Как-то обсуждали с коллегой ход реализации проекта, в котором он задействован. Проект строительный, на данном этапе они на фазе выбора проектной организации. И, судя по его рассказу, эта фаза для них крайне увлекательна. Много подразделений в нее вовлечены, они активно мониторят проектные институты, проводят с ними встречи, выезжают на проектируемые ими объекты, обсуждают возможные условия договора, в общем, крайне заняты. Я спросила, как у них обстоит дело с техническим заданием на проектирование, и он мне ответил: «А, по ходу дела разберемся».
И я поняла, что такой подход – это самый распространенный подход заказчика к формулировке своей цели, описания того конечного продукта, который ему необходим. И это не совсем правильно, точнее – совсем неправильно. Техническое задание, описание своих требований, анкета пожеланий заказчика – это все крайне важно. Это то, что поможет исполнителю понять, какой конечный результат вы от него хотите получить.
Формулировка своих требований – это та стадия, которой ни в коем случае нельзя пренебрегать. Необходимо понимать, что ответственность за конечный результат работ хоть и лежит на исполнителе, но не в полной мере. От того, насколько полно, детально и адекватно будут описаны пожелания заказчика, тоже многое зависит. Формулировка требований заказчика присутствует всегда, когда мы говорим о каком-либо контракте: проектирование, поставка оборудования, оказание услуг – это все те вещи, когда исполнителю нужно четко понимать, что от него хотят.
Крайне часто при реализации проекта процесс формулировки требований относят к процессам «скучным» и «ненужным», как, например, составление графика проекта, потому что «все может поменяться в любой момент». Поэтому заказчики считают, что главное – это найти исполнителя, а потом уже в процессе работы выдвигать, менять, исправлять, корректировать. Главное, что у них уже будет тот, с кого можно потребовать результат.
Обычно у заказчика есть две отговорки:
- «Они в этом профессионалы, а не я, я им за это деньги плачу». (Подразумевая, что он ничего не понимает в данной области и именно для этого нанимает компанию – профи, которая сделает эту работу).
- «По ходу разберемся».
По поводу профессионализма и оплаты работ – это, безусловно, имеет место быть, работа может быть выполнена профессионально, но при этом совершенно не устраивать заказчика. Чтобы не ходить далеко, давайте рассмотрим пример с проектированием. Заказчик хочет построить дом. Если исполнитель получит только такое техническое задание - «хочу дом», это, безусловно, даст ему огромный простор для творчества. Он по-максимуму проявит свою креативность и на выходе выдаст что-нибудь с барельефами, пятиэтажное, с круглыми балконами, широкими лестницами и террасой на крыше. А заказчик, оказывается, хотел многоэтажку с четырьмя квартирами на этаже, двумя лифтами и подземным паркингом. Это все утрировано, конечно, но основная мысль ясна – заказчик должен как можно точнее излагать свои требования к конечному продукту. Только вы знаете, чего вы хотите, никто за вас это не придумает.
Важный момент: техническое задание (требования к продукту) должно быть сформулировано до того, как вы будете выбирать исполнителя работ. Потому что может случиться так, что в процессе формулировки требований вы выйдете на такие специфические детали, которые будут не под силу тем компаниям, на которые вы изначально рассчитывали. Пример из Олимпийской практики: в качестве временных сооружений для размещения теле- и радиовещателей использовались строительные вагончики. Найти поставщиков такого продукта не проблема. Но, когда мы стали разбираться с размерами и внутренними планировками вагончиков, оказалось, что нам нужно иметь дело только с крупными производителями, которые будут в состоянии на этапе производства соблюсти все необходимые требования (дополнительные окна, перегородки, нестандартные дверные проемы, нестандартные высоты). Что значительно уменьшило наш список возможных поставщиков.
Вопрос «разбирательств по ходу» тоже достаточно двоякий. С одной стороны, да, всегда в процессе изготовления (проектирования, строительства) возникают уточнения и переделки. Без этого никак. Но с другой стороны – иногда есть такие вещи, которые «по ходу» решить невозможно, о которых нужно было сообщать сразу же. Еще один Олимпийский пример: готовые платформы для проведения съемок. У платформ были основные характеристики: ширина и высота. В процессе их изготовления мы уточняли много деталей: нужны или нет перила, какое покрытие у самой платформы должно быть, где на нее вход. Но ширину и высоты мы обозначили сразу, и это было хорошо, потому что, оказывается, у производителя не было в стандартном ассортименте изделий той высоты, которая нам требовалась, и им пришлось изготавливать новые конструкции. Но они об этом знали с самого начала и смогли спланировать себе эти работы, а также учли эти затраты в бюджете. Это нам помогло избежать ситуации незадолго до Игр «а вы нам об этом не сказали, у нас такого нет» или «да мы сделаем, но это будет в пять раз дороже из-за того, что сроки очень сжатые».
Иногда ситуация может осложняться тем, что заказчик выступает как бы от лица кого-то. Например, у вас некий международный проект. Допустим, вы организовываете масштабное мероприятие с участием зарубежных гостей. В данной ситуации цепочка с требованиями слегка удлиняется: ваш иностранный гость передает их вам, а вы передаете их исполнителю. И, как мы с вами знаем, чем длиннее цепочка, тем больше в ней возникает сбоев. Ваш иностранный гость может изложить требования очень в общих чертах или противоречиво. Например «хочу, чтобы конструкция сцены была легко разборной, но выдерживала вес моего оборудования». А вы сидите и догадываетесь, сколько же может весить его оборудование. В таких ситуациях нужно проявлять максимум настойчивости и упорства в получении информации. Работа с иностранными клиентами осложняется тем, что у нас очень часто разнится почти все: стандартные веса, длины, цветовые гаммы, конфигурации. Поэтому нужно получать максимально полное описание, что бы передать его исполнителю.
Лично я считаю, что стоит потратить время и максимально детально изложить то, что вы, как заказчик, хотели бы получить на выходе. Пусть даже то, что вы указываете, кажется вам незначительным или неважным, пусть об этом судят исполнители, нужна им эта информация или нет. Этот как раз тот случай, когда лучше переговорить, чем недоговорить. Мы же с вами понимаем, что основываясь на наших требованиях, исполнитель говорит, сможет ли он это сделать, сколько времени эта работа займет, какой будет бюджет. Если мы изначально дадим неполные вводные данные, то в ходе выполнения работ наверняка столкнемся с увеличением бюджета или корректировкой (скорее всего, в большую сторону) сроков исполнения.
Исполнители, кстати, как профессионалы своего дела могут вам в этом помочь. Правильно составленный опросник – это большое подспорье в деле получения максимума информации от клиента. Безусловно, чтобы составить такой опросник – тоже требуется время, зато насколько это поможет потом. Полученные ответы на все вопросы – это также отсутствие ситуаций «как же нам вместить в обозначенный бюджет еще и это?», «как нам уложиться в сроки с новыми требованиями?» и т.д.
Поэтому, коллеги, находясь на такой интересной стадии, как поиск исполнителя для нашей задумки, давайте все-таки потратим еще некоторое количество времени, перечитаем наши требования, если они уже есть; напишем их, если их еще нет; убедимся, что мы изложили в них максимум деталей, чем очень облегчили жизнь себе и своему будущему партнеру.
