Как ставить задачи сотрудникам, чтобы спокойно уйти в отпуск: 6 советов

Время перед отпуском — самое стрессовое для руководителя. Надо успеть распределить задачи, назначить ответственных и придумать, как быть, если во время отпуска прилетит «важное», «горящее» или «надо было еще вчера».

Согласно исследованию SuperJob, три четверти россиян работают во время отпуска. Принципиально не участвуют в жизни компании в это время лишь 4% граждан. Причем чем выше зарплата сотрудника, тем больше его вовлеченность в дела во время отдыха. Как правило, это менеджеры среднего звена, руководители команд и топ-менеджеры. 

Ситуацию может спасти делегирование части задач подчиненным. И чтобы команда справилась в ваше отсутствие, нужно соблюдать нехитрые правила постановки задач.

Вот чек-лист из шести пунктов, которые помогут спокойно уйти в отпуск и действительно там отдохнуть.

1. Наведите порядок в таск-менеджере

Если ваша команда пользуется платформами для управления проектами, такими как «Битрикс24», Asana, Trello и т. д., перед отпуском просмотрите все текущие карточки проектов и сделайте апдейт информации, где необходимо, добавьте недостающие контакты и оставьте комментарии для коллег. Не забудьте добавить документ или ссылку на нужную информацию, проверьте, у всех ли есть доступ к ним.

2. Составьте список задач с приоритетами

Список поможет вам понять, какие задачи реально отложить, а что лучше решить до отдыха. Используйте принцип матрицы Эйзенхауэра:

1. Все «важное и срочное» закрываем до отпуска.
2. «Важное и несрочное» откладываем на даты после отпуска, предварительно предупредив об этом коллег и клиентов, которые вовлечены в проект.
3. «Срочное, но не важное» делегируем коллегам.
4. «Несрочное и неважное» также полезно отсортировать, чтобы понять, от каких задач можно отказаться вовсе. 

3. Делегируйте правильно

Чтобы ваш отдых не прерывался тревожными сообщениями от коллег, возьмите ранее составленный список дел и подумайте, кому из сотрудников вы можете перепоручить задачи из категории «срочное, но не важное». Распределите задачи так, чтобы они соответствовали опыту и компетенциям сотрудников. Возможно, новая задача поможет кому-то из вашей команды получить необходимый опыт для профессионального роста.  

4. Пишите инструкции

Бывает так, что опытный сотрудник, который мог бы временно взять часть ваших обязанностей, перегружен текущими проектами. Если вариантов больше нет, кроме как передать задачу менее компетентному сотруднику, составьте подробную инструкцию. Обязательно обсудите ее с коллегой — то, что ясно вам, может быть непонятно другим. Во время разговора дополните инструкцию пояснениями там, где у вашего коллеги возникли вопросы.

5. Договаривайтесь о сроках и результатах

Правильная постановка задач включает в себя пункт «Описание результатов». Например, если на время вашего отпуска вы передоверяете важный проект коллегам, то заранее обсудите с ними, к какому сроку, какой результат вы ожидаете. Конкретизируйте запрос: в чем будет выражаться результат и каковы критерии его успешности. 

6. Управляйте возможными рисками

Мысль о возможных сложностях на работе не дает полноценно отдохнуть в отпуске.

Есть творческий прием, который поможет снизить тревожность, — накидайте несколько сценариев рабочего «апокалипсиса», кажущиеся вам реалистичными. Соберите команду, проведите мозговой штурм — подумайте, как вы будете действовать.

Даже если в процессе сценарий будет напоминать далекий от реальности блокбастер — это позволит определить принципы и алгоритмы действий, на которые ваша команда может опереться в сложных ситуациях. И как бонус — это поможет вам снизить уровень тревожности. Ведь за вами надежная и максимально вовлеченная команда. 

Способность руководителя правильно ставить задачи сотрудникам может не только «спасти» отпуск, но и в несколько раз повысит продуктивность команды. Постановка задач и контроль их исполнения, как и любой другой навык, оттачивается в процессе практики. Чтобы научиться правильно ставить задачи сотрудникам, не обязательно иметь многолетний опыт в руководящей должности и длинный путь из проб и ошибок.

Тренажер для руководителей по постановке задач сотрудникам от «Смарт Лайн» поможет не только понять и освоить эффективные техники постановки задач, но и отточить навык в безопасной среде. Тренажер представляет собой полноценное интерактивное игровое пространство. Руководитель сам выбирает стратегию прохождения. Количество прохождений не ограничено.

Тренажер научит:

• грамотно распределять задачи в зависимости от уровня компетенций и мотивации сотрудников;
• формулировать задачи сотруднику так, чтобы они выполнялись в полном объеме, в срок и достигали поставленных целей;
• работать с возражениями сотрудника, если у него есть сопротивление к задаче;
• определить эффективную периодичность контроля выполнения задач для каждого типа сотрудника.

Помимо этого, вы сможете выстраивать доверительный диалог с сотрудником по результатам выполненной задачи, предоставить ему обратную связь в зависимости от цели диалога и мотивировать его на качественную работу.

Поделитесь в комментариях своим опытом: как часто вам приходится решать рабочие задачи во время отдыха? Что вы делаете, чтобы свести к минимуму рабочие вопросы во время отпуска?

Попробовать демо-версию тренажера по постановке задач сотрудникам можно на сайте «Смарт Лайн»

Партнерский материал