Представьте себе, что вам нужно организовать работу группы — провести мозговой штурм, разработать стратегию, решить проблему, разрешить кризисную ситуацию, разработать проект, принять важное решение или просто поработать вместе. И эта почетная обязанность досталась вам. Какой инструмент выбрать?
В контексте работы с группой вам могут предложить различные методики — фасилитацию, модерацию, групповой коучинг, аджайл (agile) со SCRUM- мастерами…
- Фасилитация (от англ. Facilitation — облегчение, помощь, упрощение, содействие) означает создание условий для продуктивной групповой работы.
- Модерация, скорее, про управление и больше подходит для рабочего совещания, заседания в формате круглого стола или конференции. Модератор следит за выполнением повестки дня и регламентом, а фасилитатор помогает группе получить заявленный результат.
- При групповом коучинге коуч погружается в контекст и несет ответственность не только за процесс, но и за результат вместе с группой, а работа по методике SCRUM больше подходит для разработки продуктов или услуг.
Но главное, что объединяет все эти методики — недирективная, вовлекающая коммуникация.
В качестве универсального инструмента повышения эффективности групповой работы я бы предложила все-таки фасилитацию, потому что она подходит для большинства задач.
Часто спрашивают, что лучше — использовать своего фасилитатора или же привлечь кого-то со стороны? Лично я считаю, что эффективнее приглашать постороннего человека, потому что он:
- не боится вашего начальника;
- не будет отвлекаться на контекст — расстановку сил и «кто против кого дружит»;
- не будет гнуть «генеральную линию партии».
Если организация решила обойтись без посторонних и «воспитать Бабу Ягу в своем коллективе», то эти подсказки могут оказаться полезными.
1. Помните о разделении зон ответственности
Фасилитатор отвечает за процесс, а группа — за результат.
Именно при таком разделении труда функция фасилитатора становится особенно выпуклой: нужно обеспечить гладкую и продуктивную работу. Договоритесь «на берегу», что результат принадлежит группе, а не отдельному человеку, потому что это совместная (я бы даже сказала — командная) работа.
Функции фасилитатора — не только следить за временем и раздавать задания, но также выводить группу из тупика, управлять конструктивными конфликтами (это ситуации, когда люди ищут оптимальное решение задачи, а не выясняют отношения), обеспечить комфортную творческую атмосферу. Неконструктивные конфликты придется упорядочивать тоже вам.
2. Максимально используйте потенциал группы
Потому что это дает синергетический эффект. Следовательно, постарайтесь вовлечь каждого человека в работу, обеспечьте, чтобы каждый был услышан, и чтобы ни одна идея не пропала. Без вовлечения каждого члена группы не будет общей ответственности за результат.
Если есть возможность влиять на состав, то хорошо бы пригласить экспертов из разных отделов (или из разных отраслей или бизнесов), чтобы были различные точки зрения и, следовательно, больше вариантов решения. И обязательно пригласите людей, которые будут впоследствии вовлечены в реализацию проекта или которых коснется принятое решение, потому что им как раз не все равно. Стоит включить и начальников, потому что они распоряжаются ресурсами, а ведь какой бы гениальной ни была идея, не подкрепленная деньгами, людьми, технологиями, информацией, административным и другими ресурсами, она останется просто идеей.
3. Используйте заготовки
Очевидно, что все пойдет не так, как запланировано, но заготовки помогают экономить время, когда нужно переобуться на ходу, также на них хорошо опираться, если не знаешь, что делать. У каждого фасилитатора собственный профессиональный «чемоданчик», но программа минимум может быть такой:
1. Сценарий
Напишите себе примерный сценарий работы. Укажите временные рамки для каждой задачи. Распечатайте и положите на видное место. Даже если все пойдет не так, в первые 10 минут он будет придавать уверенности в себе.
2. Правила
Обычно правила работы составляет и принимает группа, но пусть у вас будет шпаргалка, чтобы быть уверенным, что вы ничего важного не упустили. Вам же потом придется следить за соблюдением этих правил.
3. Раздаточные материалы
Подготовьте и распечатайте основные данные, которые понадобятся в работе: статистику, результаты исследований, информацию об отрасли, презентацию, которую делали на прошлом совещании у руководства… Эти материалы нужно заранее обсудить с заказчиком мероприятия и лицами, принимающими решения (ЛПР). Будьте аккуратны — в материалах не должно быть информации, не предназначенной для посторонних.
4. Материалы для управления групповой динамикой
- Наклейки, клейкие листочки и другие канцелярские принадлежности для голосования или иного способа принятия решений, о котором вы договоритесь.
- Материалы для выражения эмоций. Это могут быть просто распечатанные «смайлики» или портреты миньонов. Работа в группе — процесс непростой, так что дайте людям выразить, что они чувствуют, а вам это поможет в диагностике эмоционального состояния группы.
- Нарисуйте таблицы и схемы, напишите заранее на флип-чарте основные тезисы и данные, подготовьте схему-скелет ментальной карты, карты ресурсов и других материалов наглядной агитации, чтобы быть готовым к групповому обсуждению (и сэкономить время).
- Заранее распечатайте тесты (если нужно).
- Материалы для «ролевых игр» (если нужно).
- Материалы для разминки и ритуалов (если нужно).
- И другие материалы, которые вам могут понадобиться в работе. Не хочу вас пугать, но может случиться так, что очное обсуждение зайдет в тупик. Тогда можно применить метод «анонимной обратной связи» — выделите для этого компьютер, один адрес электронной почты и попросите каждого участника написать, в чем состоит основное препятствие здесь и сейчас. Что мешает работе группы? Можно даже не разбирать, что именно мешает, потому что такая рефлексия помогает группе выйти на конструктив (в теории).
- Материалы для снятия эмоционального напряжения. Групповая работа отнимает много сил, потому что приходится работать в высоком темпе, с высоким уровнем концентрации и в условиях недостатка времени, поэтому имейте при себе упражнения на расслабление. Можно просто попросить людей попрыгать и потрясти кистями рук под музыку. Из гаджетов вполне подойдет смартфон.
- Творческие задания (визуализировать задачу с помощью скрепок или нарисовать путь клиента внутри воронки продаж и «точки касания»). Кстати, творческие задания хорошо давать, когда видите, что работа застопорилась.
4. Держите свою экспертность при себе
В данный момент вы должны быть вне группы, вне контекста, не давать советы и не подсказывать решения. Кроме того, это очень раздражает, когда кто-то выдает комментарии с позиции знатока.
И вообще — это не ваше шоу, так что расслабьтесь и получите удовольствие от процесса.
5. Воздержитесь от оценочных суждений
Хвалить или журить — не ваша роль, но обязательно давайте поддержку группе: отмечайте слаженную работу, свежие идеи, включенность, быстроту реакции, позитивный настрой и все положительные моменты. Мотивировать — да, это одна из задач фасилитатора.
6. Следите за своим эмоциональным состоянием
Начинать работу нужно только в состоянии баланса, иначе ваша нервозность передастся группе.
Если фасилитатор расслаблен, спокоен, доброжелателен, а в идеале — находится в «нулевой точке» — есть вероятность, что процесс пойдет гладко.
В групповой работе очень плотный контакт, поэтому энергетический обмен идет постоянно. Следите за эмоциональным состоянием группы, потому что один недовольный человек может заразить всех. Поймите, что этому человеку нужно, и дайте здесь и сейчас. Чаще всего приходится иметь дело с потребностью в признании, внимании или принятии. А еще может актуализироваться потребность быть правым, в безопасности, в статусе… Вспоминайте «Пирамиду Маслоу» и постарайтесь удовлетворить самую «горячую» в данный момент. Начните с потребности в кофе. Если это не сработало, оставьте человека в покое и сосредоточьтесь на группе, потому что слаженная работа большинства «подтянет» сложного участника (в идеальной ситуации).
7. Умейте отойти в сторонку и не мешать людям работать
Если видите, что процесс идет, все в потоке, не мешайте, даже если группа выбилась из графика. Это очень ценный момент, такой же важный, как результат.
Когда стоит вмешаться:
- Следите за невербальной коммуникацией: при малейшем проявлении агрессии или несправедливости, вступайте. Можно даже отобрать фломастер у того, кто слишком долго солирует у флип-чарта. Надеюсь, что это не сам фасилитатор.
- Если что-то пошло не так или работа застопорилась, вносите изменения — перемешайте группы (если у вас больше шести человек, лучше разделиться подгруппы), поменяйте задания, сверьте цели и задачи — мы все еще над заявленной целью работаем или она поменялась? Проведите калибровку целей. SMART- лучшая заготовка. Попросите начальника сходить в соседнее здание за кофе.
8. Ставьте реалистичные цели
Если у вас два часа, а нужно разработать дорожную карту спасения космической отрасли, договоритесь «на берегу» о глубине проработки. Можно широкими мазками расписать всю дорожную карту, а потом в малых группах проработать компоненты, а можно взять один ключевой и разобрать его детально сейчас, чтобы после по образу и подобию доработать оставшиеся.
Помните, что групповая работа — это живой процесс. Поэтому вы можете получить результат, сильно отличающийся от заявленного, но, может, это и есть реальный результат? И реальная, а не декларируемая цель?
9. Делегируйте
Найдите соучастников среди членов группы, только не поручайте фасилитацию формальному руководителю, пусть другие потренируют лидерские качества.
10. Используйте ритуалы
Обязательно обозначьте начало работы (правила, цели, задачи, участники) и ее окончание. Это помогает участникам включиться в процесс и быть «здесь и сейчас». Обязательно проведите ритуал окончания работы и поблагодарите друг друга.
11. Обеспечьте наглядность процесса
Фиксируйте все основные моменты работы на флип-чарте — решения, идеи, цифры, данные, ответственных… Можно попросить кого-нибудь из участников фиксировать важные наработки, потому что этот человек как раз в теме, так что он лучше знает, что в данный момент имеет значение.
Прозрачная коммуникация позволяет участникам группы взять ответственность за результат работы.
12. Помните, не боги горшки обжигают, но они принимают работу
Самое ужасное, что может случиться — это то, что решения и наработки так и останутся на бумаге, поэтому к сессии нужно готовиться: встретиться с заказчиком, привлечь руководство, лиц, принимающих решения, обсудить формат и ожидаемые результаты.
Существуют разные мнения относительно того, нужно ли включать высокое руководство в мозговой штурм и вообще в групповую работу. Универсального рецепта нет. Но, если руководитель будет принимать участие, обязательно поговорите с ним отдельно, обсудите его роль, помогите снять корону и погоны и стать обычным членом группы, чтобы она работала продуктивно.
Может показаться, что фасилитация — это очень сложно. Сложно, если относиться к этому с высоким уровнем перфекционизма и пытаться все контролировать, но ведь это совершенно невыполнимая задача. Поэтому расслабьтесь, вернитесь в «точку баланса» и относитесь к фасилитации как к возможности для развития, ведь роль фасилитатора позволяет «прокачать» такие компетенции, как «адаптивность», «навыки публичных выступлений», «лидерство», «саморазвитие», «эмоциональный интеллект», «системное мышление», «вовлекающая коммуникация» и «креативность». Так что все идет на пользу, все работает на пополнение «чемоданчика фасилитатора»: с каждым разом будет расти ваше мастерство.
Фото: pixabay.com
“При групповом коучинге коуч погружается в контекст и несет ответственность не только за процесс, но и за результат вместе с группой”
фраза говорит о низкой компетентности автора в данных вопросах. За такое высказывание, заявленное публично, нужно лишать дипломов и исключать из профессиональных ассоциаций.
Статья содержит некоторый набор лозунгов, деклараций.. Которые могут быть в ряде случаев полезны, но их нужно использовать "с умом", хотелось бы в статье видеть больше обсуждение этих лозунгов, далеко не всегда и не во всех случаях следование им может быть полезным.