Да, трудно найти более избитую, но неувядающую тему. Поэтому когда ко мне обратился один заказчик с просьбой написать для его сайта «небольшую, но интересную статью на тему тайм-менеджмента», я выдвинул ему встречное предложение. Не повторять опять что-то из много раз сказанного, а развернуть на его сайте Сообщество в духе предложений, описанных в статье.
Суть этой модели в том, чтобы нацелиться не на обсуждение вопросов, связанных с использованием своего времени, а на достижение определенного результата. Для каждого конкретного посетителя сайта, проявившего реальный интерес к этой теме.
Предложение было принято, и подготовительная работа закипела. Но заказчик неожиданно исчез в бескрайних просторах фриланса, оставив на моих руках этот вот материал. Что ж, может быть и к лучшему. К этому вернемся в конце, а пока что я должен был объяснить читателю непривычную обширность материала. Да, то, что задумывалось как серия публикаций, пришлось реализовать моноблоком. Итак, как же получить от тайм-менеджмента полезный результат?
1. Начнем с начала
Таковым однозначно является изучение литературы. Можно взять любую книжку по этой теме, которая попадется вам под руки, но это обязательно. А уж собственно работа начнется после этого, и мы обязательно достигнем результата. Какого? Ну вот, видите, нужно сначала почитать - в любой из приведенных ниже книжек этот вопрос обсуждается.
Где брать книжки? Это кому где больше нравится - в магазинах, киосках, по электронной почте из хранилищ. Но для определенности мы будем предполагать, что в нашем распоряжении находится следующая библиотечка (номера условные, для удобства, никакого значения в смысле приоритетов не имеют, цифры показывают число страниц):
1. Брайан Трейси. Результативный тайм-менеджмент. 79.
2. Дэвид Аллен. Искусство бесстрессовой продуктивности. 162.
3. Дэвид Аллен. Готовность ко всему. 52 принципа продуктивности. 137.
4. Глеб Архангельский. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. 95.
5. Глеб Архангельский. Метод организационного хаоса. 15.
Это небольшую по объему работу стоит посмотреть хотя бы потому, что здесь предложен существенно нетрадиционный подход.
6. Глеб Архангельский. Формула времени. Тайм-менеджмент на MS Outlook 2007. 72.
7. Сергей Потапов. Как управлять временем. 160.
8. Н.Сидорова, Е.Анисинкова. Тайм-менеджмент. 220.
9. Полли Берд. Тайм-менеджмент. 288.
Заметим, кстати, что количество страниц, показанное в нашем списке, достаточно условно, так как разные издательства выпускали эти книги в разных форматах. И поэтому, как следствие, очень уж скрупулезно сравнивать объемы по этому показателю не стоит.
Но это только обычные книжки. А есть еще и аудиозаписи. Очень популярно в последнее время. Потому что удобно. И тут список продолжится. Вместо количества страниц показно время звучания.
10. Стивен Коуви. Достижение приоритетных целей. 2.32
11. Джон Ван Эйкен. Билет в бизнес-класс. 1.05.
12. Брайан Трейси. Двадцать один способ управлять временем. 1.07
13. Аллен Карр. Легкий способ добиться успеха. 1.41
14. Брайан Трейси. Тайм-менеджмент против жабы. 3.28
Эта работа в большей степени посвящена не тайм-менеджменту как таковому, а, скорее, выбору жизненных целей, способов их достижения, личностному развитию. Но возможно ли все это без тайм-менеджмента? Или скажем по-другому: не является ли тайм-менеджмент всего лишь инструментом для достижения определенных жизненных целей. Каких? Вот об этом и рассуждает автор.
15. Бодо Шефер. Искусство управлять своим временем. 1.38.
16. Боб Харрисон. Тайм-менеджмент. Управление временем. 1.33
17. Игорь Осипенко. Новый тайм-менеджмент. 56.
18. Матвей Малый. Как быть. 1.13.
Ну вот, пожалуй, и все для начала. Это для тех, кто готов работать по-серьезному и выделил для чтения книжек определенное время. А для ленивых или очень занятых, для тех, кто предпочитает краткий обзор работе с первоисточником – приложения. В них то, что можно назвать кратким аннотированным обзором двух популярных аудиокнижек из нашего списка.
2. Так что же такое тайм-менеджмент?
А нельзя ли объединить точку зрения на тайм-менеджмент по крайней мере тех двух авторов, рекомендации которых приведены в приложениях? Для того, чтобы понять, что же следует считать критичным, обязательным, первостепенным, а что можно отнести на второй план?
Ведь тогда нам будет легче во всех отношениях. И в начальных размышлениях о том, что такое тайм-менежмент, как и в чем он нам может, а в чем не может помочь. И в практической работе, когда мы будем сомневаться в том, что уже сделано, искать причины неудач, а они обязательно будут, намечать для себя планы дальнейшего движения.
Итак, что же общего в том, что говорят о тайм-менеджменте различные авторы? Попробуем выделить ядро, обязательно упоминаемое всегда, когда речь заходит о тайм-менеджменте? В целом, сделать это не так уж сложно. И увидеть, что тайм-менеджмент это всего лишь примерно такой вот процесс:
Схема 1. Тайм-менеджмент как критическая «Пятерка».
Примем такую схему как гипотезу, и обратимся к нашим приложениям. Проверим, ничего мы не забыли из тех рекомендаций, которые там приведены, впишутся они в нашу «Пятерку»?
Схема 2. Рекомендации Брайана Трейси
Да, то, о чем говорил нам Брайан (мы сохранили нумерацию советов автора), неплохо вписалось в схему «Пятерки». Конечно, кое-что несколько выпадает, что-то, возможно, я не совсем правильно понял или расположил не совсем так, как следовало бы. Но это, наверное, не самое главное. А главное видится в том, что принципиальных противоречий нет. Двинемся дальше.
Схема 3. Рекомендации Джона Ван Эйкена
И с Джоном все тоже более-менее в порядке, его предложения вполне приемлемо ложатся на схему «Пятерки». Но что же дальше?
3. За что боролись?
Ну что ж, можно теперь согласиться с тем, что мы правильно выделили критическую массу того, что называется личным тайм-менеджментом? Или нельзя? Подумайте.
А мы вернемся к идее Сообщества, посвященного этим вопросам. О котором речь шла в самом начале статьи. И зададим себе еще один вопрос: а что является критическим для такого рода проекта?
Я бы ответил так. Во-первых, изобилие рекомендаций от разных авторов – не совсем ясно, с чего начать, что важно, что второстепенно. Во-вторых, отсутствие четкости в постановке личной задачи в каждом конкретном случае – человек, задумавший подружиться с тайм-менежментом, не всегда в состоянии найти именно свой путь, сформулировать именно свои цели и, соответственно, реализовать их именно по-своему. О том, что научный тайм-менеджмент- это не догма, а только основа для индивидуального проекта, говорят все без исключения авторы. То есть, никто не может надеяться взять готовую систему из книжки, перенять у коллеги. Каждый должен сделать ее для себя сам.
Первый негативный момент мы попробовали снять при помощи «Пятерки», а второй предполагает, как ни крути, необходимость помощи, консультаций по ходу реализации этого самого «индивидуального проекта». Причем, на двух уровнях: от тренера, дающего теорию вопроса, и от сотоварища, коллеги, решающего примерно те же проблемы. Короче, нужен коллектив единомышленников. В рамках Сообщества. Ну вот, как я и обещал, круг замкнулся. Попробуем?
4 Приложения
В приложениях то, что можно называть конспектами или аннотированными перечнями дорожек аудиозаписей.
А. Брайан Трейси. 21 способ управлять временем
Брайан – один из самых популярных авторов, пишущих на интересующую нас тему. Возможно, самый популярный. Но, может быть, он кому-то и не нравится – нет проблем: в нашем списке достаточно авторов, чтобы выбрать то, что по душе. А я начну с Брайна, причем не с книг, а с аудиозаписи длиной всего лишь в один час! Да, подумайте, цена вопроса – всего лишь один час. И даже не чтения большого количества буковок, а приятного прислушивания, скажем, по пути на работу. Это, понятно, все в адрес тех из наших коллег, кто еще сомневается: браться за эту тему или нет. Браться, браться, ничего вы не потеряете, если послушаете Брайна. Короче, очень надеюсь, что кого-то я уговорил. А мы сделаем обзор того, о чем же говорит автор. По сути – он сформулировал ее как удвоение (да, да в два раза!) продуктивности. Итак, как же достичь такого результата?
1. Прими решение. 2.31
Ну, для нас это не актуально. Ведь мы уже решили, что будем заниматься тайм-менджментом. Но Брайн возвращает нас к этому вопросу. Действительно ли решили? Готовы вполне? Делать то, что неприятно? Вот, главное-то слово и появилось: неприятно, трудно. Так есть решение?
2. Цели и задачи. Ясные. 6.09
Самая большая порция. Совсем не случайно. Вопрос о целях и задачах, их четкой формулировки – ключевой. И здесь же – о плане и цене, которую вы готовы заплатить. Потому что четкая формулировка целей и задач дают план, а готовность платить определенную цену (например, выделить 15 минут в день именно для этой работы) говорит о серьезности намерений. Или о несерьезности. Но если нет плана, то каков же будет результат? Понятно.
А какова главная цель? Или, наверное, иерархия целей. Что важнее, а что не так важно? Еще не знаете? Ну, в этом случае мы не можем двигаться дальше. Подумайте.
3. Ежедневное письменное планирование. Правила 6П и 10\90. 3.09
П=равильное п=редварительное п=ланирование п=редотвращает п=лохие п=оказатели.
10% времени, потраченных на планирование до начала работы, сэкономят 90% времени на выполнение.
4. Приоритеты 4.12
Метод АБВГД (не путать с важно-срочно). «Ручной вариант», но сегодня, конечно же, мы больше ориентируемся на компьютерную технологию, там возможностей установить приоритеты очень много.
5. Срочное и важное. 3.28
Умеете разделять? Вопрос не в том, чтобы понимать разницу, вопрос в том, чтобы применять это. И каждый день, каждую минуту посвящать в первую очередь именно тому, что действительно важно.
6. Закон принудительной эффективности. 4.04
Сроки, сроки – они так давят! Но это не обязательно для тех, кто умеет управлять своим временем. Хотя без четкого решения вопроса приоритетов (см. выше) ничего не получится.
7. Правило Парето: 80\20. 2.42
Стоит ли повторяться, скажет кто-то. Ну, если он уверен в себе – можно пропустить.
8. Максимальная отдача - только так. 2.56
«Через пень колода», «не проснувшийся сотрудник», «спустя рукава» - это все о тех, кто не привык работать с максимальной отдачей, весело, если сказать другими словами. И это важно. А если нет настроения? Ну, тогда можно взяться за технические вопросы, за то, что тоже нужно сделать, но творческой энергии эта работа не требует. Список литературы, форматирование, загрузка изображений, звонки по списку клиентов и тому подобные дела. Без них ведь тоже нельзя, но и сил они требуют минимум.
9. Концентрация на одном. 3.01
Три дела одновременно – это ложный принцип. Если речь идет о важных делах, которые требуют концентрации. Начать определенную работу и не бросать ее до достижения запланированного результата – вот ключ к эффективности.
10. Лягушки. 2.57
Известное правило. Но его никто не отменял. Ежедневное планирование и приоритеты – еще один довод «за». На вашем столе стоит чугунная лягушка? Кому-то это правило принесло несколько миллионов долларов.
11. Рабочее пространство. 4.26
Чистый стол – хороший признак. Это закон, а не пожелание. И ваш начальник об этом знает. Вы фрилалансер? Ну, тогда посмотрите на себя глазами начальника, которому нужен хороший работник. Построже. Кстати, правило TRAF – trash – referred - action – file (Выбросить – Передать – Выполнить - Архив).
12. Время в дороге. 3.18
Это хороший резерв для любых образовательных программ. Проведите хотя бы приблизительную ревизию: сколько у вас этого времени в распоряжении. Конечно, это не так эффективно, как, скажем, вечернее чтение в кабинете. У вас есть кабинет? И вас никто не беспокоит по вечерам? Ну, тогда почему бы и не подумать о времени в дороге?
13. Ключевые задачи – ключевые компетенции. 2.45
Что для вас наиболее актуально, какая технология, решение каких задач? Вот тут-то и нужно совершенствоваться. Именно тут. Найти нужную информацию, выяснить, что именно можно было бы делать лучше, чем вчера – вот вам и план повышения квалификации на целый год.
14. Работать хорошо – работать быстро. 2.11
Это ведь дело привычки. Можно делать быстрее все то, что вы делаете сегодня с предварительной паузой, вылеживанием на вашем столе. Просто не откладывайте.
15. Реорганизация бизнес-процессов и стандартных процедур. 1.49
Вчерашние оптимальные решения в части последовательности тех или иных работ, вполне возможно, уже устарели. Ведь у вас сегодня есть такие инструменты и возможности, которых раньше не было. Оптимизация.
16. Ежегодная ревизия. 1.43
Да, именно, как в товарном складе. Все свои дела, проекты, пожелания, планы – под контроль и полный пересмотр.
17. Нулевой подход. 3.37
Это похоже на ежегодную ревизию, но делается регулярно и по отношению к самым разным вещам: знакомым, привычкам, местам работы и жительства, видам деятельности. Главное – не делать исключений, тотальная проверка, ничего не считать обязательным и правильным изначально и навсегда. Что мешает вам жить и работать?
18. И снова приоритеты. 2.12
Но теперь в глобальном масштабе и в обратном порядке: начиная с того, от чего нужно отказаться.
19. Равновесие и гармония. 3.43
Работа – это еще не все. Вы всегда так думали, это понятно. Но всегда ли делали так, чтобы гармония царила в вашей жизни? Без этого не может быть эффективности. Потому что результат зависит не только от количества рабочих часов, но и от вашего творческого потенциала, а он, согласитесь, может быть накоплен только за пределами офиса.
20. Тщательное планирование. 2.31
Что наша жизнь? Игра, как считал классик? Нет, проект – именно так считают сегодня те, кто исследует нашу эффективность. Содержание, ответственный, срок – это важно всегда и везде.
21. Человек действия. 3.31
Сколько бы мы не говорили о важности планирования, оно должно быть завершено. И дальше – действие. Что будет, если мы недопланируем до конца, не добьемся от нашего плана полной завершенности? Ничего страшного – скорректируем по ходу дела. Но если не начать реализовывать самый приблизительный и несовершенный план, то вообще ничего не будет. Ничего реального. Одни мечты.
Б. Джон Ван Эйкен. Билет в бизнес-класс
Эта запись интересна двумя моментами. Во-первых, слышен оригинальный английский текст на фоне перевода. Получается бесподобное пособие по правильному произношению от симпатичного и эмоционального носителя языка. Во-вторых, эта самая эмоциональность, этот напор, оптимизм – просто замечательны. Не пожалеете, что познакомились с Джоном, даже если последуете его советам.
1. Полет в Орландо. 11.56
Хотите сделать свою жизнь на порядок более успешной? Послушайте Джона. Он считает, что все начинается с решения стать другим. Осознания разницы между успешностью (не путать с богатством) и чем-то рядовым, обыденным. Да, с Джоном можно и не согласиться, но если поверить ему хотя бы отчасти, если принять его советы – будет ли от этого хуже для вас?
2. Правило 1. Цели. 3.17
Смысл деятельности и ее цели. Концентрация. Начало движения.
3. Правило 2. Письменный план. 2.49
Важно и то, и другое – и план, и его фиксация. А чем меньше определенности (больше неопределенности), тем важнее иметь план.
4. Правило 3. Контроль времени. 1.50
Или мы контролируем время, или оно нас. Оно управляет нами? Кто это неопределенное «оно»? Да все и все что угодно – именно оно будет вашим всадником, а вы – его лошадью.
5. Правило 4. Честность. 2.21
100%-я честность. Неожиданно? Конечно, но подумайте об этом. О своих детях, своих сотрудниках, своих партнерах – они могут действовать так, как это делаете вы? И если мы допускам компромиссы, то это нас лишает важного фундамента, основы всего остального.
6. Правило 5. Контроль мышления и отношений. 3.27
Поведение менять не нужно. Нужно изменять мышление, отношение к жизни. А поведение послушно последует за новым способом мышления. Ви'дение будущего.
7. Правило 6. Быть лучшим. 3.30
А что, вторым быть намного хуже? В чем разница, насколько она велика, стоит ли об этом говорить? Нет, это вопрос принципа. Быть лучшим, хотеть делать все, все без исключения наилучшим образом – это именно принцип. И ему нужно следовать. Практически. Всегда и везде.
8. Правило 7. Долой стандарты. 5.42
Да, отбросьте привычное и нормальное. Нам ведь нужны ненормальные, выдающиеся результаты.
9. Правило 8. Всегда учиться. 5.41
Учение не заканчивается никогда. И начинается всегда, когда вы видите перед собой проблему. Решать ее нужно по-новому. Потому что мир меняется все время. И решения сегодняшнего дня вовсе не те, которым вас учили ваши учителя.
10. Правило 9. Полезные связи. 4.33
Об этом сказано в последнее время достаточно. Но делаете ли вы это именно так, как мы говорили об этом выше: нестандартно, наилучшим образом, честно и по плану?
11. Правило 10. Работа на себя. 3.10
Начальник – это ваш внутренний голос. Строгий и справедливый. Бескомпромиссный. Вы готовы быть своим начальником?
12. Правило 11. Быстрота и гибкость. 2.57
Ждать нечего. Нужно действовать. Но по мере продвижения меняться.
13. Правило 12. Обсуждение как основной метод. 2.08
Нет абсолютных идей. Любая идея нуждается в обсуждении. Ее нужно испытать, проверить мнением других людей, их позицией, их видением будущего.
14. Правило 13. Накопления. 1.22
Нет, речь идет не о деньгах. Вернее, не только о деньгах. Резервы нужны всегда и это справедливо для любых ресурсов.
15. Правило 14. Максимальная эффективность. 2.31
Потери тепла, энергии, денег – это очевидно. Но любой ресурс, например, время, точно так же нуждается в эффективном использовании. Экономия? Можно сказать и так.
16. Правило 15. Контроль процесса. 1.58
Нужно точно знать, что происходит, где, как, кто и что делает в каждой из операций бизнес-процесса. Знать нужно точно и всегда. Хотя для этого не обязательно стоять за спиной у исполнителей. Нужно контролировать процесс. Современными средствами. В том числе себя, свои личные операции и процессы.
17. Правило 16. Кооперация. 2.09
Помочь другим людям – это сделать наиболее успешные инвестиции в свое будущее. Люди неблагодарны? Нет, люди отлично помнят, что вы им помогли вчера и знают, что вы вполне можете помочь завтра.
18. Правило 17. Реализм. 4.30
Нет безнадежных поражений, но нет и вечных побед. На вершине успеха нужно помнить о том, что это только этап, очередная вершина. Но впереди – новые.
С Новым годом!
На праздники нашел у Девида Майстера интересный аргумент. Там это по поводу того, почему качество обслуживания очень трудно наладить.
Так вот: худеть все хотят, убеждать не нужно, как это сделать тоже все знают: меньше есть, больше двигаться. Почему же не выходит? (Качество все любят, к нему стремятся, как его достичь знают - аналогия полная).
Майстер советует обращать внимание на измерение, контроль и ежедневную поддержку этого процесса, т.е. повышения качества обслуживания. Так же и ТМ: проблема в ежедневной поддержке, которую могла бы дать группа.
С уважением В.Петриченко
С новым годом Вадим! Статья безусловно полезная, но к сожалению в наше безусловно безумно быстрое время не всегда принципы тайм- менеджмента работают.
С прошедшими.
Конечно, даже строже можно сказать: реже работают, чем не работают. Имея в виду молодых менеджеров, агентов по продажам, фрилансеров - ну, кому какая среда больше знакома. Но ведь не работают не принципы, заметьте, а системы обучения и требования менеджмента верхнего звена. Или, как в случае с фрилансом, национальный (советский) менталитет. Т.е. как обычно: в аудитории есть пара человек, для которых и работаешь. Остальные не хотят учиться, напрягаться, морщить репу...
Насчет среды. Я прошелся по десятку-другому форумов - везде картина примерно одинаковая. Поэтому я сказал тому заказчику: статей достаточно, нужны другие форматы работы с аудиторией.
С уважением В.Петриченко
ПС
Но если какой-то из принципов ТМ устарел - подскажите, обсудим. ВП