Шесть инструментов тайм-менеджмента: возможности и преимущества

Каждый из нас планирует свои дела. Сегодня в арсенале есть много разных инструментов тайм-менеджмента. Мы перепробовали многие методы в поисках лучших, наиболее подходящих. Давайте вспомним некоторые из них.

Метод «Альпы»

Один из самых распространенных. При использовании данного подхода необходимо выполнить ряд последовательных действий:

Составить список всех задач.
Расставить приоритеты.
Определить длительность выполнения каждой задачи и общую потребность во времени.
Сократите общее время до 60% дня.
Делегируйте то, что можно делегировать.
Проконтролировать сделанное и перенести невыполненное на другой день.

Метод Шваба

Это инструмент называют также «Методом 25 тысяч долларов». Именно такую сумму заплатил Чарльз Шваб, президент компании Bethlehem Steel, консультанту Айви Ли за создание данного метода, как говорится, под заказ. Шаги, предусмотренные этим методом:

Записать самые важные задачи следующего дня.
Определить последовательность задач и пронумеровать их.
Выполнять задачи в установленной последовательности.
Выполнив задачу, проверить, не сместились ли приоритеты в выполнении других задач и не появились ли новые.
Добавить новые задачи в список, соблюдая приоритетность.
Продолжать выполнять задачи по мере убывания их важности.

Метод «Помидора»

Этот метод позволяет добиваться высокой концентрации внимания на достижении результата и выполнении задачи в срок. Как это делается:

Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
Поставьте «помидор» (таймер в виде помидора или любой другой таймер) на 25 минут.
Работайте, не отвлекаясь, до сигнала.
После сигнала сделайте короткий перерыв, на три-пять минут, после чего вернитесь к работе.
После каждого шестого «помидора» делайте длинный перерыв, на 15-20 минут.

Ограничения этого метода в том, что он подходит для решения одной задачи, и не подходит для составления расписания на день.

Метод «Швейцарского сыра»

Случается так, что задача не сформулирована должным образом, не подчинена никаким критериям. Причины могут быть разными: разногласия между заказчиком и исполнителем, отсутствие четкого понимания необходимого результата на текущий момент времени. Но сроки назначены, и время идет. Времени не станет больше, никто не перенесет срок сдачи задачи, и отсутствие понимания результата в текущий момент не освобождает от ответственности достижения этого результата к конкретному времени. Также бывает, что для решения задачи сразу и целиком нужно четыре часа, а у нас в запасе такого количества времени нет, зато есть по 20-30 минут ежедневно. И в первом, и во втором случае можно использовать метод «Швейцарского сыра». Механика такова:

Выгрызите в сыре дырку (то есть выполните ту часть задачи, о которой достаточно информации, и на которую хватит времени сегодня).
Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
Выгрызите еще одну дырку в сыре (выполните еще одну часть задачи в подходящее для этого время).
Доешьте то, что осталось (доделайте все то, что нужно для завершения задачи).

Многие мои знакомые используют этот метод тогда, когда готовятся к отпуску. Сегодня собирают документы, завтра бронируют гостиницу и покупают билеты, послезавтра оформляют страховку и так далее.

Диаграмма Ганта

Для планирования и контроля времени реализации проекта хорошо подходит ленточная диаграмма. Но нередко для построения, так называемой, диаграммы Ганта используют таблицы Excel.

Определите задачи, все операции и контрольные точки, требуемые для выполнения проекта.
Упорядочьте эти операции. Определите зависимость и расположите операции в наиболее целесообразном для вас порядке. Создайте подзадачи и логично выстройте проект.
Оцените ресурсы этих операций. Оцените предложение и спрос на каждый ресурс/человека. Достаточно ли ресурсов для завершения задания, или нужны дополнительные. Назначьте ответственных лиц для каждой задачи и поставьте им персональные задачи.
Отметьте на графике время начала и завершения для каждой из задач (время от начала выполнения каждой задачи до завершения будет выглядеть в виде полосы).
Контролируйте сроки выполнения операций, отображенные в графике.

Для крупных задач, выполнение которых требует осуществить ряд действий, данный способ подходит лучше многих. Кроме всего, это отличный способ визуализации протекания всего процесса от начала до результата.

Казалось бы, ну что еще можно придумать для эффективности планирования? Но иногда при использовании уже известных инструментов можно натолкнуться на абсолютно новые и свежие идеи.

Метод приоритетного планирования

Это одна из тех находок, о которой я бы хотел рассказать подробнее. В основе этого метода лежит матрица Эйзенхауэра, которая состоит из четырех квадратов, образованных пересечением двух линий.

Матрица Эйзенхауэра

Рисунок 1

Каждой задаче в соответствии с этой матрицей присваивается приоритет на основе двух критериев: срочность и важность. Наиболее важными считаются задачи, выполнение которых необходимо для реализации ключевых целей или предотвращает угрозу рабочему процессу. Наиболее срочными признаются задачи, которые потеряют смысл, если не будут немедленно решены.

Схема метода приоритетного планирования

Рисунок 2

Инструмент для планирования

Как вы уже заметили, ряд методов приведенных выше, предусматривает приоритизацию, как один из шагов планирования. Это закономерно. Мы все хотим быть эффективнее, стремимся делать вовремя то, что наиболее важно. Но как расставить приоритеты физически?

Я часто провожу тренинги по управлению временем. В процессе обучения, мы не раз обращаемся к ежедневникам, которые ведут люди, участники тренингов. Не раз я обращал внимание на то, что в своих ежедневниках напротив некоторых задач мои слушатели пишут «Важно!», либо ставят разные символы – восклицательные знаки, звездочки и прочее. Некоторые, те которые пришли на тренинг с определенной методической базой и знакомы с матрицей Эйзенхауэра, иногда ставят напротив задач буквы, соответствующие приоритетности каждой задачи: A, B, C или D. Слово «иногда» я выделил, потому что большинство людей выделяют приоритеты бессистемно: вспомнил – написал нужную букву, не вспомнил – поставил восклицательный знак (в лучшем случае).

Процедура планирования должна быть простой, приоритизация должна быть неотвратимой, как смена дня и ночи! Но так не происходит, а это означает лишь одно: однажды наступает момент, когда мы прекращаем решать задачи по мере их важности, и начинаем решать задачи по мере их поступления. Знание о приоритетах остается на уровне знаний, навык остается несформированным, привычка не вырабатывается.

Однако решение есть! Жизнеспособность данного решения была проверена в 2015 году на фокус-группе из 176 человек. Все ее участники, применяя метод приоритетного планирования, на протяжении 265 рабочих дней для планирования задач на день использовали специальный бланк (рисунок 3). Приверженцы этого инструмента отметили у него ряд преимуществ:

Записи в новом формате визуально стали восприниматься легче (рабочее расписание уже не кажется таким загруженным, как раньше).
Стал наглядным баланс задач с разными приоритетами, что позволяет оперативно провести корректировку собственной активности и перенаправить свои усилия на решение того, что действительно важно.
Стало проще и удобнее контролировать выполнение задач, которые делегировали своим подчиненным.
Приоритизация задач вошла в привычку.

Бланк для планирования задач на день

Рисунок 3

+1727 Алексей Андрианов Консультант, Москва 03 марта 2016, 22:54

Добрый день, коллеги!

Спасибо за мнения, которые Вы выражаете. Очень приятно, что интерес есть. Да, действительно у каждого метода свои плюсы и свои последователи. Я сам, ещё два года назад использовал метод "Альпы", метод "Помидор" использую и теперь, хоть им и не ограничиваюсь. Алексей, наверное преимущества этого метода может назвать Максим (если вы не пишите прямо сейчас), вывод такой напрашивается из комментария Максима.

Теперь о методе "Приоритетное планирование". Появился он не случайно. Расскажу немного о том, как это было.

В декабре 2014 года к моему коллеге и соратнику обратился представитель крупной федеральной компании с просьбой провести обучение руководителей отделов продаж и супервайзеров. Просили провести тренинги по мотивации и управлению стрессом. Мой коллега попросил меня принять участие во встрече с заказчиком, чтобы выявить причину запроса.

Заказчик долго рассказывал о темпах роста, планах на будущее и о том, что руководители отделов уходят из компании (в среднем за год меняются все). Компания с огромным капиталом не может удержать персонал? Что там происходит? В чем причина?

Мы договорились о проведении личных встреч с рядом руководителей. Выяснилось то, что в течение дня у руководителя такое количество задач, что завершить работу не удаётся даже до 21:00. Меньше 30 задач не было ни у одного. В основном все задачи жесткие, не более 5% гибких, контекстных бесчисленное множество. При этом заказчик убеждён в том, что руководители должны работать продуктивнее и количество задач должно быть ещё больше (грандиозные планы по развитию продаж требуют успевать).

Я с 1999 года в продажах и прошёл все позиции, работал в разных должностях, но такого темпа работы что-то не припомню...

Кроме всего, руководители отделов, 50% времени находятся на территории за которую отвечают. С собой у них всегда ежедневник и некий бланк, в котором они фиксировали - что, кому, когда они делегировали.

Да, лениться им некогда, и учить их бороться с ленью (как предлагает Владимир)?не только преступление, но и издевательство.

По итогам проделанной аналитической работы, мы договорились с руководством компании о том, что не станем проводить тренинги по мотивации и управлению стрессом (в их ситуации это была трата денег и времени). Для того, чтобы обеспечивать рост, не меняя темпа, и при этом сохранить людей, мы разработаем тренинг по управлению временем, метод, который подойдёт им (с учётом всей многозадачности и абсолютно новый ежедневник для управленческого состава - именно на этом закончилась встреча перед долгой проектной работой по созданию нужного для заказчика продукта.

Мы работали несколько месяцев. В проектной группе были четыре бизнес-тренера из разных компаний, ТОП-менеджер из компании заказавшей услугу и иногда подключались два консультанта из зарубежных бизнес-школ.

Мы спорили каждый день. Разногласия, перемирие, опять разногласия. Наш "оркестр" чуть не развалился однажды из-за очередного прения на тему "что будет работать, а что нет".

Но однажды, мы обратили внимание на то, что матрицу Эйзенхауэра можно использовать как основной инструмент и вести записи прямо в квадратах. Мы создали ежедневник, и благодаря архитектуре основной страницы (а именно эта страница стала полем для записей задач на день) была матрица Эйзенхауэра. Кроме этого, мы разместили инструкцию в начале ежедневника - памятку по ТМ с примерами и прочими инструментами. Теперь все было в одном ежедневнике. Люди работают с ним второй год. Ежедневник помог избежать таких сложностей, которые описал Алексей (не очень удобно хранить, сшивать, готовить эти бланки).

176 человек по мнению Владимира - это мало... Однако, это была лишь фокус-группа. Первый тираж был 600 экземпляров. Второй тираж мы не делали, несмотря на возросший спрос. Мы меняли макет и проводили коррекцию некоторых страниц, добавляли новые инструменты. Самое главное и единственное неудобство нашего ежедневника заключалось в огромном размере ("Фолиант" - так назвал первый экземпляр один титулованный столичный тренер, владелец ежедневника). Но теперь все работает и страница стала удобнее и метод отточен, и размер идеальный.

Конечно, мне, как автору, хочется понять точку зрения Владимира, хочется услышать - что именно не работает в методе? А то пока никакой конкретики. Владимир, если уж утверждаете, то аргументируйте. Наша практика показала - все работает на отлично! А то получается, как в анекдоте - 40% людей, которые сказали о том, что не любят копченую селедку, никогда её не пробовали.)) А вы этот метод не пробовали...)

Алексей, метод "приоритетное планирование" можно использовать только с бланком. По другому никак... Обычный ежедневник не подойдёт для данного метода, но подойдёт для метода "Альпы". Со следующего тиража подарю вам один экземпляр, если будет актуально

Максим, примеры вы найдёте в схеме, если прочитаете мелкий шрифт под синими квадратами - Схема "Метод приоритетное планирование".

Наш заказчик остался доволен. Сегодня данный метод принят в компании, как стандарт. Люди больше не бегут с работы. Систематизировался процесс планирования, делегирования и контроля за теми задачами, которые руководители делегировали. В завершении хочу ещё раз всех поблагодарить за обсуждение. Если смогу быть полезен - пишите. Обязательно отвечу.

С уважением, Андрианов Алексей