Любви все офисы покорны?

По мнению некоторых руководителей, повысить лояльность персонала и дать ему дополнительное вдохновение для установления трудовых рекордов – занятие из серии факультативных и при желании легко реализуемое в два-три приема. Достаточно вывезти коллектив «на природу», пару раз заказать в офис пиццу, отгреметь несколько «корпоративов» – и любовь сотрудников к компании и каждодневным обязанностям разгорится с новой силой. Однако эти мероприятия имеют кратковременный эффект. Что делать, если каждодневная необходимость посещать рабочее место вызывает у персонала неприятие и негативные эмоции? Можно ли привить сотрудникам любовь к офисной жизни? Несколько мер и идей, способных вдохнуть в отношения сотрудников и офиса новую жизнь, предлагает деловой интернет-портал Inc.com. По мнению американских экспертов, столь желанного результата можно добиться за счет использования ряда средств и приемов, которые приводятся ниже, – авторы демонстрируют их действенность на примере нескольких компаний. Насколько эти рекомендации адекватно смотрятся на фоне российских деловых реалий?

Правильная организация рабочего места прежде всего

Бизнес-планы, визитные карточки, всевозможные виды папок, отчетов, докладов и прочие жизненно важные и ежедневно необходимые составляющие бизнеса – нередко содержать рабочее место в порядке и правильно расставлять приоритеты бывает совсем непросто, хотя и нужно. Кто знает об этих трудностях лучше, чем сотрудники, которым приходится работать в постоянном беспорядке и хаосе? От невозможности сориентироваться, где что находится, и соответственно скоординировать свои действия с коллегами мотивация и продуктивность персонала страдают в первую очередь. Как отмечает Лаура Лейст, президент National Association of Professional Organizers из Нью-Джерси, США, при организации рабочего пространства в офисе важно определиться, что именно нуждается в упорядочивании. Все содержимое рабочего стола распределяется по пяти ключевым зонам: бумажные документы, канцтовары, личное пространство пользователя, информация в электронном виде и все необходимое для тайм-менеджмента. При этом разруха, как известно, в первую очередь в головах, и даже самое заботливое начальство не сможет заставить неряху-сотрудника разобрать завал на его столе, но задавать общий тон в этой области менеджменту вполне по силам.

Обеспечить комфорт

Организация комфортной офисной среды ставит перед собой не только эстетические цели. Пристальное внимание к дизайну рабочих мест может послужить стимулом для персонала и сделать его более довольным офисной жизнью и счастливым. При этом в условиях современной экономики при подборе офиса руководство в первую очередь обращает внимание не столько на дизайн и удобства помещений, сколько на его стоимость. Однако дальновидные руководители при переезде в новый офис оценивают не только существующую мебель и организацию пространства. Конечно, замечательно, когда владелец помещения при передаче его в аренду обеспечит комнаты свежевыкрашенными стенами, а пол - новым ковровым покрытием, однако возможны другие небольшие денежные и временные вложения, благодаря которым офис станет более продуктивным местом, отмечает Луис Гудел, директор по дизайну интерьера компании CBT Architects. По его словам, сделать среду рабочую среду более комфортной следует за счет качественного освещения, хорошей продуманной системы вентиляции, отопления и кондиционирования помещения.

Дать каждому возможность высказаться

Вот один весьма примечательный пример успешного воплощения этого тезиса в жизнь. Когда Томас Вальтер, СЕО компании Tasty Catering из американского штата Иллинойс, занимающейся изготовлением кондитерских изделий и организацией праздников, ознакомился с бестселлером Джима Коллинза «От хорошего к великому», то посоветовал каждому из своих сотрудников прочитать эту книгу. Как пишет колумнистка портала Inc.com Лью Бьюкенен, в этой компании, в соответствии с рекомендациями книги, были сформированы два совета, которые принимали ключевые решения. В каждый совет входило по восемь представителей от разных отделов компании: кулинары, менеджеры, водители… При этом один совет функционировал на английском языке, а второй – на испанском, родном по крайней мере для трети всего персонала компании. На заседаниях каждой группы присутствовал в обязательном порядке один из трех владельцев компании – Вальтер или его братья. Собрания проходят с интервалом в несколько дней, при этом протоколы заседаний переводятся с английского языка на испанский и наоборот. Каждый месяц приглашение к участию в заседаниях советов получают два случайных сотрудника. Как отмечает сотрудница Tasty Catering Анна Вулинн, получившая возможность поработать в совете компании, это делает сослуживцев равными вне зависимости от срока их работы в компании. По ее словам, ее мнение было также важно, как и точка зрения владельца компании, хотя она в фирме меньше года.

Обеспечить открытость

Конечно, эта рекомендация подходит не для всех компаний, но одна из тенденций развития современной корпоративной культуры заключается в поддержке сотрудничества в организации во всех его формах и проявлениях, в том числе наставничества, совместного разрешения проблем, регулярных контактов между коллегами и обмена информацией. Как отмечает Гудел, такого эффекта можно достичь за счет создания в офисе более открытого пространства – в том числе и за счет снижения уровня перегородок между столами, что позволяет сотрудникам больше общаться друг с другом, – а также открытия на территории компании специального оборудованного кафе, в котором сотрудники смогут не только пообедать и пообщаться, но и поработать. При этом такого рода идеи с организацией «открытого пространства» работают только в том случае, когда сотрудники имеют доступ к соответствующим рабочим зонам, где они могут сосредоточиться на выполнении определенного задания.

Одно из подобных решений носит название «hoteling» – офисы могут резервироваться или использоваться только в случае необходимости. При этом такие помещения могут быть небольшими по размеру, но высокофункциональными, что подразумевает обеспечение хорошим освещением, телефонами, компьютерами и так далее. Executive.ru уже писал о таких «офисах на час».

Компания как сообщество

В интервью Лью Бьюкенен основатель компании Sky Factory Билл Уизерспун рассказал о своей манере управления компанией и сложившемся в ней стиле руководства. Так, он отмечает, что сотрудники его фирмы не только предпочитают ясные и открытые коммуникации, но и любят помогать друг другу. Уизерспун объясняет: так происходит потому, что завод - в первую очередь, сообщество, сердцевина которого – сервис. При этом, по словам эксперта, есть два вида сервиса. Первый – «я делаю это для тебя и ожидаю соответствующей отдачи». Например, оказывая услугу клиенту, мы ожидаем, что он отплатит более высокой лояльностью. Второй вид сервиса – бескорыстный, когда мы делаем что-то для других без расчета на возврат наших усилий, помогаем окружающим спонтанно и не задумываясь. По словам Уизерспуна, второй вид сервиса более мощен и эффективен – замечательно, когда кто-либо в свободную минуту размышляет, как бы ему помочь окружающим. Каждое пятничное собрание в его компании начинается с того, что лучший сотрудник прошедшей недели рассказывает о своей признательности за помощь кому-либо из сослуживцев, за что тот получает в награду сущий пустяк - $25. Мелочь, а приятно. При этом такие истории часто связаны именно с бескорыстным предложением помощи, уточняет Уизерспун.

Акцент на полезность

Когда основной технический функционал офиса работает безупречно, а жалобы сотрудников на технические неисправности на рабочем месте рассматриваются быстро, это играет большую роль в том, чтобы персонал был доволен свои окружением. Однако передовым организациям и здесь нужно смотреть на несколько шагов вперед. По словам Гудвела, компании должны произвести соответствующие исследования и продумать дизайн мебели, который наилучшим образом будет удовлетворять потребности сотрудников в процессе работы. Пространство офиса должно в обязательном порядке поддерживать Wi-Fi, за счет чего обеспечивается гибкость работы. При этом не стоит забывать, что утилитарность не должна подавлять личность: важно помнить, что на работе люди проводят больше времени, чем где бы то ни было, поэтому атмосфера в офисе должна быть комфортной и вдохновляющей, при этом его оформление должно выполнено в основных корпоративных цветах. Видимо, для стимуляции чувства общности и патриотичности в отношении компании.

Сделать посещение офиса необязательным

Естественно, иногда. Идея гибкой рабочей недели вошла в моду в период рецессии, когда компании, в том числе и государственные, желая сократить расходы, перешли на четырехдневную рабочую неделю. Эмили Стоддард Форроу и Гретхен Деволт, совладельцы DVQ Studio из американского штата Мичиган, рассказывают, почему они сделали выбор в пользу четырехдневной рабочей недели. По их словам, они хотели создать особенный бизнес, поэтому с самого создания компании в 2006 году ввели четырехдневную неделю. «У каждого из нас есть опыт работы в компаниях, где сгореть на работе проще простого, поэтому мы решили сделать офис местом, куда можно приходить с удовольствием. Это также способ привлечь новых сотрудников – им работодатели могут предложить дополнительный выходной день», – отмечают владельцы.

Сделать обучение приоритетом

Вы когда-нибудь слышали, что у McDonald's есть свой университет гамбургера? Следуя примеру крупных корпораций, небольшие компании также создают свои корпоративные университеты, которые не только учат сотрудников непосредственно необходимым на работе навыкам, но и охватывают дополнительные сферы знаний и умений, которые служат для персонала хобби: например, занятия керамикой, курсы сомелье и так далее. Чем не повод для людей чуть теплее относиться к компании, которая проявляет столь трогательную заботу об их досуге, и, соответственно, отличиться в офисе хорошей работой?

Использовать все возможности офиса для развития бизнеса и поддержки персонала

Если высокие цены на недвижимость не дают вашему бизнесу обзавестись необходимым пространством для роста и развития, используйте опыт Джейсона Фрида, который руководит компанией 37Signals. Чтобы как-то покрыть свои расходы на офис, он провел в нем мероприятие, собрав по $300 с каждого участника, и его прибыль на этом составила $9 тыс. Так он за один вечер окупил три месяца аренды. По словам Фрида, аренда офиса может стать вообще бесплатной, он даже может начать приносить дополнительную прибыль – главное, оценить дополнительные возможности компании. Через некоторое время Фрид нашел новое, более удобное, просторное и светлое помещение для компании и тут же подписал бумаги. Фрид отмечает, что около трети нового помещения площадью 10 тыс. квадратных футов будет отдано специально для проведения учебных мероприятий для персонала. Для мастер-классов, рабочих встреч с клиентами, презентаций в компании отведен специальный зал, оборудованный по принципу театра – с мини-сценой и 37 местами для зрителей. Начиная с осени 2010 года, в этом помещении проходит серия семинаров для персонала и клиентов.

Призы, подарки, бонусы

И еще один бонус, который можно предложить сотрудникам в качестве дополнительного стимулятора их лояльности. Он не связан с организацией офисного пространства, однако благодаря этому персонал будет чувствовать себя более чем комфортно и ощущать на себе заботу руководства. Среди льгот, которые отдельные американские компании предлагают своим сотрудникам, числятся:

• сертификаты на ужин в хорошем ресторане,
• возможность брать с собой в офис детей,
• возможность использовать корпоративные автомобили в личных целях,
• бесплатные услуги домработницы для сотрудников,
• сертификаты в фитнес-клубы и возможность участия в спортивных соревнованиях, а также использования накопленных бонусных баллов для покупки спортивного инвентаря,
• возможность бесплатно провести две недели в любом зеленом уголке мира.

Вам уже захотелось сделать предложить что-нибудь из этого списка своим сотрудникам? И самое главное, считаете ли вы такую заботу и реверансы по отношению к персоналу оправданными и необходимыми?

Материал подготовлен на основе статьи 10 Tips for Making Employees Love Their Office из издания Inc.com

Фото: pixabay.com