Много кто сталкивался с сокращением штата в отделе при сохранении прежнего объема задач. В такой ситуации обычно выбирают один из нескольких вариантов решения:
- Делать меньший объем работы, с меньшим количеством сотрудников.
- Делать менее качественно, но тот же объем.
- Делать все на прежнем уровне, но работать в режиме 24/7.
- Передавать все на аутсорсинг, увеличивая статью расходов из других статей.
- Перенастраивать процессы работы в компании, но это долго.
В любом из этих вышеперечисленных вариантов есть потери, страдает или качество, или сроки, или вы просто выдохнетесь на работе через месяц-другой, а так и до увольнения вашей кандидатуры может дойти. Что делать? Как решить этот вопрос?
В своей практике я сталкивалась несколько раз с необходимостью сокращать штат сотрудников, но сохранять качество и уровень выполняемых задач. Как правило, все это случалось в период нестабильности, сначала 2008 года, потом 2014 и теперь в 2015. Конечно, первая реакция – растерянность и непонимание, как сделать весь этот объем с таким малым количеством людей?! Хочется реализовать все проекты, но надо фокусироваться на главном и делать самое важное, при этом в маркетинге всегда возникают значимые проекты, которые нужно сделать в дополнении к регулярным задачам. И приходится разрываться, пытаться делать все и сразу, работать по 12 часов в сутки в постоянном авральном режиме, и когда это закончится – непонятно. Через месяц такой работы мне это надоело, я решила искать новые пути решения. Перепробовала все варианты из вышеперечисленных, что-то работало, что-то нет. В какой-то момент пришла идея использовать стажеров. Первый опыт был ужасен, Казалось, студенты-практиканты, которых мы набрали, ничего не умеют и не понимают. Зачастую простые рутинные задачи для них были сложны.
Конечно, можно было забросить эту идею и больше не повторять опыт привлечения студентов, но я не сдавалась, пробовала и искала варианты оптимизации работы и сотрудничества с «бесплатными рабочими руками и мозгами». Перепробовав множество вариантов, нашла наиболее оптимальные три вида сотрудничества со студентами-практикантами:
1) Продажи: холодные звонки, подбор базы потенциальных клиентов и подрядчиков.
2) Дизайн и креатив: креативные задачи по дизайну и разработки нестандартных идей.
3) Маркетинговые проекты: исследования, аудит ТТ, «тайный покупатель», SMM-проекты, организация мероприятий и PR.
Конечно, они могут еще работать курьерами и делать какую-то ручную работу: переклеивать, крепить и делать простую не требующую ума работу. Для меня же была задача использовать именно их умственный потенциал, поэтому и проекты подбирались как задачи для молодых специалистов без опыта. У студентов есть мотивация получить первый опыт работы и рекомендации, поэтому на умственные задачи легче найти исполнителей.
Где и как найти студентов?
По своему опыту замечу, что студентов-практикантов найти не так просто, как кажется. Кто-то скажет, что нужно обратиться в HR-компанию, и они все найдут. Отчасти это так, могут найти, но в большинстве своем они не заинтересованы в поиске студентов на стажировки, их KPI – это закрытие регулярных заявок на открытые вакансии в компании. В любом случае, необходимо, чтобы HR разместили информацию на порталы по поиску работы. На вакансию «стажер», по опыту, приходит пять-шесть откликов, из них не всегда могут быть подходящие кандидаты, и это даже в крупных компаниях с именем. Есть другой вариант поиска – через университеты и институты вашего города.
План действий по поиску студентов-практикантов через вузы
1. Обращаемся в вуз на кафедру по вашей специальности для проекта. Например, на исследования привлекаем студентов с кафедр социологии, на дизайн-проекты – с кафедр дизайна, на холодные звонки – кафедры управления и менеджмента. Можно и не по специализации, но тогда заинтересованность со стороны вуза и студентов будет ниже. По времени переговоры с заведующим кафедры занимают одну-две недели.
2. Заключаем договор с вузом на прохождение производственной практики студентов в вашей компании. Как правило, это на бесплатной основе, и преподаватели университета всегда охотно идут на сотрудничество. Сроки зависят от степени бюрократии в вашей компании, университеты обычно быстро подписывают документы. Этот пункт можно и пропустить, если вам и вузу не требуется документальное подтверждение прохождения практики.
3. Размещаем анонс о привлечении студентов на практику. По договоренности преподаватели могут сделать анонс о возможности прохождения стажировки в вашей компании, подобрать кандидатов или раздать студентам листовки об условиях стажировки с контактами для связи. Также можно разместить объявления на кафедре и досках объявления университета. По итогам студенты напрямую связываются с вами на предмет сотрудничества.
4. Собеседование со студентами. Я практикую приглашение всех студентов одновременно, объявляю условия сотрудничества и рассказываю о проекте, в котором им предстоит участвовать. Здесь можно выбрать одного или группу студентов, в последнее время я практикую командную работу, так студенты меньше сливаются в процессе стажировки и всегда есть резерв – к сожалению, не каждый из студентов может подойти под задачи проекта.
5. Запуск стажировки под руководством наставника от вашей компании. На бесплатной основе при неполном рабочем дне студентов можно пригласить на два-три месяца стажировки.
Хороший способ участия в студенческих фестивалях и конкурсах в качестве жюри или спикера на конференциях в вузах, единственный минус – они проходят нечасто, поэтому можно рассматривать как дополнительный вариант, а не основной.
Какие должны быть задачи для студентов?
Никаких сложных задач и проектов! Студенты их завалят в силу отсутствия опыта и понимания ваших бизнес-процессов. И вы потеряет время и нервы! Так что им давать в работу, если они ничего не знают и не могут? Решение есть – это простые задачи на одно действие!
При постановке задачи важно учесть:
- Уровень сложности задачи.
- Необходимо подробно объяснить эту задачу перед ее выполнением.
- Студент обязательно должен ее повторить, как он ее понял.
- Дать шаблоны для заполнения.
- Предоставить примеры ожидаемого результата.
- Назначить куратора студента, обычно это сотрудник, который в последующем будет пользоваться наработками студента по задаче. Иначе вы не получите нужный результат, и время ваше и студента будет потрачено зря.
При постановке задач в одно действие у вас больше шансов получить ожидаемый результат, чем при передаче в работу целого проекта. Лучше большого слона есть по кусочкам!
«За» и «против» сотрудничества со студентами
«За»:
1) Бесплатно, нет финансовых затрат.
2) Возможность освободить время штатных сотрудников для решения более важных задач. Студентам можно доверить решение простых и длительных по времени выполнения задач, не требующих высокой компетенции.
3) Альтернатива аутсорсингу. Хорошо решаются творческие и креативные задачи по дизайну, это позволяет сэкономить средства на работе дизайн-агентства.
«Против»:
1. Временные затраты на работу со студентами, на постановку задач и курирование их выполнения. Нужен постоянный контроль с вашей стороны за качеством выполнения работы.
2. Студенты, как и фрилансеры, могут пропадать, но это реже случается со студентами-практикантами, пришедшими по рекомендации преподавателей вуза.
3. Короткий период работы со стажерами – всего два-три месяца, после чего нужно искать новых практикантов или переходить на работу за вознаграждение.
Итак, у вас есть понимание, что студентам можно доверить проекты, при этом важно четко разделять проект на простые задачи и контролировать их выполнение. Вы знаете, как и где можно найти студентов-практикантов. Теперь осталось только протестировать формат работы со студентами. Пробуйте, и у вас получится.
Впервые статья была опубликована на Executive.ru 5 мая 2015 года
Во-первых, труд должен быть оплачен. Даже в Советском Союзе школьникам при прохождении практики выплачивалась заработная плата.
Во-вторых, альтернатива аутсорсингу - это штатный работник-профессионал, а не стажер без опыта работы.
В-третьих, описанные в статье ситуации возникают в компаниях, где управление маркетингом отсутствует напрочь.
Кстати, об оплате.
В последний месяц первого курса, я подошел к куратору нашей группы с вопросом.
Он мне ответил: ''То, что Вас интересует будет нежелательным эффектом в одной работе института ДонНИИчермет''. И привел меня туда. Завлаб согласился - пусть поучаствует в экспериментах этой работы. Только, юридически, лучше бы оформить его лаборантом. Да и ему 60 рэ/мес не помешают. Кстати, тогда стипендия была 35 рэ/мес. Её вполне хватало на питание. А второй стипендии, что я получал от отца, хватало на карманные расходы.
Поработал я 1,5 месяца. Помогая ст.научн.сотр. Собрали установку, выполнили эксперименты. Я, по ходу, освоился с теорией подобия. По ней наша установка моделировала поведение жидкого металла, при его сливе из конвертора. Освоился с фотографированием. Фотографии вошли в отчет о работе. На неделю отвлеклись; слетали на Криворожский меткомбинат. Там выполнили эксперименты по другой работе.
Короче, я мог бы и бесплатно поработать. Но, металлургическое производство - это не цветочки нюхать. Поэтому, завлаб позаботился не только обо мне; но, и о себе. Потому и оформил меня официально. С зарплатой.
Хотя, мне кажется и потому, что люди тогда были лучше.
Кстати, через 40 лет, в организованном мною планово-экономическом отделе, работал студент-пятикурсник. На полной зарплате. И работал весьма эффективно. Жестким графиком работы я его не обременял. Лишь бы все операции товаро-денежного оборота учитывались ''день-в день''. И в тот же день оформлялись необходимые договорные документы.
А решение, что-де ''пусть работают за приобретаемый опыт'' - это подлость.
И неумно, в части производительности труда. В недавней теме я вспоминал слова П.Друкера о ''продуктивном труде''. Труде, в котором надо больше заботиться о результатах, чем о затратах.
Не совсем согласен с мнением предыдущих участников.Кроме материальной мотивации существует и нематериальная.Студенты,которые проходят практику в коммерческой реально работающей структуре получают практический опыт и у них есть возможность применить полученные теоретические знания именно на выполнении мелких задач и получить при этом опыт.Согласитесь не всех выпускников ВУЗов охотно берут в организации,так как в копилке только теория а опыта нет и возникает замкнутый круг.Нет практики ,нет трудоустройства.
Во первых, спасибо автору за статью, информация вполне знакома и нового мало, но зато все по полочкам и понятно описано. Конечно, в идеале и опыт получить и заработать материально, это да...Но, соглашусь с Владимиром Ухановым. Без опыта, только с теорией, выпускников не стремятся поскорее взять и взрастить талант! А потому, многие студенты готовы получить именно этот опыт. А если молодой человек (или девушка) окажется действительно сообразительным, ответственным и с горящими глазами, то почему бы в будущем не рассмотреть вопрос о трудоустройстве. Насчет студентов в Советском Союзе- так время было другое и отношения другие, и что греха таить, студенты были несколько с другими установками и ценностями.
Из своего опыта: Мне попадались и мотивированные ребята, желающие опыт получить, научиться новому и студенты ''потребители'', желающие по минимуму появляться в офисе, выполнять работу ''принеси-подай'' и в итоге с вопросом: '' а что, меня на работу не берут?''
Олеся, статья не о том, как дать опыт студентам, а как сэкономить на маркетинге.
Я тоже не согласен с двумя предыдущими мнениями.
«Новички» участвуют в производственном процессе? – Да, участвуют.
Их трудозатраты включаются в себестоимость продукции? – Да, включаются.
Значит, невыплаченная им заработная плата кем-то воруется.
воровство может только при отсутствии должного контроля-это совсем другая тема.Здесь автор статьи даёт чёткую пошаговую методику решения бизнес задач путём привлечения студентов.Никто никого не заставляет,хочешь получай опыт бесплатно или за минимальное вознаграждение либо можно изучить теорию в ВУЗе и по окончании возмущаться,почему же нет спроса на такого дипломированного специалиста.В крупных компаниях рекрутинг начинается на стадии детского возраста,когда скауты ищут талантливых детей и постепенно ведут их к конкретной должности,обучая и адаптируя их на каждом этапе.
бесплатный труд а так же очень дешевый труд это ключевой резерв нашей экономики
напомню, что девальвация рубля была нужна, чтобы привести несоразмерно выросшие зарплаты к размеру экономики
так же в этом направлении много делалось во время реформ - например введение института ''заемного труда'', когда заемный работник мог быть легко уволен в один момент и дорожил бы работодателем, кстати Владимир Владимирович в своих ответах на горячей линии пару лет назад прямо говорил западным промышленникам - ну что вы не стали развивать локализацию мы все для вас все что могли сделали например ввели институт заемного труда!
бесплатный труд это развитие концепции ресурса заемного труда, сюда следует отнести условно бесплатный труд когда например преподаватели или врачи работают за низкую зарплату проводя работы, которые как они считают полезны для общества