Организация внутригородских перевозок для большинства компаний стала кошмаром. Пробки на дорогах Москвы и других мегаполисов стали привычным явлением, они уже не исчезают даже ночью. Пробки добрались уже до небольших по московским масштабам областных центров, таких как Саратов.
Надежды на гаишников давно растаяли как прошлогодний снег. Более того, появилась такая народная примета: вышел гаишник на дорогу собирать дань - жди гигантскую пробку!
Как же в такой ситуации управлять внутригородскими перевозками?
Как гарантированно, в соответствии с договором о поставках, развезти товар по торговым точкам?
Посмотрим на эту проблему взглядом логиста компании, имеющей 50-150 машин в арсенале!
Можно, конечно, организовывать транспортные поставки по-старинке:
загрузил машину, выдал все документы, а дальше все надежды на водителя и «авось»! А потом, когда поставка товара будет сорвана, с глубокомысленным видом развести руками и сказать: что ж поделаешь «форс-мажор», пробки понимаете ли! И, в результате, компания останется без серьёзных клиентов, а значит без прибыли. Нет, она не умрёт, но будет влачить жалкое существование.
Что можно сделать в такой ситуации неопределённости на дорогах?
Призовём на помощь логистику - технологию, науку, мировоззрение….., что это- логистика, пока точно не выяснили, но уже с высоких трибун говорят, помогает!
Кратко транспортную логистику можно представить «правилом шести»!
Правило шести «right» в полной мере определяет задачи, стоящие перед транспортной логистикой:
«Getting the right product, to the right place, at the right time, in the right quantity, with the right quality, for the right cost».
На русском языке это буквально будет звучать так:
«Получить правильный продукт, в правильном месте, в правильное время, в правильном количестве, правильного качества и с правильными затратами».
Иногда, правда, добавляют седьмой пункт « for the right customer – для правильного покупателя», что собственно тождественно пункту «правильное место», но это не более, чем вариант трактовки, суть от этого не меняется.
Давайте рассмотрим это правило более подробно.
Начнём с последнего пункта №6, сделав акцент именно на нём – «с правильными затратами».
Так как с моей точки зрения:
«Логистика – это мировоззрение под определённым ракурсом. Это взгляд на бизнес через «призму издержек». Это Система, которая связывает, организует, контролирует, координирует и оптимизирует все элементы бизнес-структуры, с целью получения максимальной эффективности предприятия в целом».
Транспортные затраты - эта статья бюджета особенно актуальная при работе с крупными розничными сетями, так как поставки товара в их точки идут очень маленькими партиями, а очереди, чтобы сдать привезённый товар измеряются часами, а то и сутками. Отношение «сетей» к поставщикам диктаторское на основании кабальных договоров. Крайним в цепочке поставок оказывается водитель.
Затраты компаний в бюджетных статьях на транспорт по поставке товара клиенту составляют 3-6% от цены товара. При поставках в «сети» эти затраты значительно превышают средние показатели.
Но этот ущерб можно минимизировать! Как?
Несколько практических советов:
1. Не стоит спорить и «бодаться» с сотрудниками «сети» - они работают «задёшево» в формализованной клетке и не мотивированы на результат, получая только «кнут». Войдите в их положение и вместе обойдите незыблемые правила их регламентов.
2. Особо тщательно планируйте поставку в «сеть», установите доверительные отношения с менеджером, который вас «ведёт» и не поленитесь лишний раз согласовать время поставки и ассортимент товара. Те же самые согласования сделайте со своим складом и транспортным отделом. «Сеть» - это ВИП-клиент, поэтому отношение должно быть соответствующее.
3. «Закрепите» водителя-экспедитора за конкретным магазином «сети» - пусть он на своём уровне наладит отношения с сотрудниками магазина, проинструктируйте водителя-экспедитора хорошенько. Сотрудникам склада «сети» мало платят и жёстко регламентируют и формализуют их работу, поэтому чтобы не нарваться на «итальянскую забастовку» при сдаче товара снабдите водителя финансовыми средствами. Поверьте, это дешевле, чем суточный простой около их склада, а потом отказ от приёмки товара из-за какой-нибудь мелочи.
4. При составлении маршрута выделите для «сети» отдельную машину соответствующего размера, может даже «каблук», если товара три коробки. Загружая в «сетевую» машину товар других точек, вы повышаете риск срыва сроков поставки в них, а это может повлечь серьёзные штрафные санкции.
5. Ни в коем случае не посылайте в «сеть» наёмную машину, даже со своим экспедитором - можно вылететь в трубу по оплате такого рейса.
Организация управления внутригородскими перевозками всегда должна рассматриваться с точки зрения их рентабельности, так как выйти за рамки бюджета здесь очень легко. Основной показатель - это относительная стоимость поставки к стоимости доставляемого товара!
На фоне вышесказанного хочу отметить ещё одну проблемку - деталь присущую почти всем компаниям, работающим в малом и среднем бизнесе!
Это отсутствие в их КИС достоверной справочной информации о габаритах и весах товара и его упаковок. Без этого планирование оптимальной загрузки машин походит на гадание на кофейной гуще. Этот факт говорит о значительных издержках, которые несёт компания, посылая на маршрут полупустую машину или разбирая на складе, то, что не влезло в машину!
В этом случае разговор о рентабельности перевозок становится преждевременным!
Пункт №1 «правила» - «получить правильный продукт»- слабое место многих компаний. Когда водителю, сидящему в машине, загружают не весть что и не весть как, то вероятность того, что возникнут проблемы с клиентом при сдаче-приёмке товара резко возрастает.
Несколько практических советов:
1. Водитель по возможности должен быть и экспедитором за дополнительную плату конечно.
2. Водитель должен присутствовать при погрузке и выгрузке товара, а если он ещё и экспедитор, то принять и сдать товар по количеству мест и наименованиям артикулов, тщательно проверив упаковку и укладку товара.
3. Лучше, если сдача-приёмка товара будет не в авральные утренние часы, а ночью в спокойной обстановке дежурному водителю-экспедитору. Правда здесь возникает двойная материальная ответственность, но на практике это не является проблемой – водители не будут подставлять друг друга из-за «эффекта бумеранга».
Пункт №2 «правила» - «в правильном месте» - тоже не редкость, когда план поставок и маршруты составляются «на ходу», если вообще составляются.
А водители утречком собираются у диспетчера и ждут «у моря погоды» пока тот соизволит придти на работу, попить кофе, покурить, сделать макияж (это для дам).
И это вместо того, чтобы уже быть на складе и по утру без пробок выехать на маршрут.
С местом доставки тоже не всегда бывает гладко, так как в товаросопроводительных документах часто встречаются названия компаний типа «рога и копыта», не соответствующие раскрученному бренду клиента и водителю сложно понять туда ли он приехал. В моей практике было такое, что водители разгружались на соседнем складе с аналогичной продукцией, после чего начинались большие «разборки».
Несколько практических советов:
1. Планирование и контроль внутригородских перевозок – это больная тема почти всех компаний. Как правило, это связано с плачевным состоянием КИС –корпоративной информационной системой всей компании, с не прописанным документооборотом, не согласованными и утверждёнными регламентами и нормативами бизнес-процессов и операций.
Чтобы как-то решить проблему нужно хотя бы за сутки иметь план поставок, согласованный с клиентом.
КИС должна иметь всю информацию о товаре и клиенте – адреса, явки, пароли..(шутка!)
2. Сейчас появилось много ПО - программное обеспечение, так называемые «маршрутизаторы», которое способно разработать предварительные маршруты в статике, т.е. до выхода машин в рейс, и с помощью GPS контролировать их прохождение.
Но для внутригородских перевозок точность и актуальность, применяемых карт, оставляет желать лучшего. Поэтому доверять данным системам без проверки пока опасно.
Кроме того, в них пока не реализован очень важный и необходимый функционал, такой как:
- автоматизация «обратных связей» от машины, через электронный регистратор или водителя, через мобильный телефон.
- изменение маршрутов в динамике, когда машины уже на маршруте, на основании информации поступающей от «обратных связей».
А может быть где-то реализован, но я пока не видел! Электронные технологии развиваются быстрыми темпами, поэтому есть надежда на более полную реализацию функционала ПО для перевозок и на снижение цены всего этого удовольствия. Не будем забывать о пункте №6 - «с правильными затратами»!
3. На появление систем автоматического контроля автомашины с помощью GPS, где в режиме реального времени снимаются в КИС данные не только о местонахождении машины, но и основные её параметры, расход топлива, скорость и т.д. многие водители реагируют негативно и уходят из компании. Поэтому нужно быть к этому готовым и разработать хорошую объективную систему мотивации водителей.
Пункт №3 «правила» - «в правильное время»- реально управлять перевозками можно только, зная и отслеживая каждую минуту движения транспорта.
Чтобы доставить товар точно в срок нужно обладать текущей информацией и корректировать свои действия, действия водителей, пересогласовывая планы доставки с клиентом.
Несколько практических советов:
1. Пробки на дорогах это бич транспортного логиста. Они появляются, когда не ждёшь и где не ждёшь! Прогнозу поддаются, но слабо! Как можно с ними бороться? Им можно противопоставить только систему мониторинга и контроля.
Если у вас пока нет серьёзной компьютерной системы – не по карману она вам, то хотя бы выдайте водителям мобильники и пусть они отзваниваются диспетчеру при прохождении контрольных точек или возникновении проблем на дороге. А диспетчер в свою очередь будет предпринимать адекватные корректирующие действия.
2. Пробки можно упреждать, изменив график развоза товара. Как я писал выше товар лучше загружать в машины ночью, чтобы в 7.00 утра водитель уже ехал по свободным пока дорогам.
3. Предоставьте водителю право отклоняться от маршрута, ведь ему там, на маршруте, виднее состояние заторов, да и «сарафанное радио» работает быстрее любого компьютера. Не стоит сильно доверять мониторингу из компьютера. При этом водитель должен быть чётко замотивирован на доставку товара клиенту точно в срок. Это очень важно!
4. По мониторингу диспетчер может видеть отклонение от заданного времени доставки клиенту. Что делать? Как минимум нужно созвониться с клиентом и предупредить об изменении времени доставки товара. Такая мелочь очень благоприятно сказывается на отношениях и серьёзно снижает взаимные издержки от случившегося отклонения от плана.
5. Периодически проводите статистический анализ времени маршрутов и корректируйте исходную информацию в КИС. Со временем точность планирования достигнет удивительной величины, не смотря на пробки и прочие «форс-мажоры» на дороге. Главное, у вас должна быть упреждающая Система! А какая? Так это в соответствии с вашим кошельком!
6. В некоторых компаниях, вместо того, чтобы составить с клиентом грамотный договор о долговременном сотрудничестве, доверии и описать работу с претензиями, практикуются разовые бизнес-контакты, как результат недоверие, которое выливается в обязанность полного поштучного пересчёта товара при сдаче-приёмке водителем-экспедитором клиенту.
Эта необоснованная процедура отнимает кучу времени у всех – на складе компании, у водителя, у клиента. Хотя по ПБУ вполне достаточно выборочной проверки до 10% товара. В этом потерянном времени сокрыты огромные ресурсы к развитию.
Общая задача логистов и коммерсантов – повышение уровня взаимного доверия в отношениях грузоперевозчика и грузополучателя.
Пункт №4 «правила» - «в правильном количестве».
Цепочка индивидуальной материальной ответственности в сочетании с адекватной системой мотивации не должна прерываться не на миг – это необходимое условие того, что товар доедет до клиента в нужном количестве.
В некоторых компаниях экономят на упаковке маркировке товара и собранных клиенту заказов и как результат неразбериха, пересортица, значительное увеличение времени по грузопеработке и приёмо-сдаче заказов. А это не что иное, как потерянные деньги компании и клиента, снижение уровня качества сервиса, который сейчас становится важнейшим критерием при выборе бизнес-партнёра.
Господа не экономьте на фирменном скотче, новых гофрокоробах и поддонах – это в реальности очень дорого вам обходится!
Пункт №5 «правила» - «правильного качества».
Качество поставляемого клиенту товара безусловно зависит от проверки качества во всей цепочке поставок, начиная от производителя. Но на последнем этапе водитель может привезти клиенту «винегрет», а не товар. И весь труд предшественников насмарку!
А ведь нужно опять же соблюсти несколько элементарных вещей:
- материальная ответственность водителя,
- правильная упаковка товара и укладка его в машину,
- страхование перевозки,
Тогда водитель десять раз подумает - с какой скоростью ехать по ямам, рельсам и колдобинам, а вероятность порчи товара резко снижается.
Тем более что:
Согласно ст. 57 Устава автомобильного транспорта РФ
«…Шофер обязан проверить соответствие укладки и крепления груза на подвижном составе требованиям безопасности движения и обеспечения сохранности подвижного состава, а также сообщить грузоотправителю о замеченных неправильностях в укладке и креплении груза, угрожающих его сохранности. Грузоотправитель по требованию шофера обязан устранить обнаруженные неправильности в укладке и креплении груза.»
Вот шесть элементарных пунктов правила логистики, при соблюдении которых вы можете существенно улучшить организацию управления внутригородскими поставками и перевозками.
Несколько практических советов по мотивации водителей:
1. Система мотивации должна быть простой и понятной водителю с его точки зрения. Сложная схема с большим количеством формул и составляющих способна создать впечатление, что она создана запутать его и уменьшить реальную зарплату.
2. Дополнительные функции водителя, такие как - экспедирование, погрузо-разгрузочные работы, инкассирование, использование своего сотового телефона и др. должны быть оговорены заранее, регламентированы, нормированы и естественно дополнительно оплачены в виде фиксированных доплат.
3. Базовая часть зарплаты - оклад должен быть гарантирован и составлять не менее, чем 70% от всей зарплаты за работу водителем.
3. Величина зарплаты «на руки» от оклада должна пропорционально зависеть от реально отработанного времени, с учётом коэффициентов «ночных» и «выходных» по ТК РФ.
4. Нарушение работодателем ТК РФ, не согласованное с водителем, ведёт к ответным мерам со стороны водителя, воровству, снижению производительности и качества труда, работе на «показуху».
5. Показатели для начисления или уменьшения премиальной (до 30%) части зарплаты могут быть следующие:
- объём и вес перевезённого товара, с поправкой на тип машины,
- количество заказов или точек клиентов,
- количество возвратов на склад под загрузку,
- длина маршрута в км,
- расход топлива, с поправкой на тип и пробег машины,
- удержание за порчу товара при перевозке,
- штраф за необоснованный срыв поставки товара клиенту,
- штраф за обоснованную претензию клиента,
- и др.
6. Передача автомашины компании в лизинг водителю позволяет в несколько раз снизить эксплуатационные затраты на машину и иметь преданного и лояльного сотрудника.
Схема проста. Например компания приобретает Газель за 300 тыс руб и заключает договор с водителем, что по истечению 3 лет или пробега 100 тыс км он выкупает машину за четверть её стоимости, т.е. 75 тыс руб..
Выгодно и компании и водителю!
Немного о практике составлении маршрутов по внутригородским перевозкам.
(пример Москвы)
1. Первым шагом в составлении маршрута является определение на карте координат вашего склада и точек ваших клиентов. Если у вас больше 10 машин, то вручную эта процедура становится весьма трудоёмкой. При использовании ПО возникает проблема качества электронной карты.
2. Второй шаг - это разделение города на зоны.
При этом это деление может строиться по разным принципам, которые зависят от расположения, группировки и типа клиентов. Возможно деление по округам, возможно по радиальным направлениям вдоль основных трасс, возможно выделение зоны близ МКАДа, третьего кольца, садового кольца – это процесс творческий и зависит от специфики бизнеса компании. Необходимо учесть, что въезд в разные районы Москвы ограничен для определённого вида транспорта.
3. Третьим шагом группируете клиентов согласно выбранным зонам.
4. Четвёртый шаг - это составление и расчёт маршрута исходя из оптимизации расстояния и времени. Определить расстояние между адресами по электронным картам в интернете сейчас не представляется сложной задачей. Время прохождения этого расстояния по Москве можно посчитать исходя из средней скорости движения 15 км/час. Время на приёмо-сдачу и разгрузку товара определяется индивидуально путём хронометража. Если у вас таких данных пока нет, то условно можно принять время на приёмо-сдачу на одну точку 20 мин, а время разгрузки товара как 15 мин на 100 средних гофрокоробов. Далее всё просто - сумма временных отрезков между точками равняется времени рабочей смены водителя. Когда у вас один склад, с которого идёт развоз товара, то, как правило, маршрут делается кольцевым, если складов несколько, то задача серьёзно усложняется.
5. Проверка и тестирование маршрутов. Хорошо если у вас постоянные точки развоза, в этом случае полезно самому проехаться по нескольким маршрутам и посмотреть уровень ошибки. Если адреса клиентов каждый раз разные, то можно использовать статистику по ближним к ним точкам.
6. Обязательно в качестве проверки учитывайте мнение опытных водителей. Ехать то им придётся.
7. Как бы грамотно вы не составили маршруты, но без толкового диспетчера качественная реализация внутригородских поставок весьма затруднительна.
Пример возможностей современного ПО для транспортных отделов:
Результаты:
- экономия топлива, сокращение пробега и времени рейсов
- повышение безопасности и надежности перевозок
- качественно новый уровень владения информацией
- снижение страховых взносов
- повышение исполнительской дисциплины
- улучшение качества предоставляемых клиентам услуг
Основные возможности:
Трассировка и мониторинг
- подробные электронные карты местности
- выбор оптимальных маршрутов
- прокладывание маршрутов на карте
- установка контрольных «точек маршрута»
- зонирование
- «запретные зоны» для въезда
- контроль прохождения маршрутов
- контроль времени стоянок, доставки груза
- просмотр автомобилей «по группам» и «по ответственным»
Контроль состояния транспорта и груза
- местоположение и скорость автомобиля
- установка датчиков на ТС
- отслеживание пройденного расстояния
- контроль включения двигателя
- контроль температуры в салоне, в рефрижираторе
- контроль давления и изменения объема (для цистерн)
- контроль массы
- контроль расхода топлива
- включение счетчиков в такси
- и другое
Безопасность
- контроль включения двигателя
- контроль открытия дверей
- идентификация водителя
- оперативная связь водителя с диспетчером в любое время суток
- автоматическая передача координат при срабатывании сигнала тревоги в Диспетчерский центр
- плавная блокировка двигателя
- выезд на место происшествия подразделений ГУВД
Информация и отчетность
- базы данных водителей, адресатов, транспортных средств
- архивирование данных
- отчет универсальный
- отчет по заданным параметрам.
Впервые опубликовано на http://www.lobanov-logist.ru/index.php?newsid=1292
