Что? Кому? Зачем?
Небезызвестная популярная игра «Что? Где? Когда?» дала повод поразмышлять над складывающейся в бизнес-сообществе тенденцией к активному росту российского рынка бухгалтерского аутсорсинга. В этой статье попытаемся ответить на вопросы, кому это надо и зачем.
Аутсорсинг в переводе с английского «означает привлечение внешних ресурсов, источников». Главный его смысл - передача рутинных и непрофильных процессов сторонней организации, что позволяет сэкономить собственные трудовые ресурсы для более важных задач бизнеса.
Еще недавно это понятие было применимо лишь к производственным процессам. Крупнейшие западные производители техники, одежды и прочих товаров переводили свои линии производства в страны с дешевой рабочей силой, фокусируя свое внимание на решении стратегических и инновационных задач. В последнее время не только за рубежом, но и в России все большую популярность приобретает такой вид аутсорсинга как бухгалтерский. Передача ведения бухгалтерского и налогового учета специализированной компании в управление происходит как целиком, так и частично, в зависимости от специфики деятельности компании, задач, количества и качества специалистов, бюджета.
Итак, кому и зачем это надо?
Разные предприятия, передавая на аутсорсинг свою бухгалтерию, мотивированы различными причинами. Разберем случай такого экономного управления на нескольких конкретных примерах.
Пример 1
Компания А – небольшая компания, предоставляющая услуги, объем первичных бухгалтерских документов незначителен.
Задача: требуется бухгалтер с хорошей квалификацией, но невысокой оплатой труда. Плюс оборудование рабочего места, подписка на специализированную литературу и справочные информационные базы, бухгалтерская автоматизированная программа.
Решение: в данной ситуации целесообразно передать ведение бухгалтерского и налогового учета сторонней организации. Возможность ведения учета специализированной организацией предусмотрена ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете». Такая компания уполномочена подписывать бухгалтерскую отчетность организации-клиента. В итоге передающая сторона не несет материально-технических издержек, снижает свои налоговые и бухгалтерские риски, передавая данную функцию в управление компетентным специалистам.
Пример 2
Компания В – типичный представитель среднего бизнеса. Имеется довольно большой объем первичных документов.
Задача: в компании необходимо присутствие 2-х бухгалтерских специалистов – бухгалтера на первичку и главного бухгалтера. Проблема состоит в постоянно меняющемся главном бухгалтере, не замотивированном достойной оплатой труда. Что целесообразнее в данной ситуации? Взять в штат главбуха или передать эту функцию сторонней организации?
Решение: на наш взгляд, имеет смысл на предприятии оставить бухгалтера, обрабатывающего первичную информацию, а функцию главного бухгалтера передать на аутсориснг. Что получает предприниматель в результате такого решения ситуации? Во-первых, минимизация рисков бухгалтерских ошибок. В компании-аутсорсере всегда имеется внутренний аудитор, контролирующий работу бухгалтеров; юристы, которые могут помочь в решении проблемной правовой ситуации. Во-вторых, очень часто при принятии решения отдавать или нет бухгалтерию на аутсорсинг руководитель начинает сравнивать стоимость аутсорсинговых услуг с заработной платой собственного специалиста, что в принципе не верно. Стоимость услуг может оказаться порядка 5-30% процентов выше заработной платы бухгалтера, но не следует забывать о таких вещах, как затраты на рабочее место, программное обеспечение, литературу, стоимость рекрутинга, аренды площади, занимаемой бухгалтером, а также об ошибках, которые гораздо чаще встречаются в случае ведения бухучета собственным специалистом.
Пример 3
Компания С – крупная холдинговая структура, состоящая из нескольких предприятий с разным видом деятельности.
Задача: снизить расходы на ведение бухгалтерского учета (в том числе избавиться от дублирующих функций), оптимизировать систему бухгалтерского и налогового учета и улучшить его качество, оптимизировать управленческие действия в случае реорганизационных изменений, сосредоточить усилия высшего менеджмента на основной деятельности.
Решение: один из вариантов решения проблемы – передача одной или нескольких дочерних компаний на бухгалтерский аутсорсинг. Целесообразнее выбрать компании со сложными бухгалтерскими операциями, требующими высокой профессиональной компетенции бухгалтера.
Пример 4
Компания D – крупное производственное предприятие с большой финансово-бухгалтерской службой. Проблема заключается в постоянном профессиональном несоответствии бухгалтерских работников поставленным задачам. Бухгалтерский и налоговый учет не оптимизирован, в итоге компания имеет большие налоговые риски и издержки.
Задача: оптимизация работы бухгалтерско-финансовой службы.
Решение: как один из вариантов решения ситуация – передача ведения всего бухгалтерского и налогового учета сторонней организации. Аутсорсинговая компания полностью берет на себя формирование бухгалтерского и налогового учета компании в организации, формирует структуру бухгалтерско-налоговой службы, автоматизирует рабочие места, сотрудники компании-провайдера работают на территории компании-заказчика, при этом все трудовые отношения происходят только с компаний – аутсорсером. В результате заказчик получает полностью сформированную бухгалтерскую службу, функционирование и контроль которой осуществляет аутсорсинговая компания.
Предвидя возражения и вопросы со стороны читательской аудитории, хотим привести здесь основные возражения против аутсорсинга и предложить на это свою аргументацию:
1 возражение: аутсорсинг дороже, чем свой бухгалтер.
Ответ: во-первых, это не всегда так. В отдельных случаях ведение бухучета сторонней организаций может оказаться даже дешевле. Плюс к этому необходимо подсчитать все затраты на оборудование рабочего места и функций, которые будут обеспечивать нормальную работу бухгалтера.
2 возражение: компания-аутсорсер не владеет спецификой того или иного бизнеса.
Ответ: при выборе провайдеровской компании следует поинтересоваться, был ли опыт ведения подобных организаций. К тому же аутсорсеры несут полную ответственность по взятым обязательствам, и, в первую очередь, в их же собственных интересах подобрать бухгалтера на ведение предприятия, имеющего соответственный профессиональный опыт. В противном случае аутсорсинговая компания расплачивается не только своими деньгами, но и репутацией.
3 возражение: утеря конфиденциальных данных.
Ответ: аутсорсинговая компания несет полную ответственность по взятым на себя обязательствам и подписывает соответствующее соглашение о неразглашении внутрифирменной информации.
4 возражение: для крупных компаний нецелесообразно передача бухгалтерии на аутсорсинг, поскольку снижается оперативность учета и обмена информацией, а также потеря контроля.
Ответ: это заблуждение. Аутсорсинговая компания владеет отработанными технологиями построения бухгалтерской службы и ее ведения. В данной ситуации исключается пресловутый человеческий фактор, поскольку аутсорсеры полностью берут на себя не только профессиональные, но и все организационно-управленческие моменты. Руководитель компании получает возможность всецело сконцентрироваться на основной деятельности, не вникая в вопросы бухгалтерии, общение с налоговой и пр., которые в полном объеме берет на себя сторонняя организация и несет ответственность за эти решения. Сотрудники аутсорсинговой компании работают на территории предприятия, при этом все трудовые отношения опять же регулирует компания, которая предоставляет услуги. Итак, отработанные технологии работы и исключение человеческого фактора – основные преимущества данного вида аутсорсинга.
И все же, несмотря на то, что многие российские руководители не готовы выпустить из рук часть бизнес-процессов и доверить их сторонней организации цифры статистки свидетельствуют об ином. В последнее время все больше и больше компаний начинают делегировать свои непрофильные направления. В первую очередь, это связано со стремлением отечественных компаний к прозрачности их бизнес-процессов, повышением эффективности бизнеса за счет передачи непрофильных направлений специалистам в этой области, стремлением повысить привлекательность бизнеса в глазах иностранных инвесторов и партнеров, а также сокращением расходов, которые пришлось бы совершать, развивая то или иное непрофильное направление.
Задачей этой статьи не стоит открытие чего-то нового, обо всем этом довольно много писали. Пожалуй, это приглашение к разговору на тему аутсорсинга: кто с чем сталкивался, с какими проблемами, плюсами и минусами, какой аутсорсинг и в каких компаниях, на ваш взгляд, наиболее востребован. А также поразмышлять над вопросом: явление аутсорсинга – стало уже тенденций или все-таки это явление временное и дань моде. Мы приглашаем к диалогу всех интересующихся этим вопросом лиц.
