Как быстро запустить онлайн-обучение в компании

Как говорил Авраам Линкольн: «Если меня попросят за семь дней срубить дерево, шесть дней я буду точить топор». Этой парадигмой и будем руководствоваться. Качественная подготовка – 80% успеха запуска онлайн-обучения в компании. 

Зачем переводить обучение в онлайн? Чем онлайн-обучение полезно бизнесу? Допустим, у компании есть большой отдел продаж и регулярно проводятся маркетинговые активности: запускаются новые продукты, стартуют акции. Логично, что sales-специалисты должны быть обучены заранее, чтобы уметь в моменте применить тот подход к клиенту, который разработала служба маркетинга.

Обученный сотрудник сумеет корректно и своевременно  донести информацию до клиента, обеспечив компанию прибылью. Так что онлайн-обучение – это всегда про повышение доходов.

Другой профит – онлайн-обучение позволяет сократить затраты на очный формат обучения и сделать его более эффективным. Конечно, на 100% заменить очное обучение нельзя, но увеличить охват и скорость доставки знаний, снизить затраты на командировки, гостиницы, аренду помещения и др. – все это достижимо с помощью онлайн-обучения. 

Во многих компаниях сейчас активно разрабатываются или уже действуют программы адаптации новых сотрудников. Если компания имеет множество филиалов, то может оказаться так, что адаптация в головном офисе эффективна выстроена и оправдывает себя, а ситуация в региональных офисах оставляет желать лучшего. В этом смысле дистанционное обучение позволяет задать единый стандарт по всей территории присутствия компании. 

С помощью перевода обучения в онлайн можно сделать адаптацию более эффективной за счет пребординга или переноса части обучения на период «до трудоустройства». Тогда, уже на этапе подбора, можно отследить вовлеченность кандидата в обучение и сделать выводы о его заинтересованности в работе в компании. Кандидат выходит на стажировку уже обученным: знает, что делать и быстро выходит на плановые показатели. 

Кроме того, запустить онлайн-обучение в компании и разрабатывать курсы для своих сотрудников можно самостоятельно. Обучиться этому можно за несколько месяцев, например, на курсах Академии iSpring.    

1. С чего начать? Определяем заказчика и ставим цель

В компании назрела необходимость запускать онлайн-обучение. С чего начать? Первое, самое главное стратегическое действие – определить внутреннего заказчика, для кого все это делается. Это может быть отдел продаж и коммерческий директор или главный инженер на заводе, если у вас производство. Возможно, это руководитель службы маркетинга или службы работы с партнерской сетью, если основные продажи идут через партнеров и т.д. То есть заказчиком является тот, кому в данный момент нужна помощь с адаптацией новичков, обучением и переобучением, аттестацией. 

С заказчиком нужно провести подробное интервью, выяснить, где у него узкие места и точки роста, какая конкретно ему нужна помощь. Необходимо в самом начале, как только вы этот проект инициируйте, заручиться поддержкой заказчика. Может случиться так, что этот человек не осознает на старте, как ему вообще может помочь дистанционное обучение. Ваша задача ему об этом рассказать, привести какие-то примеры, дать просто некую вводную, опираясь на которую он скажет: да, это мне помогло. 

Иногда бывает так, что проекты по обучению в компаниях инициируются на голом энтузиазме: а давайте обучение запустим, а давайте у нас в компании сейчас все книжки читать будут и т.д. Такие проекты очень быстро умирают просто потому, что не попадают в ту точку приложения усилий, которая нужна компании в данный момент. 

Необходимо определить в чем цель обучения, в чем его конечное полезное действие. За обученностью стоят конкретные задачи в бизнесе, требующие решения. Как правило, нужно решать какие-то задачи лучше, чем сейчас, или же делать что-то по-новому. Вы поймете это, поговорив с вашим внутренним заказчиком. 

2. Определяем задачи и адаптируем контент

Теперь важно сформулировать задачи онлайн-обучения. И здесь лучше мыслить категориями проекта. Обучили продавцов, организовали адаптацию, сделали ассессмент – все это учебный проект. Как корректно сформулировать задачу вашего первого учебного проекта? 

Во-первых, нужно определиться, кто целевая аудитория, кого будем обучать, что это за люди, каков их портрет. Это 25-летние юноши и девушки, которые работают в магазинах или в торговой сети? Это инженеры старой советской закалки, которым приходится резко переобучаться ввиду изменений в компании? Каков их уровень владения компьютером/смартфоном?

Во-вторых, важно задаться вопросом: почему им должно быть интересно пройти это обучение? Какие у них могут быть личные мотивы, чтобы пройти программу до конца и какие могут быть скрытые мотивы саботирования обучения? Хорошо заранее об этом подумать и проработать несколько вариантов для вовлечения людей в обучение.

Обучающий контент должен быть максимально адаптирован под конкретный типаж его потребителя. Если это молодежь, нужно делать просто, весело, интересно. Если это люди старой советской закалки, значит у них еще не атрофировалась способность читать большие объемы текста вдумчиво и вникать в детали, возможно, им лучше зайдет такой формат обучения. Определив целевую аудиторию, вы поймете какие форматы контента, какими порциями, в какое время вы сможете лучше подавать. 

3. Создаем контент

Следующий этап – создание контента. “Content is a king” – твердят все мировые эксперты по обучению. Действительно, все дистанционное обучение строится вокруг контента, от его качества и содержательности во многом зависит успех. 

Сейчас на рынке множество провайдеров предлагают готовый контент. Что лучше: готовое решение с рынка или контент, созданный собственными усилиями? Всегда нужно смотреть, насколько предлагаемый продукт учитывает специфику вашего бизнеса. Насколько быстро вы сможете адаптировать его под вашу компанию? Со временем в компании меняются процессы, вводятся другие подходы и стандарты, сможете ли вы быстро модифицировать готовый контент под эти изменения?

Делать контент самим достаточно просто. Есть большое количество инструментов, упрощающих эту задачу. Не обладая специфическими знаниями и техническими навыками можно создавать контент самостоятельно. И здесь главное – соблюдать баланс между содержательностью и визуальным оформлением. Лучше всегда смещать чашу весов в сторону содержательности. Пусть не на 100%, но содержательность важнее, чем внешнее оформление. 

Например, есть такой курс, созданный нашими специалистами в компании iSpring. Он сделал просто в формате лонгрида. То есть это некая статья с картинками на актуальную сейчас тему работы из дома. Лонгрид позволяет достаточно быстро за несколько минут транслировать сотрудникам полезные приемы, как организовать эффективную работу на удаленке. Это просто текст, который можно написать за 30 минут без какой-либо  специальной подготовки.  

Его можно открыть на компьютере и телефоне даже без доступа интернет. Такой лонгрид вы сможете создать за 30 минут. Пример лонгрида

Не обязательно делать на старте сложный в оформлении визуальный контент. Можно сделать его достаточно простым, аккуратным, просто для того, чтобы делать быстро и оперативно помочь бизнесу с поставленными задачами. При этом нельзя пренебрегает правилами педагогического дизайна. Это не значит, что можно взять и разместить на слайдах стостраничный документ. Лучше сделать лонгрид, это более традиционный и понятный формат. 

4. Набираем команду

Кто вам нужен в проекте – это также следует продумать на старте. Какие роли будут у людей в проекте и как вы будете их распределять? Очевидно, что вам нужен будет специалист для работы с контентом. Скорее всего, вам понадобится администратор учебного портала, где вы будете размещать все свои курсы. Какими бы простыми сегодня не были системы дистанционного обучения, все равно требуется время на то, чтобы управлять учебным процессом. Возможно, вам потребуются тренеры, методист или кто-то еще. Заранее об этом подумайте. 

Зачастую, на старте несколько ролей бывают совмещены в одном человеке. Это вполне себе рабочий вариант, когда вы запускаете проект в условии ограниченных ресурсов. Создавать контент, управлять процессом дистанционного обучения, руководить и организовывать – всем этим может заниматься один специалист. В частности, у нас в компании один человек успешно с этим справляется. 

И еще один совет. Ошибка думать так: вот я сейчас найму трех людей в штат, мне одобрят команду, так и будем работать годами. Нет. Важно подумать о том, какие роли и функции должны быть у людей сейчас, в моменте, чтобы запустить проект. И какие роли потребуются вам через 3-5 месяцев после старта, там уже состав и структура команды могут сильно поменяться. Поэтому надо быть готовыми к тому, что существующую команду придется переформатировать. 

5. Готовимся к старту

Учебные проекты обязательно надо пилотировать, т.е. делать тестовый запуск. Это сэкономит много ресурсов и позволит избежать грубых ошибок на старте. Пилотировать нужно все: контент, платформу, способ обратной связи.  

Для этого определитесь с фокус-группой: найдите людей готовых в этом поучаствовать. Пусть это будет 2-3 человека, если компания маленькая. Если компания большая, 100 человек будет достаточно. Пилоты запускают на ограниченное количество людей. Желательно не растягивать пилоты по времени: берите сроки от недели до двух. Этого достаточно, чтобы быстро проверить вашу гипотезу, собрать результаты и сделать выводы о том, что требует корректировки. 

Ключевые вопросы по запуску обучающего проекта можно найти в чек-листе. Перед тем, как инициировать проект, заполните этот документ, покажите его всем заинтересованным лицам: команде проекта, заказчикам, фокус-группе, чтобы все были в одном информационном поле. Это займет буквально несколько минут, зато вы объедините всех вокруг одной общей идеи, на которую этот проект работает.

Кстати, сейчас есть возможность арендовать платформу iSpring Learn на 3 месяца, чтобы быстрее перевести часть бизнес-процессов в онлайн и обучить команду новым стандартам работы. Три месяца – оптимальный срок для выведения пилотного проекта в стабильную рабочую систему.  

6. Договариваемся об оценке на берегу

Сложно установить прямую связь между обучением и бизнес показателями. На те же продажи влияет огромное количество факторов, и обучение лишь один из них. Связь построить довольно сложно. В данном случае договоритесь с руководителями, как вас будут оценивать на старте. Обязательно зафиксируйте договоренности во всех деталях. Для этого вместе с заказчиком ответьте на ряд вопросов: как вы и ваш внутренний заказчик поймете, что цели достигнуты? Как определить, достигнута ли цель на 100% или это промежуточный результат?   

Часто за основу берут два параметра – количественный и качественный. К количественным можно отнести такой параметр, как растет ли охват обучения в компании. Вот проект стартанул, а как ситуация изменилась за три месяца? Сколько сотрудников вовлечены в обучение? Есть ли некая положительная динамика в том, что все больше людей прошло обучение? Это важный параметр, который нужно отразить на отчетной презентации. 

Оценка по качественным параметрам может носить субъективный характер: доволен ли ваш внутренний заказчик? Закрыло ли обучение его «болевые точки»? Есть ли разница в KPI сотрудников до и после обучения? Чтобы точно определить в чем будут выражаться качественные показатели проекта, постоянно держите связь с внутренним заказчиком. Это позволит вам гибко реагировать на возможные изменения. 

Через год, когда ваш проект по обучению сотрудников стабильно «приживется» в компании, можно будет привязывать результаты обучения к HR-аналитике, бизнес-аналитике и показывать более точные данные. Но на старте тратить усилия на глубокую аналитику не нужно, здесь важны всего два вышеупомянутых параметра. 

Разрабатывать профессиональные онлайн-курсы собственными силами вполне реально! В Академии iSpring стартует программа, на которой вы за 3 месяца с нуля освоите весь процесс создания онлайн-курсов: от сбора материала и написания сценария до оформления курса и геймификации. Узнать подробнее о программе курса.

Партнерский материал