Интервью главного редактора журнала «Экономика железных дорог» Татьяны Гандельсман с аналитиком «РЖД» Борисом Аксеновым о роли бухгалтерского учета в принятии управленческих решений.
«Экономика железных дорог»: Борис Анатольевич, какие серьезные изменения претерпевает бухгалтерский учет в компании?
Борис Аксенов: Сейчас в принципе меняется бухгалтерский учет. Даже не сам бухгалтерский учет, а, скорее, трансформируется отношение менеджмента к бухгалтерскому учету. Исторически в России представление о деятельности бухгалтера основывалось лишь на функции контролера. Мы это очень сильно ощутили, когда начали осуществлять в компании проект, связанный с выводом бухгалтеров с предприятий. На самом деле оказалось, что главного бухгалтера в реальной ситуации не было, поскольку данный сотрудник занимался, по сути, всем, что связано с документами: их оформлением, подписанием – то есть, в основном осуществлял контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также вел бухгалтерский учет «в свободное от работы время». И при этом я хотел бы отметить, что принимаемые менеджерские решения были плохо связаны с теми данными, которые отражались в отчетности. То есть решения принимались сами по себе, отчетность «жила своей жизнью». И с каждым шагом дистанция между решениями и их отражением в отчетности росла.
Бухгалтерский учет является зеркалом жизнедеятельности предприятия, он не может существовать сам по себе. Если в отчетности никто не заинтересован, она не будет отражать реальной картины состояния бизнеса.
«Экономика железных дорог»: Что же в таком случае вам представляется главным в бухгалтерской деятельности?
Б.А.: На самом деле бухгалтерский учет, который уже приближается у нас к западному формату, должен выполнять функцию не просто статиста, а финансового аналитика. Учет должен вестись не только исходя из правил, но, в первую очередь, исходя из потребности менеджмента предприятия. Мы привыкли говорить, что российский учет – статистический, а международный – управленческий. Это далеко не так. Безусловно, в наших правилах есть еще ряд ограничений, которые не позволяют полностью сопоставить управленческие решения и их интерпретации в отчетности. Например, российский учет (пока) не позволяет просто изменить срок полезного использования основного средства, в то время как на практике мы часто понимаем, что купленный станок будет служить дольше, чем мы ожидали при его приобретении. В этом случае мы говорим о техническом и бухгалтерском сроках его использования. Замечу, что эта норма в числе многих других должна претерпеть в ближайшее время изменения. А в целом российские стандарты во многом повторяют международные. Учитывая это, мы постепенно проводим работу по сближению учетных политик РЖД по российским и международным стандартам, при этом российский учет движется к международному, а налоговый – к бухгалтерскому (где это разумно и возможно).
Мы работаем непосредственно с Минфином России по адаптации, а также по интерпретации российских стандартов. В частности, увеличение стоимости единовременного списания основных средств с 20 до 40 тыс. рублей было предложено Минфину России методологами бухгалтерской службы ОАО «РЖД». В перспективе эта норма вообще может быть передана на усмотрение организации, как это уже действует в МСФО. Другими словами, роль и задачи бухгалтерского учета – не просто работа с документами и цифрами, а выявление внутренних резервов компании и представление соответствующей информации для внутренних и внешних пользователей.
К сожалению, на практике предприятия давно потеряли интерес к отчетности по разным причинам:
- из-за недостаточной финансовой грамотности руководителей предприятий,
- слабой организации учета,
- неумения грамотно представить необходимую информацию со стороны бухгалтерии,
- низкой дисциплины работников предприятий по приемке и оформлению первичных документов и др.
Кроме того, отчетность, подготовленная бухгалтером, сдается в налоговую инспекцию, которая, по сути, уже десять лет является ее единственным пользователем. Таким образом, бухгалтерская отчетность постепенно утратила свою роль как управленческой отчетности, хотя при правильном взаимодействии с бухгалтерией она должна давать достаточно информации для принятия управленческих решений, по крайней мере – для внешнего пользователя.
Существенный разрыв между пользователем отчетности и бухгалтерией объясняется непониманием того, что бухгалтерская отчетность составляется не сама по себе. Бухгалтерия – это система статистики, и если хочешь получать регулярно некую информацию за определенный период, необходимо изначально закладывать в учет требуемую логику. Причем в сложных автоматизированных системах подумать об этом надо заранее, до начала очередного отчетного периода. (Практика показывает, что в РЖД изменение аналитики занимает год, а иногда даже больше). Бухгалтер сам по себе об этой логике догадаться не может, так как в основном руководствуется только правилами законодательства. Минфин России к отчетности предъявляет весьма ограниченные требования, ориентированные только на внешнего пользователя (инвестора): показать внеоборотные активы, запасы, доходы, расходы, прибыль, капитал, обязательства и отразить несколько показателей касательно движения активов. И все! Если при этом мы хотим отдельно рассмотреть, например, остатки топлива в запасах, то бухгалтер должен об этом догадаться изначально (до начала очередного года), а не тогда, когда вдруг менеджеру захотелось увидеть эту информацию. Поэтому и требуется тесное взаимодействие бухгалтерии и менеджмента при формировании учетной политики.
С этой проблемой связано также большое количество бухгалтеров в компании: с одной стороны, огромное количество операций, с другой – по-прежнему не очень урегулирован сам процесс деятельности компании (постоянные реформы, отсутствие электронного документооборота, избыточный, но формальный контроль над активами и обязательствами), что приводит к огромному числу подготавливаемых документов. Все это создает колоссальную избыточную нагрузку, а также увеличивает сроки подготовки отчетности. И если срок подготовки российской отчетности уже достаточно короткий за счет автоматизации, то международная отчетность готовится сегодня более чем в два раза дольше, чем это необходимо для компании, так как все делается вручную.
«Экономика железных дорог»: Как выходить из такой сложной ситуации?
Б.А.: В прошлом году принят Федеральный закон «О консолидированной финансовой отчетности»: к 2015 году все компании будут обязаны составлять международную отчетность в течение четырех месяцев. Сегодня отчетность по МСФО готовится добровольно и представляется инвесторам в срок до 270 дней после окончания отчетного периода. То есть речь идет о двукратном сокращении срока формирования отчетности. Таких результатов можно достичь только за счет масштабной автоматизации.
Сейчас постепенно выстраивается правильный подход к отчетности, особенно у компаний, выходящих на международные рынки, потому что к ним начинают предъявлять требования внешние инвесторы, которых в большей степени интересует не налоговая составляющая, а реальная картина бизнеса. Менеджмент, понимая это, тоже начинает внимательнее относиться к тому, что отражено в отчете и насколько это коррелирует с жизнедеятельностью компании.
Какую логику закладываем мы? В нашем понимании бухучет – это некая цепочка в виде замкнутой спирали. На основании отчетности менеджмент должен принимать управленческие решения, а отчетность, в свою очередь, складывается из учетных политик и принципов финансового учета, куда попадают управленческие данные, бухгалтерские данные, данные статистической информации и т.д. Еще ниже – уровень, который формируется на основе первичных документов. Именно на уровне первичной документации зарождается хозяйственная операция и производится основная связка между данными управленческого и бухгалтерского учета. Если первичный документ составляет бухгалтер, то эта связка разрывается прямо с нижнего звена. Бухгалтер не разбирается в тонкостях производственного процесса. Конечно, он должен быть достаточно грамотным в плане технологии работы компании, однако если какая-то информация не определена как требования со стороны бизнеса, бухгалтер о ней не догадается.
Таким образом, на основании первичной документации и требований менеджмента в части аналитики формируется отчетность. Анализ отчетности позволяет менеджменту выявлять причины недостатков в работе компании и эффективности тех или иных подразделений и принимать соответствующие управляющие решения, в том числе в отношении установления или корректирования соответствующих ключевых показателей эффективности, то есть корректировать систему мотивации для достижения поставленных бизнес-целей.
Например, существенно выросла дебиторская задолженность. Анализ показывает, что в договоры стали включать авансирование на длительный срок, а в ответственности определенного подразделения в принципе нет такого показателя эффективности как оборачиваемость дебиторской задолженности. Менеджмент принимает соответствующие решения по оптимизации ключевых показателей эффективности, и с новым циклом начинается следующий виток спирали: KPI – поведение руководителей подразделений в соответствии с KPI – отражение результатов в отчетности – решения менеджера по адаптации или введению новых KPI. Бизнесом управляют люди с определенной мотивацией, поэтому за счет управления через KPI осуществляется управление бизнесом. Основой для принимаемых управленческих решений должна служить отчетность компании. Именно в этом сегодня должна заключается роль бухгалтерского учета в понимании менеджмента.
«Экономика железных дорог»: Сейчас ОАО «РЖД» преобразуется в холдинг. Как это влияет на бухгалтерский учет компании?
Б.А.: В соответствии с международными стандартами, холдинг – это одно лицо, а значит, он формирует единую отчетность. Есть правило, по которому компании холдинга включаются в группу. Любые операции внутри холдинга в консолидированной отчетности отражаться не будут, так как холдинг в целом от этого ничего не зарабатывает, а просто перекладывает активы и обязательства «из одного кармана в другой». Таким образом, с каждой компании группы собирается огромный массив данных, которые трансформируются в итоговую отчетность по международным стандартам. Настроены специальные стандартизованные информационные пакеты, позволяющие частично автоматизировать процедуры трансформации. Это весьма упрощенное описание процесса трансформации. Наиболее крупные дочерние компании должны формировать данные сразу в формате МСФО как из-за экономии во времени, так и по причине того, что им самим нужна отчетность по международным стандартам.
Самым проблемным звеном сегодня является выверка внутригрупповых оборотов – это информация о финансовых взаимоотношениях внутри группы. Такая технически простая, на первый взгляд, процедура на практике занимает четыре месяца работы огромной армии бухгалтеров. Именно здесь кроется основной резерв по сокращению сроков формирования отчетности по МСФО. Однако без технических средств воспользоваться этим резервом никогда не удастся.
Также, чтобы упростить процедуру сверки внутри группы и складывать балансы, необходима унификация учетных политик по российскому учету. Поэтому к компаниям группы мы уже четвертый год предъявляем требования по единым стандартам. По сути, мы каждой компании, которая входит в группу, выдаем готовую учетную политику, которую руководитель компании должен только утвердить. Дочерняя компания может лишь вычеркнуть ненужные разделы, так как выдаваемая учетная политика универсальна: она рассчитана и на банк, и на перевозочную компанию. Безусловно, специфика бизнеса должна присутствовать, тем не менее, основные принципы учета, основные разделы учетной политики должны быть идентичными. Но просто предъявить формальные требования недостаточно, необходимо еще установить контроль их соблюдения, а без технических средств это сделать невозможно. Каждая компания холдинга работает на собственном программном обеспечении.
«Экономика железных дорог»: Каким образом удается связать эти различные составляющие в единую отчетность?
Б.А.: Стыковать эти куски тяжело. Мы также не видим особой перспективы в переходе всех компаний на единое программное обеспечение. В принципе, если учет в дочерней компании ведется собственной бухгалтерией, то качество учета от этого не пострадает, и его можно периодически контролировать. Однако эти мероприятия нацелены только на качество учета отдельно взятой дочерней компании, но не консолидированной отчетности холдинга. Кроме того, это препятствует сокращению срока консолидации. Альтернативой ОЦО в этом случае может служить только полный переход на электронный документооборот с применением электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Несмотря на принятый еще в 2001 году закон, разрешающий в России применение электронно-цифровой подписи, широкой реализации эта практика до сих пор не получила. Однако целый ряд компаний уже начал работать с электронными документами, в том числе дочерняя компания «Транстелеком». В настоящее время в «РЖД» готовится пакет документов по введению порядка первичного электронного документооборота. Кроме того, для ускорения информационного обмена внутри холдинга мы в рамках проекта «Автоматизация отчетности по МСФО» формируем заказ на создание единого рабочего места по учету расчетов, чтобы финансовые взаимоотношения между дочерними компаниями внутри группы регистрировались на едином портале. Это дает возможность в режиме онлайн видеть взаимоотношения дочерних компаний. Итого, на момент сбора информации для консолидации отчетности выверка внутригрупповых оборотов будет происходить автоматически за сутки-двое вместо четырех месяцев. Разумеется, в проекте по автоматизации отчетности по МСФО имеется куда больше новшеств и разработок, но наибольший эффект лежит в области автоматизации выверки ВГО.
В заключение хочу еще раз подчеркнуть: чтобы отчетность могла быть инструментом принятия управленческих решений, должен быть сделан соответствующий заказ, то есть необходимо взаимодействие бухгалтерии и менеджмента. Принципиальная ошибка кроется в посыле: если будет бухгалтерский учет, то можно будет сформировать управленческий учет. Бухгалтерский учет будет корректным только тогда, когда будет управленческий. И обратная последовательность здесь не работает. Изначально нужно анализировать бизнес с пониманием того, что мы хотим увидеть в отчетности. Соответственно, после этого уже настраивается бухгалтерский учет как система статистики. Это – система умной статистики.
Беседовала главный редактор журнала «Экономика железных дорог» Татьяна Гандельсман
Статья впервые опубликована в журнале «Экономика железных дорог», №7, 2011
Источник фото: Facebook.com
Впервые статья была опубликована на Executive.ru 12 июля 2012 года в рубрике «Творчество без купюр». Реанонсирована в контентном блоке в рамках специального проекта редакции
+707
Александр Соловьев
Нач. отдела, зам. руководителя, Москва
