Персональные секреты успешного использования времени бизнес-лидера вызывают закономерный интерес. Универсальных правил, конечно, нет, и не может быть. Но есть лайфхаки, отработанные за более, чем пятнадцатилетнюю историю бизнеса, которые не раз доказывали свою состоятельность. Поделюсь своими правилами, которые помогают мне, как руководителю, выстраивать приоритеты.
1. Микроменеджмент – тупиковый путь для лидера
Стоять над душой у сотрудников, хаотично, непредсказуемо во времени интересуясь их достижениями – демотивирующий принцип «из прошлого». В противовес этому я планирую регулярные совещания по ходу работы над текущими проектами. Таким образом, сотрудники знают, когда я жду от них новостей, и могут планировать свое время с учетом этого. Одновременно я систематизирую во времени контроль над делами.
Многие из нас столкнулись с тем самым сверхконтролем или микроменеджментом в период «удаленки» и последующей гибридной работы, когда срабатывал ложный паттерн: «не вижу сотрудника – не контролирую процесс». И это одна из причин, по которой мы, как только это стало возможно, вышли в офис. В то же самое время, я не исключаю возможности дистанционного управления, дающие определенную свободу мне в первую очередь. Однако и тут работает правило запланированных совещаний и управление по результатам.
При этом крайне важно, чтобы сотрудники четко видели поле своей деятельности и понимали, где начинается и заканчивается их свобода в принятии решений. Поэтому я считаю необходимым инвестировать время в создание стандартов и регламентов компании. Скрипты на всех этапах бизнес-процесса отлично высвобождают время!
2. Работать не 8 часов, а головой
В продолжение темы гибридной работы из офиса и дома, тренд на индивидуальный рабочий график признан неотъемлемым признаком современной цифровой экономики. Не могу с ним не согласиться. Однако такой подход обязывает четче ставить цели, и определять конкретные результаты, которые требуется достичь. В том числе для себя. Сравните: «стать лидерами рынка» и «удвоить доход компании к концу года» — есть очевидная разница. Соответственно, в зависимости от поставленных целей я распределяю ресурсы и определяю сроки выполнения задач пошагово.
Но и тут есть нюанс. Я обязательно вношу в рабочий график «время на осознанность», когда у меня есть возможность глобально взглянуть на деятельность компании со стороны. Я смотрю на «картину» бизнеса в целом, не отвлекаясь на мазки на холсте. Так у меня появляется возможность распределять время и людей по важным направлениям и отказываться от проектов, которые «пожирают» ресурсы с низким «выхлопом». И, в то же время, рождаются идеи для новых векторов приложения сил.
Именно в такие минуты я смогла определить необходимость создания дополнительного бизнеса в период пандемии. Мы запустили в продажу компактные тренажеры для «домашнего спортзала» во времена изоляции, когда гиподинамия стала настоящим бичом для большинства людей.
3. Хронофаги – пожиратели времени
Мобилизоваться и успеть максимум за любой имеющийся промежуток времени – суперсила эффективного руководителя. Однако все мы живые люди и в реальной жизни часто сталкиваемся с теми самыми хронофагами или «пожирателями времени».
Мы теряем время, не имея системы в информационных потоках — рабочей почте, мессенджерах, а также в хранении важной информации. Отвлекаемся, не настроив пуш-уведомления в гаджетах, а они очень рассеивают внимание! В моем понимании систематизация, так называемый «метод ограниченного хаоса», очень хорошо приводит в порядок мысли и, разумеется, экономит время, которое я могла бы потратить на поиск нужной информации, — и тут мы снова вспоминаем о пользе проработанных сценариев на всех этапах рабочего процесса.
Откладывание важных дел на конец рабочего дня — тоже хронофаг, хоть и не очевидный. Суть в том, что проще в буквальном смысле «сделать и забыть», чем откладывать задачу и непроизвольно мучительно думать о ней, прокручивая в голове детали.
Поэтому мое правило: начинать день с самых важных, пусть и не всегда приятных вопросов, пока запал не иссяк, и потом уже с чистой совестью погружаться в рутину. Если дело слишком большое, чтобы успеть разобраться с ним за утро, то я каждый день уделяю ему немного времени. Таким образом, я тоже не трачу драгоценные минуты на прокрастинацию и бесплодные сожаления.
4. Искусство делегировать — освободить время для главного
Все, что может быть делегировано, должно быть делегировано. Мы не говорим о глобальных функциях руководителя, таких как целеполагание, но любые текущие процессы могут и должны быть грамотно распределены. Лишь в этом случае руководитель имеет возможность заниматься стратегически важными вопросами, а исполнители, выполняя поставленные перед ними задачи, развиваются, оттачивая свой профессионализм. Все в плюсе!
У нас так выстроена структура управления, чтобы сотрудники знали функционал друг друга и могли взаимодействовать без привлечения руководителя для решения повседневных задач. При этом я, разумеется, доступна в случае возникновения тех или иных срочных вопросов. Но для рутинных процессов у сотрудников есть налаженный протокол.
5. Энергетический овердрафт под запретом
Для достижения результатов руководителю нужна энергия, а значит, ее надо восполнять. Вот почему в числе моих приоритетов всегда есть и отдых с семьей, помогающий мне подзарядить батарейку — тот самый work-life balance — и кратковременные методы «заземления», позволяющие переключаться между делами и высвобождать ресурс. В частности, я практикую прогулки на свежем воздухе в хорошую погоду, занятия йогой и упражнения на баланс. Для этой цели держу в офисе специальный компактный тренажер — балансировочную подушку.
Работая со спортсменами, я хорошо знакома с таким понятием, как «марафонская стена». Так называют состояние организма, когда недалеко от финиша на фоне гипогликемии человек просто не способен двигаться дальше. Вот почему, выстраивая приоритеты, я всегда смотрю, как мне оптимизировать рабочие процессы, чтобы не допустить того предела собственных возможностей, за которым неизбежно следует стагнация бизнеса.
Читайте также:
Заголовок, анонс и содержание не соотносятся друг с другом.
Заголовок том как расставить приоритеты руководителю.
Анонс об отделении главного от второстепенного.
Текст о правилах работы конкретного руководителя.
Все это кардинально различные по смыслу вещи. Принципиально разная управленческая деятельность. Слова: приоритет, главное, правило - имеют разные определения.
Я обязательно вношу в рабочий график «время на осознанность», когда у меня есть возможность глобально взглянуть на деятельность компании со стороны.
Вот прям так и записано в календаре - с 9.00 до 9.30 - "время осознанности. не беспокоить"?
Для Ассоциации МедЦентров сойдет.... это же не материальное производство... дефекты управления не обернутся драматическими потерями...