1. Обязательно оформлять дополнительное соглашение?
Пандемия в прошлом году всколыхнула рынок труда, ребром поставив необходимость структурировать удаленную занятость. Mail․ru Group и вовсе сообщил, что переходит на гибридный режим работы. Но для многих компаний это только на время. Сейчас многие вернулись в офисы, и на деле столкнулись со сложностями реализации изменений в законодательстве.
Постоянная дистанционная занятость в законодательном плане существовала давно, теперь появилась временная и комбинированная. Главный вопрос — как договориться, в какие дни сотрудник выходит в офис, в какие остается дома, и формализовать график. В законе этот нюанс не учтен. На практике чаще оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Там же необходимо прописать возможность вызывать коллег в офис на ознакомление с документами, совещания, встречи с клиентами. Есть опасность споров с теми, кто отказывается выезжать в офис в дни, которые не закреплены в соглашении. Санкции к нему применить сложно, их он легко сможет оспорить в суде.
С переводом на временную дистанционную занятость несколько проще. В одностороннем порядке с согласия сотрудника подписывается отдельный акт с указанием обстоятельств перевода, сроков, порядка обеспечения оборудованием, рабочего графика, времени взаимодействия и т. д.
2. Нужны ли заявления на перевод?
Заявления формально необязательны, но их желательно дать на заполнение сотрудникам до оформления дополнительного соглашения об удаленной работе. Зачем? Этот документ при конфликтах будет доказательством того, что работник добровольно согласился на «удаленку». В судебных спорах он не сможет сказать, что перешел на нее принудительно.
3. Как высчитывать сверхурочную работу по минутам?
Один из неприятных сюрпризов для работодателя — включение времени, когда он взаимодействует с сотрудником, в рабочее. Об этом говорят изменения в ст. 312.4. ТК РФ, вступившие в силу с 1 января 2021 года. То есть формально, если вы позвонили вашему коллеге обсудить совещание с 20:00 до 20:30, он имеет полное право потребовать оплату этого времени в качестве сверхурочных. На практике мы еще не сталкивались с такими прецедентами, но при конфликтах с работником и фиксации им переговоров с руководством, реализация этой нормы вполне возможна.
4. Как компенсировать технику и электричество?
Отдельная проблема — обеспечение удаленного сотрудника специальным оборудованием, связью и программным обеспечением. На практике работники пользуются дома личной техникой, но за это в соответствии со ст. 312.6 ТК РФ могут требовать денежную компенсацию в части возмещения расходов. В начале года к нам обращались за консультацией, когда сотрудник организации перед увольнением потребовал компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией компьютера, и не поленился собрать квитанции с расходами на интернет, электричество и мобильную связь. Работодатель, чтобы избежать разночтений, должен прописать порядки и объемы возмещения в коллективном договоре (если дистанционная работа — один из основных форматов в организации) или в дополнительном соглашении.
Что делать, если работник без уведомления работодателя будет использовать собственное оборудование и в дальнейшем потребует возмещения? Чтобы избежать таких ситуаций, прописывайте необходимость согласования в трудовом договоре или локальном акте.
Из плюсов: отменена обязательная оценка условий труда в соответствии со ст. 312.7 Трудового кодекса. Если работник сломает руку дома в рабочее время, работодатель не будет ответственным за этот инцидент. Исключительный случай — если домой к штатнику, привозят, к примеру, компьютер. В этом случае нужно ознакомить его с инструкцией по безопасному использованию оборудования.
5. Как уволить удаленного работника?
Если коротко — стало сложнее. К примеру, нетипичная ситуация: не можете уволить удаленного сотрудника за пьянство. То есть на связь он выходит «под градусом», но формально доказать это невозможно, наложить санкции — тоже. Изменения в законодательстве о дистанционной работе исключили целый ряд дополнительных оснований для увольнения, в том числе, за опьянение и прогул более четырех часов на рабочем месте.
В ст. 312.8. ТК РФ прописано, что уволить работника можно только при отсутствии взаимодействия без уважительной причины более двух рабочих дней, и если он переехал в местность, из которой не сможет выполнять свои обязанности. Какое решение можно предложить: прописать в дополнительном соглашении обязанность приезжать в офис по вызову, что и поможет на территории работодателя зафиксировать неявку и факт алкогольного опьянения.
6. Можно требовать ответ о получении писем?
Изменения ужесточают требования и к коммуникации сотрудников «на удаленке». Статья 312.3. ТК РФ регулирует обязательство работников давать обратную связь при получении электронных документов. Сроки устанавливаются локальными нормативными актами, которые принимаются в организации. Если работник регулярно игнорирует их положения, это нужно фиксировать и при необходимости использовать в трудовых спорах. При этом сама коммуникация упрощается. Теперь сотруднику нет необходимости знакомиться с внутренними документами лично — можно делать это в электронном виде.
Пригодится: список документов
Эти документы могут пригодиться кадровикам, у которых в штате есть «удаленщики»:
- Инструкция по охране труда для сотрудников, перешедших на дистанционную работу.
- Заявление/согласие работника на перевод.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Обновленный трудовой договор о приеме для новых штатников.
- Локальный нормативный акт о переводе персонала на «удаленную» работу (в нем важно прописать порядок и сроки отчетности, использование оборудования компании и компенсацию расходов).
Читайте также:
Классная фотка к статье! Собственно по тематике и материалу: несмотря на прошедший период более года - законодательное обеспечение процесса не просто ещё сырое, а напоминает медузу, которая просто усыхает и рассыпается при извлечении из своей мутной среды... Что заставляет заполнять пробелы "на местах" локальными нормативными актами...
В целом проблема удалённой, комбинированной и других форм и симбиозов работа остро не вставала за прошлый и часть этого года, но тем не менее - чувствуется нарастание напряжённости на границе "работы" и "остальной жизни", с ней не связанной у сотрудников, привыкших работать "от" и "до"...
Но если результаты оплаты труда нормальные - то проблем договориться не возникает! и наоборот...