Марина Стародубова
И слышу уже голоса. (может я - яснослышец?). И гневно они твердят мне, что не нужно разводить лишнюю бюрократию и зря тратить время и бумагу. Аксиома: менеджер по продажам должен продавать, а руководитель отдела продаж должен его к этому побуждать. Все предельно просто и ясно. И нечего зря голову себе и людям планами морочить. Не буду спорить - непродуктивное это занятие. По скорости принятия решений, по изменяющимся ситуациям руководство отделом продаж похоже на спортивный сплав по реке.
Представим ситуацию.
Ты несешься на плоту по мощной стремительной реке, мимо мелькают берега, деревья, скалы. Захочешь - сразу не остановишься, и пристать к берегу не везде получится – то скалы, то болота, то непроходимые заросли прямо к воде подходят. Куда нас несет и что ожидает за поворотом – так кто ж его знает. Вляпаемся – тогда и будем думать, как выбираться. И вдруг -впереди порог, так камнями оскалился и водой закрутил, что сердце в районе пяток обосновалось. Всем работать, всем грести! Куда? Что делать? Да, кто ж его знает! Все равно не успели – теперь спасайся, кто может и как умеет. Обычно у руководителя группы, допустившего такие ситуации, это руководство было бы последним, а группа без карты реки и плана движения просто на маршрут бы не вышла.
Почему же в реальной жизни, когда упущенные твоим отделом продаж возможности и совершенные ошибки так дорого обходятся компании, особенно в ситуации жесткой борьбы за выживание среди конкурентов, ты разрешаешь себе ту же самую логику – будет проблема, тогда и придет время ее решать.
Но нет у тебя этого времени. И проносит компанию мимо участия в интересной выставке (не успели заявиться и подготовиться), мимо нового товара у конкурента (не разработали систему оперативного сбора информации), вдруг уходят два наиболее профессиональных менеджера по продажам (все руки не доходили разработать план профессионального и карьерного роста), и отдел рекламы опять сорвал рекламную компанию, абсолютно опоздав с выпуском нового каталога.
А сотрудники твои никак не могут понять, чего от них хочет руководство и где они сейчас находятся и что ожидает их за поворотом, и куда стремится фирма, и что должен делать каждый из них, чтобы компания попала туда, куда она намечала.
И только, набив себе шишки, переведя в цифры недополученные прибыли и потерянных клиентов, устав разгребать вал текущих проблем, начинаешь задумываться – а ведь многих провалов и авралов можно было бы избежать, и проблемы решать легче, исправляя их причины, а не последствия. В общем, не плохо бы тебе самому понять, чего ты хочешь от своей работы, компании и отдела продаж, и что нужно делать, чтобы этого добиться. Как ни крути, а без планирования работы и развития отдела – никуда не деться.
Итак, тебе нужен план. План работы отдела продаж.
В голове тех, кто только собирается заняться этой творческой и веселой работой, скорее всего, встанет дружная шеренга следующих вопросов -
1.Что такое план продаж и какой он бывает?
2.Как его сделать?
3. Как контролировать выполнение плана?
Скорее всего, следом рядами выстроятся другие большие и маленькие вопросы. Но, ответив на эти, ты сможешь построить свою систему создания и выполнения планов и в последующем легко отражать любые вопросительные атаки твоего интеллекта, руководства и подчиненных.
1.Что такое план продаж?
Вариант 1. (планирование сверху). План – писание, в котором твои боссы в результате совместных умственных усилий, анализа рынка, возможностей компании и долгих вечерних бдений и споров (в этом случае тебе очень повезло с руководством), а может просто разведя на кофейной гуще, начеркали какие-то фантастические цифры, объявили их годовым оборотом, и теперь свято или наивно верят в их истинность и требуют от тебя немедленного и рьяного исполнения.
Вариант 2. (планирование снизу). План – итог мученических раздумий и активных обсуждений в курилках твоих подчиненных о том, чтобы себе наметить такого, чтобы написано было много, а делать не очень, и чтоб из офиса поменьше выходить, и чтоб, вроде как и занят чем-то, а проконтролировать начальству было нельзя.
Вариант 3. (Управленческая энциклопедия). План - намеченная на определенный период работа с указанием ее целей, содержания, объема, методов, последовательности и сроков выполнения.
Какие бывают планы?
Ответить на этот вопрос достаточно легко. Планы бывают разные. Например, планы наполеоновские. Или - Планы пятилетки, которую нужно было сделать в три года.
А еще - План компании. Вот он тебе как раз очень нужен. Ведь это стратегия твоего отдела продаж. Указательный перст направления движения. Это Дамоклов меч, ежедневно висящий над твоей шеей. Это добрый тещин совет – как жить, приравненный к приказу и обязательный для выполнения.
Существуют так же твои планы и планы сотрудников, которые делятся на личные и профессиональные. И чем больше ты сможешь прорисовать себе и сотрудникам, как выполнение плана компании отражается на выполнении личных планов, тем эффективнее и энергичнее будут все работать. Ведь самый большой мотиватор человека - это он сам, его желания и устремления.
И наконец, план отдела продаж. Твое любимое детище, плод твоих гениальных мыслей и амбициозных устремлений. Очередная попытка - соединить наполеоновские планы твоих боссов с критическими мини-набросками твоих подчиненных и превратить все это в реальные цифры и действия, обеспечивающие реальные результаты.
Обычно план продаж состоит из 2 основных частей: плана продаж и плана работ.
Часть 1 – арифметическая, или план продаж отдела. Это разложенные по месяцам и сотрудникам показатели, которых ждет от тебя руководство и выполнение которых доказывает, что ты и отдел продаж не зря свой кусок хлеба сами жуете и компанию кормите.
Часть 2 – методологическая, или план работ.
Эта часть определяет конкретные действия конкретных сотрудников к конкретным датам, чтобы обеспечить выполнение первой части, а так же работу по проектам, повышению профессионализма, обучению, командообразованию, карьерному росту.
Нужно ли объяснять, для чего нужен этот план? Наверняка, ты своей холодной головой и горячим сердцем понимаешь, что выполнять намеченные цифры будут твои люди. И это твоя забота и головная боль, как сделать, чтобы работали они в полную силу и с азартом.
2. Как сделать план продаж?
Шаг 1. Определи цели. Для этого нужно учесть
1.1. что от твоего отдела ждут руководители компании (см. план компании)
1.2. твои цели, как руководителя отдела продаж
1.3. к чему стремятся твои сотрудники.
И чтобы каждый раз не строить все заново, лучше создать систему.
Аксиома: Цели должны быть реальны и измеримы цифрами
Шаг 2. Разработай пути достижения намеченных целей, назначь ответственных за выполнение, введи сроки исполнения.
Шаг 3. Соотнеси план продаж с возможностями компании (договорами закупок, производственными и складскими мощностями, транспортом, финансовыми возможностями).
Шаг 4. Обсуди план с подчиненными, внеси коррекции, утверди у руководства.
Эта часть работы в планировании самая веселая. Наверняка, мужественный Данди в борьбе с крокодилами потратил гораздо меньше нервных клеток, чем предстоит тебе при выполнении этого шага. Но ведь ты сам – великий гуру продаж и умеешь продавать снег чукчам и бананы африканцам. Поэтому, все просто.
Обсуждение с подчиненными.
Задача – «продать» план подчиненным. Дальше – по технике продаж.
- Войди в контакт с подчиненными. При этом за Клинским посылать не надо. Вариант – пива с воблой здесь не пройдет. Достаточно улыбки, позитивной энергетики и легкого комплимента или веселой истории.
- Выяви потребности сотрудников (если ты хороший руководитель, а это не вызывает сомнений, то ты о них давно знаешь).
- Сделай презентацию плана с учетом выявленных потребностей.
Просчитайте вместе, сколько они могут заработать, выполнив и перевыполнив план. Опиши, как это послужит шагом вперед в выполнении их личных планов (покупки дачи - Сидоровым, получению следующей карьерной категории – Ивановым, классному медовому месяцу на пляжах Испании – Петровым). Не бойся, если тебя «понесет», как Остапа Бендера. У каждого в твоем отделе есть свои «Васюки». Не жалей красок и слов. Дай им представить реальные результаты от их работы, практически ощутить желаемые картины до смачного сглатывания слюны самыми скептически настроенными менеджерами. Мотивируй на выполнение плана.
- Обработай возражения.
Если они дельные и помогут работе, прими с искренней и прилюдной благодарностью и немедленно включи в план высказанные идеи и корректировки. И возрадуйся, что твои ребята умеют думать, переживать за результат, находить нестандартные решения.
Если возражения не очень умные – приложи свои «очумелые» ручки и голову, преобразуй и включи в план.
Все это дает менеджерам ощущение сопричастности к созданию «великих планов Мао Цзэдуна», резко поднимает их самоуважение и лояльность к тебе, руководству и компании, учит думать, не бояться публично высказывать свои мысли, не только критиковать, но и предлагать альтернативные решения.
- Закончи продажу.
Ты должен добиться того, чтобы сотрудники, принимая и подписываясь под планом, понимали – они создавали его все вместе и с этого момента разделяют с тобой всю полноту ответственности перед руководством, компанией, друг другом за выполнение плана.
Версия оптмистическая: у тебя все получилось с первого раза - все кричат «ура» и «в воздух чепчики бросают».
Версия пессимистическая: у тебя не получилось - проанализируй причины, внести корректировки, сплюнь через левое плечо, почеши затылок и … продолжай по той же схеме до положительного результата.
Утверждение плана у руководства. Задача – продать план руководству, то есть доказать, что именно действия, прописанные в твоем плане, смогут обеспечить выполнение слегка скорректированных цифр плана компании.
Шаг 5. Создай систему денежной и неденежной мотивации, побуждающей к выполнению плана.
3. Какие инструменты оперативного контроля наиболее интересны?
Ежедневная утренняя планерка - это легкая нервная встряска после сна, некая зарядка и подзарядка, разминка мышц и мозгов перед началом работы, ласковый пинок, придающий менеджерам по продажам положительную динамику движения в нужном направлении.
Еженедельное собрание (желательно вместе с отделом закупок, рекламы и маркетинга.).
Это обсуждение текущих задач, общих для всех отделов или касающихся их взаимодействия, товарных новинок и неликвидов, выработка и генерация коллективных идей, решений и программ.
Отчеты - убеди менеджеров, что это не комикс и не письмо запорожцев султану, а письменное сообщение о выполнении возложенного поручения, представляемое руководству, или оперативные данные о деятельности компании, которые подготавливаются и анализируются в ходе управленческого учета. Очень важно разработать лаконичные удобные для оперативного анализа формы отчетности, занимающие не больше 15мин. в день для заполнения.
И опять слышу голоса… Но это не слуховые галлюцинации, ребята зовут на утреннюю планерку. А это значит наступил новый рабочий день, наполненный телефонным перезвоном, интересными встречами, разочарованиями и достижениями.
Пришло время создавать планы и их выполнять.
