Скажу сразу, что мы с Вильфредо Парето против системы управленческого учета. Понятие «система» подразумевает, что учетом будут охвачены все 100% задач управления. А Парето принципом 20/80 сразу клеймит неэффективностью те 80% управленческого учета, которые дают всего лишь 20% результата.
Мое участие в двух десятках проектов, связанных с управленческим учетом, это подтверждает. Его комплексная постановка на предприятии влечет за собой большие затраты. При этом к прямым расходам на внедрение добавляются затраты труда. В ходе проекта существующие сотрудники вынуждены тратить больше рабочего времени, по сравнению с обычным режимом. Штат сотрудников тоже будет увеличен, так как появится новый функционал. Созданные рабочие места требуют закупки техники. Если планируется автоматизация комплексного управленческого учета, то еще и добавляются расходы на покупку программного обеспечения.
В любом случае, подобные проекты меняют все бизнес-процессы компании сверху донизу. Кстати, по статистике только 30% из них успешны. А теперь только представьте, что 80% всех этих расходов совершенно неэффективны!
Однако, есть и другой способ заставить управленческий учет работать на вас. Практика сама подсказала название для этого метода – «точечный». Его суть гениальна в своей простоте. Точечный учет направлен на конкретную проблему или задачу компании, решение которой измеряется в денежной сумме. В этом случае легко сравнить затраты на внедрение и ведение учета по проблеме с финансовым эффектом от ее решения.
Говоря языком военных, точечный управленческий учет можно сравнить с точным бомбометанием, когда боеприпас может попасть в дом, где засели террористы. Тогда как сплошной больше похож на ковровые бомбардировки, которые применялись США против Вьетнама. В этом случае, поражение цели скорее было случайным.
Как правило, точечный учет эффективен в следующих сферах:
- поиск резервов предприятия;
- снижение затрат (настоящих или потенциальных);
- уменьшение рисков;
- рост выручки, доходов, прибыли;
- учет и финансы холдинговой структуры;
- улучшение работы с клиентами;
- оперативное управление производством.
Кейс: точечный учет производственных заказов
Дано. На заводе производятся резино-технические изделия. Изготовление РТИ разделено на три передела: подготовка сырой резины; вулканизация изделия, проверка на стенде. Продукция создается в цехе исключительно под заказ, заказчики – несколько крупных постоянных клиентов. Практически всеми контрактами предусмотрены серьезные санкции за просрочку поставки. Эти просрочки периодически возникают по организационным причинам. В ходе работы нет информации о проценте выполнения заказов.
Ограничения. В соответствии с бухгалтерским учетом приход готовой продукции осуществляется после проверки на стенде качества. На практике бригадир сдает выработку приемщику ОТК в конце смены. Изделия проверяются, затем в конце следующей смены попадают на склад. Еще через день накладная доходит до бухгалтера по производству.
Таким образом, информация о готовой продукции появляется в 1С:УПП через три-пять дней после проведения вулканизации, которая считается главной производственной операцией. Если на этот момент есть угроза просрочку исполнения заказа, то принимать какие-то управленческие решения для ускорения уже поздно.
Необходимо решить. Добиться выполнения 100% заказов в срок, чтобы снизить санкции за просрочку и улучшить взаимоотношения с постоянными клиентами. После анализа стало очевидно, что просрочка появляется из-за отсутствия контроля производственных заказов. В бухгалтерском учете информация появляется недостаточно быстро для принятия управленческих решений. Такие проблемы легко решаются точечным управленческим учетом. Ее цена = повышение лояльности клиентов + снижение расходов на оплату санкций. Вариантов решения минимум два.
Решение первое: «рукопашное» или excel-ное. Она было фактически реализовано на заводе РТИ следующим образом. Для контроля производственных заказов были разработаны новые операции управленческого учета. Их начал выполнять сотрудник экономического отдела. Огромный плюс такого решения – оно может заработать «прямо с завтрашнего дня», никакой специальный проект внедрения не нужен. Минус – это отсутствие автоматизации, влекущее значительные затраты рабочего времени.
Выбранный сотрудник в файле-отчете формата MS Excel в начале рабочего дня обновляет по каждому заказу следующую информацию:
- крайний срок заказа;
- количество заказанных изделий;
- количество фактически произведенной продукции;
- процент выполнения заказа.
Факт произведенной продукции для отчета предоставляется начальниками смен по приходу на работу. Это делается в виде телефонограммы, если нужна особая срочность, и/или в виде оперативных накладных с подписью, если средняя срочность. Отчет после обновления ложится на стол руководителей отдела продаж, закупок, и при необходимости – генерального директора.
При выявлении возможного выхода на просрочку по какому-либо заказу, сначала определяются его причины, а затем принимаются необходимые решения, чтобы ускорить выполнение:
- При недостатке сырья – производится его дополнительный закуп и/или его переброска из резервов другого заказа, менее срочного.
- При неполадках оборудования – перераспределение нагрузки на исправную технику, возможно за счет дополнительных смен.
- При авральной загрузке, когда заказов слишком много (как правило, в конце отчетного периода) вводятся дополнительные смены или принимаются другие меры.
Решение второе: автоматизированный учет заказов. Схожая задача была решена на другом производстве, относящемся к пищевой отрасли. В этом случае вместо введения дополнительных ручных операций и сотрудника, рабочие места начальников смен были автоматизированы. Были установлены компьютеры, которых раньше не было в цехе, с учетной программой. В программу начальники смен после завершения технологической варки и фасовки майонеза, вбивали количество произведенной продукции. Плюсы такого решения – абсолютная оперативность, когда объем произведенной продукции появлялся в отчетах практически онлайн. Минусы – достаточно дорогое внедрение, которое длилось больше полугода. В ходе проекта пришлось провести несколько обучений начальников смен, половина из которых уволилась, не согласившись работать по-новому.
Таким образом, ценой оперативности и низких трудозатрат стали высокая стоимость и длительный срок внедрения. Пришлось даже дополнительно программировать учетную информационную систему. Однако, информация, которую вводили начальники смен, стала основой для работы бухгалтерии, а соответствующая операция была снята с бухгалтера по производству. Это исключило двойной ввод и уменьшило общие трудозатраты.
Выводы из практики
- Системный подход к управленческому учету не всегда оправдан, так как влечет большие дополнительные затраты, а 80% учета дает всего 20% результата. Этих недостатков лишен точечный подход к учету.
- Если есть возможность получить информацию из других источников, видоизменяя и ускоряя их работу, то, конечно, нужно ее использовать. Это даст существенное снижение затрат по проекту и в дальнейшей работе. Ближайший наш помощник – это бухгалтерский учет.
- Как правило, управленческий учет нужен там, где бухгалтерский учет запаздывает или когда в нем нет соответствующей информации, необходимой для принятия управленческого решения.
- Внедрение точечного управленческого учета возможно разными способами, в зависимости от степени автоматизации операций. Чем больше автоматизации, тем сложнее и дороже проект внедрения, но меньше трудозатрат в дальнейшей работе.
Спасибо, интересно, что есть более ли менее реальные кейсы и, по крайней мере, понятно, о чем статья.
Только когда Вы описывали разницу между первым вариантом (когда экономист вел учет в экселе) и вторым вариантом (когда была проведена автоматизация в специальной программе), Вы что-то упустили.
Я так понимаю, автоматизация затрагивала несколько операций:
1 - связь начальника цеха с экономистом (она была убрана при автоматизации)
2 - ввод количества произведенной продукции "в компьютер" (условно не изменился, то экономист вносил в Эксель, то начальник цеха вносит в какую-то программу, трудоемкость не сильно снижается)
3 - хранение данных (наверное, было упрощено)
4 - формирование отчета из учетных данных (видимо, был запрограммирован отчет)
5 - связь этих "управленческих" данных с бухгалтерией
Так вот то, что Вы здесь перечислили - это только 1 и 2 операции. Но они сами по себе ничем не отличаются от автоматизации в экселе.
По первой операции - если поставить в цех компьютер, начальник цеха так же может вводить данные в эксель или в гуглодокс. Это никак не связано с внедрением какой-то сложной программы.
По третьей и четвертой операциям - то, что здесь написано, можно сделать на 1С часов за 25 работы (из них всего часов 10 программирования). Плюс несколько дней на закупку и установку компьютеров - что со всем этим можно делать полгода?
Поэтому, как я понимаю, полгода ушло на то, чтобы связать это с бухгалтерией (пятый пункт).
И все-таки скажу против принципа Парето.
Автоматизировать точечно можно, пока комплексной системы управленческого учета (хотя это и не только управленческого учета касается) в представлении нет.
Со временем, если бизнес будет развиваться, связь между точечными наработками начнет разваливаться, и тогда систему со всеми ее 80/20 "проблемами" все равно придется выстраивать.
Поэтому все точечные автоматизации - это наброски для будущей системы учета, которые помогают лучше понять бизнес-процессы для себя и сформулировать в будущем требования к ней.
Пытаться обманывать себя и много лет работать на точечных "дописках" - это не вариант. Придется рано или поздно или переходить на нормальную ERP-систему и выбрасывать их, или, бесконечно дописывая и переписывая, получить ее самописный аналог. Что сложнее и трудозатратнее - большой вопрос
Статья интересная. И проблема затронутая в ней очень актуальна.
Хотя сейчас без цифровых технологий невозможно обойтись, но сам процесс внедрения информационных технологий особенно в сфере управленческого учета весьма нетривиальная задача из собственной практики могу выделить несколько моментов:
1. Стоимость программного обеспечения для комплексного ведения учета (системы сплошного управленческого учета) очень высока, и зачастую особенно для малых и средних предприятий (100-200 сотрудников) несоизмерима с потенциальными выгодами от ее внедрения.
2. Стоимость внедрения программного обеспечения, чтобы от системы управленческого учета был хоть какой-то эффект необходима огромная подготовительная работа иначе велика опасность просто утонуть в огромном количестве информации, море различных показателей и индикаторов, + цунами из всякой разной отчетности.
3. Стоимость а главное продолжительность обучения сотрудников работе с такой системой. И здесь тоже много нюансов о которых стоит упомянуть отдельно:
- Обучаемость, в статье кстати об этом сказано что часть сотрудников может просто уволиться, не сумев или не захотев овладевать дополнительными "ненужными" знаниями и компетенциями.
- Безопасность, ведь придется дать доступ в учетную систему абсолютно "посторонним" слабо обученным пользователям, и тут возможна и утечка информации, и искажение вводимых данных, и потеря (удаление) ранее введенной информации.
4. Стоимость текущего сопровождения такого программного обеспечения (как минимум специалист на аутсорсинге, а в особо сложных случаях и IT отдел в 2-3 человека.)
В такой ситуации выстраивание точечной а не сплошной системы управленческого учета может помочь существенно улучшить процессы принятия управленческих решений в малом бизнесе за очень и очень скромные деньги.
P.S.
Кстати грамотно разработанная программа на экселе с возможностью работы нескольких пользователей через защиту ячеек для ввода данных, организацию справочников, создание подшивок и объединенных таблиц для экспорта и импорта данных позволяет существенно упростить освоение таких программ, да и обработку для выгрузки данных в бухгалтерскую учетную систему написать не сложно.
вы где-нибудь встречали 100% автоматизацию упр.учета: и планирования и отчетности? нормальная ERP-система этого не гарантирует. проверено.
ERP-систему тоже дописывать нужно, но эти дописки все равно придется делать с нуля
Сначала начальник смены вел выработку у себя в журнале отдельном, на бумаге, и в накладную вписывал, потом передавал экономисту, а тот уже в ексель вводил. А стал сразу вводить в MS Axapta, без экономиста, на момент внедрения была именно такая программа.
Кое-что сократить пришлось в статье, что бы ясность была, а скуки не было:) но кейсы оба реальные. Второй кейс к пищевке относится, после автоматизации кстати, за год в 2-3 раза увеличилось количество заявок клиентов, которые обработать стало возможно.
Связь с бухучетом была такая, после проверки всех документов бухгалтером по производству, он нажимал на кнопку "утверждение", данные попадали в бухучет.
Андрей! Пожимаю руку практику:)
Конечно, в статье не удалось затронуть философию учета и автоматизации. Нужно добавить еще, что есть крупные предприятия, которые работают в глубинке, и качество кадров оставляет желать лучшего.
С другой стороны, спор между ERP (читай системной автоматизацией учета) и точечным внедрением наиболее выгодных решений практически вечен. Я знаком с предприятиями, когда прибыльный успешный бизнес работает в глубинке, без автоматизации упручета.
Просто бизнес-процессы выстроены не в автоматизированной системе, а в головах руководства, а те, в свою очередь осуществляют грамотное оперативное управление и плюс постоянное "наведение дисциплины":). Обходятся одним бухучетом в 1С.
Андрей, я не зря в статье привел статистику 30% успешности проектов. Если уже точно описывать эту цифру, то это количество успешных проектов по внедрению ERP систем. Часто внедрения оказывались такими масштабными и дорогостоящими, что разоряли предприятия.
И потом, ERP система, и комплексная автоматизация упручета дает экономический эффект для ограниченного количества предприятий. Как правило, это холдинг на высококонкурентном рынке (производство майонеза, например), где для важных рыночных решений нужны данные именно по предприятию в целом.
Для России еще важный фактор, что крупные холдинги работают в виде большого числа юридических лиц, однако экономическую и управленческую информацию нужно очищать от внутренних оборотов. Если Вы на высококонкурентном рынке, то ждать информацию по холдингу через месяц после отчетного квартала (или месяца) - означает разорение
Лариса, да встречал:) на базе MS Axapta, сейчас по-другому называется программа, сам участвовал в проекте. Работает предприятие уже больше 10 лет после внедрения, на высококонкурентном рынке
И мы знаем причины этого. Я просто делаю упор на то, что если у компании не получается внедрить ERP-систему, поддерживать набор точечных решений в рабочем системном состоянии ей тоже будет сложно. Конечно, работа на "костылях" создает иллюзию автоматизации и отсрочивает кризис, но не решает проблему.