Артем Мощенко: Компания как бизнес-система

Артем Мощенко

Давайте сначала разберемся с терминологией.

Система – это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.

Согласно теории систем система обладаем следующими основными признаками:

• единство главной цели для всех ее элементов;
• целостность и единство элементов;
• относительно выраженное управление
• относительная автономность.

Это совокупность механизмов, которую необходимо заставить двигаться в нужном руководителю/бизнесмену направлении (будь-то получение определенного дохода, возврат инвестиций и т.п., либо любая другая экономическая цель).

Можно выделить следующие основные свойства систем:

1. Стремление сохранить свою структуру;
2. Потребность в управлении;
3. Формирование сложных взаимосвязей и свойств между ее элементами.

Если система имеет слишком большое количество элементов, то ее делят на подсистемы.

Подсистема – это набор элементов, представляющих автономию внутри системы область.

Выделяют искусственные и естественные системы.

Искусственные системы создаются для реализации определенных задач и целей (к примеру, бизнес формируется для реализации экономических целей).

По степени устойчивости выделяют мягкие и жесткие системы.

Жесткая система обладает большей устойчивостью к внешним воздействиям.

Теперь в ключе теории систем давайте посмотрим, что необходимо для эффективного ведения бизнеса (под эффективностью имеем ввиду достижение поставленных целей с оптимальными затратами для их достижения):

1. Создать искусственную систему (вряд ли какой-то бизнес сложился естественным образом, без чьих-либо усилий);
2. Система должна быть жесткой, то есть устойчивой к внешним воздействиям;
3. Система должна быть управляемой, то есть руководитель/акционеры должны получать предсказуемый результат имея определенные инструменты влияния для достижения целей.

Давайте обратим внимание на те факторы, которые делают систему более устойчивой к внешним воздействиям и управляемой.

Прежде всего устойчивые и структурированные связи между ее элементами делают систему таковой.

Элементами любой бизнес-системы являются подразделения и в конечном итоге ее персонал, деятельность которого очень сильно подвержена внешним колебаниям (настроение, прихологическая несовместимость, разные эмоции и т.п.).

Результатом совокупности этой системы является деятельность.

Теперь давайте разберем что делает связи между элементами устойчивыми и структурированными:

• прежде всего регламентация процессов (четкое и однозначное деление процессов на операции и четкое закрепление ответственности за результаты деятельности);
• связи между операциями процесса четко определены, то есть входы/выходы специфицированы и согласованы;

Давайте теперь разберем ситуацию, когда деятельность не структурирована в виде процесса. В таком случае деятельность выполняется за счет самоорганизации коллектива подразделения. В данном случае мы понимаем под самоорганизацией способность группы людей налаживать связи и создавать недокументированные технологии выполнения работы для решения поставленных задач.

Но для такой самоорганизации необходимо наличие:

1. квалифицированного руководителя, способную организовать работу должным образом;
2. сотрудников (как правило в избыточном количестве);
3. высоких компетенций у этих сотрудников (в том числе у некоторых из них должны быть компетенции в области управления);
4. мотивации у сотрудников решить поставленные руководством задачи;

Такую самоорганизацию можно представить следующим образом.

Сотрудники мотивированные на получение конечного результата создают некоторые технологии выполнения работы. Эти технологии основываются на устных договоренностях, привычках, страхах, авторитетах и т.п.

В результате через некоторое время возникает некоторая устойчивая среда, в которой основная часть работы выполняется по неформализованным и нечетким технологиям. Информация об этих технологиях хранится в головах сотрудников. Четкие границы ответственности отсутствуют. Формализованные критерии проверки правильности исполнения технологии – также.

Такой тип системы очень неустойчив к внешним воздействиям, к тому же такой системой очень сложно управлять (фактически руководитель попадает в сильную зависимость от своих подчиненных).

Поэтому для выживания на рынке нужно создать устойчивую управляемую систему, которая способна создавать стабильные и воспроизводимые процессы, которые при росте компании могут быть тиражированы и масштабируемы. Кстати, для многих организаций задача тиражирования процесса весьма актуальна (как правило, это компании, имеющие сетевые структуры различного рода: сеть магазинов/филиалов/представительств).

Итак процессы четко структурированы, тиражированы на другие регионы. Так что же благодаря этому достигается для устойчивости бизнес-системы:

• во-первых прозрачность и понятность системы для принятий решений;
• во-вторых можно строить систему показателей эффективности работы элементов системы (подразделений, сотрудников и т.п.);

Постоянно выполняемая, основанная на нечетких технологиях деятельность всегда менее эффективна, чем четко структурированная. Но если на бизнес-систему постоянно оказывается давление, то работать по четким регламентированным процессам становится сложно. Руководителям остается надеяться на самоорганизацию, но и она имеет ограничения:

• является дорогостоящим решением проблемы;
• не устраняет риска полной потери управляемости.

Подводя итоги, можно сделать следующие выводы:

1. Для эффективного функционирования бизнеса как системы необходимо сделать систему устойчивой к внешним факторам;
2. Для создания устойчивой системы необходима регламентация процессов, а также четкие границы ответственности;
3. Стабильность и воспроизводимость регламентированных процессов делает систему понятной, прозрачной и управляемой.

Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.