Введение
Менеджмент – это управление, учитывающее присутствие человека в контуре управления организациями. Но чаще всего, при анализе управленческих вопросов, авторы публикаций и участники обсуждения на форумах, смело оперируют такими терминами, как «одна компания», «в ряде фирм», «на предприятии», «коммерческие структуры», «госструктуры», «бизнес» и т.д., но достаточно редко и осторожно ссылаются на конкретные предприятия и организации как объекты управления. И где-то причины такой скромности понять можно…
При этом активность и компетенции посетителей и участников дискуссий, авторов публикаций на порталах по менеджменту такова, что, кажется, предоставь им возможность сделать что-либо по профессии – получится великолепный результат. Однако на форумах блеск управленческой мысли, бесценный опыт, профессионализм, отточенный слог, четкие формулировки, всесторонне обоснованные планы и программы типа как сделать лучше, все это, вся сила коллективная и индивидуальная интеллектуальная мощь уходит в песок, когда вместо конкретной организации, объекта управления, предметом рассмотрения является некая анонимная «структура».
Но сейчас наступила светлая пора в менеджменте, в той его части, что процветает на вершине управленческой пирамиды, в связи с желанием руководства поработать в режиме «открытого» правительства, когда, кажется, возникло понимание, что одного твиттера для этого процесса маловато будет. Люди серьезно взялись за дело, министра соответствующего назначили, стали сценарии будущего, различные форсайты разрабатывать, общественные советы и комитеты при министерствах формировать и предложения, как жить лучше, думают от себя настоящим министрам направлять, а свои заседания даже транслировать в сеть… Поэтому начинайте открываться и вы, господа – товарищи, публикаторы, участники обсуждений, посетители порталов и форумов по менеджменту, борцы с искусственными (да еще анонимными) ветряными мельницами.
Правда, это напоминает поздний советский период, время гласности, когда центральная пресса с ног сбивалась в поисках материалов для разделов «Если бы директором был я» (и что натворил бы на его месте) и тому подобных тем, будораживших мозги интеллигенции, особенно в очередях за водкой, возникших в магазинах на пике кампании борьбы с пьянством. Немало было там высказано интересных предложений…
Однако пока «открытое правительство» ничем себя не проявило, пока, наверное, рано, пока оно входит в режим, пока они думают, как лучше себя показать, может быть, настало время инициативно предложить новации от нашего продвинутого менеджмента, структурам ну, к примеру, на уровне федеральных органов исполнительной власти.
И не следует опасаться обвинений в дилетантстве, учитывая, что большинство нынешних «эффективных менеджеров» на самых верхних этажах не родились министрами, не были специалистами в деле, которым руководят и не считают этот недостаток серьезным. На современном историческом этапе дилетантизм - это скорее достоинство, важное преимущество, меньше по специальности знаешь — реже отвлекаешься на пустяки и шире смотришь на вещи. Не знаешь – узнаешь, не хочешь – захочешь, когда узнаешь, вот золотое правило наших бизнесменов во власти. Остальное — пусть решает невидимая рука рынка, как бы. Да может оно так и к лучшему, вспомним, что там К. Прутков говорил, про специалистов, подобных флюсу…
На самом деле, например, очень давно, один младший лаборант успешно осуществил приватизацию в масштабах всей страны, предлагая каждому по 2 «Волги», а кто не взял — тот просто совок. Потом окреп и как настоящий либерал и матерый рыночник, круто, на уровне расчленения, распорядился единой энергосистемой. Жаль, сейчас бы он развернулся куда серьезней и в новой приватизации предложил бы по 2 «Мерседеса» минимум, но устал и сейчас занялся совсем мелкими (нано) вопросами, хотя и за дорого. Другой незаменимый менеджер, в истоке — продавец мебели, вполне себе эффективно заведует обороной, с недвижимостью теперь там полный порядок; одна красивая женщина — министр — экономист, до недавнего времени успешно управлялась с собесом, здравоохранением и медициной, эффективно помогая и лечить и хоронить; на сельское хозяйство же, опять министром, была поставлена другая женщина, по образованию медик и ничего, земля рожала, рожь колосилась, картошка и при ней росла, все получилось, как хотелось и у нее. Примеры можно приводить и приводить. Взять, хотя бы, построение инновационно - светлого будущего в отдельно взятом осколке деревни, при помощи иностранных ученых консультантов, но уж очень за дорого…
Что же, теперь и нам ясно, что не боги горшки обжигают. Поэтому можно было бы смело предложить свои подходы к совершенствованию управления, например, в нашем спорте, особенно на фоне триумфа безволия и явного отсутствия передового менеджмента в футбольном первенстве Европы и ожидаемых подобных процессов и результатов на предстоящей Олимпиаде в Лондоне. Тем более, если в искусстве футбола понимаешь, то и прочие науки управления тебе по плечу, не переживай, что дилетант, помни, что это — не недостаток, а серьезное конкурентное преимущество, побольше наглости, как говорил бывший мл. лаборант и все у нас получится (как любит особенно подчеркнуть сегодня старший).
Сильно способствует делу, можно сказать, провоцирует на инициативу, тот факт, что на сайтах министерств и ведомств сейчас размещается вся необходимая для менеджмента информация. Например, сведения о нормативной базе, структуре, целях и задачах, основных ведомственных мероприятиях и событиях, дан персональный состав бюрократов, этих маленьких универсальных винтиков, пригодных для использования на любом уровне и в любом секторе управленческой иерархии, желательно повыше. Ведь из интернета все как на ладони видно, чем руководить и кто под рукой, т.е., первый шаг открытое правительство к тебе, надо понимать, уже сделало. И при этом нет необходимости ничего разглашать, никакую тайну, специально для менеджмента изыскивать закрытую, конфиденциальную или (не дай Бог!) секретную информацию.
Следует сказать, что в таких вопросах нельзя мельчить, растрачиваться на малые формы. Начинать надо прямо сверху, где больше всего необходима помощь, может быть, даже скорая. Поскольку, надеюсь, люди на портале в футболе разбираются, то почему бы им бескорыстно (для начала) не выдать собственные передовые решения для усовершенствования менеджмента в сфере обороны, здравоохранения, транспорта, городского хозяйства и т.д. Именно к этому хотелось бы всех призвать, учитывая, что пространство для поисков практически безграничное, но предлагать следует только чисто конкретно, без всяких анонимных структур и ссылок на абстрактные управленческие сущности. Не надо забывать также и про наше все — газпромы, роснефти, русалы и т.д., там ведь тоже ждут, не дождутся свежих идей, как им лучше с нашими ресурсами управляться.
Автор не собирается стоять в стороне. Будучи человеком благодарным и в футболе разбирающимся, надеется, что его предложения по планированию для внешнеполитического ведомства, на основе современных подходов к менеджменту и достижений в сфере информационных технологий, вполне заслуживают рассмотрения и, хотелось бы, жесткого и критического обсуждения в портально — форумной «буче, боевой, кипучей». А там, если повезет, открытое правительство заметит наши таланты, и специалисты из ведомства подтянутся, тем более, там они в своей массе, действительные профессионалы по образованию и карьере, причем до такой степени, что это, возможно, им иногда и вредит. Ну, а если не заметят, это не беда: не догоним, так разогреемся.
Давайте пошлем, так сказать, прямой message, сигнал, от нашего х-экзекъютерского стола к их открытому министерскому столу (типа шведского стола устроим, подходи и забирай решение). Давайте создадим прямой креативный интерфейс между их и нашими виртуальными общинами, ответим, наконец, на призыв премьера к открытости искомым «краудсорсингом» в сфере менеджмента от посетителей, участников, экспертов и, если нужно, гуру портала. Были бы сильные предложения, солидный материал, неординарные идеи, что обсуждать и что конкретно предлагать, (а интернет – он все стерпит), тогда и на форумах, как минимум, резко повеселеет.
Министерство иностранных дел как организация
Что такое организация
Один из гуру менеджмента мирового уровня, Г. Минцберг, на обширных материалах анализа структуры и функций многих сотен организаций в сфере бизнеса, муниципального и государственного управления, науки и т.д., составил классификацию, в которой было установлено наличие у организаций следующих неотъемлемых частей:
- Менеджмент высшего уровня (определяет и контролирует направление, цели, политику и планы организации)
- Менеджмент среднего уровня (обеспечивает исполнение планов и взаимодействие на уровне подразделений, связывает топ-менеджмент с техническим ядром)
- Подразделения технической поддержки (обеспечение существования организации в окружающей среде)
- Подразделения административной поддержки (обеспечивает нормальное функционирование человеческой составляющей во всех частях организации)
- Техническое ядро (сотрудники, которые делают основную содержательную работу организации)
Организация ли МИД?
Ориентируясь на такую точку отсчета, давайте выясним, является ли организацией Министерство иностранных дел (МИД). Это сделать необходимо, как бы странно это не выглядело, поскольку дальнейший анализ и предложения в области менеджмента относятся именно к организационным структурам.
Для этого обратимся на официальный сайт МИД. На нем, в разделе структуры министерства, к облегчению, обнаруживаем все источники и составные части, показывающие, что МИД все же организация, а не непостижимый элемент верховной сакральной власти, не внешнеполитическое воплощение самого передового на текущий день учения, не эманация дипломатического духа очередного национального лидера и т.д. Поскольку в противном случае весь наш анализ и, соответственно, предложения по совершенствованию менеджмента, просто провисают в воздухе.
Итак, пять частей МИД по Минцбергу и с учетом информации сайта министерства, выглядят следующим образом:
- Менеджмент высшего уровня (Министр, заместители министра, коллегия, топ-менеджмент)
- Менеджмент среднего уровня (Руководители дипломатических департаментов)
- Подразделения технической поддержки (Департамент информационного обеспечения, Департамент дипломатическо-курьерской связи и т.д.)
- Подразделения административной поддержки (Департамент кадров, Департамент Управление делами, Валютно-финансовый департамент и другие)
- Техническое ядро (дипломаты, сотрудники, которые делают основную содержательную работу организации)
Да, получается, что МИД – это организация. Установив, что МИД выглядит как организация, давайте посмотрим, управляется ли эта структура как организация. Из теории, типовая схема системы управления (субъект и объект управления, процессы деятельности и управления, прямые и обратные связи) едина для всех организаций и в приложении к МИДу включает:
- Субъект управления (топ-менеджмент Министерства)
- Объект управления (политические процессы в системе международных отношений, договорная и фактическая база дипломатических и других отношений с зарубежными странами)
- Процессы управления (определение целей, сбор и анализ внешнеполитической информации, планирование, реализация и контроль внешнеполитической деятельности)
- Процессы содержательной деятельности (осуществление дипломатической деятельности в соответствии с установленными целями и планами)
- Прямые связи в управлении (осуществление воздействия на внешнеполитические объекты в соответствии с установленными целями и планами)
- Обратные связи в управлении (сбор внешнеполитической информации об отношениях с зарубежными странами и о результатах воздействия на внешнеполитические объекты)
Еще надо учитывать, что МИД действует не сам по себе, а в рамках утверждаемой Президентом Концепции внешней политики Российской Федерации, и с этой точки зрения, субъект управления (топ-менеджмент МИД) можно рассматривать и как объект управления.
Процессы управления МИД
Основополагающими документами, определяющими деятельность МИД, являются Концепция внешней политики Российской Федерации и Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации. Краткую и ясную формулировку целей и задач МИД можно прочитать в Концепции внешней политики: «Министерство иностранных дел Российской Федерации разрабатывает общую стратегию внешней политики Российской Федерации, представляет соответствующие предложения Президенту Российской Федерации и ведет работу по реализации внешнеполитического курса Российской Федерации в соответствии с настоящей Концепцией, а также осуществляет координацию внешнеполитической деятельности федеральных органов исполнительной власти».
С учетом изложенного выше, схема управления внешнеполитической деятельностью может быть представлена следующим образом.
Указанные на схеме процессы управления (Сбор информации, Планирование, Реализация, Учет, Контроль, Анализ, Регулирование) можно представить в виде типовых циклов управления организацией.
Эти циклы управления свойственны любым организациям и включают типовые этапы Планирование – Реализация – Контроль.
Каждый из этапов состоит, в свою очередь, из процессов:
- Планирование = сбор информации + планирование
- Реализация = исполнение + учет
- Контроль = контроль + анализ + регулирование
Таким образом, формально данная схема подтверждает, что МИД состоит из тех же функциональных составных частей, как организация, и управляется по такой же схеме, как и любая организация. Поэтому следует ожидать, что указанные процессы управления, хотя бы типовые этапы Планирование – Реализация – Контроль, в той или иной форме должны быть отражены в основополагающих документах (Концепции ВП и Положении о МИД), фактически регламентирующих работу МИД.
Виртуальная дискуссия
Однако поиск терминов и формулировок, относящихся к процессам управления в указанных регламентирующих документах, показал наличие процессов реализации (исполнения) и отсутствие процессов планирования и контроля. Т.е., буквально, упоминания об этом (планировании и контроле, как процессов менеджмента) в Концепции ВП и Положении о МИД нет. Что бы это могло значить? У дилетанта возникает несколько объяснений на те возражения (выдвигаемые как бы со стороны профессионалов), почему эти процессы не указаны и не расписаны, на что будут даны соответствующие дилетантские же комментарии.
Первое возражение. Автор дилетант и не понимает, что все необходимое имеется в Концепции ВП и Положении о МИД. Без обсуждения. Там, наверху, виднее, что и как делать. Комментарий. Тем и силен дилетант, что на вещи смотрит по-другому, свободнее и шире, чем профессионал. Если необходимо, то и позицию К. Пруткова в отношении специалистов, про их одностороннюю полноту, напомнить можно. Возражение не принимается.
Второе возражение. Планирование предполагается очевидным образом, поскольку МИД разрабатывает общую стратегию внешней политики, и в ней, стратегии, уже содержатся необходимые элементы планирования. Комментарий. В менеджменте процессы планирования имеют четкие различия от разработки стратегии, это различные процессы. Возражение не принимается.
Третье возражение. При реализации внешнеполитического курса потребности в планировании и контроле разрешаются дипломатами в рабочем порядке, и нет необходимости их выносить на уровень основополагающих документов. Комментарий. Теория управления бюрократическими организациями (и тем более, практика) твердо стоит на позиции, что в крупных организационных структурах, к которым относится и МИД, если какая – либо функция не задана, не регламентирована, то она и не будет исполняться. Возражение не принимается.
Четвертое возражение. Внешнеполитическая деятельность носит процессный (а не проектный) характер, потому специально планировать свою, фактически повседневную рутинную дипломатическую работу, нет необходимости. Надо просто поддерживать заданный в Концепции внешнеполитический курс, а это само по себе предполагает планирование, там, где это необходимо. Комментарий. Внешнеполитическая деятельность носит во многом уникальный, не повторяющийся характер, требует для каждого случая отдельного планирования, специфического исполнения, конкретного анализа и оценки своих особых по каждому случаю результатов, т.е., является классической проектной деятельностью. Т.е., в соответствии с определением института управления проектами PMBoK — областью деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками. А ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана. Возражение не принимается.
Пятое возражение. Концепция ВП периодически пересматривается и дорабатывается, поэтому то, что в ней можно отнести к планированию, проявляется от релиза к релизу данного документа, и каждый выпуск Концепции можно считать планом тоже. Комментарий. Да, МИД обеспечивает реализацию Концепции внешней политики. Но Концепция – все же не план, да и сама она разрабатывается раз в 5 лет, а то и реже, при том, что ситуация в мире серьезно меняется существенно более динамично. Совещания послов также не могут служить полноценной заменой планированию. Возражение не принимается.
Шестое возражение. В структуре МИД существует Департамент внешнеполитического планирования, и все, что необходимо по части планирования, он выполняет. Комментарий. Хорошо, что такое подразделение существует, но сомнительно, чтобы оно управляло процессом планирования в понятиях менеджмента. Во-первых, в публичных выступлениях руководства этого департамента, не удалось встретить терминов «планирование» и однокоренных слов (кроме внешнеполитического планирования, которое никак далее к конкретике процесса планирования не приближается и не раскрывается), например, в следующей статье. Во — вторых, по реально выполняемым функциям, этот департамент представляет собой что-то вроде «группы быстрого реагирования» по острым вопросам внешней политики при Министре, смотри, например, эту публикацию. Наконец, как смело можно предположить, данный департамент не разрабатывает документ, который можно было бы назвать План работы МИД в целом. Такого Плана у МИД, как организации, по имеющимся признакам, не существует, по крайней мере, в той форме, что присуща другим организациям, которые разрабатывают их регулярно, на определенный период (на 1 – 2 – 3 – 5 лет), с указанием мероприятий, сроков, ресурсов и ответственных лиц, с последующим контролем хода исполнения и анализом полученных результатов, а далее — переход опять на планирование и цикл повторяется. Возражение не принимается.
Седьмое возражение. Контроль внешнеполитической деятельности осуществляет Президент, это однозначно, и нет необходимости еще что-то на этот счет расписывать в Концепции ВП и Положении о МИД. Комментарий. Богу – Богово, а кесарю — кесарево, здесь обсуждается проблематика управленческих процессов МИД и только. Возражение не принимается.
Восьмое возражение. Отсутствие планирования и контроля в задачах МИД (в Положении) объясняется различным толкованием процессов реализации внешнеполитической деятельности профессиональными дипломатами и дилетантами, и этот факт максимум можно отнести к текстовым упущениям в соответствующих документах. Комментарий. Если это упущения – то пора бы их и устранить. Возражение не принимается.
Девятое возражение. МИД – не самостоятельная структура, а подчиненная организация, выполняет то, что ему предпишут вышестоящие инстанции, и если не указано ими, что необходимо планировать, то и не будет никакого планирования. Комментарий. Очень удобная позиция, нам сказали – мы сделали, а не сказали – и делать не будем. Возражение не принимается.
Десятое возражение. Планирование, контроль и отображение результатов внешнеполитической деятельности – это очень чувствительная и весьма закрытая тема, которая фактически исполняется в подразделениях МИД, но не высвечивается и не обсуждается публично. Комментарий. Такое возможно, хотя при этом непонятно, от кого и зачем нужно закрывать процессы планирования и соответствующие им результаты, которые, так или иначе, рано или поздно, окажутся у всех на виду, ведь в планах должен быть представлен путь реализации требований, установленных в открытом документе, Концепции ВП. А результаты внешнеполитических усилий можно прочувствовать и через телевизор, и через интернет, и получить собственное представление об отношениях в поездках за рубеж, и через обсуждаемые международные проблемы и ситуации, которые в наше время (Викиликс) невозможно надолго скрыть, замолчать или проигнорировать. Возражение принимается частично.
Приводить подобные соображения и опровергать их можно и далее, но пока остановимся и зададимся простым вопросом, как бы сложилась судьба какой-нибудь компании, предприятия, коммерческой структуры, если бы там были озабочены только исполнением, не обращая внимания на планирование и контроль? Долго ли такой феномен оставался бы на рыночном горизонте? Ведь это в армии солдату задают процесс исполнения — рыть траншею от забора до обеда, а в реальной экономике только на реализации чего-либо, даже самого хорошего, далеко не уедешь. А в государственном управлении, значит, так можно…
Отметим также зависимость между процессами управления: если отсутствует планирование, то нет и контрольных показателей в планах, типа KPI, а тогда и в процессах контроля нет необходимости, любой полученный результат подойдет и может быть представлен как запланированный заранее.
Все дилетантские размышления на тему, почему нет планирования и контроля в регламентирующих документах по МИД, и соответственно, в работе этого министерства, приводят к лежащему на поверхности ответу: потому, что так удобно менеджменту на всех уровнях. Это подтверждается в т.ч., и тем, что процесс исполнения представлен на сайте МИД как доминирующий, закрывающий все остальные процессы управления. Например, на ленте событий сайта МИД прокручивается масса разномасштабных и слабо связанных дипломатических новостей, которые в объеме на интервале времени только затемняют происходящее, не формируя целостного восприятия внешнеполитической картины мира и положения России в ней.
А вот хорошо систематизированной, структурированной, оперативной и динамической внешнеполитической информации в разрезе отношений с отдельными странами, группами стран, международными организациями, с приоритетами и позициями по актуальным международным проблемам в контексте отсчетов по координатам «план» — «факт», «запланировано» — «достигнуто», «было» — «стало», «хорошо» — «плохо» и других ясных и понятных показателей, да еще желательно бы и в ретроспективе, да еще с учетом цены вопроса и стоимости нахождения в данной точке сферы международных отношений, да при этом еще дающей понимание, почему, откуда, куда и зачем мы идем, и во что нам это обойдется и что принесет, такой информации на сайте МИД не просматривается. А жаль.
Итак, МИД выглядит как организация, включает составные части, как организация, имеет систему управления, как организация, обладает регламентирующими документами, как организация, в регламентирующих документах прописаны процессы управления, как в организации, за исключением процессов планирования и контроля, которые просто в них отсутствуют.
Продолжение следует…
