Зачем малому бизнесу система внутренних коммуникаций?

Общение сотрудников между собой, обмен идеями и мнениями оказывают мотивирующее воздействие на сотрудников и позволяют им чувствовать свою сопричастность. При создании внутреннего осознанного уровня корпоративной культуры, сотрудники самостоятельно начинают распространять свою субъективную положительную оценку компании. Но в некоторых компаниях имеется ряд типовых проблем, которые могут ошибочно восприниматься как отсутствие внутрикорпоративных коммуникаций. В подавляющем большинстве такими являются малочисленные коллективы.

Причины отсутствия внутренних коммуникаций

Во-первых, руководители не всегда понимают ценность внутрикорпоративных коммуникаций. Особенно это относится к руководителям старшего возраста (55+). Они не мобильны, и не успели своевременно подстроиться под существующие современные технологии.

Во-вторых, в небольших компаниях часто недооценивают значимость системы внутрикорпоративных коммуникаций во многом из-за отсутствия соответствующих специалистов. В основном работой с внутренней аудиторией занимается отдел кадров. В маленьких организациях внутренние коммуникации иногда являются инициативой отдела маркетинга или секретариата, но чаще вообще отсутствуют.

Не все руководители готовы поощрять сотрудников за организацию внутрикорпоративных коммуникаций. В небольшом коллективе у неспециализированных сотрудников не хватает времени на дополнительную работу по сплочению коллектива. Руководители ошибаются, забывая о главных задачах внутрикорпоративных коммуникаций, которые необходимы для эффективной работы компании: создание доверительных отношений между сотрудниками разных уровней, появление лояльности к компании, понимание своих обязанностей и миссии организации.

В-третьих, многие российские руководители не доверяют своим сотрудникам. Они не хотят предоставлять более расширенную информацию о деятельности и результатах работы компании, из-за чего сотрудники не воспринимают себя как часть организации. Если сотрудники будут осведомлены о целях компании, миссии, успехах и планах, они смогут участвовать в жизни компании, внося предложения по ее дальнейшему развитию.

Решения для малого бизнеса

Для выстраивания системы внутрикорпоративных коммуникаций возможно использование различных инструментов, которые подразделяются на следующие группы: информационные, аналитические, коммуникативные и организационные. Каждый из инструментов имеет свои особенности использования в малом бизнесе.

Информационные инструменты

В качестве информационных инструментов выступают: корпоративная почта, буклеты, газеты и журналы, корпоративный сайт, стенды, листовки и доски объявлений. Их использование крайне важно для компании, потому что помимо повышения осведомленности о деятельности компании создается эффект сообщества в силу того, что сотрудникам удобнее общаться посредством внутренних чатов, узнавать информацию о жизни компании и своих коллег на внутренних ресурсах.

Одним из эффективных инструментов из выше указанной группы является корпоративный сайт. Наличие сайта свидетельствует о некой серьезности компании, будь то сайт-визитка, портал или социальная сеть. Данный инструмент показывает сотрудникам, что компания заботиться об упрощении их работы. На данный момент существуют различные платформы, которые можно использовать для разработки сайта абсолютно бесплатно. 

Корпоративные буклеты, газеты, журналы и листовки требуют регулярных затрат: печать, верстка, контент, поэтому данные печатные издания редко используются малым бизнесом – из-за отсутствия необходимых материальных средств на внутренний PR.

Бюджетным и требующим малых временных затрат являются стенды и доски объявлений. Особенно актуально их применение для малых по численности коллективов. Молодые коллективы самостоятельно создают стенды и доски объявлений с помощью подручных материалов, что позволяет объединить сотрудников общим творческим делом. При этом не теряется основная цель данных инструментов – информирование.

Пример из практики. Работая маркетологом в компании по дерево- и металлообработке, я также занималась и внутренними коммуникациями. По причине нахождения сотрудников в различных местах работы (производство, офис, фриланс), в компании был создан корпоративный сайт. Данный инструмент облегчил задачу информирования сотрудников с помощью новостной ленты, а чат на сайте использовался сотрудниками чаще, чем мобильные мессенджеры.

В качестве нововведения была выдвинута идея о поздравлении сотрудников компании на корпоративном портале с личной фотографией, теплыми словами от руководства и коллег. При подготовке поздравлений сотрудники проявляли инициативу и интерес, стремились помочь подготовить текст для коллег, рассказывали об их семьях, хобби, событиях в жизни, чтобы пожелания были более личными.  Именинники, коллектив и руководство компании активно комментировали и лайкали публикации поздравлений на корпоративном портале. Данный инструмент не потребовал дополнительных материальных затрат, при этом положительно повлиял на сплочение коллектива.

Аналитические инструменты

Для детального изучения мнения сотрудников, рабочего настроя и обстановки в коллективе применяют аналитические инструменты: анкетирование, регулярные отчеты о своей деятельности и ящик обратной связи. Сотрудникам важно иметь возможность посоветоваться или пожаловаться, и желательно делать это анонимно. Это можно сделать через корпоративный сайт или ящик жалоб и предложений, письма от которого напрямую доставляют руководству компании. Таким образом, можно проанализировать общее настроение коллектива. Необязательно заставлять сотрудников проходить исследования по изучению отношения к компании, потому что это может привести к недостоверным результатам. Для того, чтобы создать доверительное отношение к инструменту, ответственное лицо может делать регулярную рассылку-напоминание от лица руководителя.

Коммуникативные инструменты

В качестве официальных коммуникационных инструментов можно использовать праздники, профсоревнования, тренинги и обучение персонала. Данная группа инструментов позволяет мотивировать сотрудников посредством формирования внутрикорпоративной культуры, что впоследствии вдохновляет их на достижение целей компании.

Праздники направленны на проведение мероприятий внерабочее время для сплочения коллектива. Это могут быть спортивные соревнования, памятные события компании или празднование государственных праздников. Профсоревнования, тренинги и обучение позволяют обогатить сотрудников новыми знаниями и современными методами работы.

По данным HeadHunter (hh.ru), на вопрос «Чем для вас является корпоративное мероприятие?» 26,1% опрошенных ответили «Возможность просто пообщаться с коллегами в неформальной обстановке», а 25,8% — «Возможность лучше узнать коллектив, наладить дружеские и деловые контакты». Эти цифры подтверждают то, что большинство офисных работников используют корпоративные мероприятия для общения и налаживания тесных контактов с коллегами. Топ-менеджеры компаний активно используют корпоративы в качестве возможности для прямого и неформального общения с коллективом, тогда как предприниматели чаще налаживают на них дружеские контакты с коллективом и деловые связи с приглашенными гостями-партнерами. 

Не каждая компания согласится на расходы, связанные с организацией обучения, но все используют праздники, отличается только формат. Если компании-гиганты отмечают праздники с приглашением звезд, арендуют самые лучшие рестораны города и заказывают фейерверки, то у компаний малого бизнеса праздники чаще всего проходят в офисе или небольших кафе. При этом подобный формат даже больше сближает сотрудников из-за «домашней» обстановки и необходимости общаться с коллегами.

Помимо значимых мероприятий, таких как Новый год, возможно самостоятельно создавать праздник, связанный с организацией: День рождения компании, отмечать персональные достижения – Год работы в компании, Лучший проект года, или поздравлять с личными событиями – День рождения сотрудника, рождение детей и т. д. Это внимание со стороны коллектива воспринимается крайне положительно и влияет на приобретение лояльности сотрудника к компании.

Пример из практики. Работая в компании, которая занимается арендой тентовых конструкций, два года назад впервые был организован корпоратив по случаю празднования Нового года. После данного мероприятия все сотрудники наконец узнали о жизни вне работы друг друга благодаря игровым механикам во время празднования, обменялись личными телефонами и даже обсудили рабочие моменты. Празднование Нового года было внедрено как коммуникативный инструмент на регулярной основе. В последующем, благодаря смене обстановки внутри коллектива, процент продаж вырос на 6,5% за полгода. Сотрудники стали помогать друг другу, делиться клиентами и советами, стали самостоятельно организовывать дополнительные совещания и мозговые штурмы.

Организационные инструменты

Собрания, встречи с руководством, совещания, награждения, мозговые штурмы и Дни открытых дверей относятся к организационной группе инструментов. В основном данная группа связанна с традициями компании. Всегда есть задачи, над которыми эффективнее работать в команде, вместе обсуждать проблемы и совместными силами искать решения, способствующие развитию бизнеса. Такие встречи могут создать мотивацию, особенно если спикер — харизматичная личность. Перечисленные выше инструменты применимы в любом типе организации, потому что несут минимум затрат и максимум пользы при правильной организации.

Итоги

Главным акцентом для организации внутренних коммуникаций в малом бизнесе является живое общение. Минимальным набором инструментов актуальным для коллектива до 30 человек является использование корпоративного сайта, доски объявлений, корпоративных мероприятий и собраний. Применение хотя бы одного инструмента повышает эффективность работы малого бизнеса, за счет создания более комфортной обстановки внутри коллектива и общих целей, которые связывают компанию и сотрудников.

Читайте также: