В компании HeadHunter все больше документов и процессов переводятся в электронный вид. Растет количество пользователей электронного документооборота (ЭДО) и других онлайн-сервисов, для работы в которых пользователям необходима электронная подпись (ЭП). Она требуется для сдачи отчетности в госорганы, для операций на различных тендерных площадках, для заверения и отправки документов в разных системах ЭДО, для получения лицензий, для интеграции сервисов сайта hh.ru с порталом «Госуслуги».
Также ЭП обеспечивает ведение кадрового документооборота в электронном виде. А дополнительный бонус для сотрудников – иметь возможность с помощью ЭП решать свои частные вопросы.
Работники HeadHunter до того, как стали использовать сервис «Такскома», были вынуждены приезжать в удостоверяющий центр (УЦ) с документами для идентификации личности, требуемой при заказе ЭП. Прерывать бизнес-процессы им было неудобно, а выпуск сертификата порой затягивался.
Какое решение предложил «Такском» и как оно работает
Почти год назад в компании HeadHunter заработал сервис «Такском – Управление Сертификатами», интерфейс которого представлен в виде онлайн-кабинета. Благодаря этому сервису взаимодействие компании с удостоверяющим центром (УЦ) осуществляется через администратора – работника, назначаемого внутри HH после заключения договора с УЦ «Такском».
Администратор выступает в качестве доверенного лица компании, поскольку он заказывает сертификаты ЭП прямо в онлайн-кабинете. Именно к нему сотрудники подходят с паспортом, СНИЛС и другими необходимыми для выпуска ЭП документами.
Администратор проводит идентификацию личности работников, сканирует документы и подгружает их в электронном виде в «Такском – Управление Сертификатами». Далее формирует заказ на получение сертификатов в УЦ. Со своей стороны, УЦ «Такском» за 15 минут проверяет эти документы и, если все в порядке, направляет администратору HeadHunter уведомление о разрешении выдать ЭП.
Получив уведомление, сотрудник HH приходит к администратору для идентификации личности.
«Если раньше на выдачу ЭП первый раз мы тратили 5-7 дней, то с внедрения сервиса Такском – Управление Сертификатами получить ЭП (первый раз или перевыпустить) можно за 1-2 дня. Вернее, за 3-12 часов (офисы компании находятся в разных часовых поясах)», – говорит Ирина Нерославская, руководитель службы формирования и оптимизации документооборота компании HeadHunter.
«Такском – Управление Сертификатами» бережет время сотрудников, а, соответственно, и компании. Мы сэкономили на стоимости процесса выдачи ЭП. Внесение депозита позволило нам минимизировать участие финансового департамента и департамента документооборота в выдаче каждой подписи. Процесс был укрупнён и занимает меньше времени», – резюмирует Ирина.
