Вы чувствуете, что постоянно перегружены работой? Часто задерживаетесь в офисе? Срываете сроки? Если это так, возможно, вы один из многих, кто не в состоянии правильно распоряжаться своим временем. Как избежать ловушки времени и делать больше? Давайте посмотрим, что мешает вам быть эффективным.
1. Вы не организуете список задач
Как вы начинаете свой рабочий день? У вас есть список задач, которые необходимо выполнить в течение дня? Такой список поможет вам сэкономить массу времени. Вы не будете постоянно отвлекаться, переключаясь с одной задачи на другую, но сможете разделить рабочий день на небольшие отрезки в соответствии с делами. Это и будет вашим рабочим расписанием. Что позволит вам стать гораздо продуктивнее в долгосрочной перспективе. Ведь вы сможете управлять задачами, которые предстоят в ближайшие дни.
Совет. Включайте даже самые маленькие задачи в общий ежедневный список. Это поможет вам сосредоточиться на работе.
2. Вы не расставляете приоритеты
Составление списка задач не очень эффективно, если не установлены приоритеты их выполнения. Вы сможете лучше управлять своим временем, если расположите задачи не в случайном порядке, а в порядке убывания значимости. Перенесите наиболее важные задачи, которые приближаются к крайнему сроку, в верхнюю часть списка. Используйте метки, обозначая наиболее важные, чтобы не переключать внимание на другие менее важные дела.
Совет. Расставляйте приоритеты для своих задач в зависимости от срока их выполнения, а не от усилий, которые для этого потребуются.
3. Вы заняты, но не продуктивны
Большие временные затраты не означают, что проделан большой объем работы. Возможно, вы тратите много времени на обсуждение и постановку задач. Неэффективно затевать обсуждения по электронной почте или назначать встречи один на один с членами команды, если есть программное обеспечение для коллективной работы. Будьте в курсе событий, используя технологии, и автоматизируйте процессы там, где это возможно, чтобы сэкономить драгоценное время.
Совет. Автоматизируйте процессы везде, где это возможно, используя информационные технологии.
4. Вы беретесь за несколько задач одновременно
Ошибка, которую почти все мы допускаем, — это думать, что многозадачность поможет сделать больше в ограниченное время. На самом деле происходит обратное. Пытаясь жонглировать разными задачами, вы теряете фокус в гораздо большей степени, чем можете себе позволить. Вы путаете свой мозг. Исследования показали, что человеческий мозг не предназначен для многозадачности, и вы должны воздержаться от этого. Расставьте приоритеты и создайте расписание, чтобы сосредоточиться на самых важных задачах.
Совет. Избавьте свой мозг от путаницы, сосредотачивайтесь на одной задаче в течение ограниченного отрезка времени.
5. У вас нет плана «Б»
Часто события развиваются не так, как задумывалось: основное мероприятие не дает желаемых результатов для развития проекта или ключевой ресурс оказался недоступным. У вас есть план «Б» для корректировки негативных сценариев? Чаще всего таких планов нет.
Запуск нового проекта без запасного плана означает, что вы не имеете представления о том, сколько времени займет его реализация. Если случается непредвиденное, вам приходится все начинать сначала. Но, если вы оценили риск и подготовили план «Б» для важных этапов (которые, скорее всего, будут сопряжены с некоторыми препятствиями), тогда вы сможете сэкономить время, даже если дело пойдет не так!
Совет. Всегда готовьте план «Б» для каждой важной задачи / этапа проекта.
6. Вы слишком много держите в уме
Возможно, одна из причин того, почему вы не следуете расписанию, это отсутствие привычки вести записи. Возможно, вас время от времени посещают идеи интересных проектов, и вы бережете эти идеи для обсуждения. Однако во время встречи вы не можете вспомнить ключевые детали и должным образом объяснить вашу мысль. Такие маленькие ошибки могут стоить вам больших денег. Начинайте все записывать.
Совет. Делайте онлайн-заметки в одном месте, чтобы синхронизировать их на нескольких устройствах и иметь возможность обращаться к ним в любое время.
7. Вы не отдыхаете
Напряженная работа без перерывов отупляет. Даже машины изнашиваются, если используются непрерывно в течение длительного времени. Рабочий стресс делает вас менее продуктивным. Может показаться, что это пустая трата времени — отвлекаться на перерыв, когда времени и так мало. Но небольшая передышка просто необходима для перезагрузки мозга. Задача, на которую вы потратили бы несколько часов, после отдыха займет половину времени.
Совет. Каждый день уделяйте время, чтобы развеяться и разгрузить мозг.
8. Вы не анализируете, как тратите время
Вы можете сказать, какой из офисных задач вам приходится заниматься больше всего? Попробуйте провести замер. Вы поймете, что действие, которое требует не больше пары часов, может отнимать и три, и четыре часа. Как вы сможете управлять временем, если не знаете, на что его тратите?
Совет. Ведите хронометраж работы с помощью таймера, чтобы увидеть, сколько времени занимают разные задачи и планировать их выполнение.
Перевод с английского. Источник: linkedin.com
Фото: pixabay.com
Список хороший. Но еще есть лень, не преодолеешь лень - все остальное второстепенно.
Это все хорошо и применимо, когда ты сам можешь распоряжаться своим временем и решать, что именно ты сейчас делаешь и ка кдолго. А, вот, что делать, когда тебе постоянно со всех сторон сыпяться разные срочные вводные от твоих менеджеров из матричной структуры да еще из разных стран и времен и их реально не волнует, чем ты сейчас занят и какие там списки ты себе сутра нарисовал? Есть ли какой-то апгрейд по этим базовым подходам к попыткам использовать время эффективно для такой рабочей среды? Благодарю
Большой плюс к посту, очень полезные советы! Некоторые из них внедрил в свой рабочий процесс.
Если для вас это серьёзная проблема, то решать её нужно с анализа: сколько задач, сколько проектов, сколько менеджеров, как распределяется рабочее время, почему именно так и т.д. Может быть дело в рабочей среде, а может быть в вас. То есть нужно больше информации. Исходя из имеющейся информации могу предложить вам онлайн расписание. Тогда все будут видеть, чем вы планируете заниматься и каждый менеджер в рамках своего проекта может попросить заменить одну задачу на другую, понимая при этом, что сроки изменятся. Нюансов на самом деле очень много. Защитив своё рабочее время и договорившись, о том что вы реагируете на распоряжения и просьбы только в определённое время, после которого отключаетесь и начинаете работать, можно повысить качество результата и снизить количество ошибок. Можно заранее распределять своё время между проектами (менеджерами). 40-часовая неделя = 10+10+10+10. И напоследок, нужно постоянно улучшать свои навыки организации: своевременно отдыхать, бороться с отвлечениями, повышать концентрацию и т.д.