3 правила идеального рабочего дня

Треск ненавистного будильника, шипение убежавшего кофе, первая усталость появляется уже на подходах к лифту. Добавим еще спринт по метро в надежде хотя бы сегодня не опоздать на работу, и рабочий день начинает «наполовину выжатый лимон».

А вы можете себе представить идеальный день? День, в котором вы все успеваете, чувствуете себя бодрым и полным энергии, испытываете чувство удовлетворения. Что и в каком порядке вы делаете в этот день?

Изучив расписание многих по-настоящему успешных людей, я определила некоторые закономерности в планировании дня.

1. Кто рано встает…

Поколдуем над всенародно любимой поговоркой про Новый год. В моей интерпретации она сегодня звучит так: «Как день начнешь, так его и проведешь».

Раннее пробуждение – привычка миллионеров.

Вставать в 6.00 или даже раньше, вот какой совет дают большинство успешных людей. И осуществить это намного проще, чем кажется.

Большинство «сов», которые в каждом офисе толпятся по утрам вокруг кофейных автоматов, это невыспавшиеся «жаворонки». И, как правило, в таком режиме нет особой необходимости. Просто очень соблазнительно бывает засидеться до ночи у телевизора, или «буквально 5 минут» полистать соцсети. Результаты такого режима сна и отдыха не заставят себя ждать. Эффективность работы снижается. Как следствие, увеличивается ее продолжительность.

Задерживаетесь на работе, приходите домой поздно, ложитесь поздно, не высыпаетесь, утро как в тумане, поэтому опять задерживаетесь на работе. Круг замкнулся.

Изменить свой режим не так сложно, как может показаться. Первые результаты появляются уже на первой неделе, а за 21 день формируется стойкая привычка. В первые дни основной сложностью будет не проснуться, а заснуть. С этой проблемой помогут справиться методики быстрого засыпания. Я проверила на себе и всегда советую методику, разработанную в сороковых годах прошлого столетья для американских военных. Суть ее довольно проста. Нужно поочередно расслабить все группы мышц, начиная с макушки и двигаясь сознанием вниз по телу. Затем сделать 3 глубоких вдоха и выдоха. После 6 недель тренировок, 96 из 100 курсантов могут заснуть в течение 2 минут в любом месте и в любое время дня и ночи. А нам то с вами нужно в привычной обстановке, в родной и теплой постели.

Когда проблема с ранними вставаниями решена, можно приступать к планированию своего утра. Еще одной отличительной чертой «утра миллионера» являются утренние ритуалы, которые помогают настроиться на продуктивную работу. Одним из обязательных компонентов являются легкая спортивная разминка, утренний бег или медитация.

Побегать утром в парке – мечта. Но сейчас за моим окном черная московская снежная каша. Для меня зима – период «домашних тренировок». Немаловажным фактором в выборе физической нагрузки для дома является отсутствие дополнительных приспособлений, которые захламляют пространство и относительная бесшумность. Поэкспериментировав вдоволь, я остановилась на дыхательных упражнениях цигун.

Завтрак – еще одна неотъемлемая часть «идеального дня». Утренний прием пищи запускает обменные процессы и помогает поддерживать оптимальный уровень энергии. Те, кто утверждают, что не могут запихнуть в себя утром ничего кроме чашки кофе, просто приучили себя к такому режиму питания. Сформировать новую привычку и начать завтракать вполне реальная задача.

Начинать приучать себя можно со стакана воды сразу после пробуждения. Далее мнения ученых расходятся. Белковые и углеводные, обильные и умеренные, горячие и холодные завтраки. Выбор за вами.

Второй по популярности отговоркой является отсутствие времени на его приготовление. Но и это не является достойной причиной не есть по утрам. Я сама терпеть не могу долго торчать на кухне, но серьезное внимание уделяю полезной еде. Это вылилось в целую рубрику «тайм-кухня». Поэтому с полной уверенностью могу утверждать, что приготовить полезный утренний завтрак можно в считанные минуты, было бы желание.

Раннее пробуждение и соблюдение утренних ритуалов помогает подготовить свое тело и ум к началу рабочего дня и встретить его бодрым и энергичным.

2. Два неприкосновенных утренних часа

Начало рабочего дня также недооцененный ресурс, который многие тратят на разбор электронной почты, чашку кофе с коллегами, текущую работу или просмотр социальных сетей. А ведь два утренних часа – это самый продуктивный рабочий период. Голова свежа, энергии хоть отбавляй, к тому же утром редко возникают неотложные задачи, которые могут отвлечь вас от решения основной. Два драгоценных утренних часа обычно выделяются для «реальной работы» и самых важных дел.

Следует заметить, что важные дела – это не самые неприятные, с которыми хочется побыстрее разделаться, и не горящие текущие вопросы. Это стратегические задачи, от которых зависит ваше будущее.

Не стоит занимать утренние часы совещаниями, летучками и встречами. Их лучше планировать на вторую половину дня. День начинается с креативной, а не реактивной работы.

Одной из самых печальных ошибок в управлении своим временем является привычка тратить два своих самых продуктивных часа в течение дня на вещи, которые на самом деле не требуют больших усилий.

А вот если приучить себя посвящать утро по-настоящему важными делами, вы гарантировано станете куда более успешными. Счастливые обладатели отдельных кабинетов – смело баррикадируйте дверь, поклонники формата open space – надевайте наушники и ставьте на стол табличку «Не влезай, убьет». Дайте своим коллегам четко понять, по каким вопросам вас можно побеспокоить в это время. Это должны быть категории: под вами горит стул, звонит шеф и другие подобного уровня важности новости. По остальным вопросам милости просим через два часа. Окружающим не останется ничего другого, как смириться с вашим новым трудовым распорядком. И руководитель это тоже оценит.

Приведу пример своей клиентки, которая успешно занималась онлайн-обучением, и мечтала параллельно открыть бизнес по продаже украшений. Мечтала, как она призналась, года два. Работала урывками, выделяя время между текущими задачами.
Через полтора месяца после составления обновленного расписания, в котором два первых рабочих часа она выделила на работу с новым проектом, бизнес заработал.

3. Буферные зоны

Текущие задачи способны заполнить любое рабочее расписание под завязку. Они никогда не закончатся, даже если вы будете заниматься их решением круглосуточно. В таком режиме ситуативного реагирования, когда практически не остается времени остановиться, вздохнуть, проанализировать, оценить ситуацию и подумать о стратегии, далеко не уедешь.

Поэтому волевым усилием обозначьте в своем ежедневном расписании «буферные зоны». Это могут быть два-три периода по 20-30 минут, или один более продолжительный в течение дня. Их вы не занимаете никакими текущими задачами, встречами, совещаниями. И не впихиваете туда в последний момент внеплановые встречи или срочные дела. Этой возможностью нужно пользоваться только в самых крайних случаях.

Для чего нужен этот неприкосновенный запас времени? Погруженный в оперативную работу, руководитель иногда просто не успевает подумать о будущем своей компании. Менеджер, разрывающиеся между отчетами, звонками, счетами и встречами, не находит времени для обдумывания стратегии своей работы. Именно для такого рода дел и предусмотрены эти буферные зоны. Выделите время, когда вы не будете отвечать на телефонные звонки, встречаться с партнерами и клиентами, решать другие оперативные вопросы.

В моем расписании это 2-3 периода по 30 минут. Первый – через 2 часа после начала рабочего дня, с неизменной чашкой кофе. Второй и третий более мобильны по времени, иногда я их объединяю. Часто это поездка в машине при условии, что не я за рулем. Сколько хороших идей посетило меня на заднем сидении машины под мерный гул московских улиц. Главное – ежедневник должен быть под рукой. Любая идея должна быть мгновенно записана и доступна для дальнейшей работы с ней.

Я советую выделять «буферные зоны» в расписании определенным цветом, по возможности в одно и то же время каждый день. Если ваше расписание составляет ваш секретарь или помощник, обязательно строго-настрого запретите занимать это резервное время без вашего ведома.

Используя три правила идеального рабочего дня, вы значительно повысите свою продуктивность на работе, будете успевать больше, а главное – продвинетесь в решение своих глобальных задач, на которые раньше не находили времени.

Фото: Pixabay