Создание виртуального офиса начинается с описания задач, которые сотрудники будут решать удаленно. Шаг номер два: подбор технических средств. Выбор IT-инструментария зависит от нюансов, связанных с бизнес-процессами вашей компании, и требований к коммуникациям между удаленными сотрудниками.
Мессенджеры
Продумайте заранее, какие технические средства коммуникаций вы будете использовать. Для общения внутри команды подойдут мессенджеры и программы для интернет-телефонии. На наш взгляд, оптимальный выбор – Skype. В своей компании (мы специализируемся на комплексном интернет-маркетинге для рынка недвижимости, нас 15 человек) под каждый проект мы создаем группы — в них ведется переписка, а при необходимости проводятся и конференц-звонки.
В работе со Skype важно помнить, что если в группе больше пяти человек, уведомления о новых сообщениях будут отвлекать, и производительность неминуемо упадет. Чтобы этого не произошло, можно настроить уведомления, например, только на сообщения с вашим именем. Для этого выберите пункт меню «Разговоры», затем «Настройки уведомлений», отметьте «Показывать уведомления только со следующими словами».
Также не забывайте, что не стоит создавать слишком много групп – это ограничит масштабирование процесса.
Почта
Для общения с внешним миром по-прежнему подходит e-mail. Главное, при работе с электронной почтой – культура переписки, а в особенности соблюдения двух базовых правил «ставить в копию» и «емко формулировать тему сообщения».
Когда мы только начинали бизнес около восьми лет назад, этому вопросу не уделялось должного внимания. В итоге в какой-то момент это стало для нас проблемой, потому что мешало правильной циркуляции информации. Как ни странно, с тех пор прошло много времени, а ту же проблему можно заметить во многих компаниях и сегодня.
Коллективная работа
Для мозговых штурмов можно использовать ментальные карты – удобный инструмент для коллективного обсуждения, создания набросков и структурирования идей, например Mindmeister.
Если нужно что-то совместно посчитать, на помощь придут бесплатные IT-инструменты от Google, например, таблицы Google docs. Заведите корпоративную почту на основе Gmail, чтобы быстро и легко создавать и хранить различные документы, а главное – распределять доступ к ним для нужных участников.
Для управления текущими делами, проектами и задачами можно использовать электронные органайзеры – менеджеры задач, например, Wunderlist или Nozbe. Как правило, подобное программное обеспечение либо бесплатное, либо стоит вменяемых денег. Например, Nozbe, который помогает поддерживать совместную работу небольших команд, стоит на двоих всего $100 в год.
Тайм-менеджмент
Можно порекомендовать своей команде использовать таймеры на основе техник Pomodoro и GTD, например, приложение Pomotodo. Принцип их работы очень прост: они отсчитывают двадцатипяти- и пятиминутные интервалы для работы и отдыха, а также позволяют формировать список дел и выполненных задач.
Наличие постоянного доступа к сети
Еще один нюанс удаленной работы – наличие доступа к интернету. Если он не работает, сотрудник «выпал» из системы, а этого нельзя допустить. Вот почему рекомендации по поводу доступа к сети лучше давать своей команде в самом начале работы. Советуем иметь не менее пяти способов доступа. Например, у автора этой статьи за постоянное наличие интернета отвечают два традиционных – проводных, а также три мобильных оператора. В поездки также рекомендуем брать обязательные страховочные варианты – не один модем, а, как минимум, два.
Разница во времени
Учитывая, что команда может быть распределена территориально, продумайте заранее о рисках временных интервалов. Конечно, вы можете попробовать нанять сотрудников из разных уголков страны, даже с Дальнего Востока, однако вскоре поймете, что ваши коммуникации будут сильно затруднены из-за большой разницы во времени.
С нашей точки зрения, если эта разница составляет два часа, это не мешает работе; три часа – это может быть критичным; четыре часа – эффективной работы не получается. Это важно для сотрудников, которые занимаются в первую очередь производственной деятельностью. Для управления, конечно, разница во времени тоже имеет значение, но менее критична.
