Вряд ли кто-нибудь будет спорить, что прохождение любого вида проверок – это стресс для организации.
Коллеги, работающие в крупных компаниях, не дадут соврать. Проверяют компанию постоянно: аудит качества, аудит отчетности, аудит системы внутренних контролей (SOX), проверяющие из государственных структур. Проверка не останавливается никогда.
Чтобы не рассуждать о проверках в целом, рассмотрим взаимоотношения организации с внешней аудиторской компанией, которая проводит проверку финансовой отчетности и/или системы внутренних контролей по SOX. Чтобы усложнить ситуацию, говорить мы будем не просто о крупной аудиторской фирме, у которой достаточно ресурсов для проверки больших организаций, а о великой и ужасной «Большой четверке».
Здесь следует понимать, что, учитывая некоторые различия косметического характера, можно сказать, что методы работы аудиторов «Большой четверки» в главном схожи, потому что они формировались десятилетиями и доказали свою эффективность и надежность. И именно поэтому аудиторские заключения этих компаний так высоко ценятся инвесторами во всем мире.
Есть ли от аудитора польза?
Распространено мнение, что аудиторы пишут в своих отчетах очевидные вещи, что менеджмент крупной компании без аудиторов все прекрасно знает о своем бизнесе и его проблемах. То есть, кроме полученного заключения взамен на потраченное время и расшатанные нервы менеджмента, а также деньги компании, от аудиторов никакой пользы нет.
Позволю себе провести аналогию. Рассмотрим два случая, когда вам нужно посетить врача.
Вариант первый. Что-то где-то покалывает, побаливает или похрустывает. Вы идете к хорошему врачу, выкладываете все как на духу, сами бегаете на исследования, сдаете анализы. Делаете все ради того, чтобы диагноз был поставлен правильно.
Вариант второй. Вы проходите медицинскую комиссию. Например, водительскую. Смысл такой комиссии очевиден – получить долгожданную и так необходимую справку.
Почувствовали разницу?
Почему же вы ожидаете от аудитора, что он, только взяв в руки вашу отчетность, сразу расскажет вам всю подноготную? И это притом, что все сотрудники компании изо всех сил стараются сделать так, чтобы аудитор ничего не нашел! Аудитор, конечно, все равно что-то напишет в отчете, но при данном подходе не нужно ожидать, что это будет откровение свыше. Вам нужно было получить подтверждение достоверности во всех существенных аспектах – вы его получили.
Знакомимся с командой
Давайте для начала узнаем, кто есть кто в команде аудиторов.
1. Молодые симпатичные ребята, которые будут больше всего времени проводить в вашем офисе, ездить на инвентаризации, общаться с сотрудниками, – это ассистенты и эксперты. Как правило, ребята либо только пришли в компанию, либо работают в ней от одного года до четырех лет. Их роль и задача на проекте, в зависимости от опыта и знаний, – проведение аудиторских процедур. По сути, это сбор и систематизация данных, а также описание выявленных несоответствий.
2. Далее идет менеджер проекта. Чаще всего это человек, который проработал в компании или аудите 4-6 лет и имеет серьезный опыт проверок. Его задачи – управление и консультативная помощь команде, первичный анализ собранной информации, контроль качества проведения проверки, планирование работ, отслеживание сроков выполнения, обсуждение с руководством клиентов наиболее сложных вопросов. Чаще всего этот человек уже имеет серьезный профессиональный аттестат наподобие диплома ACCA.
3. Партнер или директор – это самый главный руководитель проверки, представляющий высшее руководство аудиторской компании. Это тот самый человек, который принимает окончательные решения по всем ключевым вопросам, связанным с аудитом. Этот человек будет подписывать аудиторское заключение, если выпуск такового предусмотрен условиями договора, который также подписывает партнер по доверенности от лица аудиторской компании. Этот же человек ведет все переговоры с клиентом относительно стоимости, сроков и объемов выполнения работ. Опыт партнера огромен, и его квалификация не вызывает сомнений. Уровень его общения – это генеральный директор, финансовый директор, комитет по аудиту и совет директоров, а если есть необходимость, то и собрание акционеров.
К нам едет аудит!
Что можно сделать, чтобы оптимизировать ресурсы, расходуемые компанией при прохождении аудиторской проверки? Для ответа на этот вопрос рассмотрим, на что обычно тратится время во время проверки. В основном это два момента:
1. Общение с аудиторами. Интервью занимают значительную часть проверки. Следовательно, сотрудникам разного уровня приходится отвлекаться от Facebook работы.
2. Предоставление документов и разного рода выгрузок из систем учета. А так как предоставлять аудиторам оригиналы неразумно, сначала нужно сделать копии с документов.
Соответственно, необходимы методы, которые позволят уменьшить количество времени, потраченного на эти два пункта:
1. Если у вас внедрена эффективная система внутренних контролей, аудиторы, после ее тестирования и подтверждения эффективности, смогут на нее полагаться. На деле это означает, что размеры аудиторских выборок будут меньше, количество проверяемых областей также уменьшится. Для вас это значит, что время, которое потратят сотрудники на предоставление документов аудиторам, будет сокращено, денег аудиторы попросят меньше, поскольку сами потратят не так много времени на работу. При этом обратите внимание, что все это не было учтено в списке задач при создании системы контролей, это дополнительный плюс, который получаете вы и ваша компания без дополнительных трат.
2. Организуйте аудиторам режим одного окна. Нужно выделить человека, который будет выполнять массу организационной работы, но при этом сэкономит всем остальным участникам процесса массу времени и нервных клеток. Его обязанности:
- Получать от аудиторов запросы и распределять их по ответственным сотрудникам.
- Составлять и согласовывать график предоставления информации и документов.
- Контролировать полноту, качество и своевременность предоставления информации и документов.
- Организовывать встречи с сотрудниками, которые могут наиболее квалифицированно ответить на вопросы аудиторов.
- Вовремя сигнализировать менеджменту о нахождении аудиторами существенных замечаний, чтобы менеджмент был готов к разговору и успел подумать над планом мероприятий по исправлению или продумать линию защиты.
- Все остальное, что может понадобиться для организации процесса.
Из перечня обязанностей можно понять, что на секретаря такие обязанности не возложишь. Это должен быть человек достаточно высокого уровня, хорошо знающий бизнес и умеющий спокойно общаться.
3. Предоставление максимального количества документов в электронном виде, то есть, отсканированных. Электронные документы имеют преимущество – они реже теряются. А если и теряются, то легко находятся. Если вы не хотите спорить о том, что уже было предоставлено, а что – нет, или затевать процедуру с передачей документов под роспись, то сканирование – это ваш выбор. При этом экономятся бумага, чернила в принтере, время и нервы. Документы передаются аудиторам не в виде 536 скоросшивателей, а на одном DVD или флешке. Диск удобнее, потому что его можно подарить аудиторам. Если аудитору необходимо посмотреть оригиналы, лучше, если это будет происходить в специальной комнате, откуда документы не будут выноситься.
Электронные копии документов очень актуальны, если внешние аудиторы проверяют рабочие документы внутренних аудиторов (это часть тестирования по SOX). Формирование всей рабочей аудиторской документации в электронном виде дает массу преимуществ, перечислять которые не имеет смысла. При этом никто не вправе настаивать, что компания должна хранить рабочие документы внутреннего аудитора в бумажном виде.
Теперь о простом человеческом общении
Постарайтесь наладить хорошие отношения с командой аудиторов. Поверьте, им тяжело. Меня сейчас закидают несвежими овощами, но аудиторы работают так, как большинству и не снилось, а зарабатывают при этом относительно немного (если речь идет об ассистентах и экспертах). Для счастья аудитору нужно совсем немного. Если ему вовремя предоставляют информацию, нормально с ним разговаривают, выделяют человеческие рабочие места и не выгоняют из корпоративной кухни (место, где сотрудники пьют кофе) – аудитор приходит в экстаз и становится совсем не злобным.
Это может показаться странным, но большинство аудиторов – нормальные ребята. Я даже открою вам страшную тайну: аудитор совсем не мечтает найти у вас миллион ошибок, чтобы написать два миллиона замечаний. Он лишь делает свою работу. А работа аудитора – это не поиск ошибок. А что? Правильно – подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности.
Частые ошибки при организации прохождения аудита:
1. Перебор с развлечениями
Некоторые считают, что если аудиторов много и хорошо «выгуливать», то замечаний будет гораздо меньше. Но вот ведь какой парадокс. Если к вам приехала сильная команда, то она сильная именно потому, что много и эффективно работает. И перебор с развлечениями будет воспринят скорее негативно, а многие предложения будут отклонены. А если к вам приехали ребятишки, получающие удовольствие от своего статуса и полагающие, что им тут все должны смотреть в рот, то такие, как правило, ничего серьезного и не находят, потому что работать на самом деле не умеют.
Достаточно будет организовать экскурсию по своему производству и обход местных достопримечательностей. Первое поможет ребятам лучше понять ваш бизнес, а второе – посмотреть новый город в сопровождении хорошего гида (если команда не местная), что всегда интересно.
2. Ограничение доступа к телу
Мало что расстраивает аудитора так, как отказ сотрудников клиента отвечать на вопросы.
Поэтому: заранее выработайте стратегию, кто и как будет общаться с аудиторами. Никто не хочет, чтобы проверяющие ходили и отвлекали сотрудников от работы целыми днями. Нет смысла аудитору доводить до истерики простых специалистов своим постоянным присутствием.
Сотрудник, которого назначили ответственным за координирование общения с аудиторами, должен по запросу организовать встречу аудиторов с начальниками отделов в определенное время и с ограничением по продолжительности. Поверьте, от этого будет польза обеим сторонам. Ваши сотрудники не будут задерганными от постоянных приходов аудиторов, которые будут стоять над душой и что-то спрашивать. С другой стороны, аудитор на час получит в свое полное распоряжение квалифицированного руководителя, который не будет в это время ни на что отвлекаться. Кстати, встречи лучше всего проводить не на рабочем месте этого руководителя, а в специальной комнате, иначе ему просто не дадут спокойно пообщаться.
3. Реакция на замечания аудиторов
Часто сотрудники впадают в депрессию, если аудиторы нашли хоть малейшую ошибку в их работе. Стоит ли говорить, что производительность такого сотрудника резко снижается?
Объясните служащим, что если люди работают, они всегда ошибаются. Идеала достигнуть невозможно. Если аудитор нашел ошибку, его нужно поблагодарить и спросить его мнение, как лучше ее исправить и как добиться того, чтобы такое не повторялось в дальнейшем. Ему будет приятно. Берегите нервы.
Ну и в завершение. Не поленитесь перед приходом аудиторов собрать сотрудников и сделать для них небольшую презентацию. Нужно успокоить людей, рассказать, как будет проходить проверка, объяснить правила этой игры. Люди боятся неизвестности.
Желаю вам спокойного и эффективного прохождения проверок!
