Эта статья посвящена одному из самых эффективных способов организации рабочего процесса, которые я только пробовал. Способ работает на 100%, если у Вас не очень перегруженный график, и на 200%, если Вы живете в постоянном цейтноте и не знаете, за что хвататься.
Сразу оговорюсь, способ не моего изобретения. Впервые я узнал о нем в одной из книг Дена Кеннеди, после чего стал практиковать и практикую по сей день. Поскольку последние несколько лет мой рабочий график очень насыщен, этот способ позволяет мне успевать все (ну ладно, почти все, ведь нет предела совершенству:)).
Вероятно, Вы сталкивались с ситуациями, когда невыполненные вчера дела, о которых Вы забыли, не дают сделать ничего, чтобы разгрузить график на завтра. С этим сталкивается большинство руководителей и предпринимателей. Некоторые считают это одной из особенностей предпринимательской или управленческой деятельностью.
Боюсь показаться грубым, но, как говорится, из песни слова не выкинешь. Поэтому я отвечу на это вот что:
Ерунда.
Вы можете организовать свой рабочий процесс таким образом, чтобы терять из виду минимум, а успевать по максимуму. Реализация этого способа может явиться причиной некоторых неудобств, таких как: шутки подчиненных и коллег; необходимость некоторого перестраивания поведения и интеграции в него новых шаблонов; необходимость передвижения мебели в Вашем кабинете.
Если Вы готовы бороться с этими неудобствами, у Вас все получится.
Почему мы упускаем то, что обязательно нужно сделать?
Во-первых, потому, что не записываем или записываем, но забываем посмотреть. А забываем потому, что голова занята другим. Как освободить часть внимания, и помнить больше, а забывать меньше, я говорил у себя в блоге.
Во-вторых, потому что не отслеживаем постоянно состояние тех или иных процессов.
В-третьих, и это несколько перекликается с п.1, мы пытаемся делать все сами, и не используем имеющиеся человеческие ресурсы. Про делегирование сказано много в совершенно разных местах.
В-четвертых, бывают просто «тупые» дни, а с этим сделать что-то крайне трудно.
Теперь переходим к практике, то есть к тому, как со всем этим бороться.
Про высвобождение внимания я говорил в блоге, поэтому будем считать, что все знают, что и как делать. Двинемся дальше.
Вам понадобится:
1. Доска или большой участок стены. Далее будем называть ее рабочим полем.
2. Маркер (в случае с доской) или любое приспособление, которое поможет Вам разграничить рабочее поле на 4 столбца.
3. Умение писать (крайне необходимо, если Вы им не владеете, настоятельно рекомендую овладеть).
4. Много липких бумажек-стикеров. Если Вы все-таки используете доску и маркер, бумажки не нужны в случае, когда доска достаточно большая.
Ваши подготовительные действия:
1. Разбиваем рабочее пространство на четыре столбца.
2. Называем столбцы: а) Что надо сделать; б) Что делается в) Что поручается другим г) Что сделано.
3. Далее, думаю, все ясно, но я все равно продолжу, потому что не могу молчать :). Пишем на бумажках (или прямо на доске в столбцах маркером) дела, которые должны перемещаться из колонки а) в колонку г) (что, в принципе, символично).
В чем прелесть этого простого, как яйцо, метода для управленца или предпринимателя?
Вы в любой момент владеете ситуацией и можете заметить, что нужно подтянуть, а где у Вас есть запас времени. И, обратите на это внимание, Вам не нужен компьютер для этого. Вы ходите по кабинету и размахиваете руками (я так делаю), при этом обдумываете ситуацию и генерируете новые решения и ходы.
Расширение метода для продвинутых. Возьмите стикеры или маркеры разных цветов для разных групп задач. То, что можно объединить по любому удобному для Вас признаку, объединяется и этой группе отводится свой цвет. Признаки могут быть самыми разными, от важности и срочности до исполнителей.
Какие еще преимущества такого метода организации?
Во-первых, Вы можете тыкать подчиненных носом в колонку а) и спрашивать, почему это дело до сих пор там.
Во-вторых, Вы можете проанализировать дела в колонке б) и задуматься о том, почему они не в колонке в), хотя, как я говорил, должны находиться в этой колонке в основной своей массе.
В-третьих, когда Вы видите, как много дел находится в колонке г), Вы понимаете, что достойны всяческих похвал. В этом случае обязательно нужно хвалить себя. Если верить М. Норбекову (а я, почему-то, верю), это очень хорошо сказывается на нервной системе и здоровье вообще.
В-четвертых... Вы мне сами расскажете, что в-четвертых, в-пятых и так далее, после того, как сдвинете стеллажи в своем кабинете и месяц-другой попрактикуете то, о чем я здесь написал.
Успехов.
Уважаемый Дмитрий! Хочу поделиться своими мыслями по поводу изложенного Вами материала.
Во-первых, что касаетсятехнической стороны вопроса: Доска и маркеры локальны в пространстве, т.е. либо она должна висеть в помещении, в котором находятся ''подчиненные'', которых Вы планируете ''тыкать носом в колонку'', либо они как-то должны регулярно ходить сверять Ваши записи на доске с тем, что есть у них в ежедневнике (или ещё где-то). Либо, если доска находится не в Вашем кабинете, это придётся делать Вам.
Во-вторых, подобный носитель информации очень уязвив и от особо исполнительной уборщицы, которая, например, захочет привести вашу доску в порядок, или суперважный липкий листок отклеится. Я был свидетелем случая, когда сотрудники, которым не хотелось выполнять поручения, записанные на офисной доске, попросту их стирали.
Ещё важен один момент конфиденциальности. Не все сотрудники, в силу их специфики и компетенций могут быть посвящены во все дела фирмы. По сугубо моему мнению подобная ''доска'' может стать каналом утечки информации.
Да и Вы сами постоянно, должны сверять свои планы с записями на этой доске. А если Вы не в офисе а партнёр предлагает встречу?
Я бы рекомендовал Вам воспользоваться коммуникатором, в котором могут храниться вся информация о делах, встречах, необходимости телефонных звонков и т.д. Коммуникатор можно синхронизировать с Вашим рабочим и домашним компьютером (если на рабочей станции стоит MS Outlook), поэтому напоминание о необходимости того или иного мероприятия (встреча, звонок, контроль выполнения и пр.) будет выполняться автоматически. И все расписание дел (с отметкой об уровне выполнения) будет всегда с Вами.
К тому же, если у вас на фирме есть почтовый сервер и у системного администратора достаточная квалификация, возможна передача или поручение дел сотруднику по почте (очень удобно, если есть необходимость передать дела (отпуск, увольнение).
спасибо за развернутый комментарий, Владимир.
согласен с Вами практически по всем пунктам.
способ отлично подходит для тех, кто не любит пользоваться компьютером. как у любого метода организации, у него есть свои достоинства и свои недостатки, часть из которых Вы описали.
это инструмент, применимость которого зависит от конкретной ситуации и конкретного человека.
Добрый день, Дмитрий и все, заинтересованные в теме. Есть несколько соображений.
1. Профессионализм и любительство
В данном случае мы говорим о тайм-менеджменте (ТМ). Если Дмитрий продает свой метод профессионально (ну, не за деньги, а как-то так, знаете, за что-то другое), то это одно. Если же он делится опытом с коллегами-управленцами, то совсем другое.
Во втором случае ему огромное спасибо за популяризацию и подтверждение того, что есть живые реальные топы, которые нашли ТМ-решения, достаточно эффективные и работающие на результат. А если он профи, то - см. ниже.
За второй вариант говорит должность, за первый - факт публикации. Ну, пусть Дмитрий с этим разберется в своей душе.
2. Оценка метода
Дмитрий ссылается на Дена Кеннеди, но этот метод, наверное, нужно назвать Эйзенхауера-Киреева. Именно бравый генерал (он тогда еще не был Президентом и называли его, кажется, Айк) ввел в обиход ''правило четырех корзин''. Т.е., это методическая основа того, что Дмитрий рисует на доске. Остальное - технологические вариации.
Стыдно рисовать на доске, когда есть Аутлук. Стыдно, понимаете? Вы же не мерите стройплощадку деревянным циркулем, не заступом котлован роете - так почему в деле планирования своего времени должы быть на таком примерно уровне? Да в Вашем телефоне в пять раз больше мощности, чем в доске. Звучит, конечно, убийственно.
Но доску лучше видно. Всем. И так далее - есть плюсы...
Вывод: не теряйте темпа, нацеливайтесь на электронные подходы.
С уважением у пожеланием успехов В.Петриченко