спектра функциональных возможностей нового программного продукта
Традиционно при выборе нового программного продукта оценивается его базовый функционал на соответствие задачам бизнеса. Но нельзя не учитывать и его дополнительные, сервисные функциональные возможности, которые также уже присутствуют в типовой конфигурации программного продукта, но обычно остаются незамеченными. Например, возможность подключаться и работать с информационной базой через Интернет может обеспечить удаленный доступ сотрудников предприятия. А также можно организовать самообслуживание клиентов для оформления и отслеживания своих заказов. Используя уже распространенный механизм автоматизации бизнес-процессов можно управлять прохождением операций по процессам, осуществлять контроль и анализ их выполнения. В ряде случаев полноценное использование функциональных возможностей программного продукта может потребовать изменений внутренних процессов, функциональных обязанностей сотрудников, взаимодействий с партнерами (новшества только к лучшему, иначе, зачем их внедрять). Все это в комплексе существенно повысит эффективность информационной системы предприятия.
- реализация содружества нового программного продукта с другими системами
Значительная часть регистрируемых данных одновременно участвуют в нескольких областях учета (управленческий, кадровый, бухгалтерский учет), что приводит к дублированию ввода данных в различных системах учета. Ликвидирует это организация автоматической миграции данных (в соответствии с «принципом однократного ввода»). Традиционно реализуется интеграция систем управленческого, кадрового и бухгалтерского учета. Но сегодня эта задача решается на много шире – интеграция со специализированными системами (сдача электронной отчетности, документооборот, бюджетирование, и т.д.), обмен с сайтом, обмен электронными документами с партнерами. Полноценное использование возможностей, которые предоставляет интеграция, может потребовать расширения рамок проекта, а также изменений внутренних процессов, функциональных обязанностей сотрудников, взаимодействий с партнерами (опять же лучшему). Но в итоге это тоже существенно повысит эффективность информационной системы предприятия.
- формирование «видения» новой информационной системы предприятия в перспективе
На начальном этапе внедрения команде создателей необходимо сформировать видение информационной системы предприятия в будущем: с уже внедряемым программным продуктом, с реализацией необходимой интеграцией подсистем и с дополнительными перспективными подсистемами, которые потребуются в дальнейшем. Это позволит сформировать функциональные требования к каждой составляющей системы, обозначить области, в которых требуется оптимизация (учета и бизнес-процессов), определить потребности в методологическом обеспечении и теоретической базе решаемых задач, а также составить адекватный план требуемых проектов автоматизации.
Формализованное видение перспективной информационной системы предприятия задает направление ее развития и способствует оптимальному освоению требуемых ресурсов. Конечно же, периодически это видение необходимо пересматривать, приводить в актуальное состояние – и бизнес развивается, развиваются и информационные технологии, должна развиваться и информационная система предприятия.
Это «видение» как план строительства, к которому необходимо обращаться при работе над конкретным участком автоматизации и при планировании предстоящих проектов. Представляя целостную картину перспективной информационной системы, оно позволит оптимально распределять области решения задач бизнеса между информационными подсистемами, учитывая все взаимосвязи. Таким образом, развитие информационной системы предприятия будет проводиться системно. И это является основой для эффективного управления процессом изменений.
- наведение порядка в предметной области автоматизации
Процесс автоматизации, как лакмусовая бумажка, проявляет проблемные зоны и неиспользуемый потенциал в деятельности предприятия. Перед командой проекта встает выбор: пойти по пути «наведения порядка» и комплексного решения задач автоматизации, или автоматизировать, оставив все «как есть» сейчас. Второй путь проще «сейчас», но, как ни странно, рисков больше. Первый путь «сейчас» сложнее, но открывает перспективы и предоставляет новые возможности не только для улучшения качества управления, но и для развития бизнеса.
Конечно же, задача создания эффективной автоматизированной системы требует комплексного ее решения с полноценным использованием возможностей современных информационных технологий и технологий управления бизнесом. К тому же не на всех предприятиях формализованы правила управленческого учета и существуют актуальные регламенты деятельности. Тогда тем более, наведение порядка в предметной области автоматизации будет являться дополнительной полезностью от внедрения новой автоматизированной системы.
- создание методологического обеспечения и теоретической базы для автоматизируемых задач
С одной стороны – есть правила учета и правила выполнения операций на всех участках деятельности предприятия. С другой стороны – есть функциональные возможности автоматизированной системы. Как их консолидировать – чтобы оптимально использовать систему в соответствии с установленными правилами? Ответ – необходимо создать соответствующие методические материалы. Это позволит сформировать оптимальную структуру данных в новой автоматизированной системе. Создать правила корректной эксплуатации системы пользователями. И что не менее важно – реализовать эффективную передачу знаний (Кто? Что? Как? Когда? Зачем?) и обеспечить эффективное применение нового инструментария.
Быстрая доступность методических материалов для пользователей в процессе их оперативной деятельности существенно увеличит производительности их работы с автоматизированной системой: при регистрации новых для них операций, при освоении нового для них функционала...
И еще один аспект – например, многие современные программные продукты содержат механизмы управления бизнес-процессами, CRM и т.п. Но что за этим стоит? Хотя сейчас все эти технологии «на слуху», у каждого свое их понимание. И разный уровень теоретических знаний. К тому же и в теории менеджмента присутствуют различные трактовки одних и тех же аспектов. Работа над методологическим обеспечением проекта автоматизации позволит команде менеджеров получить новые знания, сформировать единое видение требуемых технологий управления и адекватно применять их в своей деятельности.
- адекватная адаптация типового программного продукта под бизнес-задачи предприятия
Традиционно вопрос адаптации программного продукта под бизнес-задачи предприятия ассоциируется с модификацией типовой конфигурации «под себя». Тем или иным способом выбрав новый программный продукт, сразу же тем или иным способом формируется задание на модификацию его конфигурации. Таким образом, идут проторенным путем и не открывают для себя новые горизонты. Успешное же проведение адаптации программного продукта несколько иное:
- сначала необходимо полноценно освоить возможности типового функционала, и качественно выполнить его настройку под заявленные функциональные требования к системе;
- обнаруженные новые для предприятия возможности, которые предоставляет программный продукт, необходимо оценить на целесообразность их применения, подходящий функционал детально проработать и внедрить;
- заявленные потребности, не обеспеченные типовым функционалом, необходимо оценить на актуальность и целесообразность их реализации в новых условиях; при реализации требуемой задачи в новой системе, прорабатывать ее необходимо комплексно и системно, с учетом всех взаимосвязей и с полноценным использованием функциональности новой системы.
Желательно не пожалеть времени и сил на проведение тестирования выбранного программного продукта с регистрацией реальных операций с реальными данными. Оно позволит наиболее четко проявить существующую «дельту» между функциональными возможностями типовой конфигурации и потребностями учета предприятия и сформировать задание на модификацию конфигурации, которое в данном случае уже будет адекватно отражать потребности в развитии функциональности системы и полноценно учитывать принципы работы с данной программой.
Это важно – эффективная автоматизированная система подразумевает оптимальное использование типовых возможностей программного продукта и его адекватную адаптацию под бизнес-задачи предприятия.
- качественное выполнение модификации типового программного продукта
Поколения программных продуктов отличаются друг от друга не только функциональными возможностями, интерфейсом, но и уровнем платформы, на которой они реализованы, и уровнем предоставляемых средств разработки прикладных решений. Поэтому для получения всех преимуществ современного поколения необходимо выполнять модификацию программного продукта с полноценным использованием современных средств разработки прикладных решений и соблюдением принципов формирования объектной модели базовой конфигурации (ее архитектуры, логики, процедур).
Если новый программный продукт существенно отличается от продуктов, с которыми работают IT -специалисты предприятия, и требуется значительная модификация типовой конфигурации, то целесообразно привлечь специалистов по внедрению. Они быстро и грамотно реализуют сложные задачи. А специалисты предприятия, участвуя в совместной работе, пройдут обучение на практике.
- обеспечение эффективной эксплуатации новой автоматизированной системы
Каким бы идеальным ни был инструментарий, его эффективность обеспечивается полноценным его освоением и грамотным применением. Для этого необходим комплекс мер: качественное обучение пользователей при вводе системы в эксплуатацию, организация передачи знаний новым пользователям, проведение периодической оценки уровня эксплуатации системы пользователями и повышение их квалификации.
Также важными составляющими эффективной эксплуатации автоматизированной системы являются:
- действующие регламенты предприятия (должностные, рабочие инструкции) с отражением функций, связанных с эксплуатацией автоматизированной системы, и формализованные правила ее корректной эксплуатации;
- поддержание автоматизированной системы в актуальном состоянии – функциональные возможности системы должны соответствовать бизнес-возможностям предприятия и не накладывать на них ограничений.
Кажется, что все вышесказанное ни для кого не секрет. Но на практике сталкиваемся с обратным. И даже когда мы (IT -компании), имея большой опыт внедрения новых программных продуктов, берем на себя ответственность за соблюдение указанных требований и предлагаем свою помощь в оптимизации бизнес-процессов, формализации учета, регламентации деятельности, методологическом обеспечении – то, зачастую, сталкиваемся с сопротивлением со стороны клиента или тихим уходом от решения данных задач. Это удивляет. Ведь столько усилий прикладывается, чтобы внедрить новую автоматизированную систему (время, силы, деньги). И естественно желание чтобы она стала современным, качественным и эффективным инструментом управления. Известно как это сделать – перевести проект автоматизации в формат комплексного проекта. И, пользуясь случаем, навести порядок и улучшить процессы, учет, регламенты, получить новые знания. Осуществить это можно собственными силами, или с привлечением сторонних специалистов – на решение локальной задачи, или в целом на проект. Главное, что в результате и информационная система, и управление деятельностью будут переведены на качественно новый уровень.
Алексей Кормилкин
Технический директор, Москва
