Что это вообще такое
Time Blocking — подход к планированию, с которым вы дробите день на разные временные промежутки и закрепляете за каждым свое дело. В отличие от простого ту-ду-листа (to do list – список дел) распределяете задачи в течение дня, недели и месяца и видите, как будет выглядеть реальный график с ними.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Чтобы узнать о технике подробнее, можно прочитать про законы и теории, на которых она основана. Например, про закон Паркинсона (работа заполняет время, которое на нее отпущено) или ресурсную теорию внимания Канемана.
Дальше расскажу, с какими проблемами мы столкнулись в компании и как их решали с помощью планирования.
Проблема №1 — жесткий график, который ломается, если появляются новые задачи
Вспомните свой последний ту-ду-лист на день или страницу в Google-календаре. Наверняка, задачи там идут вплотную друг за другом и перерывы есть максимум на обед или прогулку. Как правило, в стандартный день влезает 4-6 задач, в зависимости от их объема.
Такую жесткую систему тяжело перестраивать в течение дня, если внезапно появляется что-то незапланированное и срочное. Календарь уже заполнен под завязку — впихнуть «невпихуемое» не получится. Как итог: вы либо жертвуете запланированными задачами, либо упускаете срочные. Чаще — первое.
Как решать с помощью Time Blocking: оставляйте часовой буфер
Вписывайте в каждый день свободный час просто на всякий случай — не для отдыха, а именно для работы. Это время не занятое ничем и никем, некий водораздел. До него стоят задачи, которые вы обязательно должны сделать сегодня. После — менее приоритетные задачи, которые могут подождать:
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Если появляется вопрос, где нужно срочно включиться, заполняйте буфер и двигаете остальные задачи вправо (или вниз). Не придется ничего откладывать на следующий день и копить несделанные дела.
Если новые задачи не появятся, заполняйте свободный час запланированными.
Проблема №2 — бесконечные созвоны
Особенно эта проблема остро стоит у руководителей в онлайне: рутина превращается в день сурка, висящего на телефоне. Какие-то встречи растягиваются из-за воды и пространных обсуждений, какие-то вообще появляются из ниоткуда, потому что срочно надо что-то согласовать или решить, а в переписке этого сделать никто не может.
Как итог: встречи отнимают очень много энергии (и времени!), которых на важные задачи может уже не хватить. А после звонков и коммуникации мозг долго восстанавливает топливо на энергозатратные операции.
Как решать с помощью Time Blocking: установите лимиты на встречи и созвоны
Выделите на день два часовых или три 45-минутных слота на встречи и оповестите команду о том, что слоты есть только такие. Это замотивирует лучше готовиться к созвонам и выносить меньше воды не по делу. А еще — решать то, что можно, в переписке.
Важно: после каждой встречи оставьте себе буфер на 20-30 минут, чтобы восстановиться. Необязательно просто смотреть в потолок, можно заниматься чем-то, что не требует больших затрат энергии — например, разгрести почту.
Кликните на изображение, чтобы посмотреть в полном размере
Вот так буферы после созвонов выглядят в календаре: они отмечены красным и рассчитаны на 20 минут.
Проблема №3 — не хватает сил на несколько энергозатратных задач
Одна энергозатратная задача на день и 3-4 легких — возможно, но больше похоже на утопию. Чаще день состоит из 1-2 легких и нескольких объемных задач, в которые надо активно включаться.
Если поставить подряд несколько больших задач — не хватит энергии выполнять их равномерно, потому что перерывов посреди рабочей сессии нет, да и не всегда они нужны.
Как решать с помощью Time Blocking: чередуйте задачи по уровню энергозатратности
Сделали одну приоритетную задачу — отдохните 10 минут, а потом займитесь менее энергозатратным — почитайте отчеты сотрудников, посмотрите, что происходит в инфополе, проверьте почту. И только потом переходите ко второй приоритетной задаче. Это помогает делать все одинаково качественно, потому что концентрация успевает восстановиться.
Итоги
- Чтобы график не обрушивался из-за срочных внеплановых задач, вписывайте в каждый день часовой буфер — час, рассчитанный на работу, но не занятый никем и ничем. Если появится что-то срочное (а оно появится), вы просто поставите задачу в этот буфер, а остальные сдвинете, не жертвуя ничем важным.
- Чтобы день не превратился в череду бесконечных и бессмысленных созвонов, введите ограниченное число слотов на встречи по времени и количеству. Предупредите о них команду: пусть это будет два часовых или три 45-минутных промежутка для созвонов. Не забудьте запланировать 20-30 минут после каждого созвона на перерыв.
- Чтобы не терять продуктивность из-за нескольких объемных задач в течение дня, чередуйте дела по их сложности. После энергозатратной задачи сделайте перерыв и займитесь чем-то рутинным и простым. А уже после — приступайте к следующей объемной задаче.
Читайте также:
не занимайтесь ерундой ибудете успевать в 10 раз больше....
Позволю себе дать совет неопытным руководителям, кторые "зашиваются".
Не суетись!
Второй - не связывайся с электронными планировщиками, примочками, приблудами и приложегниями для планирования и напоминания. Никогда и ни за что! Они только добавляют уровень суетливости и мелочности задач.
Сделайте себе привычку. Каждое утро выделйте 15 минут на планирование с карандашиком и бумагой. Напишите ряд важнейших задач, но не более семи. В конце дня вычеркивайте их. Привлекайте моторику к планированию., а не гаджеты и примочки.
Планирование личного времени - это и искусство и большой опыт. Учитесь делегировать, а не "всё успевать". Учитесь контролировать результат, а не бороться с "бесконечными созвонами".
Вот как выглядит моё планирование. Минус - план, окружность над минусом - работу начал. Зачёркнутый кружок - выполнено.
Невыполненные работы переносятся на следующий день. И никаких вам Time Blockingов. Сплошной планиринг и выполенинг. Полный красавчинг.
Особенно нравится этот момент. Ведь недаром гласит народная мудрость "Никогда не делай сегодня то, что можно перенести на завтра" :)
Лучше так: никогда не делай сегодня то, что можно вообще никогда не делать. ))))
Забавно читать опять про тайм-менеджмент.
Мысли следующие.
Список задач по методу Time Blocking очень похож на расписание моего стоматолога.
:)))
Люди! А вам это надо — работать в таком режиме?
Шутка:
— Я моему коту удивляюсь. Он весь день спит, однако я не понимаю, КОГДА И КАК он успевает всю еду сожрать, все обои подрать и весь свой лоток изгадить?
— Может, тебе стоит у него взять уроки тайм-менеджмента?
Очень полезная мысль про энергозатратность. Кроме того, важно учитывать также и внутреннее сопротивление решать определённые задачи.
Угу, в зависимости от текущего биохимического статуса отдельные типы задач могут быть трудозатраты или наоборот. Например выплеск дофамина -тянет на переключение и новизну. Эндорфин - предвкушение окончания дела. Гамк - сосредоточение и внимательность к деталям. Вазопрессин - пожамкать коллегу или шлёпнуть по попе. Окситоцин на обнимашки потянет. Норадреналин - поорать на коллег в удовольствие.
ща это называется красивым словом "прокрастинация") И под ее пользу и необходимость даже научную базу подвели) Так что не все так однозначно)))
Планирование по времени может быть как полезным, так и вредным.
Полезным, когда нужна координация коллективных взаимодействий.
А вредным, когда нужно действовать по обстоятельствам, а не по гипотезам(предположениям включенным в план заранее).
При гибком менеджменте разработан очень полезный инструмент - Канбан(не путать с общепринятыми сейчас новоделами).
Канбан подразумевает четкую инструкцию, когда нужно отложить работу по плану и сделать то, что предписывает Канбан.
Для каждой ситуации может быть разработана своя инструкция или метка.
Планирование не может быть вредным. Но бывают плохие планы.
На этот случай должны быть другие планы.
То, что для каждой ситуации могут быть заранее подготовлены инструкция и даже предписания, и говорит о ценности планирования. Кто-то же об этом заранее подумал.