Одним из основных слагаемых успеха реализации проекта является грамотное управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами проекта (стейкхолдерами).
Для начала стоит определиться с тем, кого понимают под заинтересованными сторонами (стейкхолдерами) проекта? Под заинтересованными сторонами понимают лиц или организации, которые будут влиять на проект, а также тех, на которых будет влияет сам проект.
Благодаря Джеку Кэнфилду (из известного фильма «Секрет») стала известна формула:
Событие + Реакция = Последствие
Большинство аспектов управления проектами нацелено на достижение желаемого события, а управление взаимоотношениями с заинтересованными сторонами нацелено на достижение желаемой реакции, что в совокупности позволяет достичь желаемых для проекта последствий (получение запланированных результатов).
В новой 5-й редакции PMBok (PMI) управление заинтересованными сторонами выделено в отдельную область знаний. Так что же такое управление заинтересованными сторонами? Это процесс состоящий из следующих основных компонентов:
- определение заинтересованных сторон;
- разработка стратегии управления заинтересованных сторон;
- реализация стратегии управления заинтересованными сторонами;
- контроль процесса управления взаимоотношениями.
По опыту реализации проектов в России, к сожалению, нельзя отметить, что управлению взаимоотношениями с заинтересованными сторонами уделяется значительное внимание. Данный аспект реализации проектов, является местом будущих «быстрых побед».
Какие именно выгоды можно получить, осуществляя управление заинтересованными сторонами?
Во-первых, это обеспечение положительного восприятия результатов проекта у стейкхолдеров. Во-вторых, это своевременное формирование ожиданий у заинтересованных сторон относительно результатов проекта. Во-третьих, это изменение позиции стейкхолдеров на ту, которая требуется для успешной реализации проекта. Всего выделают 5 типов позиций заинтересованных сторон проекта:
- неосведомленный (стейкхолдер не осведомлен о проекте);
- сопротивляющийся (стейкходер осведомлен о проекте и сопротивляется его реализации);
- нейтральный (стейкхолдер осведомлен о проекте, но не поддерживает и не сопротивляется его реализации);
- поддерживающий (стейкхолдер осведомлен о проекте и поддерживает его реализацию);
- лидирующий (стейкхолдер осведомлен о проекте и занимает лидирующую позицию в его реализации).
Как правило, при реализации стараются менять «неосведомленный», «сопротивляющийся» и «нейтральный» тип позиций на «поддерживающий» или «лидирующий». Это позволяет обеспечить наилучшую среду для реализации проекта.
Какие именно необходимые шаги должен сделать менеджер проекта для грамотного управления заинтересованными сторонами?
Со стороны менеджера проекта необходимо определить основных стейкхолдеров, чье восприятие результатов проекта будет формировать общее мнение об успешности реализации проекта.
Как правильно определить заинтересованные стороны проекта? У каждого аспекта реализации проекта есть свой, и зачастую не один, стейкхолдер: например, если речь идет про проект строительства жилого комплекса, то стейкхолдерами будут представители основных направлений реализации проекта (проектировщики, строители, экологии, юристы, собственники смежных объектов недвижимости, будущие клиенты (пользователи) объекта недвижимости, Администрация города).
Критически важно определить максимальное количество ключевых стейкхолдеров на раннем этапе реализации проекта, когда возможность влияния на проект максимальна, а стоимость вносимых изменений – минимальна. При этом важно отметить, что процесс определения заинтересованных сторон, должен носить итерационный характер и осуществляться в течение всего срока реализации проекта.
Далее необходимо определить стратегию управления взаимоотношениями: какую информацию, когда, в каком формате предоставлять каждой из заинтересованных сторон проекта, какое текущее отношение стейкхолдера к проекту и какое целевое отношение к проекту должно быть. Так, например, в проекте строительства нового жилого комплекса, стратегией управления заинтересованной стороной (населением близлежащих домов) может быть своевременное и полное информирование о начале, ходе и будущих результатах строительства с целью смены позиции «сопротивления» проекту на позицию «поддержки» проекта. Этот процесс, так же как и процесс определения заинтересованных сторон проекта, носит итерационный характер и осуществляется в течение всего срока реализации проекта.
После определения заинтересованных сторон проекта и стратегии управления взаимоотношениями, наступает основной этап – реализация стратегии: проведение встреч, собраний, подготовка и рассылка отчетов, проведение презентаций, общественных слушаний и т.д., то есть проведение всех действий, необходимых для обеспечения вовлечённости заинтересованных сторон. Данный этап наиболее ресурсоемкий и ответственный с точки зрения общего вклада в результат, для его реализации необходима мобилизация ресурсов всей проектной команды. Этот процесс является результирующим всех остальных процессов, он позволяет увеличить поддержку проекта и минимизировать сопротивление заинтересованных сторон.
Вместе с процессом реализации стратегии неразрывно следует процесс контроля вовлечённости заинтересованных сторон. Главными целями этого процесса являются: получение обратной связи от заинтересованных сторон, корректировка стратегии управления и (или) корректировка самого процесса реализации проекта (состава, сроков, предметной области). Так в случае, отрицательных итогов общественных слушаний по вопросу строительства жилого комплекса, может потребоваться корректировка состава проекта, например, уменьшение его этажности или включение в состав проекта дополнительного объема машино-мест для жильцов близлежащих домов.
В мировой практике все чаще и чаще встречаются компании, которые занимаются осознанным управлением взаимоотношениями со стейкхолдерами проекта. Данный процесс уже находит отражением в мировых стандартах по управлению проектами. Поэтому, как видится, все больше и больше российских компаний, будут уделять повышенное внимание процессу управления заинтересованными сторонами, что непременно, должно сказаться на качестве реализуемых в нашей стране проектах.
Орфография и пунктуация в данном тексте сохранены в том виде, в котором они были предложены автором.
