Как технологии Agile пригодятся в HR-сфере

Владимир Якуба, «Как создать команду. Найти, оценить, удержать». – М.: «Синергия», 2017.

Это практическое пособие по технологиям работы с персоналом от А до Я. Книга будет полезна HR-специалистам, владельцам бизнеса и всем, кто связан с привлечением и удержанием сотрудников. Особенность данного пособия – в нем рассказывается о практических технологиях работы в области рекрутмента и управления персоналом, апробированных лично автором и участниками его тренингов. 30% книги составляют реальные кейсы из жизни компаний и скрипты разговоров. Прочитав эту книгу, вы научитесь находить, оценивать, адаптировать, мотивировать и даже увольнять сотрудников максимально эффективно.

Agile-рекрутинг

Технологии Agile — пожалуй, самый интересный тренд, который активно развивается в HR-сфере, поэтому я решил посвятить ему отдельную главу. Вы наверняка слышали об Agile, о таком термине, как Scrum, — про них много говорят, но мало объясняют на практике. Я решил подробнее рассмотреть, какие методики, и каким образом могут применяться в рекрутинге.

Agile — это разве про HR?

Думаю, многие из вас задавались вопросом, какое вообще отношение Agile имеет к сфере HR. Давайте разбираться.

Agile в переводе с английского означает «быстрый, проворный, сообразительный». Реализация проектов по методологии Agile подразумевает гибкое и максимально эффективное решение задач в короткие сроки.

Действительно, изначально гибкие технологии появились в IT-сфере и были направлены на создание работающего продукта для клиента. Для чего вообще это было нужно? Разработка технического продукта или программы — очень тонкий процесс, при котором исполнитель часто сталкивается со следующими проблемами:

• Недопонимание целей и желаний заказчика.
• Необходимость переделок продукта.
• Затягивание сроков.
• И, как следствие, неудовлетворенный клиент.

Если говорить простыми словами, это выглядит так: клиент попросил создать красивый сайт для компании — разработчик создал удобный сайт приятного нежно-зеленого цвета и по окончании срока представил его клиенту — клиент сказал, что сайт не подходит, нужно исправить несколько функций и заменить этот ужасный зеленый цвет на красивый желтый. В результате заказчик не удовлетворен, сайт необходимо полностью переделать, сроки реализации проекта затянулись.

Чтобы оптимизировать эти процессы и удовлетворить-таки клиента (что самое важное!), и были внедрены гибкие технологии Agile.

А теперь давайте подумаем, ничего ли эта ситуация нам не напоминает. Как часто HR-специалисты, особенно в начале карьеры, сталкиваются с похожими проблемами! Руководитель или внешний заказчик хотят найти кандидата — вы представляете ему несколько на выбор, они ему не подходят. Вы корректируете профиль кандидата и ищете его снова — опять не то, а заказчик вдруг хочет посмотреть на кандидата, которого вы представили ему в самом начале, но тот кандидат уже устроился в конкурирующую фирму.

Подобных примеров, когда предпринимается множество неэффективных действий, которые отнимают время и дают слабый результат, можно привести огромное множество.

Обобщенно говоря, Agile помогает внедрить изменения в рабочие процессы и получить вау-эффект. Гибкие технологии могут быть применимы абсолютно в любой сфере, которая подразумевает проектную работу: в менеджменте, финансах, пиаре... В управлении персоналом в том числе.

Четыре принципа Agile-манифеста

В основе Agile лежат четыре основополагающих ценности:

• Ориентация на клиента.
• Промежуточные результаты.
• Коммуникация.
• Изменения.

Мы рассмотрим, как они могут быть применимы в HR-сфере.

Ориентация на клиента

Люди и взаимодействие с ними важнее процессов и инструментов.

Каким бы профессионалом вы ни были, и какими бы современными инструментами ни владели, все это может сыграть против вас. У вас может быть свое видение кандидата, а у клиента — свое. Несмотря на все ваши знания и опыт, первоочередная задача — выслушать заказчика, уточнить все важные нюансы и составить детальный профиль позиции, который он утвердит. Только после этого необходимо приступать к поиску.

В Agile даже есть специальный термин — «клиентские истории». Его суть заключается в том, что в начале проекта вы не просто ставите задачу, а пишете клиентскую историю: кто он, чего он хочет и какую пользу сможет получить в результате.

Например, если вам необходимо закрыть вакансию руководителя отдела продаж, не ставьте задачу «найти руководителя отдела продаж с опытом работы от пяти лет». Сформулируйте клиентскую историю: «Компания «Лучшая мебель» ищет руководителя отдела продаж с большим опытом работы в мебельной сфере. Желаемый результат: найти специалиста, который сможет увеличить объем продаж мебели на 15%».

Промежуточные результаты

Работающий продукт важнее исчерпывающей документации.

В работе над любым проектом львиная доля времени уходит на рутинные процессы, которые сами по себе не являются результатом: просмотр резюме на работных сайтах, занесение информации в таблицу Excel, звонки, проведение собеседований... Вы работаете, но клиент не видит результата. Только в самом конце он получает заветную выборку из некоторого числа кандидатов.

Принцип Agile заключается в том, что вы представляете клиенту промежуточные результаты, которые не идеальны, но уже работают. Если вакансия горящая, может быть целесообразным отправлять ему кандидатов меньшими партиями, но чаще. Так клиент сможет отслеживать прогресс, а вы — понимать, в том ли направлении ищете, и нет ли необходимости в корректировке профиля кандидата.

Коммуникация

Сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта.

Большинство проблем в рекрутинге возникает из-за плохого взаимодействия HR-специалиста и заказчика. Вы вроде бы сделали все так, как он просил, но его ожидания разошлись с реальностью. Чтобы представить желаемый результат, держите связь с клиентом на протяжении всего времени реализации проекта.

Изменения

Готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

В ходе работы над проектом нередко появляется новая информация, возникает необходимость изменений. Несмотря на то, что у вас есть первоначальный план и зафиксированные условия работы, Agile подразумевает гибкое отношение к клиенту и его потребностям. Эффективная работа означает не исполнение обязательств по договору, а удовлетворение запросов клиента.

Технологии работы над проектом

Давайте теперь рассмотрим, какие же конкретные методики Agile могут использоваться в рекрутинге.

Scrum

В переводе с английского Scrum означает «борьбу за мяч в регби».

Технология Scrum заключается в слаженной командной работе в течение короткого времени. С точки зрения этой технологии компания прежде всего должна отказаться от иерархичной структуры управления, где решения принимаются руководством. Эффективная работа возможна только при условии, что проект реализуется несколькими рабочими командами по 5-8 человек.

Scrum имеет следующие принципы:

• Одна команда — один проект.
• Взаимозаменяемость членов команды, готовность взять на себя любую задачу коллеги в случае необходимости.
• Командное принятие решений.
• Работа в sprint-режиме: проект делится на короткие временные промежутки — «забеги», по окончании которых заказчик получает промежуточные работающие результаты. Делается это в связи с тем, что команде понятнее, сколько времени заложить на реализацию конкретной задачи, чем на целый проект.
• Slack — время на ошибку. В работе над любой задачей необходимо учитывать возможные риски. Обязательно закладывайте в проект время на переход к плану Б.
• Stand-up-встречи — короткие совещания на 10-15 минут, необходимые для обсуждения текущих задач и достигнутых результатов. Встречи проводятся стоя: если один из участников затянул с речью, он это поймет, увидев, как его коллеги переминаются с ноги на ногу.

Как видите, технология Scrum подразумевает очень интенсивную работу над проектом при минимуме затраченного времени и максимальной результативности. Конечно, если вы воплощаете в своем единственном лице весь HR-отдел компании, собрать команду из восьми человек для реализации одного проекта нереально. Однако Scrum не обязывает вас к этому, он лишь подразумевает наиболее эффективный набор решений, которым вы можете воспользоваться. Не забывайте, что Agile — это гибкие технологии.

Во второй главе я приводил множество лайфхаков для оптимизации рабочего времени: составление лонг-листа кандидатов за 60 секунд, использование автоматизированных программ подбора персонала, использование легенд и другие. В следующих главах я обязательно расскажу, как оценивать резюме и проводить эффективное собеседование за максимально короткое время. Собрав все подобные методики, которые помогут вам сэкономить время, вы сможете сформировать вашу персональную Scrum-технологию.

Kanban

Технология Kanban означает реализацию проекта точно в срок. Эта система была разработана еще в 1959 году компанией Toyota. Ее производство базируется на годовом плане выпуска и сбыта автомобилей, на основании которого составляются месячные и оперативные планы среднесуточного производства.

В отличие от Scrum Kanban не обязывает вас разбивать проект на короткие временные промежутки. В данном случае команда ориентируется не на время, а на задачи, которые необходимо выполнить к финальному сроку.

Для реализации проекта используются Kanban-доски с карточками или стикерами. Доска делится:

• На строки — задачи.
• Столбцы — этапы реализации.

В первом столбце в порядке приоритетности указываются все задачи, которые необходимо выполнить. Далее прописываются этапы, которые вам предстоит пройти.

К примеру, если вы занимаетесь хедхантингом, такими этапами будут:

• «Профиль кандидата».
• «Лонг-лист».
• «Легенды».
• «Разговор с секретарем».
• «Разговор с кандидатом».
• «Шорт-лист».
• «Выход на работу».

По мере прохождения этих этапов вам необходимо устанавливать в соответствующем месте доски карточки/стикеры с пометками.

Kanban-доски обладают следующим преимуществами:

• Визуализируют проект и мотивируют поскорее перейти на новый этап.
• Позволяют всем членам команды наблюдать за ходом реализации проекта.
• Дают возможность уменьшить количество параллельно выполняемых задач, так как вы изначально распланировали их на доске.
• Показывают, на каком этапе проект застревает и сколько времени уходит на преодоление проблемы.

Допустим, вы занимаетесь подбором стажеров в компанию. Весь процесс поделен на несколько этапов, за каждый из которых ответственен один сотрудник. Эти этапы:

• Разработка тестового задания кандидатов.
• Сбор и обработка откликов кандидатов.
• Телефонное интервью.
• Ассессмент-центр.
• Проведение очного интервью.

В стандартном случае сотрудник может подключаться к проекту, когда его коллега завершил свой этап. Первый сотрудник разработал тестовое задание, второй отправил его кандидатам, третий начал проводить телефонные интервью, и этот этап затянулся в связи с большим числом интересных кандидатов.

Доска позволяет сразу увидеть, что данный этап требует больше времени и, возможно, подключения остальных сотрудников. Таким образом, использование Kanban-доски позволяет гораздо легче оптимизировать процессы.

Lean

Lean — это технология бережливого производства, направленная на снижение затрат.

К Lean помимо снижения материальных затрат путем, например, использования социальных сетей в качестве бесплатного ресурса для поиска кандидатов или работы с кадровыми агентствами по бартеру относятся также и методы оптимизации ваших временных и трудозатрат.

Мы с вами рассмотрели уже достаточно примеров оптимизации рабочего времени, поэтому я не буду снова на этом останавливаться. Хочу обратить ваше внимание лишь на то, что этот пункт является обязательным условием всех трех изученных технологий: и Scrum, и Kanban, и Lean.

Таким образом, если вы хотите работать по принципам Agile, прежде всего избавьтесь от непроизводственных потерь времени и сделайте вашу деятельность максимально продуктивной!

Это далеко не все технологии Agile, их достаточно много. Данный тренд стремительно развивается и способен вывести работу всех отделов компании на новый уровень. Чтобы успешно внедрить методики Agile в вашей компании, необходимо быть нацеленным на гибкие условия работы. Для этого в какой-то степени придется изменить культуру мышления в коллективе, а начать – с себя.

Фото: lpgenerator.ru