Как найти авторов для внутреннего СМИ компании

Задачи внутренних коммуникаций – выстроить эффективное взаимодействие между сотрудниками, сделать понятными и близкими миссию и стратегию компании для каждого, и помочь бизнесу в достижении целей. Цели почти всегда одни – быть эффективными. А инструменты могут быть разные.

Что использовать?

Из прикладных инструментов можно использовать все: от повседневных мессенджеров до крупных апдейтов всей компании с участием 1000+ сотрудников. Все зависит от того, как принято общаться у вас в компании и насколько масштабным должно быть решение. Рассылки, внутренние порталы и сайты, опросники и встречи, мероприятия и соцсети, мессенджеры и рабочие планировщики – на любой вкус и цвет можно найти себе инструмент.

Какой бы инструмент вы ни выбрали, нужно понимать, кто будет работать с контентом.

Кто может быть автором?

1. Руководитель

Плюсы: если компания небольшая, в целом все и так в курсе, что происходит, коммуникации редкие и понятные, а руководитель выступает единой точкой контакта, это работает. У такого руководителя все под контролем.

Минусы: скорее всего, времени на коммуникации просто не будет. Бизнес есть бизнес.

2. HR

Плюсы: решение кажется логичным, HR по роду своей профессии общается с сотрудниками и руководителями, в курсе важных орг. изменений. И действительно, часто коммуницировать с сотрудниками – это задача HR.

К тому же внутренние каналы коммуникации можно использовать для поддержки HR-процессов. HR’ы могут анонсировать открытые вакансии (и быстрее их закрывать), освещать карьерные возможности для действующих сотрудников (и их удержание).

Минусы: если в компании один или два HR’а на все задачи, у него всегда есть более приоритетное дело – найм. Рекрутинг выйдет на первое место, а все коммуникации отойдут на второй план. Риск также в том, что виденье HR’а может расходиться с коллегами.

3. Секретарь

Плюсы: секретарь наиболее тесно общается с руководителем, понимает то, что тот хочет донести, всегда в курсе последних событий. Незаменимый человек в рамках документооборота и офисной жизни. Опять же плюс – широкий круг общения.

Минусы: риск, что коммуникация будет с перекосом в одну сторону – от руководителя к сотрудникам. А для того, чтобы коммуникации учитывали особенности подразделения, на которое направлены, или конкретного изменения, секретарь должен погрузиться в эту специфику. Не самый оптимальный вариант.

4. Специалист по внутренним коммуникациям/PR-менеджер

Плюсы: как минимум этот человек выделен на эту роль, а значит у него есть время. Он может с нуля выстроить систему коммуникаций, скорректировать существующую, выдерживать единую тональность коммуникаций. Его преимущества – знание инструментов, правил общения, высокий темп работы, специальное образование. Не надо тратить время на обучение.

Минусы: незнание глубокой специфики каждого департамента потребует выяснять детали у владельцев информации. Найм отдельного специалиста – это лишняя ставка и с этим расходы. Можно, конечно, обратиться к подрядчикам, но знаний о компании это не добавит.

5. «Пресс-секретари» из департаментов

Плюсы: точно знают всю специфику своих департаментов. Могут дать интересный контент: кейсы, проблемы, планы, стратегия. Привычный для коллег язык общения.

Минусы: коммуникации могут быть нестабильными, так как решение рабочих задач в приоритете. Не все умеют излагать свои мысли.

Рекомендации

Выбирая, кто в вашей компании может быть автором коммуникаций, мы по своему опыту советуем иметь сразу несколько: пресс-секретарей из департаментов, редактора, HR, заручиться поддержкой руководителя.

Почему это важно?

1. Если вы планируете рассказывать (в новостной ленте, в рассылках, на встречах) о каждом департаменте, пусть в вашей команде будут сотрудники из этих подразделений. Они лучше смогут рассказать о своей работе, чувствуют настроения людей вокруг и учитывают точку зрения коллег. Кроме того, сократится время на выяснение деталей.
2. Если с помощью внутренних коммуникаций вы хотите поддерживать HR-процессы – нужен автор из HR. Он поможет решить многие задачи бизнеса – от найма до мотивации.
3. Важно заручиться поддержкой руководителей, которые готовы оперативно отвечать на ваши запросы (или по крайней мере понимают, как важно выделить людей из первого пункта). Никто не ждет от менеджеров на 100% готового контента и написанных статей – важно уже понимание, что основные события/изменения нужно освещать во внутренних коммуникациях. Так руководители получают уникальную возможность быть открытыми, транслировать стратегию и даже повысить свой авторитет в глазах сотрудников.
4. Отдельная роль специалиста по внутренним коммуникациям или редактора поможет решить главную задачу внутрикома – помочь бизнесу быть эффективным. Как минимум, он должен понимать (и выяснить у заказчика коммуникации), какова ее цель, а затем помочь ее выполнить (вести в правильном направлении коммуникации всех участников группы). Иногда для этого приходится переубеждать автора, защищая перед ним позицию читателя. Редакторы – это не только главреды, которые решают, о чем издание должно говорить с учетом мнения акционеров, но и литературные критики, которые приводят текст в нужный вид. Это центральный узел команды, объединяющий остальные, который точно знает, как сделать коммуникацию эффективной.
5. Если ваши инструменты выходят за рамки мессенджеров и ежеквартальных встреч, вам необходимо подключать технических специалистов – тех, кто будет поддерживать сайты, настраивать группы рассылки и права доступа, решать технические проблемы.

Как мотивировать авторов-волонтеров?

Если с выделенными ролями и обязанностями все понятно, то при «вербовке» волонтеров-авторов можно подсвечивать следующие плюсы.

• Новые профессиональные навыки

Обучить сотрудника писать, соблюдать логику, быть внимательным к потребностям читателя, убирать лишнее и нарабатывать навык – то, что может пригодиться коллегам как в своей текущей работе, так и в случае, если он захочет сменить вектор деятельности.

Мы проводим обучение для каждого пресс-секретаря, делая акцент не только на инструментах внутренних коммуникаций, но и на качестве текстов. Разработали несколько тренингов о самых частых ошибках, структуре новостей.

• Новая роль

Если помимо рутинных задач дать сотруднику возможность заниматься чем-то иным, это может сохранить его вовлеченность. Главное для руководителя – выделить время сотрудника на эти задачи, не заставляя все делать в свой единственный выходной.

• Доверие руководителя

Если руководитель доверяет пресс-секретарю свои мысли, последний видит в этом не только важность своей работы, но и проявление доверия. То, как человек изложит мысль, может стать решающим при ее подаче. Понимая потребности своего руководителя, можно стать для него незаменимым и получить роль эксперта в вопросах коммуникации.

Заключение

Мы в компании ежегодно оцениваем эффективность внутренних коммуникаций в рамках опроса вовлеченности сотрудников. Последний такой опрос (июнь 2020) еще раз доказал, что сотрудники ценят эту работу. Даже в период пандемии, экстренного перехода на удаленную работу (90% сотрудников за 2 недели) и постоянной неопределенности нам удалось оставаться эффективными – в том числе благодаря коммуникациям и слаженной работе всей команды (редакторов, пресс-секретарей, HR, руководителей). В цифрах: 93,6% участников опроса ответили, что коммуникации своевременны, 94% – коммуникации информативны.

Своевременная и быстрая коммуникация, поддержка всех процессов, оперативное решение любых вопросов необходимы коллегам как в кризисные, так и спокойные времена.

Выстраивая коммуникации, главное помнить, ради чего вы это делаете, какую проблему хотите решить. И в зависимости от ответа выбирать инструменты, нужных авторов и способы взаимодействия с ними. Вариантов, как видите, множество.

Читайте также: