Как сократить затраты на предприятии розничной торговли. Часть 2

«Экономика должна быть экономной»
Советский лозунг

Коммунальные расходы

Без воды, как известно, «не туды и не сюды». Причем, если в вашем магазине работают производственные цеха, то потребление горячей воды будет достаточно высоким. В цехах устанавливают накопительные водонагреватели, в связи с тем, что во время отключения подачи горячей воды работать цеху просто невозможно, это чисто по-человечески тяжело, да и СЭС за это накажет по полной программе.

И в то же время в магазине работает холодильное оборудование, практически во всех современных магазинах это оборудование с центральным холодоснабжением. Для тех, кто не знаком с принципом действия холодильных машин, поясню: компрессоры перекачивают фреон по системе, где он переходит из газообразного состояния в жидкое и обратно. В процессе изменения его состояния образуется холод и тепло. Холодом мы охлаждаем продукты, а куда же девается тепло? А вы думаете, почему у нас на улице иногда наступает лето? Все потому что горячий фреон проходит через конденсаторы, где вентиляторы выдувают его на улицу. А ведь существует несколько способов использования этого тепла или как еще называют этот процесс рекуперации:

- подогрев воды;

- использование его для отопления помещений;

Не будем вдаваться в технические подробности реализации, многие организации, занимающиеся монтажом систем холодоснабжения, представят вам свои варианты решений рекуперации на подогрев воды. С рекуперацией на отопление вопрос обстоит сложнее в связи с недостаточной мощностью холодильных машин для обогрева помещений. Но уже появились компании с оригинальными «ноу хау», которые могут реализовать и этот вопрос.

В настоящее время появились альтернативные системы отопления: пленки ПЛЭН или их зарубежные аналоги. Данное отопление работает от электричества на принципе инфракрасного излучения и позволяет отапливать помещения с минимальными затратами. С точки зрения экономичности на сегодня это лучшее решение. Остается вопрос выбора производителя и цены.

Расход холодной воды так же можно регулировать с помощью использования современных технических средств: краны с датчиками, краны с фиксированным временем подачи воды и еще один самый простой способ – поддержание всех систем в рабочем состоянии. Вы же помните, как нас учили в школе: капающий кран приводит к потери Х литров воды в день, а по сути это текут ваши деньги.

Вывоз ТБО. Основную часть расходов формирует именно вывоз. Обслуживающая организация считает стоимость вывоза от количества контейнеров, их объема, количество вывозов в месяц. Не факт, что на момент вывоза контейнеры будет заполнены, но за вывоз вы заплатите как за полный. Сразу мелькает мысль - вывозить по факту заполнения. Но до вывоза мусор будет разносится ветром по территории, а это затраты на уборку и снижение лояльности ваших клиентов. Решение есть следующее: установка мульды. Мульда - накопитель в виде кузова, устанавливается обычно в частном секторе и вывозится на спецтранспорте. Больший объем позволит накапливать больше отходов и контролировать заполнение.

Есть и современные варианты решения этого вопроса: компакторы. Использование компакторов позволяет значительно сократить расходы на вывоз мусора, освободить полезную площадь и избежать загрязнения окружающей территории, и в тоже время это и повышает безопасность вашего магазина. Все что попадает в мусор, попадает в компактор, прием кражи в виде выноса материальных ценностей в мусоре здесь не пройдет. Это вот такой зверь:

Компактор присоединяется напрямую к магазину каналом, заполняется мусором, мусор в нем прессуется, а потом вывозится.

Ремонт и обслуживание оборудования

У вас проводит обслуживание сторонняя специализированная организация. Заключен договор, есть приложение с перечнем работ. Вы счастливы и ежемесячно платите деньги за выполненную работу. А как вы контролируете, что эту работу действительно выполняли, насколько вы уверены, что выполнен весь перечень работ? В одном магазине, поднимая что-то с пола, я обратил внимание на испаритель холодильника , он был весь затянут пылью, к нему никто не прикасался как минимум год. Но я четко знал, что этот магазин обслуживается, знал, кто его обслуживает, и теперь видел, за что они получают деньги. Существует несколько схем проведения технического обслуживания:

Вариант первый. Организация платит за перечень работ. В случае поломки запасные части, расходные материалы и стоимость ремонтных работ оплачивается отдельно. Недорого, но по сути обслуживающая организация ни за что не отвечает. И чем больше поломок, тем ей выгоднее.

Второй вариант. Организация обслуживает объект с гарантией. Это значит, что в случае любой поломки, она устраняется за счет сервисной организации без дополнительной оплаты. Просят дорого, но всегда есть повод торговаться и достигать максимально низкой цены. Но здесь вам мой совет, быть очень внимательным к выбору организации и не ослаблять контроль за действительно проводимыми работами. Иначе через год сервисная организация, обслуживавшая вас по такой схеме, закроется, обанкротившись. А результаты их сервиса вам легче будет списать, чем отремонтировать.

Есть еще разные промежуточные варианты, и какой из них выбирать вам, нужно оценивать от текущего состояния оборудования, марок, режима эксплуатации. В любом случае четко контролируйте, что вы платите деньги: не за факт предоставления бумажки с названием «Акт выполненных работ», а за реально выполненную работу.

Ремонт и обслуживание зданий и сооружений, строительно-монтажные работы

Тема строительно-монтажных работ многим кажется достаточно сложной. Но про схемы завышения стоимости при их выполнении уже все известно, и все рецепты борьбы с ними уже стали азбучными истинами.

Вспомним основные схемы завышения стоимости:

1. Невыполнение заложенных в смете работ

- завышение выполняемых объемов работ к техническому заданию
- невыполнение работ заложенных в смете
- завышение объемов скрытых работ, применение более дешевых материалов при их производстве
- завышение объемом ввезенного, вывезенного грунта

2. Завышение сметы

- применение повышающих коэффициентов
- применение коэффициентов на стесненные условия труда

3. Некачественное выполнение работ

И методы борьбы с ними:

- любая смета должна составляться строго по техническому заданию. Перед составлением технического задания обязательно проводится дефектовка - осмотр помещений. Если вы этого не сделаете, будьте уверены, вам продадут то, что у вас уже есть.

- самостоятельно рассчитывайте сметную стоимость ремонта или привлекайте для ее расчета грамотного специалиста, и торгуйтесь вниз от этой цены. На моей практике был случай, когда шесть компаний предложили стоимость выше расчетной, причем ряд предложений был выше по цене в разы.

- должна оцениваться фактически выполненная работа, и на основании факта должны подписываться акты выполненных работ. А если подрядчик будет махать перед глазами сметой, выбросите ее, или пусть оформить ее на основании фактически выполненных работ. Вы платите не за то, что написано в смете, а за те работы, которые выполнялись.

- применение любых повышающих коэффициентов носит рекомендательный характер, они не могут превышать уровень рекомендованный Региональным центром по ценообразованию, а их применение – это вопрос переговорный, возможность их исключения обговаривайте с подрядчиком на этапе заключения сделки.

- по скрытым работам. Контролируйте их выполнение и актируйте их до закрытия, это позволит вам избежать ненужного вскрытия стен и пола и долгих разбирательств с подрядчиком.

- приемка работ должна проводиться в строгом соответствии со СНиПами. Цена, о которой вы договаривались, предполагала качественное выполнение работ, за любое отклонение от норм цена должна быть снижена, и фразы «А что вы хотите за эти деньги?!» здесь не уместны.

Потенциал экономии средств при выполнении СМР огромный. Нельзя экономить на специалистах, которые готовят технические задания и принимают работы. Если ваша компания не в силах держать хорошего специалиста, примите его на конкретный проект по договору оказания услуг. Правильная мотивация специалиста позволит исключить риски вступления его в сговор с подрядчиком и поможет сэкономить колоссальные средства. Как сказал один собственник крупной организации: «Я проверила одну смету и на сэкономленные деньги купила Lexus». Всегда стоит вопрос: кто будет ездить на этом автомобиле ваш подрядчик или вы?

«Мне думать некогда, работы много»
Ответ типичного российского менеджера.
Из личного опыта

Реклама и маркетинг… и о том кто должен работать с затратами

Расскажу вам историю из жизни. Отдел маркетинга не мог снизить затраты на рекламу в одном из городов Красноярского края. При визите в этот город я увидел следующее: на одной улице было восемь рекламных щитов пяти разных рекламных агентств. Пять из них были пустые. Так ответьте на вопрос, есть ли в данной ситуации возможность в снижении платы за аренду рекламного щита? В данном случае нужно было просто предложить агентству снизить ставку за аренду.

Художник должен писать картину, отдел маркетинга должен заниматься маркетингом, скажете вы… Но если вы не отдаете функцию контроля затрат подразделений их руководителям,и если в функции отдела маркетинга не входит мониторинг стоимости печати листовок, каталогов, распространения печатной продукции, размещения наружной рекламы, то это должно быть закреплено за другими сотрудниками. Так за кем?

Существуют разные схемы работы с затратами на предприятии. Во многих случаях обязанности по работе над затратами возлагаются на финансового директора или руководителя планово-экономического отдела. Считаю такие решения неверными. Финансовый директор отвечает за финансовый результат деятельности предприятия и напрямую отвечает за затраты по некоторым статьям: услуги банка, процент по кредитам. Но никоим образом не отвечает за статью расходов «Реклама». Финансовый директор должен быть инициатором, центром постановки задачи по проведению работы над затратами.

Тогда давайте разберемся, кто же должен быть исполнителем этих задач. Ряд практиков считают, что ответственным за работу с затратами должен быть менеджер, который является ответственным за данные статьи затрат, или руководитель подразделения, которому подчиняются данные менеджеры. Таких на предприятии в зависимости от размера будет от 10 до 20 человек. К сожалению, реалии российского бизнеса таковы, что менеджеры не всегда обладают достаточными навыками и компетенциями для выполнения своих прямых обязанностей. И вот теперь мы ставим перед ними дополнительную серьезную задачу по снижению затрат и мотивируем их на выполнение этой задачи. Теперь нам нужно следующее: научить их искать ресурсы и научить добиваться результата в очень непростых переговорах.

Я пожму вам руку, если ваш начальник производственного направления будет высоко компетентен в вопросах организации пищевого производства и будет проводить блестящие ( хотя бы хорошие переговоры) с поставщиками сырья, оборудования и услуг. Я считаю этот путь абсолютно правильным, но…. Очень много «но».

Есть еще один путь решения: выделить специальную проектную группу, состоящую в зависимости от размеров организации из одного-трех человек, в которую должны войти сотрудники, имеющие представление о всех направлениях деятельности организации, хорошо знающие рынок и обладающие отличными переговорными и коммуникативными навыками. Ну а если чего-то в них недостает, то учим, развиваем. Для этих сотрудников выставляется четкая мотивация на достигнутый результат. Будет просто замечательно, если она будет привязана к проценту от суммы экономии за период (например, за год) от достигнутого результата. Кому будет подчиняться эта проектная группа? Это должна быть персона, заинтересованная в конечном результате, - финансовый или генеральный директор.

В данном случае схема построения работы будет выглядеть следующим образом:

Что мы получаем в данном случае? Концентрация на решении задачи, неразмытая другими задачами мотивация на результат, опыт решения одной задачи помогает более эффективно решать следующую. Растущий опыт помогает постоянно добиваться лучшего результата. В решении задачи задействованы ответственные за статью затрат руководители подразделения.

В качестве подтверждения эффективности данной системы приведу еще вот такой пример из практики: для решения задачи по снижению затрат по одной из весомых статей назначается ответственный руководитель подразделения, несомненно очень компетентный, опытный, досконально знающий рынок. И он достигает серьезного результата, снижение на 6 % в среднем, что позволило организации экономить более одного млн руб. в месяц. Через два месяца на эту же статью брошен специалист, работающей в проектной группе по снижению затрат, результат – дополнительное снижение на 4% в среднем. В данном случае компетенции руководителя подразделения были выше, чем у члена проектной группы, и основным критерием успеха в данном случае являлись опыт в решении конкретно этой задачи и концентрация сотрудника на ее решении.

Командировочные

Поехали как-то в командировку директор по развитию и главный бухгалтер. Главный бухгалтер забронировала себе гостиницу в самом дорогом отеле в центре города, а директор по развитию в гостинице, находящейся в непосредственной близости к объекту, на котором предстояло им работать. Когда директор по развитию спросил главного бухгалтера: «А почему ты не поселилась в той же гостинице, что и я? Ведь она ближе, дешевле, и водителю не нужно ехать за тобой утром через весь город по пробкам?» На что главный бухгалтер ему ответила: «А мне там больше нравится…»

Не знаю, возможна ли такая ситуация в вашей организации, ведь у вас скорее всего существует политика командировок, где четко описаны правила бронирования, проживания, уровень стоимости гостиницы в зависимости от грейда сотрудника. И когда у кого-нибудь возникают вопросы, он открывает этот документ и находит в нем ответы. При поездке на какое расстояние или какой срок оформляется командировка, какой стоимости гостиничные номера сотрудник может выбрать в зависимости от города назначения, каким образом учитываются затраты, если он решит остаться в этом городе на выходные…. Все эти вопросы должны быть определены максимально четко и подробно, и у вас не будет никогда вопросов по этой статье. Ну а если будут, то это всего лишь повод пересмотреть свою политику и довести ее в измененном виде до ваших подчиненных.

Услуги связи

Для экономии можно отказаться от наиболее затратных видов связи, только вот принесет ли это пользу бизнесу? Помнится, для сокращения трафика Интернета я принял решение отключить сотрудникам ICQ. Они, конечно, работали с ее помощью, но и проводили в ней много времени. Сейчас меня уже мучают сомнения в целесообразности и эффективности принятого мною решения, но факт остается фактом: трафик действительно сократился.

Для определения необходимых каналов связи, нужно четко понимать цели вашей компании и какие действия необходимо предпринимать каждому подразделению для создания добавленной стоимости. Оценивать эффективность каналов связи: для кого-то важно использовать максимально быстрые способы связи как обмен мгновенными сообщениями со всем миром, кому-то только внутри своей организации, для кого-то для принятия решений будет достаточно электронной почты.

Я общался по работе с крупной торговой компанией, имеющей филиалы в разных областях. Запланировали встречу, но по рабочему графику встретиться не получалось. Я предложил провести встречу немедленно через Skype. Ответ меня впечатлил: «Мы такой ерундой не пользуемся». Соответственно, для решения рабочих вопросов и для совещаний они используют городскую телефонную связь, что вряд ли дешевле и эффективнее.

Оптимизация связи в небольшом офисе под силу любому технически грамотному специалисту. Для этого необходимо проанализировать стоимость связи через разных провайдеров по разным направлениям и правильно организовать доступ к каналам сотрудников. Например, на сотовые дешевле звонить через сотовый корпоративный тариф, по области через горсвязь, в другие города через IP-телефонию.

Вся становится намного сложнее, если в вашей компании больше десяти сотрудников, но здесь на помощь придут специализированные компании. Вот пример подобного предложения:

«При настройке оптимально скомбинированного варианта услуг нескольких провайдеров, вы получите ощутимую экономию на Интернет и телефонной связи от 30% до 80%.

Помимо «внешней» оптимизации, мы проведем «внутреннюю» – конфигурирование сервисов услуг, для оптимизации распределения телекоммуникационных услуг в компании».

…оплату берут в виде % от полученной экономии. Поэтому или воспитывайте своих IT-специалистов? или пользуйтесь услугами специализированных компаний.

- Я сегодня сэкономил 2 рубля. Вместо того, что бы ехать, бежал за маршрутным такси до своей остановки.
- Бежал бы просто за такси, сэкономил бы в 10 раз больше.
Анекдот

Заключение

Данный обзор не претендует на полноту, прогресс не стоит на месте, и появляются новые решения старых вопросов. Многие нюансов просто невозможно отразить в рамках обзора. Но принципы работы над затратами всегда одинаковы:

1. Классифицируйте ваши затраты.

2. Определите наиболее весомые статьи, спланируйте вашу работу от большого к малому.

3. Проведите работу по сокращению затрат.

Хочется лишь отметить следующее: применимость всех решений необходимо оценивать для каждой конкретной организации, для каждого конкретного объекта. Везде есть разные входные данные, разные технические возможности, разные стратегии предприятия, в конце концов. В каждом конкретном случае необходимо рассчитывать целесообразность, окупаемость, подбирать конкретные решения.

Надеюсь, что применение данных решений позволит вам сделать вашу организацию более эффективной и снизить цены для ваших покупателей. Ведь, как известно, за все в итоге приходится платить конечному покупателю, а это никто иной, как мы с вами.

Фото: Freeimages.com