Каждая компания заинтересована в том, чтобы ее сотрудники были квалифицированными и эффективно работали. Обратная сторона медали в том, что в достаточно крупной компании непросто сформировать штат специалистов одного уровня подготовки. Бывает и так, что нет смысла изначально брать профильного специалиста, так как целесообразнее подготовить его на этапе стажировки и адаптации. А что делать, если сотрудники, которые нуждаются в обучении, работают в различных подразделениях, разбросанных по всей стране? Часто именно такие ситуации приводят компании к поиску инструментов для дистанционного обучения и развития специалистов. В идеале, это должны быть такие инструменты, которые можно эффективно сочетать с очными тренингами и семинарами, выстраивая целостную систему корпоративного обучения. В этой статье мы рассмотрим основные шаги для внедрения системы управления обучением, Learning Management System (LMS), или e-learning.
Шаг 1. Понять, когда и зачем нужно e-learning
Можно назвать несколько наиболее весомых факторов, которые приводят к тому, что в компании решают внедрить e-learning, а именно:
- Территориальная распределенность подразделений компании
- Большая численность персонала, который нужно обучить
- Часто меняющиеся процессы и технологии работы, которые нужно быстро донести до сотрудников
- Сжатые сроки на проведение массовых учебных мероприятий
- Большая доля стандартизованного обучения
- Ограниченный бюджет
- Невозможность покрыть имеющиеся потребности в обучении только за счет очных форматов
- Отсутствие удобного инструмента для управления проводимыми в компании обучающими мероприятиями.
Итак, вы обнаружили несколько факторов, сигнализирующих о необходимости внедрения в компании e-learning. Что делать дальше, если вы ранее никогда не сталкивались с дистанционными инструментами обучения и развития сотрудников?
Шаг 2. Проанализировать, какие инструменты e-learning нужны
Часто первыми инструментами, к которым обращаются компании, становятся так называемые офлайн-инструменты:
1) для обучения: электронные курсы и тесты
2)и для общения: форумы, блоги, социальные сети.
В тоже время, не стоит забывать о том, что благодаря e-learning можно организовать дистанционное обучение в режиме реального времени с помощью видеоконференций, вебинаров, Skype. Еще одним важным преимуществом внедрения e-learning становится формирование в компании не просто электронной библиотеки, а полноценной базы знаний.
Шаг 3. Выбрать LMS, подходящую под цели и задачи компании
Рассмотрим, каковы критерии выбора системы, на основании которой в компании можно построить учебный портал – основной инструмент корпоративного e-learning.
Во-первых, это тщательный анализ возможностей LMS и провайдера, который ее поставляет. Отвечает ли функционал системы запросу компании? Есть ли у провайдера опыт внедрения проектов в ситуации, подобной вашей? Есть ли возможность модульного формирования системы с последующей доукомплектацией? Как организована техническая поддержка? Обращайте внимание на такие детали, как наличие у провайдера методологии и инструментов для быстрого внедрения и адаптации системы, возможности быстрой настройки «коробочного» решения и его открытость, расширяемость системы до полноценного решения для управления талантами, и, конечно, цена и ценовая политика.
Во-вторых, это выбор конкретного функционала для начального этапа внедрения. Больше функций – не всегда лучше. Для старта оптимально будет освоить те модули, для которых уже в компании существуют поставленные задачи. Например, если стоит задача дистанционного обучения больших групп сотрудников стандартным процедурам, то при выборе конкретных модулей LMS стоит обратить внимание на инструменты для работы с электронными курсами и тестами, а также инструменты для общения учащихся в режиме офлайн: форумы, блоги, опросы, социальная сеть. Особенно при переходе от очных форматов к дистанционным стоит помнить о большом значении коммуникаций и не оставлять сотрудника один на один с электронным курсом, не давая возможности обсудить его с другими участниками обучения.
В-третьих, необходимо посмотреть на функционал LMS с точки зрения перспективы развития e-learning в компании. Насколько вам подходит модуль аналитики в предлагаемой системе, есть ли возможность настраивать самостоятельные отчеты? Можно ли из каталога курсов и других учебных материалов построить удобную библиотеку и базу знаний на портале? Есть ли веб-комната и какие у нее возможности (если планируется проведение вебинаров)? Удобно ли формировать программы смешанного обучения (курсы + тесты + тренинги + вебинары)? Поможет ли учебный портал в планировании и анализе результатов тренинговых мероприятий?
Шаг 4. Спланировать внедрение e-learning
- Назначить менеджера проекта (у учебного портала должен быть владелец, как правило, HR-менеджер).
- Сформировать команду проекта и распределить функции, ведь успех e-learning проекта на 80% зависит от его команды.
- Заручиться поддержкой топ-менеджеров и руководителей ключевых подразделений, заинтересованных в обучении их сотрудников (этот момент критичен).
- Помнить о том, что e-learning – это инструмент для решения задач бизнеса, а не игрушка для HR-отдела.
- Рассчитать необходимые IT-ресурсы и заручиться поддержкой руководителя данного направления, иначе e-learning будет медленно внедряться и слабо развиваться.
LMS позволит не только решить поставленные единичные задачи обучения, но и систематизировать все обучающие мероприятия, как очные, так и дистанционные. Возможности современного учебного портала позволяют выполнять множество различных задач, например:
- Создавать комплексные программы смешанного обучения в зависимости от функционала сотрудников, стажа работы, результатов предыдущего обучения.
- Планировать проведение различных учебных мероприятий, формировать группы по необходимым признакам.
- Получать широкие аналитические данные для подведения результатов обучения и принятия решений как HR-направлением, так и руководителем сотрудника.
- Оказывать быструю, реальную и эффективную поддержку в решении поставленных бизнес-задач.
- Способствовать развитию в компании культуры обучения и самообучения.
- Привлекать к участию в организации системы обучения специалистов различного уровня.
Эксперту следует предоставить возможность создания и сопровождения курсов на учебном портале, а также результаты тестирования. Руководителю важно дать инструменты для назначения курсов и просмотра результатов обучения по подразделению. Топ-менеджеру целесообразно предоставить dashboard для оценки комплексных данных по компании в целом.
Шаг 5. Приступить к внедрению e-learning
Это очень важный момент. До его наступления обязательно нужно пройти все предыдущие этапы, провести тщательный анализ ситуации с обучением в компании и возможностей LMS и провайдера, выработать стратегию внедрения. Проверьте, все ли пункты вы выполнили:
- Определены цели внедрения,
- Определены перспективы развития проекта,
- Определены выделяемые ресурсы,
- Выбраны партнеры и поставщики,
- Сформирована команда проекта,
- Выполнен проект по методологии поставщика.
Также определите заранее, как и кому разрабатывать курсы.
Электронные курсы на учебном портале можно условно разделить на несколько типов: адаптационные, продуктовые, курсы по работе в ПК, курсы по стандартам и бизнес-процессам, курсы на знание законодательства и нормативов (охрана труда, юридические темы, финансовый мониторинг), курсы soft skills (продажи, переговоры, работа в команде).
Можно купить готовые курсы на рынке, заказать разработку «под ключ», отдать исполнителю оформление материала, разработать курс силами корпоративного учебного центра или привлечь к разработке внутренних экспертов. Выбор зависит от поставленных задач, сроков, целевой аудитории и особенностей курса. К примеру, если это обучение универсальным навыкам продаж, то такой курс можно купить, заказать или разработать силами квалифицированных тренеров корпоративного учебного центра. Подобный курс часто разрабатывается один раз и надолго, изменения в него вносятся редко, сроки разработки тут не сжаты. Есть смысл сделать его действительно качественным и увлекательным, приложив максимум усилий. Такие курсы становятся визитной карточкой учебного портала, о них говорят, их рекомендуют, они охватывают большую целевую аудиторию учащихся.
Если же, к примеру, стоит задача быстро информировать сотрудников об изменении какого-то конкретного продукта компании или процесса, то оптимально обратиться к внутреннему эксперту или просто хорошо оформить текстовый материал. В такие курсы часто вносятся коррективы, так как продукты и процессы в компании меняются, к тому же сроки разработки тут сжаты, так как информацию надо донести быстро.
Шаг 6. Продвигать идеи дистанционного обучения в компании
Как любому новому проекту, системе обучения необходима рекламная поддержка. Если про e-learning не говорят, а на учебный портал заходят только по приказу, то можно считать, что внедрение провалилось. Что же сделать для успешного развития e-learning?
- Провести пилотный проект для сотрудников ключевого подразделения.
- Подключиться к критически важному для компании проекту, это может быть бизнес-задача или общекорпоративная.
- Заняться привлечением и мотивацией внутренних экспертов, «носителей знаний» в компании.
- Предоставить руководителям удобные инструменты для управления процессами обучения подчиненных и анализа их результатов.
- Не забывайте про внутренний PR: новости, анонсы, трейлеры курсов, видеоприветствия, награды, рейтинги, поздравления.
Шаг. 7. Оценить эффективность внедрения e-learning
Если у вас нет понимания того, эффективно ли работает e-learning, нет измеримых результатов проекта, то вряд ли можно говорить об успешной системе обучения сотрудников в компании.
Измерить эффективность e-learning можно в нескольких направлениях:
- Считать экономию средств (бюджет, затраты времени, IT-ресурсы, человеческие ресурсы).
- Оценить расширение аудитории и новые возможности обучения.
- Оценить ускорение обучения при внедрении новых идей и технологий.
- Собирать и анализировать обратную связь от обучаемых и руководителей.
- Оценивать знания и изменения рабочего поведения сотрудников.
- Оценивать влияние на эффективность рабочих процессов.
У вас хороший LMS-проект, если он помогает решать реальные задачи бизнеса, ускоряет процессы обучения, позволяет оперативно получить доступ к необходимой информации (в идеале мобилен), оперативно обновляется и соответствует текущим потребностям компании, а также интересен пользователям и сокращает затраты на обучение.
