Принцип системности: как мотивировать себя выполнять рутинную работу

Как показывает мировая практика, предпринимателям сложнее быть успешными и на работе и в личной жизни. Впрочем, многие с этим справляются на «ура». В 21 веке практически каждый может начать свой бизнес. Но как не сойти с ума от такого объема задач? Как удержать на своих плечах целый отдел и не погрязнуть в рутине монотонных дел, которые так не хочется иногда выполнять... да и еще оставаться веселым, счастливым и жизнерадостным?

Ответ на это есть – системность! Весь процесс можно разделить на несколько этапов, которые я опишу ниже.

«Я сделаю это сегодня!»

Системная работа состоит из двух ключевых позиций: ритм и визуализация. Визуализация – это умение поставить себе цели, понять к чему ты движешься, и какие действия нужно предпринять для реализации. Первым шагом всегда является план, который поможет начать работать. Ритм – его основная задача, мотивировать выполнять те действия, которые обозначены в плане.

Иными словами, чтобы достичь цели нам нужно:

• Выполнять поставленные задачи.
• Выполнять их регулярно.
• Еженедельно проводить ретроспективу (что сделано, а что – нет за прошедшее время), а каждый день с утра проводить брифинг внутри команды.

Ритмичность – основа системности

Самое главное – оперативно освобождать собственную голову от поступающих мыслей и задач. Это позволит не перегружать ее и минимизировать риск что-то забыть. Ведь все прекрасно знают, как в течение дня могут рождаться новые идеи, гениальные стратегии, неординарные решения. Если вовремя их не записывать – они просто теряются в чертогах нашего разума. Особенно это важно для женщин, которые всегда в голове держат кучу задач, которые нужно выполнить. Зачастую они связаны не только с работой, но и с личными делами. Чтобы избежать неловких ситуаций и быть всегда на высоте, записываем их в специальный планировщик.

Шаг первый: обозначаем цель, составляем общий список задач, проставляем дедлайны.

Систематизация целей и задач

Теперь мы подошли к самому интересному. Научившись ставить себе задачи, следует узнать, как это делать правильно.

Большинство людей не достигают нужных результатов в своем плане именно по причине неуделения должного внимания конкретной цели выполнения. Чтобы максимально оптимизировать весь процесс, я предлагаю задействовать один замечательный метод – Scrum. Он довольно прост, но безумно эффективен.

Метод Scrum – это деление движения к большой цели на недельные рывки. В принципе, тайминг каждый может подобрать индивидуальный, но самым эффективным временным отрезком считается неделя. Чтобы начать с ним работать, в воскресенье вечером или в понедельник утром мы выбираем задачи на будущую неделю из общего списка с дедлайнами, который мы уже предварительно подготовили на начальном этапе. Этот процесс следует повторять каждый день.

То есть: пришли на работу, заварили чашечку кофе, открыли свой задачник и выбрали то, что необходимо сделать на несколько дней вперед. Каждое утро следующего дня решенные задачи переносятся в специальный столбец «Выполнено», а на их место встают новые. Идеально под каждой задачей прописывать ход развития событий: что сделано, что в процессе, что потребуется и так далее по хронологии.

Итак, мы научились не только составлять план, но и применять новую технологию эффективного выполнения задач. Следующий шаг – научиться правильно подбирать их наименования. Часто мы применяем неверную трактовку того или иного действия, намеренно сокращая и не конкретизируя цель. Это крайне важный аспект в планировании – он дает четкое представление о том, что в итоге должны мы получить на выходе.

Например, задача «Позвонить мужу» – это неверно, а вот «Позвонить мужу и узнать, во сколько он придет домой» звучит намного понятнее. То есть правильным результатом выполнения будет узнанное время, которое для нас и важно, чтобы спланировать семейный вечер.

Совершенно ко всем задачам нужно всегда ставить дедлайны, даже если точный срок пока неизвестен. Задача без дедлайна не будет выполнена никогда.

Шаг второй: ставим задачи на неделю с дедлайнами, правильно их обозначаем, обновляем каждый день.

«Рутина – не порок, а данность»

Самый насущный вопрос: почему рутина нас так подкашивает и снижает продуктивность? Дело в том, что выполняя совершенно любую работу, особенно вначале, мы получаем определенное удовольствие от свершений, даже минимальных.

Например, когда начинаешь писать книгу, первым шагом является составление оглавления. Не такое большое достижение, не так ли? Но уже даже этого достаточно нашему мозгу, чтобы серотонин и эндорфины активизировались, так называемые гормоны счастья, отвечающие за то, что мы сидим счастливые и довольные собой. Именно в этом кроется основной секрет.

Чтобы победить в нелегкой битве с рутинными процессами, нужно научиться продолжать получать удовольствие от того, что мы делаем. В противном случае – ничего не изменится. Но есть и другой способ: превратить работу в привычку.

Что же это такое? Любое действие, даже самое банальное, становится систематическим примерно через 3-4 недели регулярных повторений. Это играет нам на руку. Ведь чтобы облегчить себе жизнь, нам нужна «подпитка» тех самых удовольствий от рутинного процесса. Ей отлично становится геймификация. Иначе говоря, наш дорогой мозг будет понимать, что за те или иные действия у нас всегда будет понятное вознаграждение. Например, в нашем сервисе – это баллы, которые начисляются просто за то, что ты заходишь и ставишь себе задачи. Самое интересное, что через 3-4 недели это станет несущественно, просто потому, что перестанет быть первостепенным, а вот хитрая привычка останется.

Геймификация – связь задачи с вознаграждением. Главное попасть именно в то, что человеку действительно хочется. В рамках нашего сервиса в магазине баллов мы предлагаем кучу разнообразных товаров, которые подойдут каждому человеку: от обучения английскому языку и танцам до скидки в «Шоколаднице» на полноценный ужин.

Если создается «семейная» доска, например, мама ставит сыну задачу «вынести мусор до вечера», то он за это может получить вознаграждение в баллах, которое потом потратит на то, что ему хочется – мороженое, поход в кино, новую игрушку.

Микроскопический посыл, не стоящий каких-то фантастических денег, оказывает гораздо большее влияние на психику человека, чем что-то глобальное. Кстати, метод геймификации вводят и многие компании в рамках поощрения сотрудников. Хорошим примером могут послужить менеджеры по продажам, которых обычно премируют деньгами. Надо понимать, что даже такая сильная мотивация в определенный момент просто перестает работать.

Один из наших «крупных» корпоративных клиентов – известный банк – действовал по отлаженной схеме премирования денежными бонусами. Но с приходом молодых и «голодных» в отдел продаж, в их тактике произошел сбой буквально через год. Юные и активные менеджеры по продажам привыкли к «бонусному» поощрению и потеряли стимул к привлечению новых клиентов. Им уже хватает тех, с которыми они работают и зарабатывают достаточно денег, чтобы не напрягаться вообще. Именно по этой причине мы организовали встречу с нашим «большим корпоратом» и предложили свежее решение.

Во-первых, внедрили доски для контроля и удобства выполнения задач отдела продаж. Во-вторых, создали специальные призы исключительно для сотрудников данного банка: эксклюзивные отпуска в хороших отелях, бесплатные курсы иностранных языков, фирменная айдентика (кепки, зонты, футболки) и многое другое. Стоит это намного дешевле тех денег, что они заплатили бы в премиальных, но гораздо ценнее для сотрудников.

Почему это происходит? Загадочная человеческая душа? На самом деле нет. Просто деньги – это довольно обезличенный и ограниченный инструмент, который быстро заканчивает свое влияние.

Шаг третий: вырабатываем привычку и придумываем вознаграждение за достижение результатов.

«Стоп, раздражительность!»

На самом деле, женщинам в этом плане проще, хотя они более раздражительны с точки зрения каких-то банальных взаимоотношений, но более предрасположены к выполнению рутинной работы. Здесь нет никакого сексистского подтекста, просто вам психологически намного проще настроиться на продуктивный лад, чем мужчинам.

Сильная половина работает «яркими пятнами»: ударно потрудился 48 часов без отдыха, а затем ничего не делаем какой-то период времени. Женщины же выбирают умеренный ритм, не распыляя всю свою энергию. И это очень круто, ведь для еще большей мотивации можно заодно саму себя вознаграждать маленькими подарками.

К примеру: хочется купить помаду. Нужно поставить цель не просто купить ее, а купить «когда я сделаю квартальный отчет». Разбив всю свою деятельность именно на такие задачки с вознаграждениями, которые вы скорее всего себе и так бы купили, появится четкое понимание, за что вы получаете те или иные вещи.

Шаг четвертый: создать для себя персональную систему вознаграждений из простых вещей за выполнение задач.

Делегирование как полезный подарок

Делегирование – это очень важный шаг, который не могут сделать большинство руководителей.

Кажется, что компания еще недостаточно большая и не может себе позволить дополнительных сотрудников. В этот самый момент абсолютно все руководители стремительно несутся в страшный капкан, который в один момент просто прикроет весь проект на корню. Человек просто не сможет физически выполнять такое количество задач ежедневно в одиночку, это повлечет за собой череду факапов по срокам, причем вне профессионального плана (заболел ребенок, сломалась машина, нужно срочно уехать). И вот именно в этот момент все закончится. Начинать делегировать нужно с самого начала создания компании.

Следует понимать, особенно женщинам, что какой бы она умной и работоспособной не была, всегда найдется человек, который будет более профессиональный в определенных направлениях, чем она. А самое главное – его можно купить за деньги. Каким бы я не был отличным программистом – ни за что не полезу писать в нашем сервисе весь код, просто потому что у нас уже есть ребята, которые этим занимаются. То же самое по части других направлений, за которыми я слежу со стороны: PR, SMM, маркетинг.

Задача грамотного, эффективного руководителя – окружить себя профессионалами в своих областях, а далее просто раскидывать задачи и следить за их выполнением. Делегировать достаточно просто и это сможет увидеть каждый, если будет подобран профессионал в каждом направлении. Прежде всего – повысится продуктивность компании и освободится время.

Запуская свой первый интернет-магазин, я так дорожил своим проектом, что паковал лично посылки, совершенно не понимая, как можно нанять другого человека, который будет это делать вместо меня. В голове тогда сидела мысль: «Боже, это же сложно, столько ответственности! Никто не сделает это лучше!». Знакомая фраза? В определенный момент я себя все же пересилил, потому что мне надо было уезжать на несколько недель.

Путем кропотливого отбора мне пришлось нанять девушку на работу. Два дня я рассказывал обо всех нюансах, показывал, как нужно делать, объяснял и старался изо всех сил. На выходе у бедняжки получалось не то что плохо, а отвратительно: все происходило намного медленнее, чем это получалось у меня. Выбора не было. Я уехал не со спокойным сердцем. Зато когда вернулся, был приятно удивлен: насколько быстрее девушка занимается упаковкой, чем некогда я. Она была лучше во всем: начиная от сборки, заканчивая отправкой. Все было идеально! В тот момент я понял, какое огромное количество времени у меня освободилось, и что я могу его направить на другие, более важные задачи.

Шаг пятый: сформируйте команду профессионалов вокруг себя.

«Я люблю свою работу»

Работа всегда должна быть интересной, а таковой она станет только тогда, когда делаешь то, что тебе действительно нравится.

Одна наша клиентка запускала цветочный бизнес. На первых нескольких встречах она с азартом и огоньком в глазах рассказывала, как ей нравится сам процесс составления букетов. Она проходила мастер-классы, ездила на обучение во Францию, где целый год разбирала, чем отличается один сорт лилий от другого, как их можно компоновать, почему следует не забывать сочетать цветы по запаху между собой. Даже в момент рассказа было заметно, какой сильный обмен эмоциями происходит у нее. Она получает кайф от процесса, ей это нравится и девушка буквально «горит» желанием творить.

Вскоре ее небольшое хобби стало перерастать в бизнес (она открыла два цветочных шоу-рума) и появилось много новшеств: бухгалтерия, налоговая, реклама, проблемные клиенты, задержка доставки, всякие мелкие бытовые проблемы. На нашей очередной встрече было заметно, что ее запал начинает угасать: вместо того, чтобы кайфовать от создания букетов, она вынуждена сливать всю свою энергию в эти направления. Мы объяснили ей первопричину проблемы и помогли подобрать достойных кандидатов, чтобы оптимизировать процесс работы. Сейчас у нее более 20 точек по России и СНГ. Судя по ее Instagram – у девушки все замечательно, и она «горит», как и на нашей первой встрече. Это очень приятно.

Шаг шестой: получайте наслаждение от своего дела, и не пытайтесь сделать все в одиночку.

Предприниматель – это не человек, который делает все за всех. Да, он делает одно дело, но очень хорошо. Пытаться ухватиться сразу за многое – это верный путь возненавидеть то, чем ты занимаешься. Успех обеспечивается системным подходом!