Николай Лобанов: Как построить систему контроля товародвижения на складе

Николай Лобанов

Контроль – это основа управления любой системы, любой организации, в том числе и склада.
На первый взгляд может показаться, что достаточно «поставить» на складе хороший товарный учёт или купить хорошее ПО с WMS - компьютерную программу управления складом и проблемы с контролем и управлением исчезнут сами собой.
Да, частично, всё это, способствует решению вопроса о контроле, в качестве средства, инструмента.
Но алгоритм, он нужен даже при настройке и внедрении WMS. Хотя в ней уже заложено множество функций и сценарием их исполнения.
Алгоритм системы контроля товародвижения (СКТ) на складе всё же придётся создавать и выстраивать вам под ваш конкретный склад. Иначе, не избежать «конфликтов» с «чужеродной» системой управления и с сотрудниками.

Итак, как построить систему контроля товародвижения (СКТ) на складе, чтобы она помогала работать, а не осложняла работу сотрудников излишними функциями, снижая при этом их мотивацию и производительность труда.

Прежде всего нужно понимать, что система контроля – это дополнительные затраты, а контролировать «всё и вся» просто невозможно.
Поэтому необходимо выделить только наиболее важные «контрольные точки». 
Но что мы контролируем и как? 
Логистическое управление отличается от административного тем, что контролировать нужно в большей мере «процессы», чем людей. 
Именно через управление процессами в логистике происходит и управление сотрудниками, мотивированными на выполнение этих процессов, операций, действий. 
Соответственно контроль должен быть направлен на «процесс» - его начало и завершение с привязкой к конкретному лицу. При этом нельзя уповать на 'коллективную материальную ответственность', у каждого процесса на складе должен быть свой 'хозяин процесса'. Физически контролировать все процессы на складе бывает просто невозможно, поэтому в логистике принято обращать внимание только на «отклонения» от норм и планов, ранее установленных. Такой алгоритм системы контроля процессов возможен только, если выстроена процессорная модель работы склада. В модели вся работа склада разделена на отдельные «процессы», простые «операции», элементарные «действия». На них должны быть разработаны регламенты и нормативы, которые принимаются, как «план» в сравнении с «фактом».
То есть СКТ в автоматическом режиме должна проводить план-фактный анализ по контрольным точкам, выявляя отклонения. 
Работа логистического склада с полной материальной ответственностью сотрудников и сложным товарным учётом не возможно построить без чёткой системы контроля товарных перемещений с индивидуальной ответственностью за объективные результаты качества выполненных процессов и операций.
Цена складских ошибок высока, так как на складе сконцентрированы огромные оборотные и основные средства компании в размере нескольких миллионов долларов. Поэтому важность контроля товародвижения сложно переоценить. 
Для типовой торговой компании со стандартной цепочкой поставок можно применить следующий алгоритм системы контроля товародвижения (СКТ):
Процесс, складского товародвижения начинается ещё до прихода товара на склад, а именно на стадии оперативного планирования прихода. 
Приёмка товара - это первая контрольная точка, в которой материальная ответственность переходит на склад. Контроль – это план-фактный анализ в точке, поэтому для сравнения в качестве «плана» принимается «план приходов» с конкретными «заявками на поставку». В них отражается информация – когда, от кого, что и в каком количестве должно поступить на склад. Задача приёмщика, как «хозяина процесса», при приходе фуры с товаром, проверить соответствие фактического прихода, плановому заказу от отдела закупок. Но сама приёмка товара происходит только на основании товаросопроводительных документов поставщика, а не «заявки на поставку». В случае расхождений, приёмщик должен принимать адекватные решения, ранее определённые в инструкции, действуя в соответствии утверждённому регламенту. 
В результате, приёмщик должен оформить:
- товаросопроводительные документы от поставщика
- Акт о приёмке ТМЦ
- Акт о расхождениях по количеству и качеству, если таковые имеются
- Акт о браке, если он обнаружен
Товар приобретает статус «Принят на склад». С этого момента менеджер по закупкам считает, что товар поступил и снимает его со своего контроля. 
Передача товара из зоны приёмки в зону хранения - это вторая контрольная точка, которой часто не уделяется внимание. Но эта точка важна, так как фиксирует факт перехода материальной ответственности от приёмщика к кладовщику зоны хранения и изменение статуса и нахождения товара. Товар перемещается из зоны приёмки в «ячейку» зоны хранения и приобретает статус «Принят на хранение», т. е. поступает в продажу. 
Приёмо-передача в этой точке происходит по накладной «Внутреннее перемещение», сделанной приёмщиком на основании «Акта о приёмке ТМЦ».
С этого момента менеджер отдела продаж «видит» товар в своей БД и может его продавать.

Отбор товара сборщиком из «ячейки хранения» - это третья важнейшая контрольная точка.
Почему? Потому что по ней ведётся контроль складских остатков, проводятся контрольные сверки и выборочные плановые инвентаризации. 
Необходимо обратить особое внимание на промежуток времени, который происходит между моментом фактического отбора товара сборщиком из ячейки и моментом его списания из ячейки в ПО. Если эти «моменты» не совпадают, то вам никогда не удастся качественно проконтролировать остатки на складе. 
Правильные остатки товара на складе являются базовой информацией практически для всех структур компании. Без этой информации компания просто не сможет эффективно работать.
За остатки на складе должен отвечать «хозяин процесса» хранения – кладовщик.
Только подтверждение кладовщика в «листе отбора» может служить основанием перехода материальной ответственности за отобранный товар от кладовщика сборщику. А также, это подтверждение может служить основанием для списания товара из зоны хранения в ПО.
При этом товар приобретает статус «отобран».

Сборщик сдаёт собранную часть заказа клиента комплектовщику и контролёру зоны комплектации и контроля заказов.
Это четвёртая точка контроля.
Полного контроля всего заказа клиента на основании «листа комплектации», контролёром, именно в этой точке должны отсекаться все «пересорты» и другие ошибки, так как дальше заказ передаётся «по местам» упаковок на основании упаковочных листов.
В этой точке происходит последовательно три операции - консолидация всех частей заказа, контрольный пересчёт всего товара в заказе и его упаковка.
«Хозяин процесса» - контролёр, от него зависит, что в результате получит клиент.
При этом заказ приобретает статус «собран и проверен», а материальная ответственность за товар переходит от сборщика к контролёру на основании «листа отбора».

Проверенный, маркированный и упакованный заказ передаётся «по местам» на основании «листа комплектации» из зоны комплектации и контроля заказов в зону хранения заказов. 
Это пятая точка контроля.
В этой точке материальная ответственность переходит от контролёра к кладовщику зоны хранения заказов, а заказ приобретает статус «готов к отгрузке». Не нужно недооценивать важность пятой точки контроля, так как при большом непрерывном потоке заказов бывает легко запутаться и долго искать заказ приехавшему клиенту. В этой точке можно легко контролировать, сколько времени собранный заказ пролежал в ожидании отгрузки. Не редкость, что менеджер по продажам злоупотребляют, нарушая регламент, и собранные заказы пылятся на стеллажах неделями в ожидании, когда клиенты оплатят их. А это очень серьёзные дополнительные складские издержки и создание искусственного дефицита товара на складе. 

Заказ клиента при предъявлении отгрузочных документов передаётся из зоны хранения заказов в зону отгрузки для приёмо-передачи клиенту или экспедитору.
Это шестая точка контроля.
В этой точке материальная ответственность переходит от кладовщика зоны хранения заказов к клиенту, а заказ приобретает статус «отгружен». Это точка, в которой товар физически покидает пределы склада.
Зачем она нужна не вызывает ни у кого сомнения, так как часто это последняя точка контроля.

Но всё чаще товар клиенту доставляется собственным транспортом компании. Товар со склада, принимает водитель-экспедитор «своего» транспортного отдела.
Не редки случаи, когда доставка заказа клиенту по различным причинам срывается. Водитель-экспедитор «своего» транспортного отдела вынужден возвращать товар на склад поздним вечером, когда все административные и торговые отделы компании не работают.
В этой ситуации часто возникают проблемы с основанием и контролем приёмо-передачи заказа назад от водителя-экспедитора на склад.
Вот здесь появляется седьмая точка контроля. 
Она вроде бы, как бы не относится к складу, а является связующей, заканчивающей процесс товародвижения от компании к клиенту. Поэтому желательно использовать эту точку контроля.
Если заказ доставлен к клиенту, то на основании отметки в товарной накладной в возвратном экземпляре, заказ приобретает статус «доставлен». «Хозяином» этого процесса часто бывает оператор склада или диспетчер транспортного отдела, находящийся на складе. В этом случае в седьмой точке контроля материальная ответственность переходит от водителя-экспедитора к клиенту.
Если заказ не доставлен к клиенту, то на основании отметки в товарной накладной в возвратном экземпляре, заказ приобретает статус «не доставлен». 
При этом заказ возвращается на ответственное хранение в зону хранения заказов.
А утром по информации из седьмой контрольной точки в офисе начинается разбор причин, и принимаются решения о дальнейшей «судьбе» заказа. Может быть команда на повторную доставку клиенту или на разборку – разукомплектацию заказ и возвращение товара в зону хранения. 

Контролировать всего семь точек на складе можно и нужно вообще без всякого ПО, а можно и с ПО в виде WMS-системы не иметь контроля. 
Логистическое управление отличается системным подходом, тогда, когда административные авторитарные методы уже неэффективны. 
Построить качественный учёт на складе без системы контроля товародвижения сомнительно, так же как и систему контроля без учёта. Система учёта и система контроля - это две взаимодополняющие системы.
Может возникнуть вопрос:
«А зачем нам всё это?» 
Мол, жили не тужили, и бизнес развивался не плохо! 
Затем, что темп жизни с каждым годом ускоряется, всё меньше времени остаётся на принятие решений, исправление ошибок. Конкурентная среда стала более жёсткой и ориентированной на поиск путей снижения затрат. 
В таких условиях система контроля товародвижения становится жизненно необходимой. Сейчас уже нельзя обойтись в спешке снятым заводским цехом для «свалки» товара, назвав всё это складом. Склад начинает занимать в компании первостепенное и почётное место в качестве высокотехнологичного механизма по обслуживанию всё растущих потребностей клиентов. 
За таким «механизмом» нужен качественный контроль всех его элементов.
Начните с малого, с системы контроля товародвижения, и у вас появится ещё один шанс выжить в этом бурном море бизнеса.