Когда я слышу слово «жалоба», вспоминаю детскую считалочку про «ябеду-корябеду» или «беззащитное существо» Мерчуткину (Щукину) из рассказа Чехова. Но смех смехом, а бывают ситуации, когда, чтобы решить какой-то вопрос, нет другого пути, кроме как написать жалобу.
Заканчивается год. И те, кто купил квартиру, оплатил учебу своих детей в вузе или лечение любимой бабушки, собирают необходимые документы для возврата подоходного налога, которые подают в налоговую инспекцию. Однажды я тоже воспользовалась этим правом при покупке квартиры. Не могу сказать, что все было просто и быстро. В налоговую инспекцию пришлось ходить несколько раз. Но все, что было предусмотрено законом, я получила.
Моей коллеге Ольге не повезло. После восьми месяцев хождения в налоговую инспекцию ей не только не удалось вернуть соответствующую часть потраченных на покупку квартиры средств, она не смогла даже выяснить, какие же все-таки документы необходимо принести и вообще может ли она рассчитывать на возврат подоходного налога. Короче, как выразилась Ольга, «в данной ситуации нет больше сил терпеть, и это уже − вопрос чести и принципа». И решила она написать жалобу.
В письме Ольга подробно описала, кто и что в течение этих восьми месяцев делал, кому и что сказал. Действиям чиновника и организации работы налоговой инспекции в целом была дана соответствующая оценка. В конце письма, как полагается, были изложены требования. Письмо получилось длинное – на четырех листах, да еще с приложением. Эмоции перехлестывали через край. Проект этого письма я получила от Ольги с просьбой отредактировать, «чтобы было правильно».
Ответы на запросы граждан мне писать приходилось, а вот жалобы – ни разу. Пришлось разбираться, какой же должна быть жалоба, что необходимо в ней указать.
Важно определить, кому именно лучше направить жалобу по данному вопросу.
В самом письме, в первую очередь, необходимо объяснить, по какому поводу вы жалуетесь, четко указав фамилии, должности, даты, номера документов и тому подобные конкретные детали.
Затем нужно аргументировать ваши претензии, ссылаясь на статьи закона, конкретные документы, обязательства.
Не перебарщивая с эмоциями, полезно выразить свое отношение к сложившейся ситуации, дать оценку действиям конкретных лиц.
Чтобы «достучаться» до того, кто будет рассматривать вашу жалобу, можно выразить понимание причин, по которым случилось то, на что вы жалуетесь.
Полезно кратко описать те действия, которые вы уже предприняли для того, чтобы избежать проблемы или ее решить.
Важно четко изложить свои претензии, потребовать разъяснений, извинений, компенсации ущерба.
Не лишним будет указать, какие меры вы предпримете, если ваши требования не будут удовлетворены и в какие инстанции вы направили копии вашей жалобы.
Не забыть написать фамилию, имя и отчество, а также указать дату и поставить вашу подпись.
К письму-жалобе предъявляются те же требования, как и к обычному деловому письму.
Поэтому писать жалобу лучше на белых листах формата А4, а не на листочке, вырванном из школьной тетради. Жалобу не обязательно печатать на компьютере, можно написать и от руки. Главное – написать аккуратно, без помарок и исправлений. Но, учитывая, что пишут жалобу в ситуациях, когда, как говорится «достали», сделать это будет нелегко. К тому же для себя необходимо оставить второй экземпляр письма, а иногда приходится направлять копии жалобы в другие инстанции. Поэтому все-таки лучше печатать. И ошибки легче проверить и исправить, и необходимое количество копий письма изготовить.
Жалоба не должна быть длинной. Постарайтесь уложиться в две страницы, максимум в три. Пишите по существу. Объясните, какие действия конкретного лица вы считаете неправомерными. Более подробное описание ситуации, с которой вы столкнулись, может привести к тому, что письмо ваше чиновники прочитают «по диагонали», не вникнув в суть, и вряд ли вы получите ответ, который вас устроит.
Но и короткая жалоба «в три строчки», из которой трудно понять, на что вы жалуетесь и что хотите, вряд ли приведет к успеху, даже если закон на вашей стороне. Найдите «золотую середину». Но если все-таки в три страницы уложиться не удается, сделайте саму жалобу краткой – суть проблемы и ваши требования, а подробные пояснения оформите как приложение к основному письму.
Ваша жалоба должна быть обоснованной с точки зрения закона. Ссылки на закон, защищающий ваши права, а лучше на конкретные статьи закона, с одной стороны, ускорят рассмотрение жалобы, а с другой – не позволят чиновнику отписаться общими фразами. Эффект можно усилить, дав ссылку на статьи закона, которые предусматривают ответственность чиновника за неправомерные действия или бездействие.
Кстати, чтобы ускорить рассмотрение вашей жалобы, можно включить в приложение к письму текст тех статей закона, на которые вы ссылаетесь. Если таких статей окажется много, процитируйте те статьи, которые вы считаете наиболее существенными для подтверждения правомерности вашей жалобы.
Еще один важный момент. В конце жалобы четко сформулируйте свои требования, чтобы их нельзя было истолковать двояко. Поэтому прежде, чем вы приступите к написанию жалобы, необходимо понять, чего конкретно вы хотите добиться. Формулируя требования, избегайте эмоций, просите выполнить то, что предусмотрено законодательством.
Чтобы ваша жалоба дошла до адресата и не «потерялась» в пути, лучше доставить ее лично. Но если это невозможно по каким-либо причинам, можно направить ее и почтой.
Есть правило: жалобу должен подавать тот, кто ее составил, либо лицо, на чье имя выписана доверенность на подачу вашей жалобы. Поэтому если вы подаете жалобу лично, не забудьте взять документы, удостоверяющие вашу личность. Не факт, что эти документы у вас спросят, но если это случится, а документов при вас не окажется, то жалобу могут не принять – придется приезжать еще раз.
Подавать жалобу следует в канцелярию или секретарю организации, в которую вы подаете жалобу, либо лицу, отвечающему за прием входящей корреспонденции. Подавая жалобу, имейте при себе ее копию. Обязательно потребуйте у лица, принявшего вашу жалобу, четко указать на вашей копии его фамилию и должность, поставить дату приема жалобы, ее входящий номер. Это нужно для того, чтобы ваша жалоба «не потерялась», а в случае задержки ответа, который должен быть дан в течение месяца, можно было не только выяснить, где находится в данный момент ваше письмо, но и предъявить претензии о нарушении порядка и сроков рассмотрения жалобы.
Если вы направляете жалобу почтой, чтобы у вас осталось подтверждение о получении жалобы адресатом, отправляйте ее ценным письмом с описью и уведомлением о вручении. В описи важно не просто написать «жалоба», а подробно указать, на какие действия и какого конкретного лица вы жалуетесь. А в уведомлении о вручении вашей жалобы будет указана фамилия лица, который ее принял, и дата получения.
Если случится так, что вас или ваших друзей «достали» и вы написали жалобу, пусть все разрешится в вашу пользу. Но еще больше я желаю, чтобы вам не пришлось писать подобные письма.
Фото в анонсе: Unsplash
Всем нам когда-нибудь приходится жаловаться, и чаще всего на то, что нас игнорируют. ЖЭК, чиновники, различные инспекции… И работать нормально без правильно оформленного «волшебного стимула» они не будут. О том, как писать жалобы так, чтобы вас заметили, расскажет Наталья Клишина в рубрике «Успех по переписке».
http://www.e-xecutive.ru/knowledge/announcement/1418386/
Очень конкретно и точно. С интересом буду ждать других тем.
Я давно понял, что надо не смущаться, а прямо высказывать свое недовольство и пожелания. Кто-то называет это жалобой. А я считаю, что такой ''жалобщик'' - это самое большая удача как для исполнителя, так и для других клиентов. Ведь ''жалуясь'', человек помогает изменить услуги или товар к лучшему. И будет счастье тому производителю или сервису, который его услышит. И изменится. Станет лучше. А значит, станет лучше другим его клиентам. Таким образом, жалобщик выполняет миссию не больше и не меньше, чем улучшение окружающего мира.
Но. Есть одно условие. И статья - хорошее тому подтверждение. Жалоба не должна быть пустым нытьем. Не должна быть попыткой унизить исполнителя. В жалобе должна быть сила и позитивная энергия! Только тогда она сработает так, чтобы этот мир стал лучше!
Очень в тему, как раз собираюсь пожаловаться новому мэру или на нового мэра Москвы - снесли все киоски, даже киоски по продаже мороженого, которые я помню с детства!!! Где теперь мороженое покупать, вот в чем моя проблема. :)
Неплохо было бы прояснить юридический статус жалобы. И обязательно перед тем как писать нужно понимать какие последствия для того на кого жалуетесь возможны. Если последствий не предвидится - какой смысл жаловаться. В конечном итоге затевая жалобу нужно понимать перспективы перевода спора в юридическую плоскость. Если такой перспективы нет - шансы что на вашу жалобу отреагируют очень малы.
не знаююююю... как то слабо на мой взгляд....
что касаетс янапример налоговой.
то вычеты получаю каждый год.
и разрешения на кредит всегда получаю
потому внимательно читаю законодательную базу перед
обращениями своими....
и готовлю так как положено а не так как удобно мне.
это конечно же к сожалению..
что касается жалоб то слово плохое....
:)
но вот в костроме теперь есть
сайт куда губеру можно все писать...
и типа отвечают
проверял три раза - вряд ли он читает :)
но отвечают....
Уважаемая Наталья,
Письмо должно быть заказным, а не ценным, тогда оно будет доставляться не в общей куче, а под роспись получателя (доверенного лица от организации). Ценным письмо станет, если туда вкладываются некие документы, получение которых может стоить средств (нотариально заверенная копия, скажем).
Надо учитывать, что если оно отправляется в адрес организации, то получать будет кто-то, кто имеет доверенность, а не тот, кому персонально письмо направлено.
Если отправитель считает, что нарушены его права и свободы или действия/бездействия чиновников могут нарушать закон, то копию письма стоит направлять в адрес прокуратуры (в таком случае в шапке письма указывается перечень организаций, в которые письмо отправляется в виде копии). Копии должны отправляться в тот же самый день, что и основное письмо.
Если жалоба отправляется в ответ на ранее полученное официальное письмо от организации, на которую жалуется отправитель, то в письме должны быть указаны реквизиты этого документа (дата, исходящий номер как минимум, иногда стоит приложить копию этого письма, особенно важно это, если жалоба отправляется в копии в прокуратуру или в вышестоящий орган).
Мне кажется, что эти мелкие уточнения улучшат Вашу полезную статью.