Увольнение от А до Я: как сделать процесс менее болезненным

Если вы грамотно проведете процедуру увольнения, то сохраните с сотрудниками лояльные отношения. И после кризиса сможете снова взять их на работу. После проведения общего анализа ситуации в компании и убедившись, что сокращение штата – неизбежная процедура, необходимо приступить к планированию и предварительной подготовке списка сотрудников, предполагаемых к сокращению.

Главное – это не применять к подчиненным «страусиную политику», говорит Елена Пальмина

Прежде всего, нужно составить список сотрудников, подлежащих к сокращению, и перераспределить функционал увольняемых. Важно точное понимание реального функционала каждого сотрудника. «Часто бывает, особенно в крупных компаниях, когда частично функционал задваивается у нескольких сотрудников, – комментирует директор по персоналу компании «Бизнес-герои» Елена Пальмина. – Также желательно провести анализ использования рабочего времени и, соответственно, выработать методы сокращения непроизводственных затрат и потерь рабочего времени. Эти исследования помогут правильно отобрать сотрудников, уход которых будет менее ощутим для бизнеса». Также следует учитывать, что оставшимся сотрудникам необходимо должностные обязанности не только пересмотреть, но, по возможности, расширить, частично передав разбитый на блоки функционал уволенных работников. Затем детально проработайте сценарий увольнения сотрудников.

Очень важно подойти к моменту предстоящей процедуры увольнения сотрудников с особой тщательностью проработки каждого этапа и каждого пункта на отдельном этапе. Собственник, генеральный директор компании или HR-директор, на которого возложена ответственность за проведение данной процедуры, обычно руководствуется следующими принципами:

• быстрая процедура, без эмоций и долгих обсуждений;
• отсутствие нежелательных последствий для компании. Например, похода увольняемого / сокращаемого сотрудника в трудовую инспекцию, прокуратуру или другую проверяющую инстанцию и, соответственно, прихода в компанию представителей этих проверяющих органов;
• сохранение позитивного имиджа компании на рынке труда и сохранение доброжелательных отношений с бывшими работниками.

Когда руководитель точно знает, по какой схеме проходит данная процедура, как реагировать на различные негативные моменты со стороны недовольных сотрудников, какие документы и при каких обстоятельствах подписывать, а какие нет, его ничто не сможет выбить из колеи или принести нежелательные последствия. Опрошенные нами специалисты дали следующие советы.

1. Проинформируйте команду о предстоящем сокращении

«Некоторые руководители избегают каких-либо объяснений с коллективом, считая, что когда надо и кому надо, те и узнают то, что положено каждому из них, – комментирует Елена Пальмина. – В действительности, такая «страусиная политика» только усугубляет и без того накаленную ситуацию». Когда увольняется сразу или подряд даже несколько человек, персонал в компании начинает волноваться и напрягаться. Если же сотрудники уходят из компании партиями, а оставшимся ничего не объясняют, за исключением общих фраз, типа: «Ну, кризис, чего вы хотите… Скажите спасибо, что вас не трогают…». Это самый плохой вариант, который может выбрать руководитель.

Персонал надо готовить к изменениям заранее. Необходимо объяснить всему коллективу текущую ситуацию в компании, перспективы развития такой ситуации и варианты выхода из нее. Также необходимо примерно обрисовать формат предстоящей реструктуризации. Тогда как, минимум, руководитель не встретит нескрываемую озлобленность и желание отомстить со стороны сокращаемых сотрудников.

2. Перед беседой об увольнении внимательно изучите личное дело сотрудника

«Перед процедурой увольнения я достаточно долго изучаю личное дело человека: смотрю, где и как он работал до нас, изучаю его хобби, семью, привычки, окружение, – делится опытом директор по персоналу компании «Срочноденьги» Александр Малафеев. – Я узнаю, какая у него семья, какие проблемы, обязательства, которые его пугают: кредиты, ипотека, больной ребенок». И, по возможности, компания должна предложить свою помощь увольняемому сотруднику. Например, компания Александра помогла семье увольняемого сотрудника определить ребенка в хорошую больницу.

3. Отработайте технику ведения беседы с увольняемым

Важно, чтобы у сотрудника выработалось понимание, что его увольнение – это действительно вынужденная мера. И со стороны работодателя, если нет возможности сохранить рабочее место сотрудника, то по крайней мере, он приложил все усилия для достойного расставания. И будет рад в дальнейшем при стабилизации ситуации взять его обратно в команду. Некоторые компании внушают человеку, что увольнение – это лучший выход из ситуации. Образно рисуют негативные моменты: что будет, если человек не уволится.

4. Проведите диагностику разных коммуникативных типов поведения сотрудников

Разберите особенности работы с ними, чтобы точно понимать, к какой реакции готовиться и что предпринимать. Лучше, если процедуру увольнения руководитель доверит HR-директору, который чаще всего имеет психологическое образование и обладает необходимыми навыками общения с различными психотипами людей. Кроме того, HR-директор зачастую является доверительным лицом для большинства сотрудников. В первую очередь, тех, кого специалист по управлению персоналом принимал на работу.

5. Выслушайте сотрудника

Прежде всего, человека необходимо выслушать. В этот момент вы получите еще много информации, которой не было в личном деле. И она поможет вам сориентироваться – главное, грамотно воспользоваться ей. «Вы увидите, какие у него сложности и страхи, которые связаны с увольнением, – продолжает Александр Малафеев. – И эти страхи нужно сгладить. Вам важно добиться того, чтобы человек внутренне принял ситуацию. Отпускать сотрудника на негативе нельзя». Если человек заплачет – дайте ему выплакаться. При прощании можно крепко, тепло пожать человеку руку. Если женщина будет плакать – накрыть ее руки ладонями. Главное – донесите до человека мысль, что на увольнении жизнь не заканчивается.

6. Подготовьте рекомендательные письма

Опишите функционал каждого сотрудника, выполняемый в компании, сильные профессиональные и личностные стороны сотрудника, укажите телефон, по которому может позвонить потенциальный работодатель, чтобы задать дополнительные вопросы относительно сотрудника. «Таким образом, мы даем понять нашим сотрудникам, что, несмотря на вынужденное расставание, мы открыты к общению и всяческому содействию при запросе от других работодателей», – поясняет Елена Пальмина.

7. Предложите помощь сотрудникам

В пакет вашей поддержки может входить посредническое участие компании по аутплейсменту и коучингу. Аутплейсмент – это трудоустройство уволенного персонала. Это очень серьезная и психологически ответственная процедура. Аутплейсмент включает в себя поддержку увольняющихся, информирование о положении дел на рынке труда, помощь в составлении резюме, подготовку к собеседованиям, а также рассылку резюме. При необходимости компания может также предложить консультации психолога, особенно если он имеется в штате компании. Главная задача этих процедур – снять стресс и правильно сориентировать в процессе поиска работы. Коучинг – это способ взаимодействия с сотрудником, при котором поиск решения как по работе, так и по жизни в целом, ищется совместно с сотрудником. Здесь не даются советы и рекомендации. Здесь определяется направленность мотивации. Такая работа предполагает достижение определенной цели – новых, позитивно сформулированных результатов в жизни и работе.

8. При возможности проведите обучение сотрудников недостающим навыкам за счет компании

Позаботьтесь об обучении увольняемых сотрудников любой ценой, рекомендует Евгения Чернышева

Или же дайте им информацию на тему успешного трудоустройства. «При недостатке средств сейчас мало компаний может провести обучение увольняемых сотрудников за свой счет, – говорит эксперт по управлению персоналом компании «Европейская юридическая служба» Евгения Чернышева. – Есть курсы при центрах занятости – это идеальные варианты для обучения в кризис. Можно порекомендовать увольняемому сотруднику обратиться в центр занятости. Или же работодатель может наладить сотрудничество с данным госорганом. Мы такое практиковали при сокращении рабочих специальностей – помогали устроиться на курсы переквалификации при центрах занятости. И, например, штукатур-маляр приобретал еще и профессию плиточника». Это оплачивается государством, что выгодно и удобно для компании.

Когда везде идут сокращения, единственный эффективный путь – это взаимодействие с государственными структурами, с центрами занятости. Если компания сокращает персонал, то она обязана ставить в известность центр занятости. Можно предварительно договориться с центрами повышения квалификации о количестве человек, которые компании пришлет на курсы. Итак, HR-департамент работает над договоренностью с центрами занятости, чтобы у увольняемых сотрудников было место для обучения.

9. Предоставьте увольняемым информацию, которая поможет им быстрее и эффективнее найти новую работу

Хороший работодатель должен стать для увольняемых сотрудников персональным рекрутером, считает Елена Ревякина

«Неважно, как вы будете действовать – через внешних или внутренних провайдеров, – комментирует директор по персоналу Pony Express Елена Ревякина. – Основной момент состоит в том, что чем больше людей будут знать о том, что сотрудник ищет работу, тем лучше. Это и социальные сети, и размещение резюме на различных ресурсах, и связь с рекрутинговыми агентствами. Работодатель должен подсказать эти пути увольняемым сотрудникам и помочь им выйти на эти ресурсы». Работодатель может научить, как подготовить резюме, как грамотно подать себя на собеседовании. Рассказать, на что обращают внимание работодатели при приеме на работу, то есть обучить умению грамотно продавать себя.

Самое главное слово в данном случае – компромисс. И нужно помочь сотрудникам прийти к нему – подсказать, в каких сферах сейчас есть спрос на кадры, какие курсы по повышению квалификации есть на рынке. Важно, чтобы вы объяснили соискателю, что поиск работы – это тоже работа, причем очень ответственная, требующая системного подхода и трудозатрат. «У меня был опыт, когда мы делали совместно программу с аутсорсинговыми агентствами, когда увольняемым людям предлагали работу по другим специальностям, – приводит пример Елена Ревякина. – Мы проводили тренинги по трудоустройству, делали памятку-брошюру о том, как грамотно составлять резюме, куда нужно обращаться в поисках работы. В составленной брошюре была консистенция нашего опыта и как рекрутеров, и как менеджеров по персоналу». Это незатратно, но очень помогает людям, а еще – позволяет показать, что вы действительно заботитесь о своих сотрудниках.

10. Подготовьте пакет документов для подписания сотрудником при сокращении

Весьма важно, чтобы у сотрудника, с которым проведены переговоры о его увольнении, было максимально сокращено время оформления документов по увольнению. Если вы понимаете, что могут возникнуть сложные ситуации, под каждую ситуацию подготовьте полный пакет документов, чтобы не заниматься перепечатыванием при сотруднике, с уже осложненной коммуникацией. Сотрудник должен понимать, что это серьезная процедура. Что она проводится надлежащим образом в соответствии с российским трудовым законодательством. Что ничего не придумывается на ходу и не перелицовывается в процессе беседы. Четкость и спокойствие вместе с оперативностью подготовки документов не только не вызовут недоверия к руководству, но и убедят на психологическом уровне в законопослушности работодателя.

11. Окажите эмоциональную поддержку увольняемым сотрудникам

Важно, чтобы сотрудник чувствовал, что его не выгоняют за плохую работу, что это вынужденная мера для работодателя, которому тоже очень тяжело расставаться именно в связи с сокращением. И важно донести мысль, что он не останется один в критической ситуации. Поэтому для каждого отдельно взятого сотрудника важна личная аудиенция и личное участие собственника (или его представителя – генерального директора или HR-директора) в его судьбе. Здесь точно нельзя экономить ни на времени, ни на обратной связи. Но при этом, нежелательно давать ход излишним эмоциям.

Итак, самым действенным будет реальная помощь в составлении резюме, подготовке к собеседованиям, беседа с коучем и, конечно, непосредственно помощь в трудоустройстве.

Фото: pixabay.com