Вы уверены в своей суперсиле, что можете сделать все и сразу. Но, вы не можете и самое главное – не должны.
Последние исследования пролили свет на оборотную сторону мультизадачности. Любителям «делать сто дел одновременно» пора задуматься, стоит ли продолжать работать в таком режиме. Ученые из Стэндфордского университета по итогам своих исследований сделали вывод, что поклонники мультизадачности, как правило: легче отвлекаются, менее продуктивны, чаще ошибаются и демонстрируют хуже результаты в тестах на внимательность.
А все почему? Потому что наш мозг просто не создан для того, чтобы одновременно решать сразу несколько задач. Если вы хотите быть максимально эффективным, переключайтесь в режим монозадочности, т. е. сосредоточились на одной задаче, выполнили ее и перешли к следующей. Такой подход к работе поможет избежать глупых и нелепых ошибок, а также, благодаря глубокому погружению в задачу и высокой концентрации энергии на поиске ее решения, вы сможете улучшить свою производительность и креативность. Нестандартные и альтернативные варианты решений будут появляться сами собой в вашей голове.
Конечно, сложно стать монозадачным в современном мире, когда тебя атакуют и отвлекают со всех сторон: письмами, звонками, уведомлениями соцсетей, митингами, и новостями. Надо все успеть сделать и как можно быстрее: все изучить, принять решение, дать обратную связь.
С вами произойдут чудеса, когда вы начнете практиковать монозадачность. Вы сами не заметите как, но станете более эффективными. Вам не придется больше тащить работу домой или задерживаться в офисе. Количество ошибок снизится. Вы будете больше успевать, и гарантированно будете заканчивать рабочую неделю маленькими, а может быть и большими победами.
Как же расстаться с привычкой мультизадачности? Половина успеха заключается в грамотном управлении временем и блокировке отвлекающих факторов. Есть как минимум 8 сценариев, которые помогут вам постепенно сдвинуться в сторону монозадочности:
1. Два главных приоритета в день
Составьте список самых важных задач. Затем определите две приоритетные из них таким образом, чтобы вы со стопроцентной уверенностью смогли их сделать в конце одного дня. Дело сделано, мозг начал работу. Расставляя приоритеты, вы помогли ему направить большую часть своего ресурса и внимания на решение этих двух задач. Строго запрещено позволять себе переходить к другим задачам из вашего списка, пока не сделаны «два приоритета» сегодняшнего дня. Если справились и уложились по времени, можете двигаться дальше по списку.
2. Заложите время в своем расписании на выполнение этих задач
Оцените время, которое вам понадобиться для выполнения приоритетов дня и заблокируйте это время в своем расписании. В эти промежутки времени никакой другой активности, только действия, направленные на решение ваших топ-задач из списка на сегодня. Относитесь с уважением к этому расписанию и времени. Не идите на компромисс, если вас будут умолять переключить внимание на другие задачи. Эти запланированные часы должны стать священными для вас.
3. Используйте коммуникации внутри своей команды
Использование разных мессенджеров и приложений может сильно изменить качество вашей работы. Первое, что они позволяют сделать – это снизить поток входящих и исходящих писем, посвященных проекты. Все участники команды могут коммуницировать друг с другом напрямую, добавлять комментарии, назначать ответственных за задачу, передавать ее, и здесь же отчитываться о результатах. Все просто, понятно и прозрачно.
4. Блокируйте социальные сети на время работы
Перед тем, как приступить к работе, убедитесь, что все уведомления, которые могут вас отвлечь, отключены. Не хватает силы воли сделать это самим, можно воспользоваться специальными приложениями, которые заблокируют определенные сайты на заданные вами периоды времени.
5. Перестаньте мгновенно отвечать на письма
Сложно? Все просто, отключите звук, включите режим «не беспокоить» и положите телефон так, чтобы вы его не видели. Если вам кто-то пишет или звонит, это не значит, что вы должны мгновенно ответить. Если, конечно, это не чрезвычайная ситуация в семье. На этот счет можно предупредить самых близких, что вы в ближайшие два часа очень заняты, лучше вас не беспокоить. Еще вариант создать кодекс семейных правил, например, если звонишь один раз, то «разговор терпит», если перезваниваешь три раза, то «случилась катастрофа, срочно выходи на связь».
6. Закройте глаза на две минуты
Бывает сложно сосредоточиться и настроиться на работу. Сделайте двухминутный перерыв. Заведите будильник на 2 минуты. Закройте глаза и погрузитесь в себя. Это поможет вам успокоиться и поймать рабочую волну. Когда будильник зазвонить, это сигнал, что пора возвращаться обратно.
7. Чередуйте работу и перерывы
Установите таймер на десять или двадцать минут. В этом интервале времени сосредоточьтесь на работе. Затем, небольшой перерыв. Можно выйти на улицу подышать или просто пройтись по офису. Затем вернулись на рабочее место и опять установили таймер на десять-двадцать минут. Таким образом, с помощью интервалов работы и отдыха, мы устанавливаем свой ритм, мозг привыкает к ним и четко знает, когда надо активно включаться, а когда можно передохнуть, чтобы с новой силой активизироваться.Интервалы времени можно выбрать на ваш вкус. Пять, десять, двадцать, тридцать минут или час. Главное, чтобы этот ритм был комфортным лично для вас.
8. Слушайте музыку, которая вас заряжает
Классическая музыка, звуки природы или музыка для медитаций как правило могут помочь вам успокоиться и сфокусироваться. Если вам надо взбодриться и зарядиться, слушайте рок, хип-хоп или техно-хаус. Энергичная музыка заставит сердце биться чаще, а кровь быстрее бежать по венам. Ритм задан, и вы готовы приступить к новой задаче.
В нашем быстро меняющемся и динамичном мире бизнеса скакать галопом по задачам, к сожалению, стало нормой. Если вы хотите работать лучше, качественнее, умнее и удивлять своими результатами всех и главная себя, то монозадачность – это ключ к успеху. Согласитесь, что важно не то, сколько вы сделали, а то насколько хорошо вы это сделали.
Какие две важные задачи вы завершили в конце дня?
Источник: www.inc.com. Перевела с английского Алина Прудских.
Фото: pixabay
Дмитрий, вы подтвердили мои слова о том, что многозадачность возникает из-за отвлечения.
Пока не будет четкого определения многозадачности дискутировать не о чем.
Давайте попробуем совместными усилиями его создать.
Многозадачность - это частое ( на сколько?) переключение между задачами (какими?), которое снижает продуктивность (как измерить в конкретной работе у конкретного человека?). Бывает сознательной и бессознательной.
Дополняйте!
Согласен, Денис, ваш план хорош, если находишься на "вершине пирамиды", а не встроен в неё где-то в верхней трети)).
...извиняюсь за вмешательство, мне кажется, что в разрезе "офисной чумы", многозадачность - это:
1. Постановка подчиненному задач, требующих для решения знаний, навыков и ресурсов в количестве превосходящем их наличие.
2. Регулярное изменение задач по приоритетам их выполнения.
3. Отсутствие планового или предсказуемого поступления новых задач, усугубляющих положение исполнителя по п.п.1 и 2.
....по крайней мере именно это имеют в виду большая часть работодателей, рисуя hr "портрет кандидата" на вакансию в их подразделении))
Константин, по-моему это не многозадачность, а причина многозадачности. Благодарю за дополнение. С вашего позволения дополню.
Причинами многозадачности являются:
Большое количество задач
Отсутствие или изменение приоритетов
Непредсказуемое поступление задач.
Максим, наверное, не соглашусь с тем, что это причины. У нас на заводе нет проблемы, описываемой в этой статье, хотя все пункты присутствуют. Многозадачность появляется, когда пытаются объять необъятное с помощью какого-то универсального ресурса (чудо-менеджера). Для слесаря, токаря или комплектовщика оборудования с проблемой многозадачности не сталкивался!
Мне кажется, настоящая многозадачность - это не то же самое, что постоянное отвлечение сотрудника от основной работы для выполнения каких-то срочных поручений. В моем понимании многозадачность - это когда у сотрудника несколько проектов в работе, и он чередует работу над ними в зависимости от сроков и возможностей. То есть, например, пока ждет данных по одному проекту, может делать другой проект, где все данные имеются. То есть гибко переключаться между проектами в зависимости от ситуации. Но - это важно! - в каждый момент времени человек работает только над одним заданием/проектом, а не "рукой пишу, ногой вытираю пол, головой подпираю шкаф чтобы не упал". И переключения между проектами не должны происходить слишком часто. Как часто? Не более чем 1-2 раза в течение рабочего дня между 1-2 задачами, чтобы можно было держать в голове детали обоих проектов. А когда сотрудника постоянно отвлекают важными-срочными заданиями от работы по плану - это хреновый менеджмент, а не многозадачность. Это значит, что руководство не в состоянии организовать рабочий процесс.
Лично мне подходит такая организация работы - мне как сотруднику ставят задачи и дедлайны, обозначают контрольные точки. А я уже сам по своему усмотрению распределяю нагрузку в течение дня и организую работу в зависимости от многих факторов - ведь есть дни, когда продуктивность работы прёт, а есть такие, когда вообще ничего не хочется делать. Но это у меня так, потому что я ответственный товарищ. Допускаю, что такая организация работы не подойдет для руководства тупыми и ленивыми сотрудниками, которых если постоянно не пинать - вообще ничего делать не будут.
Имхо, самое лучшее - это наличие чётко прописанных должностных обязанностей и согласованного плана работы на какой-то более-менее длительный период, который не меняется каждые 5 минут. Ни для кого не секрет, что в любом офисе делается просто громадное количество абсолютно бесполезной тупой работы, которую можно было бы вообще не делать. В большинстве случаев это вызвано тупостью руководителей и их неспособностью/нежеланием организовать как следует рабочий процесс, найти и нанять нормальных, ответственных сотрудников, которых не нужно ежеминутно подгонять и контролировать. Сколько раз лично у меня была ситуация, когда по выполнении достаточно трудоемкой работы, занявшей много времени, оказывалось, что полученные результаты уже никому не нужны. Или так - бывают дни, когда поступает несколько срочных заданий, по каждому из которых нужно чего-нибудь найти и чего-нибудь проанализировать. И вроде дело недолгое, но занимает всё рабочее время - то тут мелочь, то там мелочь. А потом в конце недели приходит Гена и спрашивает - что ты сделал за эту неделю глобального/выдающегося? А я ничего не сделал, потому что был вынужден из-за срочных заданий откладывать работу по основным проектам. И получается, что вроде все дни головы не поднимал от стола, а ничего и не сделал по существу. Начальство же любит серьезные, крупные, видимые результаты работы, а всякую мелочёвку вообще за работу не считает. Хотя именно эта мелочёвка съедает большую часть рабочего времени.
Моя версия пагубности многозадачности
https://www.e-xecutive.ru/career/lichnaya-effektiv...
1. Большое количество задач будет всегда и в любом бизнесе. Вопрос в том, умеет ли руководство отделять главное от второстепенного (обычно не умеет)
2. Изменение приоритетов - тоже нормально для бизнеса. Если только они не меняются (утрируя) каждый день
3. Непредсказуемое поступление задач обычно хорошо лечится планом работы на полгода-год. А вот когда такого плана нет или он чисто формальный/нефункциональный/мёртвый изначально - вот тут как раз начинается веселье
В крупных компаниях, где довелось работать, часто повторялась ситуация, когда руководители на верхних уровнях долго друг с другом согласовывали задачу, а к исполнителю она попадала поздно вечером со сроком выполнения до утра. О каком качестве работы сотрудников можно говорить при таком качестве менеджмента?