Как создать отдел дистанционного обучения в компании

Дистанционное обучение (E-learning) используют практически все крупнейшие компании мира. Среди них Honeywell, Johnson&Johnson, Sony, Adidas, MW-Light. При этом, согласно исследованию Brandon Hall Group, 42% из них планировали в 2018 году увеличить бюджет на внедрение и поддержку дистанционного обучения. Весь мировой рынок онлайн-образования оценивается в $165 млрд, а к 2023 году, по прогнозу Global Market Insights, он вырастет до $240 млрд, – и это консервативный прогноз.

Безусловный лидер по онлайн-образованию – США. Там дистанционное обучение применяют уже несколько десятков лет. Российские компании тоже оценили преимущества eLearning. По данным «Высшей школы экономики», объем корпоративного сегмента онлайн-образования в нашей стране уже составляет 3 млрд рублей.

«Дистанционное обучение дает бизнесу несколько преимуществ. Во-первых, сокращает расходы на обучение. Например, на оплату перелетов и гостиниц для тренеров. Во-вторых, можно на одном уровне поддерживать знания большого количества сотрудников, как центрального офиса, так и филиалов. В-третьих, можно ускорить обучение персонала новым продуктам компании: доступ к онлайн-курсам открыт в любое время», – рассказывает Юрий Усков, основатель компании iSpring, специализирующейся на продуктах для дистанционного обучения.

По его словам, охотнее всего в онлайн вкладываются банки и торговые компании с развитой сетью филиалов и тысячью сотрудников по России. Управлять дистанционным обучением в компании может один человек, главное правильно подобрать инструменты для работы.

Какие инструменты нужны для запуска дистанционного обучения?

Для запуска E-learning нужно два инструмента: редактор электронных курсов и система дистанционного обучения (СДО).

В редакторе создают учебный контент: курсы, тесты, видеоуроки, интерактивные игры. «Сейчас есть такие редакторы, которые интегрируются в PowerPoint. Вы создаете курс, как презентацию. Дополнительно изучать интерфейс программы не придется», – рассказывает руководитель учебного центра Honeywell Игорь Гапонов. В его компании уже больше года тренируют в онлайне менеджеры по продажам.

Система дистанционного обучения – это виртуальный класс, в котором сотрудникам можно назначить учебный материал и в режиме реального времени следить за их успеваемостью по отчетам. И неважно, где ученики находятся физически: на работе, дома или в отпуске.

Вот минимальный набор задач, которые помогает решать СДО:

• База знаний. Электронные курсы, тесты, видеоуроки – весь контент находится в одном месте. В любой момент сотрудники могут зайти в СДО, изучить нужный курс.
• Виртуальный наставник. В несколько кликов вы можете назначить курс конкретному сотруднику, отделу или филиалу. Они проходят электронный курс, будто учатся у наставника, только виртуального.
• Результаты обучения. В СДО вы видите результаты обучения каждого сотрудника: сколько курсов прошли, какую оценку набрали за тест, на какие вопросы ответили неправильно.
• Обмен идеями. Внутренний чат или форум – место, где сотрудники могут обмениваться идеями, писать, какой материал оказался полезным, что улучшить, по каким темам еще нужны электронные курсы.

Системы дистанционного обучения делятся на два типа: коробочные и облачные. Коробочную СДО устанавливают на сервер компании. Проект потребует несколько месяцев на внедрение и постоянного контроля со стороны IT-специалистов. Плюс такого решения – все данные хранятся в вашей организации.

Для быстрого запуска дистанционного обучения больше подходит облачная СДО. По сути, это такой же веб-сервис, как Google Drive или Trello. Его не нужно скачивать, проверять совместимость и обновлять вручную. Чтобы начать обучение сотрудников, достаточно создать аккаунт.

К примеру, облачную СДО использует международный производитель декоративных светильников MW-Light . «Для компании, которая только осваивает дистанционное обучение и стоит на пороге проб и ошибок, покупать коробочную систему, а потом несколько месяцев устанавливать на сервер, нелогично – теряешь время и деньги», – считает руководитель отдела по дистанционному обучению MW-Light Лана Виноградова.

По ее словам, облачные системы не уступают по функционалу коробочной СДО. При этом управлять ею может один человек – HR-специалист или сотрудник отдела обучения. Приятный бонус такой системы – гибкие тарифы. К примеру, платить нужно лишь за тех, кто проходит обучение.

Сколько людей должно быть в составе eLearning-команды?

Задача отдела дистанционного обучения: создавать электронные курсы и следить за успеваемостью сотрудников. Состав E-learning-команды зависит от количества отделов и человек, которых нужно обучить. Чем шире охват, тем больше отдел дистанционного обучения.

1 человек – 4 онлайн-курса в месяц

Согласно опыту клиентов компании iSpring, дистанционное обучение лучше внедрять постепенно. К примеру, в Honeywell сперва начали тренировать удаленно один отдел, а после применили успешный опыт на всю компанию.

Как рассказывает руководитель учебного центра Honeywell Игорь Гапонов, первым делом он загрузил на учебный портал каталоги продуктов, корпоративные инструкции, инструкции по применению. А потом оцифровал презентации продуктов компании и с помощью редактора сделал из них электронный курс. «Создавать курсы с нуля не пришлось. Достаточно было добавить к подборке слайдов видео и тест, чтобы начать обучение», — говорит Гапонов. Теперь в Honeywell обучают нового менеджера по продажам за три недели вместо восьми.

По словам Гапонова, управлять E-learning на старте может один человек. Что входит в его обязанности: разрабатывать электронные курсы, регистрировать пользователей на учебном портале, создавать отчеты по успеваемости сотрудников, отвечать на технические вопросы. При такой нагрузке в месяц компания будет получать по четыре качественных онлайн-курса.

3 человека – восемь онлайн-курсов в месяц

Если в компании нужно обучать три отдела, список задач увеличивается. Дополнительно понадобятся два разработчика, которые сосредоточатся на выпуске электронных курсов. Руководитель будет управлять проектом: координировать работу команды, назначать курсы, регистрировать пользователей в СДО. В месяц такая команда сможет выпускать по восемь онлайн-курсов.

Также можно взять в команду дизайнера, чтобы не заказывать у фрилансеров отрисовку логотипов, иконок и персонажей для курсов. А если компания международная – пригодится переводчик, чтобы адаптировать учебный контент под иностранных сотрудников. Так, к примеру, поступила компания MW-Light, которая работает в 36 странах. Электронные курсы по продажам и продукции здесь переводят на немецкий язык, чтобы тренировать продавцов из Германии.

«Мы уже больше года дистанционно обучаем менеджеров по продажам. И большая часть онлайн-курсов касается технических особенностей продуктов. В ассортименте у компании 300 коллекций светильников, в каждой – от 10 до 100 моделей. Причем за год линейка может обновиться на 35%», – рассказывает Лана Виноградова. По ее словам, компании удалось сократить стоимость обучения сотрудника с 3 900 до 179 рублей и при этом не потерять в качестве подготовки.

Где искать специалистов по дистанционному обучению?

Российские компании, как правило, используют один из двух сценариев: обучают штатных сотрудников или нанимают готовых специалистов со стороны.

Нанять готового специалиста

Эксперт хорошо разбирается в тонкостях дистанционного обучения, знает современные тренды, работает в нескольких редакторах электронных курсов. Он способен разрабатывать контент и администрировать учебный портал.

Недостатка два: профи стоит в полтора раза дороже внутреннего специалиста. Также новичку понадобится месяц-два на адаптацию в компании, знакомство с ее продуктами и правилами игры.

Обучить штатного бизнес-тренера

Бизнес-тренер хорошо знает специфику компании и, как правило, готов работать в новой должности за старую зарплату. «У нас были клиенты, которые заказывали курсы у сторонних агентств. Но никто лучше людей внутри самой компании не знает их бизнес. Курсы, разработанные самостоятельно, приносят намного больше пользы», – объясняет Юрий Усков.

Один нюанс: нужный результат бизнес-тренер выдаст не сразу. Его придется научить работать в СДО и редакторе курсов. Однако если правильно подобрать инструменты для eLearning, срок обучения не превысит месяца.

Поскольку выбор часто упирается в бюджет, сравним месячный гонорар профи и внутреннего сотрудника. Вот примерные цифры по Москве, составленные на основе данных tagline.ru – одного из ведущих рейтинговых агентств digital-рынка.

Кому должен подчиняться отдел дистанционного обучения?

Для HR и отдела маркетинга дистанционное обучение, как правило – дополнительная нагрузка, которая отвлекает от основных задач. В итоге E-learning не развивается.

Чаще всего новое направление берет под контроль отдел очного обучения. Есть еще один сценарий – наделить E-learning автономией. Так, например, поступила компания Honeywell. «Преимуществ несколько. Во-первых, отдел самостоятельно разрабатывает оформление для курсов, отталкиваясь от брендбука компании. HR и маркетинг лишь корректируют и направляют. Во-вторых, в финансовом плане вы ни от кого не зависите – у вас отдельный бюджет», – рассказывает Игорь Гапонов. По его словам, эта независимость дает eLearning-команде возможность работать с максимальной отдачей для бизнеса.

В Honeywell и MW-Light утверждают, что онлайн – не альтернатива очному обучению, а его дополнение. «Иногда мы используем eLearning для выравнивания знаний, иногда – для погружения в тему. К примеру, мы знаем, какой тренинг очно прошли сотрудники, и назначаем несколько электронных курсов для закрепления знаний. В некоторых случаях мы используем курсы перед тренингом: даем основные понятия, теорию. На очной встрече тренер уже не тратит время на методологию и фокусируется на практике», – делится опытом Лана Виноградова.

eLearning помогает ускорить обучение и развивать сотрудников непрерывно, чтобы они всегда работали на пике возможностей. Ведь бизнес – это люди. И чем мощнее команда, тем успешнее компания.