Готов ли ваш бизнес выйти на новый уровень управления?

Необходимость внедрения методики ОКСУО

Методика Оценки Качества Системы Управления Организации (сокращенно, ОКСУО) позволяет:

провести комплексный анализ всех управленческих структур организации на предмет соответствия заранее заданному критерию качества,
поставить оценки качественного состояния управленческим звеньям,
вывести интегральный показатель качества всей организации и на основе полученных данных провести работу по повышению качества управления организации.

Причины, по которым клиенты должны внедрять у себя методику оценки качества системы управления организации (ОКСУО):

реорганизация бизнеса;
внедрение системы управления в организации;
получение детализированного экспертного отчета о текущем состоянии системы управления в организации;
необходимость в ежегодной санации показателей качества системы управления для подтверждения соответствия целевой функции или заданному критерию качества;
укрупнение бизнеса;
построение филиальной структуры;
внедрение новой IТ-инфраструктуры;
внедрение автоматизированной системы документооборота;
внедрение новой ERP-системы;
построение новой организационной структуры;
создание полноценной HR-службы;
серьезные проблемы в управлении бизнесом: потеря рыночных позиций, уход ключевых менеджеров из компании, кадровая чехарда;
наступление отраслевого или всеобщего экономического кризиса.

Для того чтобы организация была конкурентоспособной, ее система управления должна быть построена на основе лучших практик и функционировать с эффективностью, близкой к идеальной. Поэтому, например, перед внедрением дорогостоящей системы управления бизнесом, руководитель должен убедиться, насколько система управления организации соответствует необходимому качественному уровню для внедрения изменений. Необходимо знать, в какой степени управленческий персонал и другие ресурсы подготовлены для решения поставленных задач.

Например. Автомобилист, отправляясь в дальнюю дорогу, обеспечит себя: надежной техникой; денежными ресурсами, чтобы покупать горючее; «запаской», питанием и т.п. И, безусловно, важнейшим индикатором, который он будет отслеживать в дороге, будет индикатор уровня топлива, помимо индикаторов уровня масла, состояния двигателя, тормозной системы, качества шин и других.

Если он не позаботился заранее о том, чтобы иметь необходимые денежные средства на топливо, или, в крайнем случае, взять топливо с собой; или не отследит состояние индикатора расхода топлива, достаточного до следующей заправки, то у автомобилиста могут возникнуть в пути проблемы: ему придется просить топливо на дороге или искать денежные средства для его пополнения.

То есть, у автомобилиста могут возникнуть проблемы только потому, что он не позаботился о ресурсах и о том, как контролировать их состояние.

Аналогичная ситуация существует с контролем основных индикаторов в бизнесе. Прежде чем приступать к реализации целей бизнеса, руководитель анализирует текущее состояние системы управления, необходимые ресурсы и определяет временные точки, когда необходимо провести проверку состояния дел.

Но текучка порой не позволяет систематически выполнять эту столь важную работу. Поэтому на помощь руководителю приходит методика ОКСУО, которая помогает ему вовремя отследить отклонение основных показателей качества системы управления от заданных и принять необходимые управленческие решения.

Практика показывает, что наиболее глубокие изменения в управлении компанией происходят во время кризиса. Руководителям в это время приходится принимать очень непростые управленческие решения, часто связанные с серьезной трансформацией системы управления организации.

Именно в кризис компания проверяется на выживаемость. Наиболее подготовлены к кризису те компании, которые, учитывая ситуацию на рынке, выстраивают такую систему управления и торговую политику, которая максимально защищает высокие позиции компании на рынке при любой кризисной ситуации.

Пример. Руководство одной из крупных торговых организаций в момент начала экономического кризиса приняло решение обратиться за помощью к консалтинговой компании с целью проверить систему управления компании на соответствие лучшим практикам и провести мероприятия по ее кардинальной перестройке, а также внедрить современные средства автоматизации бизнеса во всех подразделениях компании. Консалтинговая компания справилась со своей задачей за шесть месяцев. В течение полугода была проведена комплексная работа по исследованию внутреннего состояния компании и ее взаимодействия с внешним окружением. Проведена кардинальная перестройка управленческой структуры компании. Были ликвидированы лишние, дублирующие звенья в цепи управления, сокращены подразделения, не участвующие в создании ценностей. Рутинные операции были максимально автоматизированы с целью сокращения времени на принятие решения и максимального избавления от бумажного документооборота.

ERP-система, внедренная в организации, стала главной в цепочке документооборота и системе принятия управленческих решений. Самым важным изменением стало внедрение электронной подписи руководителей в системе принятия решений. Это повысило ответственность руководителей за принятые решения: все электронные распоряжения, подписанные с помощью электронной подписи, стали носить юридический характер. Система отчетов была полностью переведена в автоматизированный электронный вид. Руководители всех уровней стали получать подробные отчеты о деятельности подразделений, не дожидаясь неделями, пока их сформируют вручную ответственные лица – все отчеты с цифрами, графиками и необходимыми комментариями собираются автоматически за короткий срок со всех баз данных компании.

Во взаимоотношении с клиентами был взят курс на постоянное повышение качества услуг. Для этого был запущен автоматизированный Service Desk, который позволил в разы сократить число обращений клиентов в компанию по телефону. Также это привело к сокращению персонала по работе с клиентами, так как необходимые данные о состоянии склада и заказов клиенты, зарегистрированные в системе, стали получать в онлайн-режиме по сети Интернет.

Введение передовых автоматизированных систем управления бизнесом и отношениями с клиентами сразу сказались на увеличении объема продаж. Сотрудники, не сумевшие вписаться в новую систему управления бизнесом, были вынуждены уйти из компании. Топ-менеджмент компании был обновлен и заметно помолодел. На пути движения к цели были решены две важные задачи: сокращение издержек (правда, не без сокращения персонала) и внедрение передовых систем управления бизнесом. Компания вышла из кризиса с хорошими показателями, укрепив свои позиции на рынке.

Качество системы управления организации является частью всеобщего качества. Идеальное качество недостижимо, но стремление его достичь заложено в понятии «быть первым в конкурентной борьбе».

Методология исследования объектов по методике ОКСУО

Известно, что труднее всего поддаются оценке именно управленческие процессы, поскольку они лежат в плоскости служебного взаимоотношения сотрудников. Порой без необходимого документирования повседневных распоряжений и управленческих решений. Так как давать оценку тому, что не документировано (документировано не системно, частично) или не имеет материального выражения, очень сложно, то в данной ситуации выбор экспертного метода для оценки управленческих процессов в организации является наиболее оптимальным.

Если в организации топ-менеджеры не требуют от руководителей подразделений выполнения работы с наивысшим качеством и не поощряют работников, предлагающих улучшения и внедряющих передовые методы управления, то с высокой степенью вероятности можно утверждать, что в такой организации отсутствует отношение к качеству выполняемой работы, как к приоритетному фактору развития. И, соответственно, такая организация занимает на рынке не самые высокие позиции.

Чаще всего в таких компаниях топ-менеджеры совершают управленческие ошибки из-за несоответствия принимаемых решений высоким требованиям рынка, поскольку эти решения основаны на базе устаревших управленческих технологий (практика показывает, что иногда и технологий никаких нет), и искаженного взгляда на рыночную ситуацию.

Но инвесторы часто не хотят «менять важных коней на переправе», надеясь, что один или даже несколько серьезных промахов в их управленческой деятельности – не тенденция. А топ-менеджер, который остался на плаву в непростой для него ситуации, делает вывод, что можно и дальше вести компанию по пути выживания (двигаться мелкими шагами), не ставя перед собой достижение высоких качественных показателей и не внедряя в организации передовые технологии управления.

Пример. В одной из крупных торговых компаний руководитель не организовал должным образом службу маркетинга, не требовал от этой службы периодического отчета о состоянии конкурентного окружения, это состояние просто никто не отслеживал, не измерял и не оценивал. Одним словом, у руководителя отсутствовал важнейший индикатор – маркетинговый.

В конце концов, отсутствие актуальной информации о конкурентах привело к серьезной потере рыночных позиций по одному из важнейших направлений продаж. От компании отвернулся крупный вендор, ввиду ее слабой конкурентной позиции на рынке.

Если бы руководство компании обладало возможностью отслеживать переход стрелки индикатора маркетингового показателя в «красную зону», это не привело бы к печальным последствиям потери вендора и источника формирования прибыли.

Основные требования к руководителям компаний, которые хотят быть конкурентными на рынке и повышать свою капитализацию:

понятие «качество» должно быть поднято до уровня ключевого управленческого процесса;
тема качества управления должна быть первой в повестке дня собрания совета директоров;
качеством можно управлять только в том случае, когда его можно измерить;
качество начинается на уровне каждого отдельного сотрудника организации;
достижения в области качества должны поощряться в организации особым образом.

Внедрение методики ОКСУО – фактор успеха компании на рынке

Перманентный бенчмаркинг и работа по реализации планов повышения качественных показателей на всех уровнях управления являются основополагающими факторами повышения качества управления с целью завоевания лидирующих позиций на рынке.

Те компании, которые на всех уровнях управления уделяют внимание данным факторам, занимают на рынке лидирующие позиции и постоянно увеличивают свою капитализацию.

Если проводить параллель со спортом, то те, кто постоянно поддерживают свою физическую форму, следят за своим здоровьем и основными индикаторами здоровья – вес, давление, пульс и т.п. (контроль показателей) и при этом не забывают сравнивать себя со своими успешными сверстниками (бенчмаркинг), те, как правило, имеют лучшую работоспособность, они успешнее в бизнесе и занимают в обществе более высокие позиции.

В бизнесе необходимо постоянно повышать качество процессов управления и совершенствоваться. И помогает в этом руководителям внедрение методики оценки качества управления организации – ОКСУО™.