Геннадий Чернецов
Постоянно возникающие проблемы и неопределенность при выполнении задач проекта, изменения в планах проекта – все это делает практическое управление проектом организации идеальной темой для моделирования. Вместе с тем, применение простых и легких инструментов планирования в сочетании с более «тяжелыми» комплексными системами управления проектами (КСУП) создает условия для моделирования действий менеджера проекта проекта в реальном масштабе времени.
Чтобы обеспечить гибкость и стимулировать игроков на изучение и освоение лучших практик проектного менеджмента в деловой игре целесообразно предусматривать применение системы поддержки знаний и базы шаблонов документов, открытые дискуссии участников, решение проблем проекта в реальном времени.
Выбор темы деловой игры. Тяжело в учебе, но легко в бою
Первый день игры. Компьютерный класс. Всего несколько команд участников, но сразу отметим, что каждая команда получает одно и то же задание. Восемь обучающих сессий игры разработаны так, чтобы погрузить участников в работу над всеми этапами большого организационного проекта, допустим, создания Проектного Офиса в организации (далее используем в тексте выражение - проект РМО).
Разумеется, можно выбрать и другую тему деловой игры. Так один из международных тренеров по проектному менеджменту предпочитает проводить обучение менеджеров проекта, используя сценарий деловой игры по теме «Ограбление банка», приводя в качестве аргумента сложность и комплексность задач такого проекта. Похоже, что в отличие от обычного тренинга, нам полезнее выбирать достаточно сложную по содержанию игру, поэтому попробуем кратко познакомиться с особенностями подготовки и проведения такой деловой игры.
Проект создания РМО. При выборе данной темы игры, я исхожу из того, что она позволяет вовлечь менеджеров любой организации в исследование уровня зрелости проектного менеджмента, оценку потенциальных функций РМО, ведение переговоров и обсуждение моделей РМО, выбор функций РМО, выбор места РМО в организационной структуре, планирование проекта и управление его выполнением и т.д. Эпизодов, как видите, набирается много, и здесь есть большое поле для совместной работы команды и инструктора (Рис.1).
В данной игре в неявном виде решается задача достижения продвинутого уровня организационного проектного менеджмента (проект РМО прямо отвечает третьему уровню зрелости проектного менеджмента), но при его планировании мы начинаем применять лучшие практики проектного менеджмента (которые соответствуют больше второму уровню зрелости проектного менеджмента – далее РМ). Итак, делаем первое предположение, что деловая игра такого типа – это «работа с двумя уровнями зрелости в одном флаконе – уровень проекта + уровень компании».
Уровень участников деловой игры. Сертификат PMI не требуется
Чтобы снизить требования к опыту и знаниям участников в области проектного менеджмента, в сценарий игры лучше заранее ввести мощную базу данных, базу знаний и шаблоны документов проекта РМО. Для этого инструктор должен заранее посетить предприятие Клиента и получить необходимую информацию. Подобный запрос уже поступал от участников тренингов и семинаров.
Это желательно делать и по той причине, что для проведения эффективных рабочих встреч менеджеру проекта просто необходимо вбрасывать на стол шаблоны необходимых документов. Если это условие выполнено, тогда в игре могут принимать участие менеджеры с любого уровня управления, которые до этого были даже не знакомы с основами проектного менеджмента. Итак, делаем в игре акцент на наличие готовой базы формальных и практических знаний по проектам РМО.
Ключевые объекты деловой игры. Вызов для менеджера проекта
Вызовы для команды участников в данной деловой игре могут быть весьма разнообразными, но лучше различать два основных блока результатов игры, например:
1. Создать хороший, заслуживающий доверия со стороны руководства, план проекта воплощения Проектного Офиса (РМО) в конкретной организации используя лучшие практики проектного менеджмента.
2. Обеспечить успешное управление подобным проектом на основе применения современных инструментов коммуникации и межгрупповой координации команды проекта, встречая неизбежные вызовы со стороны сроков выполнения проекта, бюджета, нагрузки персонала, изменения рамок проекта, изменения потребностей Клиента, возникновения проблем, большого объема структурированной и неструктурированной информации (факсы, письма, записки, протоколы и т.д).
Цикл обучения менеджеров проекта на основе практики. Традиция
Деловая игра должна быть сконструирована таким образом, чтобы использовать сам проект для создания и применения знаний о лучших практиках проектного менеджмента на уровне проекта и уровне компании (см. Рис.2.) Данный обучающий цикл может или должен быть «зашит» в учебные конверты каждой обучающей сессии. Последовательно выполняя задания каждого из них, команда проекта должна практически применить следующие навыки управления проектом:
- Понимание лучших практик проектного менеджмента
- Приложение лучших практик к задачам воплощения проекта РМО
- Активное сотрудничество и распределение информации по проекту
- Определение рисков и препятствий к воплощению проекта РМО
- Эффективная техника коммуникаций участников команды проекта
- Эффективная техника решения проблем в реальном масштабе времени
- Определение целей проекта РМО
- Подготовка проектных предложений по проекту РМО
- Оценка стоимости проекта РМО
- Создание плана проекта РМО с учетом выбранного жизненного цикла
- Создание плана по персоналу РМО
- Подготовка отчетов по проекту РМО
Игра обязательно должна позволить нам отработать еще и динамику межгрупповой координации (лучшая практика для третьего уровня зрелости по стандарту CMMI), т.е. игра, ее особенности должны поддерживать ключевые процессы сотрудничества участников проекта при управлении проектами. Собственно, это те дополнительные цели обучения, которые мы также обязаны удовлетворить:
- Определение и согласование общих целей проекта РМО
- Совместное обсуждение рамок проекта РМО
- Переговоры и дискуссии о возможных направлениях решений
- Переговоры и дискуссии о стратегии реализации проекта РМО
- Планирование проекта РМО
- Разделение информации между членами команды проекта и другими участниками
- Координация различных мнений и решение проблем
- Совместное принятие решений об управлении изменениями
Данные учебные цели и определяют дизайн наших эпизодов игры, а также содержание учебных конвертов. Учебные конверты задают учебные цели, формат игры, последовательность, содержат описание вызовов для команды. Проекты эпизодов игры, которые можно конструировать с учетом обеспечения активного сотрудничества игроков, приведены в таблице 1, а примерные потоки информации и возможная траектория принятия решений в каждом отдельном эпизоде игры представлены на Рис.3.
Табл. 1. Краткое описание некоторых эпизодов игры
| Эпизод | Описание | Критерии проектирования эпизода |
| 1.Формирование команды проекта РМО | Учебный конверт. Задание - формирование команды проекта. Участники стартуют в изоляции. Возможна голосовая и визуальная коммуникация. Участники должны использовать инструменты коммуникаций для выполнения упражнения. Участники разделены в пространстве. | Изоляции участника на своем рабочем месте. Используются инструменты коммуникаций системы КСУП для обмена информацией с руководителем проекта по вопросу своего участия в работе над проектом. Открытая групповая дискуссия с инструктором после завершения упражнения. |
| 2.Выбор модели РМО | Учебный конверт. Задание – выбор модели РМО из определенного числа альтернатив. Участники стартуют в изоляции. Возможна голосовая и визуальная коммуникация. Участники разделены в пространстве. | Изоляции участника на своем рабочем месте. Используются инструменты коммуникаций системы КСУП для поиска информации по моделям РМО в базе данных. Создается дискуссия по выбору оптимального формата РМО. Открытая групповая дискуссия с инструктором после завершения упражнения и защита своего выбора. |
| 3.Создание плана проекта РМО | Учебный конверт. Задание – создание плана проекта РМО. Использовать базу знаний, шаблоны документов, руководство по проведению сессии мозгового штурма. | Мозговой штурм. Флип-чарт. Создание видения проекта РМО. Интервенция знаний из базы знаний КСУП РМО: шаблоны документов: видение проекта; краткое определение проекта; описание продукта; модуль презентации по созданию РМО. Заполнение и сохранение шаблона документа «Краткое определение проекта». Открытая групповая дискуссия с инструктором после завершения упражнения и защита своего выбора. |
Ожидаемые выходы игры. Навыки. Знания или просто «было интересно».
Кратко сформулируем наши ожидания от участия менеджеров в трениге или деловой игре. Представим выходы игры в таблице 2. правда я добавлю, что это всего лишь некоторые предположения и «подслушанные вопросы».
Табл. 2. Выходы, ожидаемые от различных процессов обучения
| Тип обучения | Поверхностное | Глубокое | ||
| Семинар | В процессе работы | Гибкое | Исчерпывающее | |
| Описание специфики процесса обучения | Фокус на элементах теории, и отдельных процессах, рассеянная информация Повторение для запоминания идей или фактов | Анализ очевидного Может включать ссылки на ранее полученный опыт Руководство РМ ВООК у всех на столе. Немного теории | Привязка реальных планов проектов к практике Доработка текущих планов с помощьюхороших инструментов РМ | Связанные в единое целое идеи (уровень проекта, уровень компании) Искусство воплощения лучших практик РМ (уровень проекта, уровень компании) |
| Ожидаемые выходы | Немного понимания 20% информации остается в памяти Пересказ хорошо известных фактов и популярных руководств или теорий | Частичное понимание рабочих продуктов лучших практик РМ, но слабое видение общей картины Все еще можно услышать вопрос типа: «А теперь расскажите нам, как все-таки управлять проектом …» Практики третьего уровня зрелости комментируются примерно так: «… Так мы и так это уже делаем ..» | Глубокий уровень понимания некоторых лучших практик РМ Интеграция рабочих продуктов практик с известными фактами Менеджеры показывают результаты для аргументации выгод от внедрения РМ | Полное понимание процессов создания плана проекта Полное понимание процессов воплощения отдельных проектов Полное понимание процессов воплощения портфеля проектов Осознанный выбор инструментов для всех уровней планирования |
Нам остается только различить, какие выходы мы хотели получить от обучения? Итак, большая часть менеджеров сначала знакомится с проектным менеджментом на семинарах, часть активно учится самостоятельно в процессе работы. Вопрос только в коэффициенте полезного действия.
Опыт преподавания проектного менеджемента говорит о том, если к 30 часам теории добавить 30 часов практики в компьютерном классе, то даже молодые люди, которые никогда не работали на производстве легко начинали планировать проекты своих родителей.
Сегодня для изучения отдельных простых инструментов планирования требуется около 45 минут, упражнение занимает 20 минут, ввод в компьютер и освоение программы всего 15 минут (пример создания структуры WBS небольшого проекта). Я считаю, что на деловые игры целесообразно приглашать вновь сформированные команды проекта или большие команды, в которых, с одной стороны есть представители департаментов управления инвестициями, а с другой стороны менеджеры предприятий.
Инфраструктура для проведения деловой игры. Все инструменты на местах.
Чтобы играть большим составом участников и обеспечить активный обмен информацией между участниками игры, необходимо иметь специальную инфраструктуру для данной игры (Рис.4).
В этих целях можно использовать подходящие программные продукты, но в данной игре все коммуникации и сотрудничество участников осуществляются через сервер российской системы КСУП РМО, что создает возможность для активных коммуникаций пользователей системы в реальном времени. Это весьма важные функциональные возможности игры, так как в целом игра по созданию РМО полностью базируется на связи между пользователями (описание КСУП РМО можно скачать по ссылке: www.getdecision.ru). Это еще один признак, который характеризует концепцию игры.
Заметим, что рабочее место менеджера проекта или участника игры должны быть укомплектовано простыми инструментами планирования. Если это условие не выполняется, тогда разговор о приобретении навыков или изучении лучших практик проектного менеджмента является пустой болтовней (в лучшем случае, это может быть простой пересказ известного руководства, или «молитва» на тему управления проектами).
Структура деловой игры. Учитываем компоненты проекта РМО.
Деловая игра четко делится на несколько обучающих сессий, в каждой из которых участникам обеспечен доступ к программному обеспечению, чтобы выполнить поставленные инструктором-тренером определенные задачи по этапам проекта РМО (Рис.1.). Сценарий игры может включать проведение следующих сессий:
1. Введение в игру.
2. Краткое обучение методам работы с интерфейсами КСУП РМО.
3. Оценка уровня зрелости организационного проектного менеджмента.
4. Определение исходных ролей РМО и его целей.
5. Выбор функций РМО.
6. Определение рамок проекта РМО.
7. Разработка плана проекта РМО.
8. Привязка РМО к организационной структуре компании.
9. Операционная деятельность РМО. Пилот проекты.
10. Оценка выгод для бизнеса от внедрения РМО.
Каждая сессия имеет свою цель обучения, которую желательно согласовать с руководителями Центров обучения компании. Уровень вызова и сложность упражнений в игре должны быть адекватны достигнутому уровню навыков участников проекта на данный момент времени. Это никогда, по определению, не может быть достигнуто за 4 часа какой-нибудь симуляции (как это иногда рекламируется в релизах тренинговых компаний).
Например, чтобы построить структуру пакетов работ проекта PMO (WBS РМО), игроки могут прослушать короткую лекцию на 20 минут или посмотреть сохраненную в базе знаний презентацию по этой теме. Одновременно участник может запросить в базе документов КСУП РМО руководство по созданию структуры пакетов работ проекта, а также шаблоны 3-х типовых структур проекта РМО. Все зависит от содержания учебного конверта и позиции инструктора относительно объема интервенции знаний.
Уместно еще раз сказать, что деловая игра только тогда формирует практические навыки, когда в игре реально представлены, а поэтому и могут быть опробованы все компоненты лучшей практики проектного менеджмента (руководство, стандарт, описание практики, ссылки, инструменты, шаблоны документов, примеры рабочих продуктов практик и т.д.). Это один из признаков серьезных деловых игр.
Таким образом, инструктор и участники игры могут достаточно легко проверить закрепление навыка управления проектом путем оценки полученного рабочего продукта конкретной практики проектного менеджмента (артефакты: сеть работ проекта, структура работ WBS, диаграмма Gantt, и т.д.). Впрочем, нельзя не отметить и, возникающие в процессе деловой игры, навыки активных коммуникаций и сотрудничества, т.е. мягкие навыки.
Заключение. Надо играть.
Предложенная деловая игра «Создание Проектного Офиса организации» нацелена на расширение традиционного процесса обучения методам управления проектами. Она делает особый акцент на сотрудничество и межгрупповую координацию команд проекта, мягкое обучение современным навыкам руководства проектами, включая знакомство с инструментами управления портфелем проектов.
Предполагается, что применение данной игры, в дополнение к лекциям, тренингам, семинарам или презентациям, позволит сотрудникам организаций лучше понять теорию проектного менеджмента, поскольку менеджеры будут применять некоторые навыки на практике. При этом игра позволяет менеджерам попробовать на практике и оценить выгоды от использования лучших практик проектного менеджмента.
Кроме того, менеджеры организации приобретают знания и в других важных зонах современного процесса управления проектами: связь, коммуникации, сотрудничество, разрешение проблем. Деловая игра предлагает ее участникам много инструментов для организации таких форм сотрудничества: форум, дискуссия, архив проекта, полученные уроки, система управления знаниями.
В деловой игре такого типа моделируется одна из современных практик руководства проектом, которая связана с организацией сотрудничества участников проекта (Collaboration Project Management). Без наличия необходимой технической инфраструктуры и правильно подобранного программного обеспечения мы, к сожалению, не можем получить все выгоды, вытекающие из активного взаимодействия участников проекта. Наши привычные совещания и планерки совершенно не годятся для решения таких задач.
В настоящий момент времени сложившаяся культура многих организаций не способствует распределению информации о состоянии проекта или портфеля проектов. Это является одним из основных препятствий к внедрению новых методов управления проектами и портфелем проектов. Но проведение подобных игр позволяет провести быстрое обучение целого ряда команд проектов и дать представление о составе практик и инструментов продвинутого уровня зрелости проектного менеджмента.
