Недобор или перебор: как оценить, сколько сотрудников вам действительно нужно

Предприниматели и управленцы не раз задаются вопросами:

• «А не раздулся ли у нас штат?»
• «Почему мы не справляемся с задачами в срок, хотя людей вроде достаточно?»
• «Где ресурс на развитие, если все загружены текущим?»

Ответ лежит в одной плоскости — компания не знает свою реальную потребность в трудовых ресурсах. Решение — внедрение системы нормирования труда.

Зачем нормировать труд в 2025 году

Нормирование труда — это не бюрократия из советского прошлого, а современный управленческий инструмент. По данным исследования Deloitte (2023), компании, внедрившие методики нормирования и управления рабочей нагрузкой, увеличили производительность труда на 18% в течение первого года и сократили издержки на ФОТ в среднем на 11%.

В условиях нестабильной экономики и давления на эффективность бизнес не может позволить себе опираться только на интуицию. Без нормирования компании часто нанимают «на вырост», «на всякий случай» или просто потому, что «все перегружены». А потом удивляются — людей много, а результата мало.

Что нормируется?

Трудовые действия, которые выполняют работники, движения и операции. Измерение происходит с помощью временной шкалы: в секундах, часах или минутах, в зависимости от того, что именно подходит в организации. После измерений и анализа результатов можно рассчитать оптимальное время на выполнение той или иной рабочей операции. Не имеет значения, производство это, офисные сотрудники или любые другие категории персонала.

Зная норму времени на операцию, в дальнейшем можно запланировать обратно пропорциональную величину – норму выработки, то есть план того, сколько и каких операций можно или нужно сделать за рабочее время, и, как следствие, установить нужное количество людей для их выполнения.

С чего начать нормирование: анализ рабочих процессов

Перед тем как считать норму, важно разобраться: какие именно задачи выполняют сотрудники, сколько времени они занимают и какую ценность создают.

В 2022 году российская компания из сектора e-commerce провела аудит операционного отдела (45 человек). В ходе анализа выяснилось, что 30% времени сотрудники тратят на дублирующие задачи: проверку уже проверенного, переписку «для подстраховки», ручной ввод данных в несколько систем. После реорганизации процессов и автоматизации рутин количество сотрудников удалось сократить до 33 человек без потери SLA.

Как подойти к сбору данных? Вот некоторые способы:

• Хронометраж — фиксация времени выполнения типовых операций.
• Process mining — цифровой анализ рабочих потоков в системах (ERP, CRM).
• Интервью + самоанализ — сбор информации с помощью анкет, тайм-логов, описания кейсов.
• Наблюдение — особенно полезно в операционных или производственных средах.

Какой метод нормирования выбрать

Выбор подхода зависит от зрелости процессов, типа деятельности и доступных данных. Можно использовать следующие методы нормирования.

1. Технологическое нормирование (точные нормы времени на операцию)

Наиболее удобно применять в производстве, логистике, call-центрах, ритейле.

Пример: в call-центре один оператор обрабатывает в среднем 100 звонков в день по 4 минуты. При планируемой нагрузке в 7 тыс. звонков в день потребуется не менее 70 операторов. Если в штате 90 — есть повод оптимизировать.

2. Функциональное нормирование (объем задач на единицу времени)

Больше подходит для офисных функций: юристов, бухгалтеров, маркетологов, IT-специалистов.

Пример: финансовый контролер обрабатывает 8 бюджетов в месяц. В компании 24 отдела — оптимально иметь трех контролеров. Если их шесть — возникает вопрос об избыточности или неэффективности процессов.

3. Экспертно-аналитический метод

Актуален для сложных, проектных и креативных ролей, где сложно заранее определить норматив. Используется комбинация:

• Ретроспектива (анализ прошлой загрузки).
• План-факт по задачам.
• Экспертная оценка руководителей.

Пример: В консалтинговой компании проектная команда справлялась с 4 кейсами в месяц. После внедрения матрицы загрузки стало ясно: 30% времени уходит на согласования и оформление, которые можно централизовать. Перераспределение ролей позволило повысить выработку на 40% без увеличения штата.

Какие типичные ошибки совершают при нормировании

1. Ориентация на «идеального работника». Норма должна отражать реальную, а не теоретическую производительность. Иначе вы получите постоянные переработки и выгорание.
2. Нормирование «от человека». Некорректно строить норму по текущей загрузке отдельных сотрудников. Один справляется, другой — нет. Нужно считать от задач и бизнес-результатов.
3. Игнорирование неучтенных задач. Микрозадачи («подсказать коллеге», «настроить Zoom», «обновить пароль») занимают до 15% рабочего времени. Их нужно учитывать при нормировании.

Как выглядит структура рабочего времени

Все рабочее время делится на две части: время работы и время перерывов.

Время работы всегда включает подготовительную и заключительную работу:

• время на подготовку работника к выполнению заданий и операций;
• время, связанное с завершением работы;
• время на организацию рабочего места: это может быть наведение порядка после завершения работы, обслуживание (наладка, чистка) оборудования и др.

Ко времени работы также относится: сама основная работа сотрудника и непроизводственная работа – лишние перемещения, ненужные производственные операции, изготовление бракованной продукции и др.

Время перерывов – это не только обеденный перерыв, личные надобности или специальный перерыв для обогревания и отдыха в зимнее время для тех, кто работает на улице, но и:

• неустранимые перерывы: простой работника, когда он ожидает поступления материала для продолжения работы;
• устранимые перерывы потерянные по вине самого работника: опоздал, раньше ушел с работы, разговаривает с коллегами на личные темы и др.

Как определить, что у вас перебор или недобор

Признаки избыточности персонала:

• уровень загрузки менее 70% по замерам тайм-трекинга или KPI;
• регулярные «затянувшиеся» задачи;
• высокий уровень офисной «инерции»: много совещаний, согласований, бюрократии;
• растущие издержки на ФОТ при стагнации выручки.

Признаки перегрузки:

• переработки более 20% сверх нормы;
• регулярные срывы сроков и снижение качества;
• выгорание и текучесть;
• отказ от новых проектов или клиентов.

Нормирование — не про увольнение, а про управление

Многие боятся, что нормирование приведет к сокращениям. Но в действительности грамотная система норм труда чаще всего приводит не к увольнениям, а к:

• перераспределению ролей;
• автоматизации и оптимизации;
• пересмотру функций, например, администрирование — в аутсорсинг, а освободившийся человек — в проектную команду.

Пример из практики: в региональной FMCG-компании пересмотрели функцию трейд-маркетинга. В результате нормирования выяснилось, что из 9 человек только 3 создают ценность (аналитика и стратегия), остальные выполняют вспомогательные функции (пост-фактум отчеты, сбор данных вручную). Приняли решение: автоматизировать отчетность, сократить команду до 5 человек, перефокусироваться на анализ и планирование. В результате — рост продаж на 12% в следующем квартале.

Нормирование — это язык эффективности, на котором говорят зрелые организации. Он помогает принять обоснованные кадровые решения, избавиться от хаоса и интуиции в управлении ресурсами. В условиях высокой конкуренции и дефицита компетентных кадров важно не просто «иметь людей», а иметь нужных людей, в нужном количестве, в нужное время и с понятной задачей.

Читайте также: