Определение потребности
Первый шаг в деле эффективного приема сотрудников - это проверка рабочего места и разработка должностных инструкций. Это нужно для того, чтобы определить, какие функции будет осуществлять новый сотрудник и какое место отводится этим функциям в организации в целом. Это следует делать даже в том случае, если данная позиция уже существует в организации, но скоро освободится.
Анализ должности
Анализ должности проводится, чтобы разобраться, действительно ли нужно нанять дополнительного сотрудника, или найти замену уволившемуся работнику; постоянная ли это позиция, или временная; как цели данной должности согласуются с целями организации и сколько времени потребуется на их достижение; оправдают ли полученные выгоды произведенные затраты и можно ли переложить рабочую нагрузку, чтобы как-то ослабить потребность в дополнительных работниках или замене.
Кроме того, анализ должности дает возможность тщательно рассмотреть предлагаемую вакансию и, возможно, найти способы что-то изменить в лучшую сторону. Анализ должности не должны проводить лица, сами занимающие эту должность, поскольку у них может быть превратное, субъективное представление о том, что они делают и сколько на это требуется времени.
Анализ должности предназначен для суммирования требований, предъявляемых к кандидату на эту работу. Форма анализа должности включает название должности, главные и второстепенные обязанности сотрудника, отношение данного рабочего места к отделу или всей организации, а также необходимую подготовку, образование и опыт. Важно включить и коммуникативные навыки.
Должностные инструкции
После завершения анализа должности можно приступить к составлению должностных инструкций, то есть в целом определить служебные обязанности и ответственность. Размеры и детальность должностных инструкций значительно варьируются в зависимости от уровня должностных обязанностей. Например, должностные инструкции для обычного клерка будут намного менее подробными, чем инструкции для менеджера отдела продаж или директора завода. В должностных инструкциях дается название должности, краткое описание работы, главные и второстепенные служебные обязанности; указывается человек, перед которым будет отчитываться данное должностное лицо; квалификация и список вознаграждений и льгот.
Должностные инструкции крайне важны для эффективного побора кадров, так как они способствуют возникновению взаимопонимания между интервьюером и кандидатом, а также являются отправной точкой при обсуждении предлагаемой должности. И естественно, с их помощью проверяется соответствие кандидата этой должности, обеспечивается стабильность и последовательность процесса найма.
Примером, подтверждающим важность должностных инструкций, служит ситуация, в которой оказался менеджер одного отдела компании Kraft Foods. Менеджер, только что принявший на работу нескольких энергичных новых сотрудников и повысивший двух прежде не отмечаемых превосходных работников, принял некоторые мудрые меры предосторожности, чтобы избежать затруднений. Сначала он подготовил своих людей к этим переменам, а затем составил разумные, приемлемые, практические инструкции для новых должностей и сказал, что у всех будут довольно широкие возможности контактировать с ним как с главным наблюдателем и советником. После этого он предпринял следующие два шага. Во-первых, добился согласия всех ведущих менеджеров и супервайзеров с руководящими принципами и, во-вторых, довел их до всех сотрудников, чтобы каждый из них был в курсе этих директив и двигался в том же направлении. Этот метод исключительно хорошо помог в деле повышения прибыли и решения проблем в Kraft Foods (Rice, 1984).
Поиск кандидатов и отбор резюме
Как только вы определили, что вам нужен новый работник (работники), и составили должностные инструкции, следующим шагом будет найти и оценить кандидатов. Для этого потребуется разработать методы и источники приема на работу, просмотреть резюме и заявления кандидатов; продумать процесс собеседования, включая тестирование и проверку рекомендаций.
Поиск кандидатов
Есть много традиционных способов поиска кандидатов - например, газетные объявления, на которые может откликнуться множество потенциальных кандидатов, только понадобится много времени, чтобы рассмотреть их. Если вы собираетесь поместить объявление в газете, то важно представить компанию в лучшем виде - дать главную информацию о компании и вакансии, использовать такие слова, как 'инновационный', 'лидерство', 'член команды' с целью привлечь кандидатов, обладающих незаурядными способностями.
Другие варианты - профессиональные агентства, рекрутеры и университетские центры по трудоустройству, которые проводят отбор и проверяют уровень образования и тем самым экономят время организации. Хотя традиционные методы имеют свои преимущества, некоторые крупные компании практикуют использование репутации компании и других новаторских подходов для поиска талантливых сотрудников.
Компания 3M привлекает незаурядных кандидатов при помощи объявлений с лозунгом 'Вы важная личность' и телевизионных роликов, суть которых заключается в том, что 'вы можете внести свой вклад в успех нашей компании'. Этот подход к поиску талантливых работников успешно применяется в 3M уже в течение многих лет.
Изучение резюме и заявлений
На предлагаемую вакантную должность, в зависимости от того, что это за должность, может быть огромное количество претендентов. В этом случае задача человека, просматривающего заявления, отсеять как можно больше откликов. Если ответы приходят в форме резюме и сопроводительного письма, человек должен исследовать их на предмет орфографических и грамматических ошибок; проверить, использован ли соответствующий формат делового письма; определить, достигает ли письмо своей цели; и установить, кому адресовано это письмо, если оно персонализировано.
Рассматривая резюме, следует оценивать, во-первых, общее впечатление от него; во-вторых, образование, подготовку и опыт работы кандидата. Хорошее резюме должно быть составлено таким образом, чтобы проверяющий легко мог найти интересующую его информацию. В-третьих, особое внимание необходимо уделить достижениям кандидата. Проверяющий должен выделять значительные достижения, подтвержденные конкретными и достоверными фактами.
Если же ответ пришел в форме заявления о приеме на работу, проверяющий должен посмотреть, нет ли в нем грамматических и орфографических ошибок, а также оценить аккуратность, разборчивость и ясность изложения. И, наконец, проверяется образование и опыт работы кандидата, его способность четко и вразумительно отвечать на вопросы.
Следующий шаг - отбор кандидатов. Один из способов упростить процесс отсеивания состоит в применении общепринятой формы отбора кандидатов. Эта форма представляет собой лист, в верхней части которого указано название должности и дата, ниже, с левой стороны, перечисляются все кандидаты с указанием ключевых характеристик резюме или заявления каждого (один под другим). Затем каждый кандидат и характеристика оцениваются по 4-балльной шкале, итоговая оценка проставляется в правой части страницы. После того, как будут выявлены сильные кандидаты, самое время приступить к процессу отбора.
Процесс отбора
В процессе отбора принимается окончательное решение, каких кандидатов пригласить на собеседование. Также определяется, как проводить собеседование; как представить 'товар', то есть компанию, лицом; какие методы оценивания кандидата избрать; какие тесты использовать; как проверить рекомендательные письма и указанных кандидатом людей, могущих дать информацию о нем.
Подготовка к проведению собеседования
Из всех доступных методов отбора собеседование является самым надежным, но овладеть искусством его проведения труднее всего. Ключ к результативному собеседованию - в постоянной концентрации на целях и задачах собеседования.
Во-первых, определите, кто будет проводить собеседования, когда и где оно состоится, какую информацию необходимо получить от каждого кандидата; во сколько этапов будет проводиться собеседование и назначение каждого этапа; как будет приниматься окончательное решение.
Интервьюер должен иметь прямое отношение к вакантной должности, например, быть непосредственным менеджером или супервайзером. Такой человек будет иметь самое полное представление об этой должности и лучше всех знать, какие требования предъявлять к кандидату.
Нужно составить график проведения собеседований и строго его соблюдать. Следует выбрать и место проведения собеседования, согласно вашим намерениям. Можно встретиться с кандидатом в офисе менеджера или супервайзера, чтобы посмотреть, как он будет вести себя в роли подчиненного. Если вы хотите, чтобы собеседование протекало в более ненапряженной обстановке, то подойдет нейтральное место, вроде конференц-зала. А можно выбрать для собеседования какое-нибудь место прямо на заводе, в производственных помещениях, отделах компании. Этот вариант стоит приберечь для повторного собеседования.
Интервьюеру следует заранее продумать, что он хочет узнать от кандидата и как это сделать. Для собеседования можно составить таблицу приоритетов, в которой бы каждый навык и характеристика оценивались по степени их желательности, первостепенности и значимости, а в конце таблицы выводилась бы общая оценка для каждого пункта. С помощью такой таблицы можно определить вопросы, которые будут задаваться на собеседовании, и методы отбора.
Собеседования проводятся в несколько этапов, обычно - не больше трех. На первом этапе проводятся от трех до шести собеседований. Цель этого этапа - получить общее представление о каждом из кандидатов. Затем отбираются два или три лучших кандидата, которые проходят 'во второй тур'. Повторные собеседования проводятся другими интервьюерами, задаются новые вопросы, все это для того, чтобы избежать повторений и не терять время даром.
При принятии окончательного решения нужно соблюдать определенный порядок. Анализ ответов кандидата, его поведения во время собеседования должен основываться на фактах, а не просто на первом впечатлении. Последовательное и постоянное использование простой схемы оценивания, описанной выше, окажет существенную помощь в выборе 'финалистов'.
Интервьюер должен заранее подумать о том, как он будет 'рекламировать' свою компанию, потому что кандидат не только продает свои таланты и умения, но и 'покупает' взамен данное место в компании. Ведь процесс отбора - это улица с двухсторонним движением, поэтому необходимо сделать так, чтобы нужные вам кандидаты захотели работать в вашей организации. Интервьюер должен представить организацию в самом лучшем свете, выделить ее из числа других. Он должен показать сильные стороны организации и в то же время грядущие испытания. Интервьюер должен объяснить миссию компании, какова ее специализация, какие товары или услуги она производит.
Непременно следует рассказать о дополнительных льготах, таких как медицинская страховка, оплата услуг стоматолога, отпуск, пенсии, участие в прибылях и владение акциями компании, которые могут составлять от 25 до 30% причитающегося работнику вознаграждения.
Чтобы достичь желаемого результата, а именно - верно оценить кандидатов и сделать правильный выбор, - нужно тщательно отобрать вопросы, которые будут задаваться во время собеседования. Все вопросы должны касаться должностных инструкций; опыта, образования и навыков кандидата.
Здесь необходимо учесть правовые аспекты. Нужно спрашивать только о том, что связано с работой. Нельзя задавать сугубо личные вопросы или вопросы, которые могут быть истолкованы превратно. Следует выяснить стремления кандидата, почему его заинтересовала эта работа; его опыт и образование и как они соотносятся с данной работой; цели кандидата.
Проведение собеседования
Прежде чем приступить к собеседованию, интервьюер должен кратко рассказать кандидату о порядке его прохождения. Лучше не делать ограничения по времени, но если по истечении первых пятнадцати минут собеседование все еще будет продвигаться с трудом, его непросто будет закончить.
Интервьюер должен быть доброжелательно настроен к собеседнику. Сначала кандидат, возможно, будет немного нервничать, и ему потребуется некоторое время, чтобы прийти в себя. Не надо судить, основываясь на первом впечатлении, хотя это и сложно. Интервьюер должен дать кандидату полностью закончить свою мысль, не прерывая его.
Во время собеседования не следует связывать кандидата какими-либо условиями, ограничивать его по времени. Наоборот, нужно поощрять его отвечать свободно и распространенно. Например, задавать вопросы типа 'Расскажите мне о вашей прошлой работе'. Дайте собеседнику завершить свой ответ, прежде чем выносить суждение об его умении правильно выражать свои мысли.
Интервьюеру следует обратить особое внимание на жесты и телодвижения кандидата. Разговаривая, два человека получают большую часть информации через невербальные средства общения, особенно выражение лица. Поэтому интервьюеру будет крайне полезно овладеть искусством чтения языка телодвижений. Лучший способ развить это умение - брать на заметку действия или позы, сообщающие об определенном состоянии или чувстве.
Интервьюер должен постоянно контролировать собеседование, вести его в нужном направлении. Если кандидат попытается перейти на неформальный стиль общения или переключиться на предмет, который не имеет никакого отношения к собеседованию, и тем самым взять контроль в свои руки, это будет свидетельствовать о его плохих рабочих привычках, неспособности сконцентрироваться и правильно расставить приоритеты.
Кроме того, интервьюер должен обратить внимание на те случаи, когда он не получил полного ответа на поставленный вопрос. Если кандидат не дает законченного ответа на те или иные вопросы, это может означать, что он что-то скрывает или не понял вопрос. Нужно задать дополнительные вопросы, чтобы прояснить ситуацию и добиться удовлетворительного ответа.
По ходу собеседования интервьюер должен рассказать о компании и ее положении на рынке, об истории компании, о самой должности и условиях работы. Это будет хорошей возможностью 'рекламирования' компании. Для этого нужно выбрать определенное время. Интервьюер может сделать это в конце собеседования и спросить, есть ли у кандидата какие-нибудь вопросы.
Во время первого собеседования не следует обсуждать зарплату, потому что это лишь предварительное собеседование. Если кандидат осведомляется о заработной плате, лучший ответ - сказать, что она будет определяться в зависимости от опыта работы кандидата и его навыков и в соответствии с самой должностью.
Заканчивая собеседование, интервьюер не должен давать кандидату окончательного ответа или указывать на вероятность какого-либо решения, но должен заверить кандидата, что с ним свяжутся для назначения повторного собеседования или как только будет принято определенное решение.
Чтобы избежать путаницы, сразу после собеседования интервьюер должен написать письменный отчет о прошедшем собеседовании, оценить кандидата, используя таблицу приоритетов и форму оценивания. Полезно также обсудить кандидата с коллегами из отдела кадров или с другими менеджерами или супервайзерами, имеющими отношение к данной должности.
Тестирование
Решение проводить тестирование зависит от философии организации. Чрезвычайное внимание нужно уделить правовым аспектам, предусмотреть возможные случаи, когда тестирование будет признано необязательным, дискриминирующим или непосредственно не связанным с навыками или физическими ограничениями работы. Кроме того, тестирование может потребовать больших затрат. Если все же решено проводить тестирование, лучше конкретно определить его цели и задачи. Тестирование всегда должно быть объективным и последовательным.
Проверка рекомендаций
Сегодня получить правильные и эффективные рекомендации намного труднее, чем десять лет назад. Количество доступной информации ограничено из-за опасения исков, которые могут выдвинуть против компаний бывшие сотрудники, а таких случаев было немало. Чтобы получить полезную информацию, необходимо предварительно хорошо продумать, какие вопросы задавать и как их задавать. Затем этот набор вопросов следует использовать для каждой рекомендации и кандидата и сравнить полученные результаты. В списке должны быть такие вопросы, как даты поступления и увольнения с предыдущего места работы, занимаемая должность, посещаемость. Если интервьюер хочет навести дополнительные справки, он может задать те же вопросы, по-другому их формулируя.
Важно проверить образование кандидата, его академическую успеваемость, посещаемость занятий. Нередко случается, что в резюме приводятся ложные или приукрашенные данные такого типа.
После того, как произведена проверка рекомендательных писем и дипломов об образовании, необходимо сравнить их. Наступает заключительный этап отбора, и это сравнение помогает подкрепить уже сделанные выводы.
Процесс принятия решения
Процесс принятия окончательного решения может быть разным в зависимости от уровня вакантной должности. Прийти к решению можно двумя способами. Во-первых, сравнивая кандидатов между собой. Во-вторых, проверяя соответствие каждого кандидата определенному набору требований. Если используется второй вариант, важно проверить данные требования на реалистичность.
Принятие решения
Для начала разрабатывается отборочная форма. Эта форма составляется для каждого кандидата, в ней описываются необходимая квалификация, желательные навыки и дается оценка данному кандидату. При заполнении этих форм требуется логичность и объективность.
После того, как отборочные анкеты кандидатов составлены, интервьюер должен еще раз рассмотреть взгляды и мотивацию каждого кандидата. Необходимо определить, какой кандидат лучше всего подошел бы данной организации, учитывая его квалификацию, ориентированность на работу в команде и коммуникативные навыки.
Важно, чтобы человек, принимающий решение, сумел обосновать его верность вышестоящим руководителям и другим сотрудникам организации. Нужно заранее подготовить доводы, чтобы в случае необходимости суметь изложить их точно и убедительно.
Извещение
Каким бы ни было окончательное решение, нужно уведомить о нем каждого кандидата. Тем, кого не приняли, можно отправить простое письмо с отказом или позвонить по телефону, поблагодарить кандидата за то, что он уделил вам свое время, и тактично сообщить об отказе.
Приглашение на работу
Выбрав кандидата, нужно как можно быстрее сделать предложение работы, позвонив ему по телефону или при личной встрече, в зависимости от обстоятельств и политики компании. Кандидаты с незаурядными способностями быстро 'расходятся' на рынке труда.
Прежде чем объявить человеку, что его приняли, важно определить границы предложения, чтобы интервьюер знал, на какие уступки, если это необходимо, он может пойти при обсуждении условий работы. Интервьюеру следует тщательно подготовиться к переговорам, чтобы убедительно показать, что это хорошее предложение и его стоит принять.
Пригласив кандидата на работу, нужно особо подчеркнуть не денежные преимущества данной работы, предлагаемые компанией, и тем самым сделать последнюю попытку 'разрекламировать' организацию.
После того, как человека приняли, начинается процесс ознакомления и введения в должность. Если прием на работу осуществляется правильно, положительный результат гарантирован.
Заключение
Эффективный подбор кадров - это утомительный и сложный процесс. Но вместе с этим приходит чувство удовлетворения от создания группы. Подготовка, последовательность и немного интуиции - вот все, что требуется для успешного поиска и привлечения выдающихся сотрудников. Тщательно разработанные таблицы приоритетов и знание языка телодвижений играют главную роль в достижении успеха.
В конечном счете, процветающие организации обязаны своим успехом талантливым сотрудникам. Каким бы ни был уровень механизации, какие бы передовые технологии ни применялись, ни одна организация не может без них выжить и преуспеть.
Фото: pixabay.com
