Не откладывайте борьбу с прокрастинацией на потом!

Новое время – новые термины: «снорафон», «паралич перфекциониста», «авторучечное беспокойство», «фейсбук-минута», «прокрастинация». Хотя последнее в этом ряду понятие — откладывание дел на завтра — не так уж и ново. В научный обиход оно попало в 1977 году, но именно сейчас связанная с ним проблема перешла в категорию модных.

Не очень благозвучное для русского уха слово «прокрастинация» происходит от двух латинских: crastinus — «завтрашний», и pro — «ради», «для». Неудивительно, что в нашем словаре не находится иностранному заимствованию подходящего соответствия. В России всегда надеялись на авось. Мы верили и до сих пор верим в то, что к моменту выполнения задачи произойдет что-то неожиданно замечательное и задачу решать не придется: контрольную перенесут, зачет поставят «автоматом», а неудобный сотрудник уволится сам.

А если посмотреть внимательнее? Если рассмотреть симптомы и следствие откладывания дел на потом? Может быть, тогда станет понятно, почему все чаще появляются книги, статьи и заметки в блогах о проблеме прокрастинации и способах борьбы с ней? Вот несколько симптомов этой болезни:

• Внутреннее напряжение. Это может выражаться в нервных срывах, плохом сне, ощущении отсутствия контроля, фрустрации и подавленном состоянии, нежелании находиться в определенном месте или окружении, в страхе критики, в страхе начала дела.
• Отсутствие целей и приоритетов. Это может выражаться в полупустом расписании или вообще отсутствии расписания, выполнении мелких неважных задач (проверка почты, ничего не решающие звонки), перескакивании с задачи на задачу.
• Проблемы с тайм-менеджментом. Это выражается в установке неточных сроков (скоро, к концу дня, осенью), опозданиях, в низкой эффективности, когда на задачи тратится времени больше, чем положено, или меньше, чем имеется в ожидании озарения.
• Чтобы успешно работать, требуется постоянное стимулирование. Это может быть внутренняя мотивация, уговаривание себя: ты должен, ты сможешь. Или внешняя: наказания, поощрения, поддержка, давление.

Если вы увидели среди симптомов что-то знакомое вам, то стоит как минимум задуматься. При этом признаки прокрастинации еще не проблема. Проблемы возникнут, если подобное поведение становится привычкой:

• Затягивание дел и срыв сроков. Менеджер, который выдает такой результат, становится в своей компании узким местом, и от него стремятся избавиться.
• Зависимость от сроков. Вами начинают управлять дедлайны. А это пропущенные детские утренники, семейные ужины, встречи с друзьями, заброшенные хобби и здоровье.
• Низкое качество работы. Выполнение задач в последний момент исключает время на отдых, а значит, растет усталость и снижается концентрация, что ведет к ошибкам. О творческом подходе в таких условиях говорить вообще не приходится. Творить под дулом пистолета могут единицы.
• И конечно же, стресс. Жить в постоянном нервном напряжении – это как ходить со штангой за спиной: и здоровью не помогает, и движения сковывает.

Поэтому предлагаю не откладывать борьбу с прокрастинацией на завтра.

Как можно бороться?

Если вдуматься, термин «прокрастинация» не точен. Мы не откладываем дела на завтра, мы откладываем дела на потом, на неизвестное время. То есть мы не хотим выполнять их сегодня. Когда угодно, но не сегодня. Поэтому предлагаю другое определение. Одно из двух:

• Прокрастинация – это нежелание выполнять определенную задачу сегодня.
• Прокрастинация – это неумение или нежелание начинать.

Какое вам больше нравится?

Цепь прокрастинации с учетом уточнения этого понятия выглядит следующим образом:

А, значит, чтобы остановить прокрастинацию, нужно разорвать цепь, понять, что в этой задаче является для нас преградой и устранить преграду.

Прокрастинация появляется, когда на пути возникает препятствие, которое мы не знаем, как обойти и сдаемся, вместо целенаправленных действий по устранению. Выбираем «беги» вместо «бей». Для лучшего понимания предлагаю представить ситуацию в виде картинки: в центре препятствие (скажем, забор), по одну сторону от него человек, а по другую награда за выполненную задачу:

Что мы можем сделать, чтобы получить желаемое?

• Изменить препятствие: разобрать забор, найти в нем лазейку.
• Изменить себя: получить новый навык или знание (например, научиться прыгать с шестом), изменить свое отношение к задаче (повысить уверенность в своих силах).
• Изменить ценность награды: если вознаграждение того стоит, вы перешагнете через забор, не задумываясь.
• Изменить способ получения награды: сделать подкоп, пойти в обход, устранить преграду чужими руками.
• Изменить окружение и время: перелезть через забор, когда нас никто не видит.

Что же останавливает нас? Что заставляет избегать трудностей, стоящих на пути к цели? Какие бывают преграды?

Типы преград, которые нас останавливают

1. Сложная или объемная задача: «слон». Когда мы сталкиваемся со сложной, объемной или непонятной задачей, первое желание, которое у нас возникает – отложить. При этом объем и сложность – понятия субъективные: кто-то не может организовать уборку, а кто-то бизнес.

Решение. Едим «слона» по частям. То есть, разбиваем большую задачу на части, составляем план действий и выполняем их поэтапно, шаг за шагом. Если шаги непонятны, значит, первым шагом будет поиск поясняющей информации или советчика, который поможет понять суть задачи и последовательность ее выполнения. Инструментов для этого масса. Вот один из самых простых:

• С помощью метода SMART, ДИСКО или любого другого описываем цель, желаемый результат и награду за достижение цели.
• Затем разбиваем цель на большое количество этапов (шагов) и описываем каждый шаг.
• Для каждого шага определяем ресурсы, продолжительность в часах, дату завершения, а также оцениваем, есть ли возможность делегировать задачи на данном этапе.
• Описываем желаемый результат этапа, награду по завершении этапа.
• Когда цель этапа будет достигнута, фиксируем это, сделав отметку о выполнении.

Это простейший способ планирования сложной или объемной задачи. Все необходимые действия можно представить в виде таблицы:

Если табличная форма вас не устраивает, то можно преобразовать ее в цепочку шагов и по-другому визуализировать каждый шаг.

2. Неприятная задача: «лягушка». Часто задачи идут вразрез с нашими принципами и ценностями или требуют сверхусилий. И в этом случае первая мысль – отложить, убежать. Пример: звонок недовольному клиенту.

Решение. Пытаемся понять, почему эта задача нам неприятна. Скажем, сказывается негативный опыт (хамство коллег, руководителя, клиентов) или физиология (морская болезнь). Дальше устраняем причину неприязненного отношения к задаче. Вот несколько способов это сделать:

• Снизить препятствие. Частое повторение неприятной задачи снижает чувствительность к ней, происходит десенсибилизация. Как известно, первый и пятый походы к зубному врачу за небольшой промежуток времени сопровождаются разными ощущениями.
• Повысить награду. Стоит увеличить вознаграждение за выполнение, хотя бы на первых порах. Например, связать выполнение задачи с более высокой целью: если я сейчас сделаю этот неприятный звонок, то в дальнейшем могу рассчитывать на повышение.
• Найти другой способ получить награду. Не все, от чего некомфортно вам, некомфортно другим. Можно делегировать неприятные задачи.

3. Скучная задача. Когда задача рутинная, мы ждем, когда что-то сделает ее более сложной или важной. Например, ужесточатся сроки выполнения или поступит особое указание от руководства.

Решение. Вам нужна сложная или важная задача? Сделайте ее такой сами:

• Измените способ выполнения: пишите левой рукой.
• Измените сроки, не дожидаясь, пока они изменятся сами: сдвиньте дедлайн и назначьте себе наказание за несоблюдение.
• Устройте соревнование: с коллегой, с самим собой.
• Соберите несколько скучных задач и выполните их разом.
• Делегируйте скучные задачи.

4. Страх. Причины могут быть разными: страх неудачи, критики, наказания, неопределенности, публичного выступления...

Решение. Обычно, когда нас охватывает страх, у нас нет времени на обдумывание причин: мы либо боремся с собой, либо бежим. В случае с прокрастинацией у нас есть время подумать об источнике нашей тревоги и способах, позволяющих их устранить. Решение просить или не просить повышения – это не решение бежать от питбуля или драться. В первом случаем мы можем все спланировать так, что нам и просить не потребуется — сами предложат. То есть выбрать другой способ получения желаемого.

Если страх мешает выполнению наших обязанностей, то это не проблема, а задача. И решение задачи может быть только одно: понять страх и преодолеть.

5. Отсутствие целей. Если нет целей, то нет смысла вообще что-то делать, а тем более лезть через забор. Приятнее стоять на месте и довольствоваться тем, что есть, а еще лучше лежать.

Решение. Осознать свои цели и связать выполняемую задачу с ними.

6. Чужая задача, бессмысленная задача, отсутствие мотивации. Мы не можем начать действовать, если не понимаем, зачем это нам. Если игра не стоит свеч, зачем напрягаться?

Решение. Это препятствие возникает, когда задачи поставлены извне. За долгие годы эволюции наш организм научился экономить энергию и заставить его выполнять бессмысленные задачи совсем непросто. Значит, их нужно наделить смыслом:

• Узнайте цель задачи и свяжите их с целями более высокого уровня, например, с целями организации.
• Если это невозможно, попробуйте связать задачу со своими целями. Подумайте, чему вы научитесь, какое преимущество перед коллегами получите, если выполните задачу.
• Если и это невозможно, то можно повысить важность задачи, как в случае со скучной задачей.

7. Недостаточно ресурсов. Частный случай сложной задачи, возможно, дополненный отсутствием мотивации. Образно говоря, когда нет лестницы — это проблема. И некоторых такая проблема может остановить.

Решение. В данном случае к плану добавляется один или несколько пунктов: поиск ресурсов, поиск иного способа получения награды.

8. Отсутствие энергии. Иногда у нас просто нет сил или желания выполнить задачу. Мы сознательно или подсознательно понимаем, что в данный момент она нам не по плечу.

Решение. Перенесите задачу на другое время, когда вы будете полны энергией: утренний или вечерний пик активности, время после отдыха (понедельник, первые дни после отпуска). Главное – откладывать задачу осознанно – понимая, почему вы ее переносите на какой-то конкретный день (конкретное время дня). Если выбран понедельник, то не просто потому, что это начало новой недели, а потому, что после воскресного отдыха вы будете полны сил. Если понедельник у вас самый загруженный день — переносите трудную задачу на вторник, или среду.

Другой вариант – повысить уровень энергии: отдохнуть, сходить в спортзал, сменить сферу деятельности с интеллектуальной на физическую или наоборот.

Цикл борьбы с прокрастинацией

Врага нужно знать в лицо. Поэтому, чтобы побороть прокрастинацию, следует сначала понять, присутствует ли она в вашей жизни. Если ответ утвердительный, стоит осознать, чем это грозит и начать действовать. Для начала проанализируйте, какие задачи откладываются чаще всего: сложные, скучные, неприятные, пугающие? Затем выберите одну из стратегий действий и действуйте, не откладывая на завтра.

Цикл борьбы с прокрастинацией можно изобразить так: поймать себя на желании отложить задачу – классифицировать причину (препятствие) – побороть причину – выполнить задачу:

Как видите, это не сложно, не страшно, не скучно и не требует большого количества ресурсов, поэтому не должно вызывать желания отложить на потом.

Прокрастинация – красивое слово, которое прикрывает не очень красивые действия, а точнее бездействие. Может быть стоит сделать ремонт, вместо того чтобы перекрашивать фасад?