Многие компании сегодня занимаются созданием и внедрением систем менеджмента качества, экологии, промышленной безопасности (основанные на требованиях стандартов серии ISO и ряда других стандартов), тратя на это порой колоссальные денежные, временные и иные ресурсы. Не менее скрупулезно организации разрабатывают маркетинговые планы по освоению другого региона, открытию новой линейки продукции, увеличению занимаемой доли рынка. Однако мало кто с такой же скрупулезностью подходит к работе с клиентами и управлению дебиторской задолженностью, и зря, ведь от того насколько рационально мы даем отсрочку платежа, и насколько своевременно платят наши клиенты, зависит финансовая стабильность бизнеса. И часто складывается такая ситуация: нужный сегмент рынка освоили, в желанный регион вышли, удовлетворенность потребителей повысили, охрану здоровья работников и промышленную безопасность, усилили, воздействие на окружающую среду минимизировали и вот оно, казалось бы, счастье, да только денег не хватает. И не мудрено, ведь, клиенты расплачиваются за поставленную продукцию (работы, услуги) значительно позже оговоренных сроков, а некоторые не платят вообще. Из-за нехватки об оборотных средств, компании берут овердрафты и кредиты, однако, денег по прежнему не хватает, ведь как были перебои с платежами от клиентов, так они и остались .
Что бы этого не происходило, необходимо создать систему работы с клиентами, предоставления им отсрочки платежа, контроля за соблюдением сроков оплаты, взыскания просроченной дебиторской задолженности.
Первое что необходимо сделать для грамотного управления дебиторской задолженностью – так это определить каков размер оборотных средств, которые можно направить на формирование дебиторской задолженности путем предоставления клиентам отсрочки платежа. При решении этого вопроса необходимо ориентироваться на размер денежных обязательств, которые компания должна всегда выполнять к определенному сроку (заработная плата сотрудников, уплата налогов, аренда офиса, расчеты с поставщиками и т.п.). Также необходимо ориентироваться на условия, в которых компания ведет бизнес. Рынок с высокой конкуренций, где практически все работают на условиях отсрочки платежа – одна крайность, и рынок практически без конкуренции, где вы единственный поставщик или подрядчик – другая.
Затем, необходимо определить условия работы с клиентами. Условия работы с клиентами должны быть различными в зависимости от суммы сделки, длительности предоставляемой отсрочки, уровня риска просрочки оплаты. Важно четко определить, какие способы обеспечения исполнения обязательств (залог, поручительство и т.п.) необходимо использовать для того или иного типа сделки, кто из сотрудников компании имеет право заключать соответствующую сделку и т.п. Все разработанные условия целесообразно свести в таблицу, которая, например, может иметь такой вид:
Разработанные условия работы с клиентами необходимо оформить в виде типовых форм договоров для каждого типа сделки. Полномочия на заключение сделок прописать в форме соответствующих доверенностей.
Разработав условия работы с клиентами, необходимо определить основные этапы работы с клиентом (как при заключении и исполнении сделки, так и при просрочке оплаты) и лиц ответственных за соответствующий этап. Указанные данные также можно свести в таблицу, которая, например, может иметь следующий вид:
Конечно, в зависимости от размера и специфики организации у нее может не оказаться в штате того специалиста, которого я указал в графе «Ответственное (ые) лицо (лица)». В этом случае важно продумать, кто из сотрудников организации может выполнять соответствующие функции, либо как можно обеспечить выполнение функции сотрудника, которого нет в штате. на условиях аутсорсинга.
Конкретные действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, сроки выполнения указанных действий, а также порядок взаимодействия между сотрудниками важно прописать в соответствующих документах, таких как должностные инструкции, положение о работе с клиентами, регламент договорной работы и т.п. Определяя действия, которые должны совершать сотрудники на каждом этапе, необходимо одновременно с этим продумывать систему мотивации для соответствующего сотрудника, в зависимости от результативности и эффективности выполнения запланированных действий.
Кроме прочего важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники компании, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты. Некоторые компании используют специально разработанные таблицы excel, в которых каждый сотрудник заполняет соответствующие данные. Другие пользуются возможностями 1С, третьи access, четвертые CRM программой. А есть компании, которые предпочитают работать с данными исключительно на бумажных носителях, оформляя на каждую сделку соответствующую контрольную карточку.
Ну и в заключении важно отметить, что как и любую другую систему менеджмента, систему управления дебиторской задолженностью в целом и составляющие ее элементы по отдельности необходимо регулярно проверять, анализировать и совершенствовать.
Статья опубликована:
- в журнале «Управление сбытом», 2009, № 3, стр. 34-36
- в Выпуске № 84 от 05.03.2009 г. Интернет-рассылки Михаила Рыбакова «Советы бизнес-консультанта»
