Визит правоохранительных органов может стать для работников офиса полной неожиданностью. Растерянность, непонимание того, как вести себя в такой ситуации, как разговаривать с представителями власти – все эти простые человеческие факторы могут привести к негативным последствиям, разбираться с которыми в дальнейшем придется адвокату.
Как подготовить работников организации, и что им делать, если придется общаться с людьми в погонах?
1. В первую очередь, все работники офиса, а особенно – секретариат и ресепшн, которые первыми сталкиваются с посетителями, должны быть поставлены в известность о том, что визит правоохранительных органов в принципе возможен. Снабдите сотрудников этих департаментов всеми контактными данными адвоката, чтобы они могли незамедлительно позвонить ему, если в офисе, например, нет руководителя, который сам должен связаться с защитником компании.
2. Проинструктируйте всех работников офиса, что при получении любой входящей корреспонденции от представителей правоохранительных органов, они как можно скорее должны поставить в известность об этом руководителя и не отвечать на любые посторонние вопросы пришедшего, не связанные собственно с вручением корреспонденции. При получении писем или любых документов сотрудникам следует проверить данные об адресате и спросить у посетителя его ФИО, должность и место службы.
3. В целях обеспечения информационной безопасности офису лучше работать в облачных сервисах, а серверное программное и аппаратное обеспечение располагать в другом месте. По этому поводу в организации может быть введена политика ИБ, в которой подробно прописаны процесс работы в «облаке», вход/выход из сервиса, постоянное использование паролей без их запоминания системой и прочие тонкости.
4. Если в офис с обыском или выемкой (на самом деле для работников это не имеет значения) явились правоохранительные органы, находящиеся в офисе сотрудники должны знать, что им нужно немедленно прекратить работу, выключить свои компьютеры, положить документы на предназначенные для них места. Если правоохранители просят не трогать документы, это требование нужно выполнить.
5. Проведите для сотрудников инструктаж на такой случай, чтобы никто не препятствовал правоохранительным органам, не кричал, не паниковал, не пытался покинуть офис, не использовал нецензурные выражения, особенно обращаясь к представителям власти, не разговаривал между собой по поводу происходящего. Предупредите, что если у работников нет желания лишиться своего мобильного телефона, не следует вести фото- и видеосъемку.
6. Не всегда руководитель или даже адвокат могут оперативно добраться в офис. На этот случай нужно заранее назначить ответственного сотрудника, который будет охранять интересы компании до их приезда. Он должен будет уточнить у пришедших, на каком основании и с какой целью явились правоохранительные органы, попросить показать соответствующее постановление, с которого, если разрешат, может снять копию. По возможности ответственному нужно постараться получить контактные данные старшего сотрудника правоохранительных органов. При этом все остальные сотрудники должны знать, что нужно выполнять рекомендации адвоката, а в его отсутствие – руководителя.
7. Во время предварительного инструктажа расскажите сотрудникам, что лучше всего, если они самостоятельно будут относить документы, на которые указывают представители правоохранительных органов, в общую стопку документов, рядом с которой все время должны находиться понятые. Это нужно для того, чтобы испрашиваемые документы действительно оказались в общей стопке, а не случайным образом затерялись и в дальнейшем использовались «для сведения». Обозначьте, что каждому работнику офиса нужно постараться запомнить, какие конкретно документы, касающиеся его деятельности, изымаются, сразу же составить их список, и как можно скорее передать его своему руководителю или адвокату.
8. Если правоохранители вызывают сотрудников офиса для дачи объяснений или показаний, работники должны быть проинформированы, что без адвоката им не следует отвечать на вопросы. Они в праве вежливо сообщить, что готовы явиться для дачи объяснений или показаний вместе со своим адвокатом в другое время. О вызове на допрос или для дачи объяснений сотрудники должны сразу же поставить в известность руководителя и правозащитника.
9. Работники офиса не должны общаться с представителями правоохранительных органов за рамками следственного или оперативного мероприятия. Предупредите их, что не стоит отвечать даже на самые посторонние вопросы «о погоде» или «а вот в этом сейфе случайно не лежит печать ООО "Бригантина", не знаете?».
10. В случае, если здоровью кого-то из работников организации причинен вред, он должен незамедлительно обратиться в травмпункт и зафиксировать повреждения.
Описанное поведение работников офиса направлено в первую очередь на фиксацию происходящего без нарушения запретов правоохранительных органов вести видеосъемку, на создание порядка и максимально спокойной обстановки в целях облегчения работы адвоката и на исключение давления со стороны правоохранителей во время опросов и допросов. В подобных условиях адвокат сможет эффективно обеспечить правовую помощь своему доверителю.
Читайте также:
есть тут одно существенное предположение - что сотрудники предприятия более лояльны предприятию, чем формальным законам ;)
А теперь - все тоже самое но для WFH
Как-то больше смахивает на "джинсовую" рекламу адвокатской конторы...
Сотрудникам офиса, пришедшим в офис, следует РАБОТАТЬ! А их руководителям -руководить, в том числе и в такой ситуации!
И конечно же, помнить, что в этом случае молчание - золото...
К сожалению, "силовиков" часто используют сейчас для, скажем так, отстаивания чьих-то интересов, и сами они обычно идут "по краю" дозволенного законными процедурами, прощупывая как знание процедурных нюансов, так и готовность "слить" своего ненавистного (если это так) руководителя или хозяина...
Пару лет назад дошло до того, что подполковник полиции (сотрудник ГИБДД в форме) в присутствии сотрудника прокуратуры (женщина в форме) при ещё одном свидетеле заявил мне, что "сейчас он тут такое устроит, что..." Я перспросил его - правильно ли я понял, что он только что угрожал мне при свидетелях, и что мне уже плохо? Женшина в форме (зам.прокурора района) улыбнулась и сказала всем - успокойтесь, и работаем, бережём нервы и здоровье!
По-моему, это была универсальная рекомендация...
Может быть, я идеалист, но обычно попавшие работать в офис уже имеют некоторый жизненный опыт, в том числе - и общения с полицией и прочими силовиками и фискалами! А успевшие поработать в девяностые - и с представителми "другой стороны" закона, то есть - с живущими и работавшими "по понятиям".
Но в конце концов у всех в этом клубке отношений - свои интересы, и о них точно не надо забывать в критических ситуациях, подобных этой!
Автор забыла упомянуть, что должен быть еще один архив с копиями документов, на случай, если после выемки, какие-то документы, необходимые для подтверждения понесенных расходов, например, не вернутся, но, вдруг, потребуются при выездной.
все вроде правильно. неплохо бы все документы сканировать и отправлять в хранилище, и по возможности использователь электронный документооборот. В этом случае выемка не сможет парализовать работу фирмы.
в офисе в такой ситуации должен быть юрист - не обязательно адвокат. МСамые страшные силовики хоть бы и на танках ведут сеья с юристами совершенно иначе чем с простыми смертными
или "специалист по связям с общественностью". раньше это были ребята с кожаными затылками в удобных тренировочных штанах, сейчас - бывшие люди с погонами
Как же долго наш бизнес считал, что он вне политики и теперь на сайте про бизнес, мы читаем как вести себя с полицией!))
Конечно, смешно и одновременно страшно, что бизнес учится как противостоять правоохранителям, а не помогать им, но это означает, только одно: правоохранителям бизнес не доверяет.
И кстати, снимать действие полиции можно и нужно, это право граждан России и это написано законе о полиции.
А так, конечно, как говорит президент России, у нас нет репрессий.
Вспомнилась песня итальянского исполнителя Модо из 90-х: "Айн, Цвай, Полицай".
Неверное в одни офис из тысячи правоохранители придут по политическим мотивам. Именен поэтому нормальный бизнес всегда и будет вне политики. оставим политику "иностранным агентам" )))