Несмотря на то, что, как признаются менеджеры, стажировки в их компаниях в режиме самоизоляции стали только интереснее, они же честно отмечают: есть проблемы с онбордингом. Не всегда и не с каждым стажером удается наладить такую же тесную связь, как если бы он находился в офисе.
Решать проблемы приходится с применением инструментов вроде геймификации, которые еще год назад вызывали скептические взгляды на конференциях. Другие инструменты даже после возвращения в офисы, компании не планируют отменять. Напротив, опробованные на стажерах техники входят в обычную рабочую практику.
Даниил Капцан, менеджер по коммуникациям, Kraft Heinz в России:
В этом году мы перенесли все процессы набора молодых специалистов в онлайн. Искать кандидатов помогал партнер, занимающийся стажировками и лидерскими программами: продвигал стажировку в социальных сетях и сообществах выпускников, делал рассылки.
Мы получили более трех тысяч заявок и отобрали лучших кандидатов. Финалисты проходят оплачиваемую стажировку в течение двенадцати недель, и по ее окончании получают должность в компании.
Отбор проходил в несколько этапов: сначала видеоинтервью и кейс-чемпионат, затем серия встреч с амбассадорами – сотрудниками, чьи ценности и приоритеты максимально совпадают с интересами компании. Заключительным этапом стало собеседование с президентом региона East, в который входит Россия. На каждой ступени оценки участники получали баллы, они влияли на финальное решение.
По итогам оценки компания определила троих кандидатов, которые примут участие в программе. Стажировка пройдет в онлайн-формате, но при необходимости начинающие специалисты смогут встречаться со своими наставниками офлайн.
Чтобы новичкам было проще влиться в команду, мы организовали удаленный процесс погружения в работу: стажеры познакомятся со своими менеджерами и сотрудниками, с которыми они будут взаимодействовать, на онлайн-встречах. За каждым стажером закрепляют наставника. Он помогает влиться в рабочий процесс и постоянно поддерживает связь со своим подопечным. Кроме этого, на еженедельных встречах с наставниками и руководителями программы стажеры смогут обсудить текущие задачи и поделиться своими впечатлениями от работы в компании.
Перед молодыми специалистами ставится определенная бизнес-задача и персональные KPI. По завершению стажировки участники представляют свои проекты руководству. Итогом стажировки станет трудоустройство в компанию, поэтому мы так внимательно относимся к отбору кандидатов и к проектам, над которыми будут работать стажеры.
Айта Лузгина, проектный директор digital-агентства «Интериум»:
Обычно мы проводим стажировки два раза в год: в дни зимних и летних каникул к нам приходят поучиться и попробовать силы студенты гуманитарных специальностей, особенно будущие специалисты факультетов, связанных с рекламой и маркетингом. Они работают месяц и выполняют точно такие же задачи, как ассистенты или junior digital-менеджеры. По итогам стажировки мы оставляем лучших в штате.
В этом году многое изменилось:
- Во-первых, сдвинулись сроки стажировок и прохождения практики почти во всех вузах из-за пандемии. Мы оперативно пересмотрели свои внутренние процедуры и стали принимать студентов беспрерывно, уже полгода у нас стажируются студенты в удобное для них время.
- Во-вторых, нам пришлось организовывать прохождение стажировки удаленно: мы адаптировали задачи, создали специальные аккаунты в рабочей системе – обычно стажеры получают к ней доступ на рабочих компьютерах. У нас даже были студенты, которые ни разу не приезжали в офис, но смогли пройти стажировку в нашем агентстве.
Лариса Богданова, директор кадрового агентства IBC Human Resources:
Мы в IBC Human Resources активно сотрудничаем с университетами – проводим карьерные консультирования, приглашаем старшекурсников и выпускников на стажировку. Ежегодно в нашей компании стажируется от 3 до 5 студентов. Часть из них обычно остается в нашей команде и становится консультантами по подбору персонала в кадровом агентстве.
В этом году ситуация с пандемией оказала свое влияние на планы в отношении стажировок. Тем не менее, мы решили не отказывать студентам в прохождении практики и скорректировали формат работы. Конечно, все общение было переведено в онлайн. Мы ввели утренние и вечерние митинги для постановки задач и подведения итогов дня, также создали специальную группу, куда выкладываем учебные материалы и сами проводим семинары. Стажеры не только выполняют поставленные перед ними рабочие задачи, но и имеют возможность знакомиться с техниками, которые применяются в нашей компании.
Виктор Майклсон, CEO, основатель консалтингового агентства «Группа Коммуникатор»:
Наше агентство постоянно принимает стажеров – это могут быть студенты или молодые профессионалы, которые хотят повысить свою квалификацию. Был случай, когда к нам пришла женщина, работавшая на высоких управленческих позициях – ей захотелось заняться PR, и она решила у нас поучиться.
Как правило, стажеры включаются в рабочий процесс как молодые сотрудники, ассистенты: мы прикрепляем стажера к ведущему менеджеру и обучение идет на рабочем месте.
Сейчас с нами работает два стажера: Таня присоединилась к нам в конце прошлого года и исправно ходила в офис. Когда из-за пандемии мы перешли на удаленный режим работы, Таня продолжала работу, но, как и мы все – удаленно. Другой стажер – Артем – пришел к нам в июле, сразу включился в процесс в удаленном режиме. Помимо еженедельных Zoom-планерок, он участвует в нескольких чатах, где мы даем ему задания и проверяем их. У него есть «наставник» – опытный менеджер, от которого он черпает знания и навыки.
Для молодых специалистов работа в удаленном режиме не становится препятствием – они легко адаптируются к такому формату. Ограничения в общении, которые наложила на нас пандемия, никак не отразились ни на работе со стажерами, ни на рабочем процессе в целом.
Алена Ефремова, директор по персоналу МКБ:
Наша программа стажировок MKB Universe запустилась в 2017 году. Для участия мы приглашаем выпускников ведущих вузов Москвы и России, а также ребят, которые учатся на последних курсах университетов. Чтобы попасть к нам на стажировку, необходимо пройти несколько этапов. В текущем режиме удаленной работы к ним добавилось видеоинтервью с потенциальным руководителем. В прошлые годы мы практиковали проведение так называемых бизнес-игр, где ребята проходили этот этап в групповом формате. Теперь пришлось отказаться от проведения очных бизнес-игр.
Часть стажеров мы планируем вывести сначала в удаленном формате, но есть подразделения, которые работают напрямую с клиентами, где удаленный формат может быть не совсем удобен и не совсем информативен с точки зрения прохождения стажировки, поскольку нужно перенимать опыт, общаться с наставниками и наблюдать за самим процессом работы. Таких стажеров мы приглашаем в офис и планируем их вывести только после того, как сами вернемся туда, а это не раньше октября. Безусловно, ребята нацелены на командную работу, новые знакомства и общение с будущими коллегами, и тоже заинтересованы в том, чтобы работать в офлайн-режиме.
Полина Третьяк, HR-директор Family agency:
В период пандемии мы решили не приостанавливать стажировки. Организовали весь процесс удаленно: первый этап собеседования был проведен в формате питча, когда каждый из 16 претендентов в рамках 2-3 минут рассказывал о себе, своих достижениях и качествах. Так мы отбирали шорт-лист. Вторым этапом был питч уже со стороны наставников – каждый из них рассказывал о своем департаменте, и что он может дать ребятам как наставник.
Важно, что не только мы отбирали студентов, но и ребята могли выбрать наставников и направления. Такой подход очень позитивно сказывается на лояльности и мотивированности ребят на работу – они занимаются на стажировке тем, что им действительно интересно. Планируем такой формат применять и в дальнейшем.
Сам процесс стажировки тоже организован удаленно, для нас это не было сложностью, так как на момент прихода студентов команды уже адаптировались к удаленке, был отлажен процесс синхрон-созвонов для статус отчетов.
Юлия Киселева, руководитель отдела по работе с персоналом Galileosky:
В нашей компании подбор новых сотрудников на некоторые позиции предусматривает прохождение обязательной стажировки. Это вакансии в отделах технической поддержки, разработки и регионального развития.
После перехода на удаленный формат работы из-за пандемии стажировки пришлось заморозить до выхода в офис, так как оценить на расстоянии необходимые навыки не представлялось возможным. Это, конечно же, сказалось на подборе новых сотрудников – собеседования организовывали, но стажировки откладывали до выхода в офис, в итоге некоторые кандидаты не дождались предложения.
После возвращения в офис и возобновления стажировок их ценность только выросла. Мы по-прежнему проводим предварительные собеседования онлайн и знакомимся с человеком лично только на стажировке. Кандидатам также нравятся, так как это возможность сделать выбор осознанно, зная продукт, задачи и команду изнутри.
Елена Рыбинская, руководитель группы Образовательных программ Контура:
В этом году мы приняли 600 практикантов из 2000 заявок. Мы давно научились работать с практикантами из других городов, где нет офисов нашей компании, поэтому для нас дистанционная практика — скорее логичная оптимизация ресурсов, чем инновация. Часть активностей проходит в наших веб-сервисах: в «Контур.Академии», на сайте ulearn.me и на вебинарных площадках.
Для студентов IT-специальностей мы ежегодно проводим оплачиваемую стажировку. В этом году часть стажеров вышла в офис, а часть — работала из дома на удаленке. Все, что связано с отбором, мы вывели в онлайн. Это удобно, потому что можно контролировать процессы в разных городах. Обычно стажировку сопровождают мероприятия адаптации. Первый день, экватор и финальную конференцию решили провести в онлайне, чтобы не собирать большое количество студентов. Кроме того, мы усилили подготовку наставников по теме удаленной работы.
Для того, чтобы следить за настроением стажеров, мы скидывали им анкеты обратной связи. Но поняли, что некоторые боли можно выявить только через личные теплые беседы. Тем, у кого были проблемы, помогли с ними справиться.
31 июля прошел экватор стажировки. Ограничение на запрет больших очных мероприятий, конечно, нас расстроило, но мы придумали как это обернуть в плюс! Раньше для каждого города мы проводили отдельные экваторы, а в этом году у нас было одно большое мероприятие на всех. Мы попросили ребят из «Мозгобойни» провести для наших стажеров и их наставников игру. А перед ней мы провели ретроспективу первой половины стажировки.
Стажировку в этом году прошел 61 человек, включая начинающих специалистов в Data science, Java, C#, фронтенде, аналитике, тестировании.
Кирилл Щербинин, директор по развитию (СПб-офис) Artics Internet Solutions:
В агентстве Artics Internet Solutions уже больше двух лет работает «Школа стажеров» – раз в три месяца мы отбираем до десяти молодых специалистов и приглашаем на двухмесячное фулл-тайм обучение, стажировки.
Раньше все процессы были выстроены в офлайне: от отбора кандидатов и собеседований до обучения и аттестации. Самоизоляция и удаленный формат работы внес свои изменения в работу школы – отбор, обучение и аттестацию мы перевели в онлайн-формат.
Но нам удалось найти в этом плюсы и некоторые моменты мы сохранили и после снятия ограничений. Например, мы оставим онлайн-собеседование. Как показала практика, такой формат удобнее для всех и существенно экономит время и ресурсы. Кроме того, мы не привязаны к бронированию переговорных комнат. При этом мы не теряем в качестве, поскольку отбор кандидатов включает несколько этапов: собеседование с HR, выполнение тестового задания, собеседование с руководителем школы стажеров.
Мы оставили возможность прохождение стажировки в онлайн-формате. В этом плане есть как плюсы: можем привлекать лучшие молодые кадры без привязки к городу проживания, нет необходимости обеспечивать рабочим местом в офисе. Так и минусы, с которыми мы еще планируем работать и «выкристализовывать» онлайн-формат: проблемы с онбордингом, все-таки онлайн не передает всю рабочую атмосферу компании. Мы попробовали решить это при помощи ежедневного общения с командой и HR, созвонов, онлайн-экскурсии по офису. Но остается ощущение, что этого недостаточно, чтобы стажеры почувствовали нашу любовь с первого дня. Другая проблема, которую, на наш взгляд, будет сложнее решить – отсутствие возможности организовать рабочее место дома, если кандидат находится в другом городе и не имеет собственного рабочего места и инвентаря.
Мария Лупенкова, HR-менеджер компании ADCI Solutions:
Переход на удаленку повлиял на формат собеседования со стажером. Для кого-то приехать в офис и поговорить лицом к лицу уже является испытанием, и не всем оно по силам. Таким людям оказалось удобнее пройти собеседование по Google Meet или через другой подобный сервис: они остаются дома и даже могут не включать камеру. Одно это позволило нам поговорить с большим числом людей, чем обычно.
Мы подняли требования к стажерам и начали фильтровать тех, с кем была бы велика вероятность расстаться позже. Таким фильтром стала наша Drupal-школа Drulabs, на задания которой у разных стажеров уходило от двух недель до месяца.
Большую роль сыграла система фидбэка. Раз в неделю наставники заполняют специальную таблицу, где оценивают soft и hard skills стажеров, выполнение заданий по шкале от 1 до 5 и оставляют комментарии, если ставят оценку ниже 5.
Удаленный формат стажировки не допускает возможности для стажера подходить к наставникам с вопросами среди рабочего дня и отвлекать их от работы. Вместо этого стажер направляет все возникшие за день вопросы разом, а наставник выделяет час в день на ответы.
Мы заметили, что теоретическая и практическая части стажировки были плохо привязаны друг к другу, из-за чего стажеры могли забыть прочитанное. Теперь эта связь теснее: после каждого прочитанного раздела стажер закреплял знания выполнением заданий по теме.
В результате качество стажировки в период самоизоляции выросло: мы приняли на работу восемь стажеров, и это больше, чем обычно.
Анна Леонова, менеджер по персоналу компании ICL Services:
За 2019 год к нам в компанию пришло более 100 стажеров: от разработки до управления проектами. Мы проверили 11 образовательных курсов для студентов, 50% которых вышли к нам в интернатуру. И мы уже готовились побить все рекорды, но планы подкорректировала пандемия. Когда 90% сотрудников перешли на удаленную работу, а вузы – на дистанционное обучение, мы поняли, что как прежде уже не будет, и нужно искать новые форматы. Часть процессов пришлось поменять.
- Оценили возможность удаленной работы для стажеров, риски и преимущества. Большая часть коллег нас поддержала, так как сами работают удаленно. Часть позиций, где присутствие в офисе критично, осталась без изменений. При этом мы приняли все меры по обеспечению безопасности и комфортной работе в офисе.
- Перевели интервью в онлайн. Это сэкономило время на дорогу для соискателей и наши силы на подготовку: организацию помещения, подготовка допусков. Также из плюсов – снизили уровень стресса для молодых соискателей.
- Начали менять процесс наставничества и адаптации. За стажером закрепились наставники, которые давали учебные задачи и содействовали адаптации к корпоративным процессам и нормам. Наставник также оценивает софт скиллы стажеров. В онлайн-формате с этим стало сложнее. Чтобы решить проблему в ежедневной жизни коллег появилось больше коммуникаций: онлайн-встреч, 1:1, чатов. Мы пошли дальше и на данный момент для всех новичков разрабатываем электронный план адаптации, добавляя в него геймификацию и адаптируя под новые реалии.
- Сделали акцент на дистанционное обучение. Образовательные курсы всегда проходили на базе компании вживую, где в роли преподавателей выступали наши опытные коллеги. С переходом на удаленку курсы стали проводиться онлайн. Сначала использовали Zoom. Формат понравился и показал эффективность: количество слушателей, кто не доходил до конца курса, заметно сократилось. Сейчас готовим обучение уже на своей платформе дистанционного обучения, где возможностей будет больше.
В результате в текущем году мы уже закрыли 80 стажерских позиций.
Марина Черепанова, HR лид Технологических центров Accenture в России:
Количество интернов, которых мы подготовили до пандемии и во время периода пандемии, одинаковое. Это говорит о том, что наша система подготовки и обучения легко адаптируется к текущей реальности.
Несмотря на все ограничения, мы продолжили стажировки, предлагая онлайн-формат учебных практик и интернатуры в технологических центрах Accenture в Твери и Ростове-на-Дону. Безусловно, пришлось внести изменения в организацию практик и стажировок: для учебных практик в удаленном формате мы увеличили время на самостоятельную работу студентов, при этом тьюторы в лице наших экспертов были доступны для вопросов онлайн практически в любое время. Посещаемость практик была несколько выше, так как подключиться онлайн оказалось удобнее традиционных классов.
Анна Никулушкина, менеджер по развитию бренда работодателя Unilever:
Отбор на наши стажировки уже два года назад был переведен в онлайн-режим на 90% – очным оставалось только финальное интервью с линейным руководителем, которое в 2020 году также перешло в режим видеозвонков в Microsoft Teams. Весь отбор выглядит следующим образом: кандидаты – студенты 3-5 курсов – откликаются на стажировку с помощью чат-бота в карьерной группе Unilever «ВКонтакте». Конкурс составляет примерно 40 человек на место.
Кандидаты выполняют тестовые задания и, в случае успешного прохождения этого этапа, получают ссылку для записи видеоинтервью. Видеозаписи смотрят линейные руководители. Понравившихся кандидатов они приглашают на телеконференцию. На собеседовании студентов просят рассмотреть кейс – найти выход из реальной или смоделированной ситуации. После этого выбранные кандидаты присоединяются к компании. Этим летом вышла первая «волна» 100% онлайн-стажеров.
За месяцы самоизоляции нам удалось перевести в «онлайн» такой, казалось бы, полностью офлайн-процесс, как центр оценки на нашу лидерскую программу для выпускников – тех, кто впоследствии должен сформировать кадровый потенциал Unilever. Отбор на нее во многом схож с отбором на стажировку, но завершающей стадией является не интервью с менеджером, а центр оценки. С марта старшие менеджеры, директора и даже вице-президенты компании во главе с генеральным директором приняли участие более, чем в десяти центрах оценки через видеоконференции. Такой формат позволил не только продолжить отбор на лидерскую программу в новой реальности, но и значительно сэкономил нервы и время как соискателей, так и «жюри».
Инна Анисимова, генеральный директор коммуникационного агентства PR Partner:
Стажировки всегда были только офлайн, теперь мы принимаем и удаленных стажеров тоже, соглашаемся на смешанный график. Студенты, которые работают из дома чаще уходят в астрал, их сложнее контролировать. Но безопасность сейчас на первом месте. Про них проще забыть — не каждый стажер проявляет инициативу и напоминает о себе. Поэтому стал заметнее разрыв между заинтересованными студентами, и теми, кто пришел только ради галочки.
Некоторые практиковались всего две недели, другие оставались на один-два месяца. В третьем квартале у нас стажировался менеджер по продажам в поисках нового опыта — нормальных вакансий в своей сфере не нашел и решил сменить направление на пиар. Задачи из-за пандемии не поменялись — мы делегируем посильные поручения: follow-up, переводы, поиск тем для материалов, написание текстов и прочее. Качество и количество тоже на прежнем уровне — весенняя и летняя волна стажеров никуда не делась. Но теперь мы принимаем их на 10-15% больше, так как команда уменьшилась, а количество свободных рабочих мест увеличилось.
Читайте также:
