Как выстроить систему мотивации отдела логистики: примеры KPI

Грамотно выстроенная система мотивации любого подразделения компании позволяет получить скрытую прибыль в долгосрочной перспективе. Поэтому задача наладить эффективную работу логистического отдела, как одного из ключевых зарабатывающих отделов, актуальна.

Количество + качество

Оценка эффективности складывается из результатов работы и личного вклада каждого специалиста в работу отдела и обязательно включает:

1. Количественную оценку выполняемых работ (количество заказов, время их обработки, количество правильно и своевременно исполненных заказов и др.).
2. Качественные показатели и характеристики (навыки, компетенции, самостоятельность в принятии решений, разнообразие решаемых специалистом задач, способность выполнять разноплановые задачи, взаимозаменяемость специалистов и др.).

Контроль + поощрение

Система мотивации любого подразделения, помимо оценки эффективности сотрудников, включает:

• контроль выполнения/решения задач;
• систему материального и нематериального поощрения.

Нужно также понимать, что для сотрудника важно иметь возможность проявить себя. Поэтому желательно предоставить ему определенную автономию, некоторое разнообразие решаемых задач, возможность адекватной обратной связи, взаимодействие с коллегами, и распределить зоны и сферы ответственности между сотрудниками в отделе для здоровой атмосферы в коллективе. Также допустимо предлагать ротацию с целью смены участков, более полного освоения всего комплекса решаемых задач или предоставить горизонтальный карьерный рост при невозможности предложить вертикальный на данном этапе.

Принципы разработки KPI

Разработка системы KPI должна основываться на принципах:

• простоты расчетов количественных показателей;
• прозрачности;
• объективности;
• гласности (публичности).

Сами показатели должны быть:

• измеряемы;
• понятны;
• адекватны;
• достижимы.

Отдельно стоит отметить важность соблюдения баланса поощрения и наказания.

Не «потому, что», а «для того, чтобы»

Помимо выстраивания системы мотивации, разработки и внедрения показателей эффективности, основной задачей является мотивировать сотрудника работать «для того, чтобы…», а не «потому, что…». Таким образом реализуется нацеливание сотрудника работать на перспективу, на достижение результата и проявление инициативы, а не на действия от обратного, по принципу итальянской забастовки. Ключевой момент здесь — поставленные задачи должны быть реальны и выполнимы!

Иерархия мотивации

Безусловно, как и в любой системе, в компании должны строго соблюдаться принципы иерархии. Поэтому выделяют следующие уровни очередности/значимости:

1. Топ-менеджеры (совет директоров, наемный директор, заместители).
2. Менеджеры зарабатывающих и обеспечивающих подразделений.
3. Сотрудники зарабатывающих и обеспечивающих подразделений.
4. Менеджеры остальных подразделений.
5. Сотрудники остальных подразделений.

Пример системы мотивации:

Система премирования

1. Премия устанавливается в процентном значении от размера оклада и выплачивается по результатам деятельности:

• выполнение задач;
• достижение целевых показателей.

В данном случае оклад составляет 50-70% от месячного дохода сотрудника, остальное составляет премия (в размере 100-120% оклада, в зависимости от уровня иерархии сотрудника в системе организации).

* Годовая премия (т. н. 13 зарплата может составлять до 20% от уровня годового дохода сотрудников отделов, 30% от уровня годового дохода менеджеров отделов, 50% от годового уровня дохода топ-менеджеров).

2. Премия рассчитывается по ключевым показателям эффективности (KPI).

При этом важно учитывать следующие моменты:

• система KPI эффективна при применении не более пяти показателей единовременно;
• показатели можно и рекомендуется менять со временем, а также для выявления наиболее эффективных, исходя из специфики компании, оперативных и стратегических целей;
• только экономические показатели неэффективны.

Каждому показателю присваивается вес, суммарно = 1. Бонус (определенная установленная максимальная сумма) по KPI = 100%.

Пример работы по системе KPI:

Таким образом, в результате применения KPI каждый сотрудник знает, как он может достичь максимальный результат и будет замотивирован на выполнение поставленных задач.

В то же время необходимо соблюсти баланс вариантами нематериальной мотивации, чтобы не допустить эмоционального выгорания сотрудника.

Примеры KPI для отдела закупок и логистики

Рассмотрим наиболее применимые KPI, которые могут применяться в системе мотивации сотрудников отдела закупок и логистики:

1. Достижение заданного уровня цен.
2. Увеличение оборачиваемости, сокращение неликвида и увеличение доли ликвидных товаров.
3. Качество (скорость, полнота) обработки запросов (заявок).
4. Количество обработанных заявок, оформленных заказов.
5. Своевременность оплаты поставщикам.
6. Своевременность размещения заказов.
7. Сокращение времени поставки заказов.
8. Аналитика цен (по сравнению с конкурентами).
9. Соблюдение регламентов и политики компании.
10. Урегулирование вопросов с поставщиками (в т. ч. по рекламациям и браку).
11. Проработка альтернативных поставщиков.
12. Проработка резервов по снижению издержек в закупочном процессе.
13. Компетенции (аналитика, управление закупками, управление запасами, ведение переговоров, высокая скорость обработки заказов и ввода данных).
14. Своевременность и правильность внесения данных в ПО.
15. Работа с документацией (правильно и своевременно оформленные документы) и др.

Конечно для каждой компании и должности следует выбирать свои KPI, поскольку всегда есть специфика деятельности, сложившиеся особенности ведения бизнес-процессов, корпоративная культура и этика. Поэтому к выбору системы мотивации, определению KPI и других показателей оценки эффективности деятельности сотрудников нужно подходить с определенной долей критического анализа.

Также важно понимать, что определенные KPI выбирают на среднесрочную перспективу для решения оперативных и тактических задач, актуальных для данного этапа организации логистических процессов, и впоследствии они могут и будут меняться по мере необходимости.

Читайте также: